Система управленческого учета | контролируем бизнес каждый день

ШАГ 1

1. В первую очередь стоит разобраться, зачем вы вообще это все затеяли — какие цели и задачи управленческого учета вам кажутся наиболее значимыми, какие проблемы вы хотите решить и какой конечный результат вы хотели бы увидеть.

2. Кроме того, нужно изучить и уже имеющиеся способы получения информации. Даже если система управленческого учета в вашей компании еще не внедрена, откуда-то же вы берете данные для принятия решений — изучите путь, который они проходят, чтобы попасть к вам в руки.

3. Вместе с этим нелишним будет обратить внимание и на структуру бизнеса:

• Какие в вашей компании есть бизнес-процессы?
• Какие центры финансовой ответственности?
• Как связаны между собой подразделения?
• Какие обязанности за ними закреплены?

Изучите имеющиеся в вашем распоряжении ресурсы:

• Есть ли у вас подходящие работники?
• Можете ли вы организовать обучение?
• Доступны ли все необходимые средства коммуникации
• Есть ли подходящая система ведения отчетности?

Существуют разные системы ведения управленческого учета, так что понимание собственных возможностей поможет вас сделать выбор.

4. И, наконец, можно сравнить текущие методы управленческого учета с теми, которые вы хотели бы видеть у себя на предприятии. Во-первых, это позволит вам увидеть самые слабые места в уже действующей системе и имеющихся процессах, а во-вторых — поможет понять, насколько вы далеки от цели и что вам делать.

ШАГ 2

► Все пришедшие вам в голову изменения стоит задокументировать. Разработайте четкий свод правил, в котором будут прописаны точные сроки и объемы предоставления данных, уточните, какую именно информацию следует отслеживать и кто из сотрудников отвечает за учет управленческой деятельности в каждом подразделении.

Кроме того, желательно выбрать и ответственного за функционирование всей системы в целом — тогда другие ваши подчиненные смогут обращаться напрямую к нему, не отнимая у вас время.

► И теперь дело за малым — остается только начать внедрение. Разработайте график и бюджет, начните раздавать распоряжение — а затем просто контролируйте процессы в системе, внося необходимые коррективы.

В последние годы компании все больше стремятся автоматизировать учет управленческой деятельности. Тем не менее, стоит дважды подумать, действительно ли это необходимо. Само по себе внедрение системы управленческого учета обходится недешево, а автоматизация только увеличит ваши издержки — например, вам наверняка придется озаботиться обучением части подчиненных.

В целом, в небольших компаниях с штатом сотрудников менее 50 человек обойтись без автоматизации системы управленческого учета можно совершенно безболезненно, но для более крупных бизнесов траты на нее уже вполне оправданы.

При выборе информационной системы стоит обратить внимание на те из них, которые уже успешно используются в вашей отрасли. Это, разумеется, вовсе не обязательное требование, но так вы сможете избежать лишних доработок из-за специфических процессов управленческого учета.

Кроме того, важно помнить и о том, что объем данных, которые вам понадобится хранить и обрабатывать, непрерывно растет — в среднем, их количество удваивается каждые полтора года. Так что и информационную систему для управленческого учета стоит выбирать исходя из этого, иначе она может перестать удовлетворять вашим потребностям еще на этапе внедрения.

Одно из самых ценных свойств таких автоматизированных систем — это способность выявлять любые проблемы в организации процесса управленческого учета. Любые несоответствия, нарушения сроков или ошибки в подходе к оформлению данных проявятся практически сразу, так что вы сможете быстро их исправить.

Но основное преимущество автоматизации, несомненно, связано с ускорением поиска информации и повышением ее достоверности. В маленьких компаниях эффект вряд ли будет таким впечатляющим, но на крупных предприятиях время, необходимое на поиск информации, можно сократить в 3-4 раза.

К слову, косвенно это влияет и на производительность руководителей низшего звена — упрощение подготовки информации для отчетов позволит им уделять больше времени своим непосредственным обязанностям.

Одна из основных причин, почему небольшие компании обычно отказываются от идеи автоматизации системы учета управленческой деятельности — это ее чрезмерная длительность. Одно только внедрение такой системы обычно занимает не меньше года, а всевозможные доработки могут длиться и два, и три года после этого.

Автоматизация системы управленческой деятельности на начальном этапе предполагает увеличение рабочей нагрузки у подчиненных — им придется вести две базы данных одновременно, приводить старые данные в соответствие с новыми требованиями, а скорее всего — и перепроверять значительную часть ранее внесенной информации на предмет достоверности.

Кроме того, существуют и некоторые типичные кадровые проблемы: будьте готовы к тому, что автоматизация системы управленческого учета повлечет за собой нехватку квалифицированных работников, проблемы с обучением и необходимость сокращения сотрудников, чьи обязанности взяла на себя информационная система.

Итак, управленческий учет — это оперативная система, которая выявляет, измеряет, собирает, обобщает и интерпретирует важную информация для принятия управленческих решений. Наличие управленческого учета позволяет вовремя грамотно распределять ресурсы и повышать эффективность работы компании.

Ошибки при организации управленческого учета:

1. Наличие учета прибыли и движения денежных средств (cash flow) не означает, что у вас есть управленческий учет. Но, к сожалению, многие считают, что управленческий учет и «черная» бухгалтерия — это близнецы-братья. Это неверно. И такой подход может привести к серьезным проблемам в перспективе.

2. Нельзя недооценивать важность управленческого учета. Бухучет не показывает такие важные для компании вещи как, например, скорость логистических операций, количество жалоб клиентов или оценка объемов продаж конкурентов. Если есть учет прибыли и денежных средств, то это помогает принимать решение здесь и сейчас, но не способствует росту прибыли в будущем.