Зачем нужна карта должности

Карта должности является главным элементом при подборе персонала. Она представляет собой документ, в котором описаны обязанности и требования к работнику, а также элементы корпоративной культуры. Документ используется при приеме новичков, чтобы они в максимально короткие сроки поняли, что ожидает от них работодатель. 

Функциональные обязанности

В основе карты должности лежит перечень функциональных обязанностей. Это список задач, которые работнику предстоит выполнять. При формировании списка обязанностей учитывается карта рабочего дня, то есть распорядок и все выполняемые процессы. 

Карта должности выгодна и работодателю, и сотрудникам. HR-специалист сравнивает резюме кандидата с картой и определяет, подходит ли тот на должность. Если требования совпадают с качествами соискателя, то HR-работник приглашает его на собеседование и трудоустраивает. Но если видны явные расхождения, то на кандидата не тратят время. 

Сотруднику тоже гораздо проще работать, когда есть перечень должностных обязанностей. Из списка работник видит, ему предстоит делать. С первого дня в компании он начинает приносить предприятию экономическую выгоду. Благодаря этому новичок чувствует себя уверенно, а значит, более лояльно относится к работодателю.

Карта должности и регламент

Готовая карта очень похожа на регламент, ведь в нем также собраны все действия работника в течение дня. Однако карта гораздо информативнее. Ведь кроме действий персонала, в ней содержатся требования к работникам (в том числе социально-демографические), навыки, опыт, ключевые показатели эффективности. 

При составлении карты важно понимать отличия между должностными и функциональными обязанностями. Функциональные обязанности – это общий список действий и задач для работника. 

Должностные – это тот же список, но максимально конкретизированный. Именно они ложатся в основу карты должности.

Два вида обязанностей выполняют разную функцию в регулировании работы отдела:

• должностные необходимы для нормативного урегулирования задач. Именно с этим перечнем знакомят новичка в первую очередь после приема на работу. Если его действия отличаются от описанных в регламенте, то его наказывают;
• функциональные нужны для того, чтобы сотрудник приносил компании экономическую прибыль. Обязанности прописываются в трудовом договоре, должностной инструкции или в отдельном документе.

Создание должностного функционала

Главная ошибка в большинстве должностных инструкций заключается в их излишнем формализме и завышенном объеме. Информация тяжело воспринимается как исполнителем, так и работодателем, что мешает обеим сторонам сконцентрироваться на важным моментах. Поэтому вместо должностных инструкций рекомендуется использовать должностной функционал или карту должности. Этот документ можно уместить в 1–2 листа. 

Карта используется при открытии новой вакансии, при составлении программ обучения новичков и опытных сотрудников, а также при оценке работников для выплаты премий. Вот что регулирует документ:

• цели, которые необходимо достигать ежемесячно или ежеквартально;
• зоны ответственности, которые берет на себя каждый сотрудник;
• порядок подчинения, иерархию сотрудников;
• перечень поставленных задач;
• критерии для оценки работы и расчета премии.

С помощью карты должности можно решить несколько задач:

• подобрать среди всех соискателей того кандидата, который максимально соответствует профилю должности, то есть сможет эффективно выполнять задачи;
• оценить конкретного кандидата или уже действующего члена команды;
• построить комплексную систему обучения персонала;
• сформировать кадровый резерв;
• убрать из коллектива функциональные конфликты, когда сотрудники не могут поделить обязанности;
• справедливо рассчитать размер оклада, премий по KPI для каждой должности. 

Составление карты должности

Составлением карты занимается HR-специалист. Однако для некоторых должностей разумно передавать формирование документа руководителю отдела. Особенно, если должность предполагает выполнение сложных и нестандартных задач. Но процесс формирования карты одинаков. 

Сначала необходимо проанализировать корпоративную культуру организации, чтобы определить, каким социально-демографическим или поведенческим характеристикам должен соответствовать работник. 

Затем на основе организационной структуры, стратегических целей и планов прописываются функциональные обязанности. Если в отделе уже разработаны регламенты и должностные инструкции, можно взять их за основу и детализировать каждое действие. 

После этого можно сформировать таблицу в программе и заполнить ее. Обычно карта занимает 1–2 листа. Первую часть документа можно посвятить требованиям компании. Вот что там следует указать:

• требуемые знания и навыки. Этот раздел рекомендуется разделить, чтобы указать несколько видов навыков – профессиональных, коммуникативных и дополнительных;
• опыт работы. Важно указать минимальный стаж, который должен быть у работника в момент прихода в компанию. Нужно выбрать тот срок, за который сотрудник успеет сформировать нужные навыки;
• обязанности. Все обязанности тоже нужно разделить на группы. Например, есть прямые обязанности. У менеджера по продажам это будет взаимодействие с клиентами, сопровождение сделки. Но также у него будет ряд дополнительных обязанностей, которые необходимы для поддержания порядка и организации работы. Это поддержание чистоты на рабочем месте, соблюдение техники безопасности, создание внутренней отчетности, сохранение оборудования в надлежащем виде. Важно помнить, что взаимодействие с коллегами тоже являются частью обязанностей, то есть от работника ожидается поддержание рабочей и позитивной атмосферы в коллективе. 
• зона ответственности. Она определяется на основе специфических обязанностей. Но есть и универсальная зона ответственности, которая должна быть у работника любой должности. Это соблюдение правил и норм поведения, техники безопасности, а также сохранение оборудования, материалов;
• показатели эффективности. Они также определяются на основе функционала и стратегической цели, которой достигает компания с помощью сотрудника. Например, для менеджера отдела продаж показателями эффективности являются количество клиентов, сделок, итоговая выручка с личных продаж и средний чек.

Вторая часть документа должна быть отведена под обязанности компании. Ведь карта должности используется в том числе и для работника, чтобы он получил полное представление о процессе работы. Чтобы прописать вторую часть карты, необходимо ответить на вопросы:

1. Как организовано рабочее место?
2. Какая система оплаты труда (расчета итоговой зарплаты) принята в компании?
3. Есть ли дополнительные социальные гарантии и какие?
4. Какая система оценки работы принята в фирме?
5. Какие возможности для карьерного или профессионального роста есть?
6. Чем компания отличается от аналогичных работодателей? 

Чтобы подробно описать рабочее место и его организацию, необходимо оценить, насколько оно соответствует нормам ТК. Оно должно быть оснащено техническими средствами, используемыми в работе, материалами и инструментами. 

Система оплаты труда описывается с помощью нескольких пунктов:

• периодичность выплат;
• наличие и размер гарантированного минимума (оклада);
• принцип расчета остальной части зарплаты;
• наличие надбавок за стаж работы, за категории;
• расчет дополнительных выплат – отпускных, больничных, стипендий, командировочных.

Необходимо описать дополнительные социальных гарантии. Вот что подразумевается в этом блоке карты должности:

• медицинское страхование;
• льготы и выплаты сотрудникам, у которых есть дети;
• оплата обучения, сторонних тренингов;
• поддержка работников, которые участвуют в профессиональных конкурсах и представляют на них свою компанию;
• оплата фитнеса и других услуг.

Вместе с описанием обязательных выплат необходимо дать подробное объяснение, как производится оценка работы сотрудника. Ведь от нее часто зависит размер премиальных начислений. Например, в карте должности для отдела продаж оценка менеджеров может производиться так:

• с помощью опроса и обратной связи клиентов;
• с помощью CRM-системы, в которой отображен весь процесс взаимодействия с покупателем;
• по выполнению поставленного личного плана;
• по результатам проверок по чек-листам развития;
• по итогам тестирования после обучения.

Дополнительные методы формирования карты должности

Существует несколько дополнительных приемов, с помощью которых можно повысить эффективность от карты должности. Например, можно при составлении документа взять за основу конкурентов. Необходимо найти компанию, у которой уже есть эффективный перечень функциональных обязанностей. Профиль должности, особенности оценки, требования и другие детали переносятся в свой документ.

Вместе с этим можно провести интервью со своим персоналом. В каждом отделе необходимо найти наиболее продуктивных работников. Важно понять, что их объединяет. Возможно, у них схожее образование, опыт работы или уровень компетенций. Эти же требования нужно предъявлять ко всем соискателям на свободные аналогичные вакансии. Затем необходимо сформировать карту рабочего дня лучших сотрудников. Важно понять, какими процессами они занимаются на протяжении своей рабочей смены и сколько времени тратят на каждое полезное действие. На основе полученных данных можно сформировать обязанности для других работников. 

Если у руководителя нет времени на составление карты должности, но хочется получить выгоды от ее использования, он может обратиться к сторонним специалистам. Например, в консалтинговую компании или к частному эксперту. Они сформируют требования к сотрудникам, чтобы те приносили максимум прибыли работодателю.