План работы начальника отдела продаж

Для эффективного управления компанией коммерчески директор должен разобраться c 5 основными аспектами планирования своей деятельности.

► 1. Разобраться в психологии продавца. Воспринимайте сотрудника через призму будущее/прошлое/настоящее. Руководитель отдела должен постоянно возвращать продавца к позиции «сейчас». В этом поможет техника Брайана Трейси, основанная на трех китах:

• поставить план на 1, 3, 5, 10 лет,
• осознать позиции сегодняшнего дня,
• спрогнозировать методы выполнения плана.

► 2. Внедрить технику SMART. Она позволит добиться поставленных целей.

План работы начальника отдела продаж (РОП) должны быть полностью согласован с критериями этой техники постановки целей.

S — specific — конкретная;
M — measurable — измеримая;
A — ambitious — амбициозная;
R — relevant — релевантная;
T — time bound — ограниченная во времени.

Эти критерии работают вне зависимости от уровня целей и сотрудников. В том числе и для РОПа.

• Конкретность

У РОПа совершенно конкретные цели – выполнить план продаж за определенный период времени. Обычно это месяц. Таким образом, конкретность проявляется в 3 моментах:

1. Выполнить план по закрытию сделок
2. Сделать это к определенному сроку
3. Достичь запланированного объема в спрогнозированных предварительно цифрах выручки.

• Измеримость

Измеримость цели (конкретного объема выручки к определенному сроку) выражается в ее предварительной декомпозиции на более мелкие показатели. Вплоть до ежедневных, о которых говорится чуть подробнее ниже. Выполнение данных показателей подчиненными и контроль за ними производится на ежедневной основе. Замеры полученных внутридневных результатов будут свидетельствовать о том, что движение к цели происходит равномерно в каждый момент рабочего времени.

• Достижимость и амбициозность

Амбициозность цели – это как раз для РОПа. Выполнение плана работы начальника отдела продаж за каждый конкретный период должно восприниматься им как достижение. Причем, чтобы не снижать его тонус планы должны раз от раза расти или, по крайней мере, оставаться на прежнем уровне в случае воздействия сильных внешних факторов. К последним относится сезонность и законодательные изменения, влияющие на отрасль. Свою амбициозность РОП должен транслировать подчиненным не только с помощью «ура – мы самые лучшие» речей, но и логически, через достижимость. То есть объяснив, что, если сотрудник сделает, например, столько-то звонков, проведет столько-то встреч, выставит коммерческих предложений, согласует договоров и т.д., то он выполнит свою часть работы к концу планируемого периода.

• Релевантность

Релевантность – качество, которое должно пронизывать весь процесс планирования: начиная с цифры выручки до объема ежедневной нагрузки на 1 менеджера. Нужно задавать себе вопросы:

1. Способны ли мы достичь того уровня выручки в существующих условиях
2. Нужен ли нам такой объем с учетом получаемой маржинальности
3. Выполнимы ли полученные в результате декомпозиции ежедневные показатели с учетом стандартов труда отрасли, количества сотрудников и технической оснащенности компании (речь о том грамотно ли внедрена CRM).

• Ограниченность во времени

Самый простой показатель для РОПа. Естественно, план на то он и план, чтобы быть выполненным в срок.

► 3. Использовать фразы маркеры. Руководитель отдела с помощью специальных фраз-маркеров актуализирует цель перед своими подопечными.

► 4. Внедрить растяжку. Коммерческий директор на личном примере показывает свои доходы и мотивирует сотрудников продавать больше, чтобы приблизиться к доходам начальника.

► 5. Изменить систему мотивации в отделе. Составить ее из трех блоков — твердый оклад, мягкий оклад (KPI по звонкам и встречам) и бонусы. Тогда работа менеджеров будет более активной.

Твердый оклад при этом не должен превышать 30% от дохода продавца.

Мягкий оклад за KPI или выполнение ключевых показателей эффективности оплачивается из расчета не более 10% от зарплаты.

А вот с бонусами все несколько сложнее. Они составляют не менее 60% вознаграждения менеджеров в наиболее успешных компаниях. Но при этом нельзя просто назначить прямой процент с выручки от продаж и успокоиться. Это не сработает. Поэтому берем на вооружение принцип «больших порогов».

Принцип «больших порогов» подразумевает, что как план работы начальника отдела продаж, так и индивидуальный план каждого продавца будет выполняться с необходимым рвением. Достигается это путем внедрения чек-поинтов, по достижению которых вознаграждение сотрудника будет увеличиваться. Приведем пример.

В одной из компаний, обратившейся в Oy-li, с целью настройки системы продаж ввели такую систему:

• менее 80% выполнения плана — 1% от оборота
• от 80% до 110% — 2% от оборота
• свыше 110% — 3% от оборота

Как видите она основана на «порогах»: менее 80%, 80-110%, свыше 110%.

В план начальника обязательно входит проведение собраний для сотрудников отдела. Они предназначены для фиксации и резюмирования обещаний подчиненных. Собрания бывают 3 типов.

► 1. Еженедельные. В план работы начальника должно входить подведение итогов недели, составление плана и анализ текущих сделок (выявление ошибок, работа над возражениями и т.д.)

► 2. Ежедневные. Так называемая планерка в отделе. Здесь озвучиваются цели на текущий день и подводятся итоги вчерашних событий по промежуточным показателям эффективности.

► 3. Пятиминутка. Работа начальника заключается в проведении собраний 2-3 раза в день с отдельными сотрудниками для решения мелких текущих задач и контроля оплат.

Для контроля и проверки сотрудников компании, необходимо внедрить систему отчетов через CRM. Благодаря этой системе можно проследить работу сотрудников, настроить воронку, проанализировать каналы продаж и многое другое.

Помимо этого, начальник должен осуществлять контроль сотрудников посредством современных средств коммуникации (WhatsApp, Skype, Viber). Используя эти каналы, можно получить отчеты по факту оплат, контролировать местоположение продавцов и быть на связи с подчиненными в любое время.

План работы начальника отдела продаж подразумевает обязательный контроль всех «узловых» моментов, способных отразиться на ежедневном результате. Имея на руках плановые цифры по выручке и количеству ежедневных действий, руководитель должен контролировать на ежедневной основе 3 вида показателей.

► 1. Количественные ежедневные показатели эффективности. К ним относятся звонки, отправленные коммерческие предложения, назначенные встречи, проведенные презентации и т. д. При условии, что качество входящих лидов и уровень мастерства продавцов на уровне, исполнение количественных показателей даст необходимый результат.

► 2. Количество продаж в соответствие с «ежедневным планом оплат».

► 3. Процент выполнение плана на текущий день. Это показатель того с какой «скоростью» движется продавец и успеет ли он выполнить план.

Хороший РОП должен думать о своем персонале, как о главном двигателе бизнеса. Даем советы, как превратить своих сотрудников в слаженно работающую машину.

1. Мотивируем сотрудников

Мотивация реализуется в 3 направлениях

• Я. Сотрудник компании желает получить выгоду только для себя.
• Ты. Продавец заинтересован в развитии своего коллектива.
• Дело. Продавец хочет объять необъятное, захватить новый сегмент рынка, выйти на новую территорию.

2. Обучаем сотрудников

В плане начальника одной из самых важных позиций должно быть обучение персонала. Чаще всего оно опирается на 3 направления активности.

• Прослушка звонков. Это помогает контролировать продавцов, находить ошибки в скриптах и исправлять их.
• Навыковая модель. В конкретной компании требуется определенный набор навыков. Тренинги для продавцов должны быть сосредоточены именно на них
• Листы развития. Научите сотрудников техникам СПИН продажи, small talk. Работайте со всеми остальными навыками и приемами, указанными в листе развития.

Начальник (или руководитель) отдела продаж должен настроить четкую организационную структуру с отличной эффективностью. Ему придется:

• Осуществлять руководство отделом
• Составлять планы
• Создавать и внедрять мотивационную модель
• Принимать участие в подборе и обучении сотрудников
• Организовать работу по привлечению новых клиентов и развитию текущей базы
• Формировать разные виды отчетов
• Принимать участие во внедрении инструментов автоматизации
• Проводить анализ экономической ситуации на рынке, следить за работой конкурентов
• Быть представителем компании на различных бизнес-мероприятиях и т.д.

Безусловно, подбирать кандидатуру на эту позицию нужно вдумчиво. Кандидат должен соответствовать ряду требований. Оценивается основное образование и повышение квалификации, опыт работы, в том числе в продажах и на руководящих позициях. Сейчас во многих компаниях не просто приветствуется, а необходимо знание иностранного языка, может потребоваться наличие водительских прав и автомобиля.

Мы рассказали, как составить эффективный план работы начальника, чтобы упростить задачи по организации и контролю менеджеров. Используйте эти инструменты, и вы сразу увидите результат, выраженный в финансовом эквиваленте.