План отдела продаж | 5 этапов построения

Для того, чтобы составить план необходимо пройти 5 стадий:

• Анализ показателей по принципу Парето,
• Прогнозирование прибыли,
• Расчет выручки и показателей по лидогенерации,
• Построение общей конвертационной модели с промежуточными показателями.
• Построение персональных прогнозов для сотрудников.

Подробнее о том, как прогнозировать деятельность коммерческого подразделения можно узнать тренинге для продавцов, а также базовом тренинге отдела продаж.

Прежде чем формировать общий прогноз и трансформировать его в конвертационную модель с количественными показателями, необходимо определиться с качественными характеристиками бизнеса. Для этого используйте принцип Парето.

Принцип гласит: 20% усилий дают 80% результата. Остальные 20% результата достигаются за счет 80% усилий.

Это означает:

• 20% сделок дают 80% оборота
• 20% клиентов покупают 80% объема продаваемой продукции
• 20% ассортимента составляют 80% товарооборота

Следует проанализировать бизнес на парето-эффективное состояние по 3 категориям.

1. Сотрудники

Следует оставлять только самых эффективных из них. Выявить их помогут известные принципы материальной мотивации: «Принцип сложного оклада», «Принцип больших порогов», «Принцип Дарвина». Выжить в таких условиях смогут только сильнейшие. Но и заработать для компании и себя они смогут действительно много. Затем проанализируйте их промежуточные показатели и предварительно выведете ориентировочную систему KPI.

2. Клиенты

Чтобы понять, какие именно 20% покупателей делают вам 80% оборота, проведите ABCXYZ – анализ. Анализ портрета клиентов, попавших в группы AX, AY и BX, даст представление о целевой аудитории. И входящие лиды можно будет квалифицировать и прогнозировать доход уже по понятным принципам.

3. Продукты

Тут необходимо заняться оценкой рентабельности. Анализ поможет понять какие 20% продуктов приносят 80% прибыли. Усилия менеджеров следует направлять именно на их реализацию. Такое решение предотвратит распыление ресурсов компании.

Прогнозируемый показатель прибыли для составления плана является моментом истины. Его нельзя взять с потолка. Размер планируемой прибыли должен быть адекватным и рассчитываться, исходя из анализа бизнеса по принципу Парето и влияния внешних факторов. Вы допустите, как минимум 4 ошибки, пытаясь определиться с цифрой прибыли, если не учтете:

1. Разовый характер отдельных крупных сделок

Если при прогнозировании вы опираетесь на прошлые результаты, не забудьте исключить из них крупные «удачи», которые могут не повториться в будущем: выигранные тендеры, разовые заказы и т.д.

2. Сезонность

Сколько угодно можно говорить о том, что все проблемы в головах, а не во внешней среде. Тем не менее, хорошенько проанализируйте выручку по месяцам за несколько лет. Возможно это наведет вас на мысли о том, когда же у компании случается «несезон».

3. Возможность экономического кризиса

Конечно, невозможно предсказать резкий обвал экономики, инфляцию и смену курсов валют. Просто допускайте эту возможность и пересчитывайте, сколько нужно продать единиц продукции, чтобы получить желаемую прибыль. Вас же интересует реальный доход, а не номинальный.

4. Маркетинг

Все эффекты от маркетинговых усилий должны легко просчитываться. В этом плане инструменты интернет-маркетинга являются наиболее точными. Скорректируйте план в сторону увеличения с учетом предстоящих акций. Не можете это сделать? Меняйте маркетинговую стратегию и каналы.

Следующие показатели, которые рассчитывается для плана отдела продаж после того, как желаемая прибыль установлена, выручка и количество необходимых лидов для ее достижения. Получить эти цифры – дело нехитрых математический операций.

Для этого нам понадобятся следующие цифры:

• маржинальность продуктов;
• средний чек;
• общая конверсия в воронке.

Считаем в следующем порядке

1. Зная маржинальность наиболее рентабельных продуктов (а какие продукты наиболее рентабельны мы выяснили еще на первом этапе, когда проводили анализ ассортимента по принципу Парето) можно выяснить долю прибыли в общей выручке. Затем считаем прогнозную выручку по формуле:

Например, желаемая прибыль составляет 800 000 руб., а процент прибыли в выручке — 20%. Считаем: 800 000×100 / 20 = 4 000 000 руб.

2. Возьмем показатель среднего чека и рассчитаем количество результативно закрытых сделок по формуле:

Например, 4 000 000 (выручка) / 4000 (средний чек) = 1000 сделок

3. Вооружившись цифрой конверсии в воронке получим показатель трафика по формуле:

Например, 1000 сделок х 100 / 25 (конверсия) = 4000 лидов.

Эти подсчеты проводятся в отдельности для каждого прогнозного месяца с учетом меняющихся внешних факторов и планируемых маркетинговых мероприятий.

Цифры выручки и количества необходимых лидов вносятся в план отдела и представляют основу конвертационной прогнозной модели.

Для того, чтобы определить и вписать в план отдела общие промежуточные показатели, необходимо знать «проходимость» воронки, то есть конверсию каждого ее этапа. Ее можно получить, построив воронки для 2-3 месяцев, предшествующих планируемому периоду.

Дальше определяются общие цифры для промежуточных этапов для каждого месяца в будущем:

• количество сделанных первичных звонков
• количество выставленных коммерческих предложений;
• количество повторных звонков;
• количество встреч / презентаций / приглашений;
• количество выставленных счетов;
• количество оплат.

Все эти показатели переносятся в план отдела продаж для 10-12 месяцев. В итоге получаем конвертационную прогнозную модель.

Выполнение плана отдела продаж контролируется с помощью систему отчетности. Есть несколько ключевых отчетов, которые мы рекомендуем внедрить в свою практику.

1. План оплат на неделю. Создайте соответствующую таблицу, где обязательно будет пункт «когда оплатит». Его заполнение стимулирует продавцов быть ответственными и делать все для того, чтобы успеть в срок.

2. Факт оплат за день. Этот отчет выполняет информационную функцию. Главная особенность данного отчета — заполнение несколько раз в день. Руководитель назначает реперные точки для внутридневного контроля исполнения плана. Отслеживать оплаты на основе заполнения «факта оплат на сегодня» вы можете 2-3 раза в день. Например, в 12:00, 16:00 и 18:00.

3. План оплат на завтра. Отчет детализирует прогноз на неделю.

4. Сводный отчет по типу «доска». Здесь динамически изменяются и отображаются показатели выполнения плана по каждому сотруднику отдела.

Мы рассказали какие 5 этапов нужно пройти, чтобы сформировать реалистичный и план продаж отдела – общий и для каждого сотрудника в отдельности. Главный принцип – «принцип Шерлока Холмса» — движение от общего к частному, декомпозиция адекватно рассчитанных общих цифр по прибыли и выручки до количества конкретных действий отдельного продавца.