Зачем нужна ERP-система

ERP-система – программное обеспечение для стратегического управления бизнес-процессами, финансами, поставками операциями, отчетностью, производством и кадрами. Компании и раньше вели пользовались отдельными инструментами для контроля за работой предприятия, но только в ERP-системе эти средства взаимосвязаны, автоматизированы и повышают эффективность бизнеса.

Для чего это нужно?

Есть минимум пять причин, по которым компании внедряют ERP-систему в свою деятельность: 

• автоматизация бизнес-процессов;
• сокращение числа сотрудников;
• оптимизация структуры бизнеса;
• создание монолитной системы;
• обеспечение безопасности;
• внедрение новых технологий.

Программное обеспечение ERP применяется и для стратегического планирования, увеличения скорости и объема оборота товаров, обеспечения производства продукции в срок и повышения прибыльности проектов. Эти и другие цели внедрения ERP-системы требуют отдельного изучения.

Оптимизация бизнеса

Внедрение ERP-системы позволяет бизнесу получить серьезные конкурентные преимущества. Это обусловлено оптимизацией важных бизнес-процессов и уменьшением издержек. Важные плюсы:

• сокращение производства в незавершенной стадии и оптимизация сроков изготовления продуктов на основании срока, по наступлению которого должен выполняться заказ;
• уменьшение ресурсных расходов и времени, необходимого на изготовление продукции – этот результат также достигается благодаря оптимизации ключевых бизнес-процессов;
• получение объективной и актуальной информации о фактической производительности производственных единиц, моментальные корректировки производственных задач;
• увеличение качества обслуживания конечных потребителей и клиентов, что, в первую очередь, обуславливается своевременным исполнением заказов и поставок продукции;
• объективная оценка способности предприятия выполнить клиентские заказы, исходя из текущей мощности компании и ее обеспечения необходимыми для работы ресурсами;
• обеспечение гибкого реагирование предприятия на спрос благодаря сокращению цикла производства – в конечном итоге это помогает оптимизировать еще и складские запасы. 

Конечный результат перечисленных достижений – уменьшение себестоимости продукции. За счет этого компания может уменьшать стоимость конечного продукта, что станет серьезным плюсом в конкурентной борьбе. Это особенно важно в не самых благоприятных условиях экономики России. 

Важный плюс ERP-системы – возможность простого и малозатратного масштабирования бизнеса. Открытие нового филиала или введение в эксплуатацию дополнительного подразделения не доставит предприятию много хлопот, когда все бизнес-процессы работают понятно и слаженно. 

Интеграция информации

Когда предприятие располагает ERP-системой, в ней можно найти всю информацию по заказу. Можно легко отследить его статус и историю выполнения, начиная от получения заявки от клиента в офисе или по телефону и заканчивая отгрузкой товара и получением оплаты бухгалтерией. Благодаря тому, что все находится в одном месте, легко отслеживается и управляется, уменьшается срок выполнения заказа, снижается риск возникновения ошибок в нем. Чем крупнее компания, тем острее необходимость в этом преимуществе любой ERP-системы. 

Особую важность представляет интеграция финансовой информации. Часто бывает так, что отдел продаж предоставляет руководителю предприятия одни сведения и финансовые отчеты, бухгалтерия дает совсем другие цифры. Каждое подразделение может отражать свою картину, из-за чего сложно объективно оценить текущее положение дел. ERP-система собирает все эти сведения в одно целое и предоставляет правдивую информацию о финансовом статусе компании.

Защита информации

Помимо интеграции и контроля за информацией, ERP-система предоставляет инструменты для ее надежной защиты от несанкционированного доступа. В рамках такой технологии важные сведения хранятся в одном месте, но с использованием надежных решений RAID с регулярными бэкапами и шифрованием. Доступ к корпоративной информации возможен не только в центральном офисе, как обычно, а из любой точки мира. Это возможно, если сведения хранятся в облачном сервисе. Крупная компания может позволить себе собственный сервер, малый бизнес может пользоваться готовыми решениями от поставщиков таких услуг. Обойдется недорого и сэкономит много денег.

Минимизация запасов

ERP позволяет грамотно управлять производственным процессом, что исключает ситуацию, когда запасов на складе чрезмерно много или недостаточно для изготовления продукта. В результате компания меньше запасает материалов, а значит, меньше тратит и не рискует потерять сырье из-за истечения сроков годности. Количество готовой продукции, хранимой на складе, тоже уменьшается – она быстро распределяется между поставщиками и освобождает место под новые партии товара.

Максимальной эффективности в оптимизации запасов можно добиться путем подключения модуля SCM. Он предназначен для управления цепочками поставок и входит в состав большинства ERP.

Управление персоналом

От многочисленных программ для кадрового аудита ERP-системы отличаются взаимосвязью сведений о трудовых ресурсах с планированием остальных ресурсов бизнеса. Основные функции:

• расчет продуктивности персонала;
• учет рабочего времени и кадров;
• управление нарядами сотрудников;
• расчет заработной платы и пенсий;
• управление остальными выплатами;
• управление командировками;
• подбор, найм и оценка работников.

Когда для каждой задачи используется отдельное приложение, это неудобно, тормозит работу и требует от сотрудников изучения интерфейсов и возможностей многочисленного ПО. ERP-система объединяет в себе все необходимые функции, располагает взаимосвязью с остальными модулями. 

Управление финансами

Считается, что именно финансовые инструменты в составе любой ERP-системы являются основой. Их большое количество для удобства выбора и применения разделено на четыре категории: 

1. Бухгалтерия. Инструменты для работы с главной бухгалтерской книгой, обработки счетов к оплате и к получению – первые нужны для кредиторов, вторые для дебиторов компании.
2. Казначейство. Слежение за финансовыми потоками и их управление, отслеживание ликвидности продуктов и предприятия, инструменты для работы с кредиторами.
3. Управление. Средства для инвестиционного и рискового менеджмента. Модули из этой категории используются с целью управления основными финансами предприятия. 
4. Контроль. Учет доходов и расходов, отслеживание денежных потоков в целом и по отдельным продуктам предприятия, расчет себестоимости товаров и другие функции. 

Ряд ERP-систем имеют продвинутые финансовые блоки и модули, интегрированные с показателями эффективности KPI. 

Привлечение инвестиций

Бизнес, в котором налажена ERP-система, становится более прозрачным и понятным для инвесторов, что, в свою очередь, увеличивает его инвестиционную привлекательность. Особенно важно это в российских условиях, учитывая, что многие компании имеют очень небольшие шансы на получение инвестиций, тем более зарубежных. Если планируется привлекать иностранный капитал, лучше отдать предпочтение разработанной за рубежом ERP-системе. Причина проста – иностранные инвесторы, консультанты и аналитики привыкли работать именно с таким софтом. 

Когда это необходимо?

Есть несколько явных признаков, которые указывают на необходимость внедрения ERP-системы:

• сотрудники компании тратят неоправданно много времени на монотонные задачи;
• сложный доступ к корпоративной информации, не позволяющий быстро получать ее;
• серьезные проблемы с быстрым принятием правильных управленческих решений;
• персонал использует много разных программ, не взаимодействующих друг с другом;
• не обеспечен контроль за деятельностью работников, отделов и подразделений;
• нет достоверной информации о товарообороте, складских запасах, финансах и кадрах.

Первые претенденты на внедрение ERP-системы – предприятия крупного бизнеса, работа которых основывается на большом количестве процессов, отделов, подразделений и филиалов, в том числе расположенных в разных городах и даже странах. Такие компании располагают большим объемом различных ресурсов, стратегическое планирование которых без ERP-системы попросту нереально.

Стоит ли внедрять программное обеспечение ERP на небольшом или среднем предприятии? Здесь все не так однозначно. Бездумное подключение такого функционала может, напротив, стать серьезным тормозом развития. Малым предприятиям с небольшим товарным ассортиментом лучше сосредоточить финансы на расширении, и только потом задумываться об автоматизации. 

ERP или CRM?

В большинстве случаев не стоит выбирать что-то из двух, а лучше внедрять и CRM, и ERP системы. Они не исключают, а дополняют друг друга. Если CRM отвечает за сбыт, то ERP отводится задача контроля логистики, производства и кадровой составляющей. Доступно два способа реализации:

1. Отдельные решения. Обе технологии представлены отдельным программным обеспечением, между которым настраивается взаимосвязь. Обычно такой путь выбирают предприятия, где налажена ERP-система, но есть проблема в работе с клиентами. Важно нанять системного администратора с опытом, который займется настройкой и сервисом.
2. Решение «два в одном». В этом случае CRM подключается к ERP-системе в виде модуля. Такое решение подходит небольшим компаниям, которые не могут позволить себе покупку двух полноценных программ и найм опытного системного администратора. Функционал объединенного ПО не такой широкий, как в первом случае, но все же еще достаточный. Также на рынке есть CRM-системы, к которым можно подключить модуль с ERP-функциями.

И CRM, и ERP системы нацелены на автоматизацию и бизнес-процессов. Разница только в том, какие конкретно процессы этому подлежат. Простыми словами, ERP направлена внутрь и отвечает за оптимизацию производства и склада, тогда как CRM ориентирована на работу с клиентами.

Заключение

Если в вашей компании еще не внедрена ERP-система, но есть признаки, указывающие на такую необходимость, не откладывайте. Проблемы будут только накапливаться, и с ростом размеров бизнеса решать их станет только сложнее. К тому же конкуренты не отстают и рано или поздно начнут работать с технологиями ERP и CRM, и в таком случае оторваться от них будет невозможно.