Контроль планирования продаж | 4 приема, чтобы вовремя принимать решения
Контроль планирования продаж подразумевает использование 4 базовых инструмента: ежедневной отчетности, совещаний, прослушки звонков и карт рабочего времени. Освойте их, и выручка вырастет.
Контроль планирования продаж: регулярная отчетность
Базовый контроль планирования продаж осуществляется через ежедневные и еженедельные отчеты сотрудников. Для этого следует обратить внимание на 4 формы, которые держат сотрудников в тонусе, а руководителя в курсе дел.
Отчет «План оплат на неделю»
Несмотря на то, что эта форма заполняется в конце недели, которая идет перед планируемой, сотрудник вносит коррективы в нее ежедневно.
Ключевой момент этой таблицы состоит в заполнении продавцом планируемой даты оплаты – «когда оплатит». Именно по ней отслеживается положение вещей по каждому сотруднику. В случае если он не успевает выполнить план, в работу вмешивается руководитель. Он обязан скорректировать его активность, стратегию общения с конкретными клиентами, чтобы выправить ситуацию.
Отчет «План оплат на завтра»
Сдается в конце рабочего дня, который предшествует планируемому.
В этой таблице содержатся самые свежие и достоверные сведения для контроля. Руководитель должен уделить этому виду отчета самое пристальное внимание и не пропустить сделку своего подчиненного. Более того, такое ежедневное прогнозирование будущих результатов дисциплинирует продавца и повышает степень его ответственности за свои обещания.
Отчет «Факт оплат за сегодня»
Имея на руках ежедневный план оплат от каждого менеджера, руководитель отдела должен не забывать о контроле планирования. Поэтому сотрудники опрашиваются в течение дня 2-3 раза о том, была ли закрыта запланированная сделка. Вы может определить свои реперные точки: 11:00 и 15:00, или 12:00 и 16:00. Выберите свое время.
Отчет «Доска»
«Доска» — сводный отчет, который чаще всего выводится в компаниях на большой экран для общего обозрения.
Формируется он автоматически. А его общедоступность заставляет продавцов пошевеливаться и конкурировать. Особенно интересным показателем в этой таблице является «% выполнения плана на текущий день». Это на самом деле не абсолютный показатель, а индикатор активности каждого из подчиненных.
Считается по формуле:
Факт на текущий момент : (План на месяц : общее количество рабочих дней в месяце х количество отработанных дней за месяц) х 100
Если он меньше 100%, то продавец, если ничего не предпринять, план не выполнит. В общем данный индикатор и анализ его динамики четко показывает, кто отстает, кто догоняет, а у кого все в порядке.
Для контроля планирования продаж важно, чтобы в «доске» были также отражены ежедневные показатели активности по каждому продавцу. К ним могут относится количество звонков, дозвонов, активных бесед (более 1 минуты).
Это важно по той простой причине, что качественная отработка количественных параметров приводит к результату. Именно поэтому ежедневные показатели активности высчитываются заранее при планировании прибыли и ее декомпозиции.
Контроль планирования продаж: совещания
Совещания, если они проводятся по правильному принципу и с определенной периодичностью, являются действенным инструментом контроля планирования.
Еженедельное совещание
С помощью еженедельных собраний контролируют и стимулируют продавцов к более высоким достижениям, так как на них проводятся тренинги, подводятся итоги конкурсов и т. д.
Длительность еженедельного собрания колеблется в пределах от 1 часа до 2. На нем оценивается общая результативность недели, каждый из менеджеров заявляют о своих планах по закрытию сделок на следующей неделе. А в конце руководитель находит и произносит слова, которые могли бы вдохновить и поддержать моральный дух персонала отдела.
Регламент еженедельного собрания / совещания
1. Подведение итогов прошлой недели и влияние полученных результатов на работу следующей недели: нет ли отставания, провалов, зигзагов.
2. Контроль выполнения ключевых показателей эффективности — KPI: звонки, встречи, презентации.
3. Работа над ошибками. Руководитель дает каждому продавцу обратную связь и четкие рекомендации относительно своей работы. Все советы опираются непосредственно на кейсы с неудачами из прошлой недели, а также на показатели в персональном pipeline менеджера.
4. Обсуждение планов каждого продавца на всю неделю вперед. Для этого менеджеры в конце предыдущей предоставляют руководителю отчет «план на неделю». Он анализирует их, корректирует при необходимости и утверждает на собрании.
5. Оглашение промежуточных результатов конкурсов среди менеджеров или подведение их итогов с награждением отличившихся.
6. Полноценный точечный тренинг отдельных подчиненных или даже группы в соответствие с их слабыми местами в работе.
Ежедневное совещание
Ежедневные собрания помогают влиять на конверсию, так как руководитель всегда в курсе происходящего. Длительность проведения — 30 минут 1 раз в день. Главный их смысл — реализация push-функции, когда вы ежедневно осуществляете контроль планирования продаж и влияете на сложившуюся ситуацию, чтобы увеличить конверсию.
В результате такого совещания должны быть подведены итоги прошлого дня, подтверждены планы на новый день. И опять же нужно обязательно сказать сотрудникам что-то, что их взбодрит. Например, напомнить о персональной «мотивации-мечте» каждого и о том, насколько он к ней уже продвинулся.
Вы должны понимать, что ежедневные собрания – это не бесполезная трата времени, а эффективный инструмент, который обладает своим четким регламентом и таймингом.
Регламент ежедневных собраний
Оценка результатов прошедшего дня
Утверждение плана на новый день
Анализ успехов и неудач предыдущего дня
Контроль выполнения KPI
Пятиминутки/планерки
Проводятся выборочно с отдельными отстающими сотрудниками. В основном нужны, чтобы тактически и оперативно исправить ошибки в работе продавца по отдельным клиентам.
Принципы проведения собраний/совещаний
1. Собрание сотрудников компании в каком бы из перечисленных форматов оно не проходило всегда ведет к изменению ситуации в лучшую сторону. Чтобы так и было проводите их по четкому плану, имея на руках все необходимые аналитические данные, в определенное время и с постоянной длительностью.
2. Собрания нужны еще и для того, чтобы собирать всех сотрудников вместе. Перед лицом коллективной ответственности результаты людей улучшаются. Никто не хочет оказаться среди отстающих.
3. Все, что сотрудники на собраниях заявляют о своих планах должно фиксироваться и переноситься в документ. Этот документ следует сразу по окончании совещания рассылать всем по внутренней почте.
4. Отдельно стоит сказать о пятиминутках или планерках. Этот формат предусматривает сверхоперативную коррекцию текущей работы. Поэтому их нужно проводить ни один раз в день, а 2−3 раза собирать менеджеров, чтобы быстро обсудить контрольные точки. Это, действительно, должны быть короткие пятиминутки по реперным точкам дня — желательно в 11.00, 14.00, 16.00. В этом случае шансы исправить ситуацию и выполнить дневной план продаж повышаются многократно.
Контроль планирования продаж: прослушка звонков
Контроль планирования ведется с помощью работы со звонками продавцов. Это возможно, если CRM интегрирована с телефонией. Фактически, это выражается в следующих полезных опциях:
запись звонков
выгрузка данных по их количеству и длительности
выгрузка данных по количеству касаний покупателя до первой сделки
наличие комментариев к каждому звонку
Контроль планирования продаж: карта рабочего времени
Контроль планирования происходит через заполнение сторонним сотрудников карты рабочего времени сотрудника. В нее вписываются все виды деятельности, которыми продавец занимается в течение рабочего дня, с таймингом по каждому. Причем фиксируются и нерабочие моменты.
Благодаря карте рабочего дня вы будете знать:
чему больше уделяет времени опытные продавцы;
какие бизнес-процессы нуждаются в упрощении и автоматизации;
сколько времени конкретный сотрудник тратит на выполнение той или иной задачи.
Имея на руках эту информацию руководитель сможет внести изменение в расписание менеджера и усилить его позиции.
Контроль планирования продаж: проведите реформы
По статистике, сотрудники отдела продаж могут тратить 40-50% рабочего времени на непрофильную активность. Чтобы наверняка знать, кто и чем занимается, составьте фотографию рабочего времени. Алгоритм следующий:
Найти сотрудника, который будет собирать информацию по всем менеджерам
Проанализируйте результаты
Выявите «узкие» места — когда сотрудники теряют рабочее время
Проведите реформу:
► снимите с менеджеров непрофильные задачи, передав их ассистентам, логистам, юристам и другим специалистам, которые могут их выполнить. Что-то может быть передано на аутсорсинг;
► внедрите время для определенных этапов — проверка электронной почты, обзвон клиентов, выставление счетов, планерок и т. д. Исключите многозадачность, когда менеджер говорит по телефону и одновременно готовит к отправке письмо — такая схема совершенно не экономит время, а снижает качество работы вполовину;
► проанализируйте эффективность организационной структуры, не исключено, что там тоже нужны реформы
автоматизируйте рутинные функции.