Зачем руководителю нужен ассистент, и как его выбрать

Руководить компанией, пусть и небольшой, невозможно без организаторских способностей. Однако нет гарантии, что один человек сможет справляться абсолютно со всей возложенной на него работой. Например, почти невозможно одновременно готовиться к встрече с потенциальными партнерами и составлять отчет для совета директоров или собирать документы для налоговой службы. Необходим сотрудник, который сможет взять на себя некоторые задачи, отвечать на звонки и сообщения, проверять почту, докладывать о важных мероприятиях, которые не стоит пропускать. О том, зачем еще нужен ассистент руководителя и как его подобрать, поговорим подробнее.

Зачем нужен ассистент руководителя

В сутках всего 24 часа, из которых минимум 7–8 необходимо выделять на сон, поэтому, если у руководителя фирмы несколько встреч, важных звонков и конференций в день, необходимо нанять помощника. Грамотный ассистент сумеет:

1. Решать организационные вопросы. Помощник освободит время, которое ранее уходило на переписку и чтение писем, мониторинг социальных сетей, звонки партнерам и клиентам, заказ столиков в ресторане, машин, билетов. Теперь все эти простые, но требующие большого количества энергии задачи, будет выполнять конкретное лицо. У руководителя появится время на реализацию более сложных проектов, связанных с применением исключительно профессиональных навыков и знаний.
2. Высвободить время руководителя на личные дела. Если жена и дети видят мужа и отца исключительно несколько минут перед сном и утром за завтраком, пора нанимать помощника. Карьера почти никогда не заменяет личную жизнь, какой бы успешной она ни казалась. Человеку необходимо отдыхать, общаться с близкими и родными. Если он этого не делает, произойдет отдаление от родственников, отношения станут более холодными, а также появится риск выгорания. Личный помощник упростит работу, позволит позабыть о необходимости контроля за мелочами, без которых деятельность компании невозможна.
3. Повысить имидж руководителя и компании в целом. У каждого «серьезного» босса есть тот, кто заказывает ему такси, пиццу, приносит кофе, распоряжается о переговорах, обзванивает клиентов и сотрудников, ведет простую документацию. В глазах партнеров наличие помощника заметно повышает статус руководителя, показывает его значимость. В современных условиях нет ничего дороже свободного времени. Наем помощника показывает окружающим, что руководящее лицо умеет ценить свое время, а значит, не будет говорить голословно и назначать пустых встреч.

Итак, ассистент руководителя поможет разобраться с простыми, но отнимающими время делами, рутинной работой, выполнять которую совсем не хочется. Грамотный помощник сделает день начальника менее насыщенным, но более продуктивным, освободив его вечера для близких людей. Кроме того, наличие в штате личного ассистента – это еще и показатель статуса.

Обязанности ассистента руководителя

Прежде чем нанимать кого-нибудь на должность помощника или ассистента, руководитель должен определить круг обязанностей, которые он планирует поручить будущему сотруднику. Во-первых, новый работник должен понимать, чем он будет заниматься на рабочем месте, во-вторых, это не позволит работодателю требовать с него сверх меры. Например, если в объявлении о вакансии говорится о том, что нужен секретарь, чтобы отвечать на звонки, приносить напитки и просматривать электронную почту, то в компанию потянутся люди без опыта работы и каких-либо знаний. Требовать от такого человека сверх того, что было заявлено в вакансии, некорректно. Поэтому лучше заранее подумать о характере работы, которую придется выполнять ассистенту в будущем. Так, помощники выполняют такие задачи:

1. Собирают информацию. Перед заключением любых контрактов важно получить как можно больше данных о клиентах, поставщиках, партнерах. Поиск этих сведений занимает от нескольких часов до нескольких дней. Эту работу может взять на себя ассистент.
2. Передают информацию от имени директора различным людям. Это могут быть сотрудники фирмы, клиенты, партнеры. В крупных компаниях на разговоры, распоряжения и приказы уходит много времени. Руководитель просто не в состоянии заниматься всем этим в одиночку.
3. Контролируют качество выполняемых работ, следят за сроками и регулярностью поставок.
4. Планируют встречи руководителя. Директор ежедневно работает с большим количеством документов, ему бывает сложно запомнить конкретную дату, на которую у него назначена встреча. Хороший ассистент отслеживает все встречи, планирует их, заблаговременно сообщает о времени и месте руководству, напоминает, переносит встречи, организует кофе-брейки и тому подобное.
5. Ведет личный календарь босса. Не каждый руководитель способен правильно распределять свое время так, чтобы встречи не дублировались и не накладывались друг на друга. Это сложно, хлопотно, поэтому лучше поручить такую работу помощнику.

Личный ассистент, кроме того, может заниматься оплатой личных счетов руководителя, заказом канцелярии, различных услуг, изучением информации о товарах, которые фирма планирует приобрести, составлением докладов для руководства. Помощник обязан контролировать сроки и количество вернувшихся на счет руководителя или компании средств. Это первое лицо, с которым знакомится каждый посетитель компании, он должен быть в курсе всех дел директора и каждого сотрудника.

Требования к ассистенту руководителя

Ассистент руководителя – лицо компании, потому к нему предъявляются повышенные требования. Помощник должен:

• уметь разговаривать грамотно и выразительно;
• быть стрессоустойчивым;
• обладать приятной внешностью – именно с этой целью перед собеседованием от кандидата требуют фото;
• быть коммуникабельным;
• уметь быстро приспосабливаться к любой резко меняющейся обстановке;
• быстро учиться.

Также ассистент должен разбираться в специфике компании, обладать специальными навыками. Так, желательно, чтобы помощник директора крупной фирмы, занимающейся международными поставками товаров, владел несколькими языками, знал или изучил в короткий срок программы, которыми часто пользуется фирма, понимал, как обращаться с офисной техникой, умел заполнять и вести документацию. Требования к ассистенту необходимо излагать в вакансии, четко проговаривая их на собеседовании.

Помощник должен всегда быть на связи – это требование одно из основных. Если кандидат не готов к тому, что даже в выходные, праздничные дни, в отпуске, ему придется решать срочные вопросы, значит, он вряд ли подходит для работы. Умение пользоваться всеми доступными гаджетами и средствами связи – основной навык, которым придется овладеть каждому соискателю на должность.

Качества ассистента руководителя

Чтобы соответствовать многочисленным требованиям, предъявляемым руководителям, ассистент должен обладать такими положительными качествами, как:

• работоспособность – готовность немедленно приступать к поставленной задаче и не останавливаться вплоть до ее выполнения;
• внимательность. Некоторые ошибки исправить нельзя. Например, пропущенный самолет или опоздание на важную встречу кажутся мелочами, но в бизнесе из таких мелочей складывается имидж руководителя, поэтому невнимательность помощника может дорогого стоить;
• хорошая память на лица, даты, события. Не исключено, что придется на ходу запоминать десятки разных распоряжений и номеров телефонов;
• исполнительность;
• системное и логическое мышление;
• скорость реакции;
• ответственность;
• выносливость;
• умение хранить тайны, в том числе личные и коммерческие;
• умение проявлять инициативу, принимать решения самостоятельно, когда в этом возникает необходимость, и готовность нести за них ответственность;
• абсолютная преданность интересам компании.

Такие качества ассистента руководителя, как проактивность и развитый эмоциональный интеллект, умение улавливать изменения в настроении начальника, также ценятся весьма высоко. Под проактивностью понимается всё та же инициативность, но в более расширенном смысле. Проактивный помощник умеет просчитывать свои действия и действия руководителя на несколько шагов вперед, готовить запасные варианты. Он всегда в курсе всех изменений, даже если они произошли всего несколько минут назад. Считается, что проактивный человек любознателен, ответственен и креативен. Он умеет использовать любую полученную информацию себе во благо. Для проверки любознательности кандидата уже на собеседовании ему задают вопросы о новых книгах, фильмах, статьях, прочтенных за последнее время.

Уровень квалификации

Грамотный и компетентный во многих вопросах помощник ценится очень высоко. А если он обладает и некоторыми профессиональными качествами, необходимым уровнем квалификации, то найти такого специалиста будет непросто. Так, хороший ассистент обязан:

• разбираться в специфике той отрасли, в которой ему придется работать. Даже если он нанимается всего лишь отвечать на звонки, то обязан разбираться, кому отдать предпочтение, а кто может подождать;
• уметь вести переговоры;
• владеть методами научной организации труда, уметь правильно распределять свое и чужое рабочее время, владеть навыками самоменеджмента;
• знать, как ставить цели так, чтобы достижение их не казалось чем-то фантастическим;
• владеть основами планирования. В идеале – обучиться этому на специализированных курсах;
• освоить принципы расстановки приоритетов в работе и общении.

Если ассистенту придется работать с документами, то нелишним будет обучение:

• правовым нормам управления, полезно знать основы административного, гражданского, хозяйственного и трудового права;
• правилам ведения документации и порядку работы с документами;
• основам документной лингвистики.

Помощник должен знать структуру организации, быть лично или заочно знаком с руководящим составом подразделений, уметь различать подписи руководителей, знать зону ответственности каждого из них. Человеку, планирующему работать в крупной компании, придется тренировать и память, и внимательность. Нельзя допускать просчетов и возникновения курьезных ситуаций, которые могут отразиться на имидже организации. Чтобы натренировать навыки ассистента руководителя, можно:

• записаться на специальные курсы;
• окончить школу журналистики или подготовки секретарей;
• регулярно пересказывать прочитанное, стараясь не упустить ничего важного из первоисточника;
• заняться математикой и логикой;
• учить языки. Ассистент, умеющий говорить хоть на одном иностранном языке, ценится куда выше на рынке труда;
• вести записные книжки, учиться структурировать информацию в них таким образом, чтобы данные можно было найти сразу;
• тренировать навыки быстрого набора текста;
• освоить новые офисные программы;
• поставить речь и голос;
• тренировать выдержку.

Ассистировать кому-либо не так просто, как кажется. Человека берут на эту должность в качестве вспомогательной силы, поэтому помощник просто обязан обладать теми же навыками и умениями, которые есть у руководителя. Он обязан быстро обучаться, не лениться, быть креативным и коммуникабельным.

Зарплата ассистента

Уровень оплаты труда ассистента зависит от его компетенций. Так, если руководителю нужен секретарь, отвечающий на звонки и подающий напитки, то это один уровень зарплаты, а если необходим человек со знанием нескольких языков, в совершенстве владеющий всеми офисными программами, разбирающийся в работе компании или готовый быстро всему обучиться – заработная плата будет совсем другой.

Для определения размера заработной платы, которую планируется назначить помощнику, разумно обратиться на сайты, где собраны аналогичные предложения. Отталкиваясь от этих требований, удастся сформировать собственное представление о достойной оплате труда.

Важно понимать, что слишком низкая заработная плата привлечет только новичков без опыта работы, а чересчур высокая – насторожит. Возможно, потенциальные кандидаты сочтут подобное объявление недостоверным.

Разумно брать помощника на средний по региону оклад с условием, что при хорошей обучаемости и повышении уровня его компетенций оклад будет увеличен. Людей совсем без опыта брать рискованно, поскольку нельзя исключать, что после прохождения обучения они уйдут к конкурентам. К тому же неопытный ассистент способен бросить тень на репутацию руководителя – этого нужно избегать всеми силами.

Где искать ассистента?

Помощника можно искать через специальные биржи, где собраны все объявления соответствующей категории. Кроме того, к поиску можно подключить знакомых и партнеров. Иногда хорошие, во всем разбирающиеся люди, легко обучаемые и чрезвычайно коммуникабельные, приходят по объявлению. Но подобное, скорее, редкость, чем правило, поэтому на поиск подходящей кандидатуры может уйти от нескольких недель до нескольких месяцев.

Поскольку взаимодействовать с ассистентом руководителю придется чаще, чем остальным сотрудникам, лучше проводить отбор лично. Чтобы это не занимало много времени, всех кандидатов лучше пригласить в один и тот же день.

Поиском помощников также занимаются специальные агентства. Если нет желания или времени, можно обратиться к ним, выслав список требований и качеств, которые руководитель желал бы видеть в человеке, достойном стать его помощником.

Возможно, следует попросить совета у партнеров или же обратить внимание на кого-то из сотрудников, который за дополнительную плату или в случае повышения в должности согласится выполнять такую работу.

Как работать с ассистентом?

Персональный ассистент руководителя – это всегда большая ответственность. Необходимо поддерживать хороший тон со многими людьми, уметь заводить полезные знакомства, шагать в ногу со временем, быть эрудированным и начитанным. Кроме того, личного помощника, как правило, могут позволить себе только деловые люди, обладающие обширным кругом интересов. Ассистент должен уметь поддерживать любой разговор. Важно, чтобы помощник и руководитель совпадали друг с другом на эмоциональном уровне.

Быть коммуникабельным постоянно непросто, поэтому и труд ассистента руководителя не считается легким. В работе пригодится дар убеждения и умение настоять на своем легко, без лишней агрессии.

Работать помощником руководителя – значит, ежедневно решать большое количество задач и при этом оставаться бодрым и приветливым. Также нужно быть готовым к смене имиджа, ведь у компании может быть определенный дресс-код. Возможно, для устройства на такую работу придется запастись несколькими деловыми костюмами.

Руководитель обязан обращаться с ассистентом максимально корректно. Важно понимать, что помощник не является личным слугой, он не обязан выполнять поручения по завершении рабочего дня. Об этом можно попросить, пообещав соответствующее вознаграждение, но никак не потребовать. Ассистенту не стоит допускать панибратства с руководителем. Дружеские, рабочие отношения, не переходящие грань, вполне уместны. Не следует превращаться в приятелей, поскольку подобное сводит на нет всю рабочую атмосферу. Приятеля неудобно просить принести кофе, приятелю не звонят поздно вечером с просьбой о составлении отчета.

Как оценить эффективность работы ассистента?

Требования к ассистенту руководителя достаточно строгие. Чтобы оценить степень квалификации помощника, необходимо узнать, умеет ли он:

• выполнять задачи и сверхзадачи. Можно составить шкалу от 0 до 10 и выставлять оценки;
• разбираться в тех вопросах, которые ему поручено решить, работать с людьми, понимать их психологию;
• грамотно составлять документы, подмечать неточности и допущенные ошибки, своевременно их исправлять;
• соблюдать деловой этикет;
• проявлять стойкость в чрезвычайных обстоятельствах, умеет ли он выходить из таких ситуаций.

Конечно, у каждого работодателя свои критерии оценки эффективности работы ассистента. Пожалуй, общими для всех является только оценка степени мотивации работника. Чем выше заинтересованность помощника, тем лучше он будет выполнять свои функциональные обязанности, тем больше дел ему получится поручить, не беспокоясь о риске ошибок и просчетов. В остальном же требования к ассистенту зависят от характера компании, в которой ему придется работать, а также от личных представлений руководителя о том, какими качествами обязан обладать его помощник.

Найти ассистента не так просто, как кажется. На обучение помощника нужно выделять деньги и время. Это не всегда удобно и окупаемо. Иногда после обретения опыта сотрудник уходит к другому работодателю. Но, несмотря на перечисленные минусы и трудности, без ассистента руководителю крупной компании всё же не обойтись. В современном мире время куда ценнее денег, а личный помощник способен сэкономить массу времени.