Зачем нужен руководитель в отделе продаж

Руководитель отдела продаж – это работник с очень широким функционалом. Его глобальная задача заключается в том, чтобы приносить компании регулярную прибыль за счет стабильного потока сделок. Однако есть и второе направление его работы – организация процесса деятельности всех менеджеров по продажам. 

На рынке во всех сферах есть компании, которые работают и без РОПа. Как правило, это фирмы с небольшим штатом сотрудников, где за продажи отвечает только один человек. В этом случае РОП не требуется: единственный менеджер по продажам может сам организовать свою работу, а затем отчитаться собственнику бизнеса. 

Как только компания расширяется и в отделе продаж появляется как минимум 2–3 менеджера, возникает необходимость в руководителе, который смог бы контролировать продавцов. При дистанционных продажах необходимость ощущается более остро, ведь менеджеры работают удаленно и могут находится в любом регионе страны. 

Функции руководителя отдела продаж на удаленной работе

Все функции РОПа можно разделить по нескольким направлениям. Главное из них – продажи. Сейчас, в кризис руководитель отдела продаж может выполнять еще и такие функции:

• привлекать новых клиентов, чтобы поддерживать продажи на докризисном уровне. Он знает, какие каналы продвижения существуют, какие из них можно использовать для поиска целевых клиентов;
• изучать рынок и информировать руководство компании об изменениях. Действительно, с наступлением кризиса изменения коснулись и потребностей клиентов, и презентации товара, и отстройки от конкурентов. Если раньше генеральный директор мог сам провести анализ рынка и поставить перед менеджерами четкую задачу, то сейчас анализ приходится делать с нуля. И для этого стоит выделить отдельного специалиста – РОПа;
• разрабатывать план продаж и ставить задачи перед подчиненными. Так как потребности и процесс покупки у клиентов изменились, отделу продаж нужен новый план действий. Руководитель отдела разрабатывает схему продаж, подбирает новые техники и методы воздействия на потенциальных покупателей;
• анализировать обратную связь от клиентов. Изучив отзывы потребителей, можно почерпнуть интересные идеи для повышения продаж.

Контроль менеджеров

Важная часть организации продаж – регулярный контроль за текущими успехами. Так как РОП ставит перед целым отделом планы, он же может контролировать работников. В зависимости от глобальных целей компании руководитель отдела выбирает ключевые показатели, по которым можно проверить эффективность работы.

Он контролирует результаты продаж с помощью отчетности. Пока менеджеры работают дистанционно, их сложнее контролировать, ведь они предоставлены сами себе. Руководитель отдела берет на себя эту работу, требует от подчиненных отчетность и сверяет их прогресс с поставленным планом.

Затем на основании сводных отчетов и дашбордов осуществляется поощрение и наказание менеджеров. Если в компании используется оплата труда по KPI, руководитель будет рассчитывать гонорар каждого продавца и начислять ему премии за выполнение планов;

Мотивация персонала

Но главное преимущество, которое получает компания с РОПом в период удаленки – постоянный контроль за менеджерами. Доказано, что при дистанционной работе сотрудники быстрее теряют мотивацию и командный дух. Важная задача РОПа – обеспечивать постоянное взаимодействие работников с руководством. На удаленной работе РОП:

• два или три раза в день проводит с каждым продавцом небольшое совещание, чтобы узнать о текущих успехах;
• собирает всех менеджеров на короткие пятиминутные брифинги в начале рабочего дня;
• управляет общением в общем чате отдела продаж в мессенджерах, запрашивает мини-отчеты.

Контроль бизнес-процессов

Руководитель отдела продаж необходим, если у генерального директора уже не хватает времени на самостоятельный контроль бизнес-процессов. На удаленной работе РОП берет на себя контроль не только за числом клиентов и чеков, но и за качеством обслуживания покупателей:

• контролирует своевременную доставку товара клиентам;
• контролирует своевременное поступление оплат от клиентов;
• проверяет заключаемые договоры.

Особенность удаленной работы заключается в том, что никто кроме самого менеджера не знает, как протекает общение с клиентом. Продавцы используют телефон или мессенджеры для бесед с покупателями. Чтобы проверить, действительно ли менеджеры применяют техники продаж, руководство компании может организовать удаленный отдел по контролю качества или использовать руководителя отдела продаж. 

РОП может использовать IP-телефонию для прослушки звонков и проверки переписок. Проверять, как общается менеджер и сверять его диалоги с листом развития. Благодаря этой работе РОПа генеральный директор компании сможет быть уверен, что менеджеры соблюдают регламент общения и делают все необходимое для продажи.

Обучение персонала

Часть административных функций собственник бизнеса может взять на себя или делегировать простым менеджерам. Но есть функция, с которой справится только специально выделенный для этого человек – РОП. У квалифицированного руководителя отдела есть навык обучения персонала. Даже успешный продавец не всегда может объяснить другим работникам, как правильно применять техники продаж и работать с возражениями.

Руководитель отдела на основании листов развития определяет слабые места большинства менеджеров. Затем занимается организацией дистанционного обучения – формирует программу и подбирает площадку для вебинара. Грамотно составленное обучение подразумевает не только теорию, но и практическую отработку навыков: РОП предлагает новые скрипты продаж, вместе с подчиненными отрабатывает сложные возражения.

Обязанность РОПа – обучение не только действующих, но и новых работников. Во время кризиса не стоит удерживать слабых продавцов, вместо них можно нанимать более толковых и перспективных. Искать их на рынке труда будет руководитель отдела. Сначала ему предстоит провести собеседования и на конкурсной основе выявить нескольких подходящих кандидатов на должность. Затем организовать стажировку. Руководитель отдела должен владеть навыком проведения мини-тренингов, конкурсов, чтобы понять, справится ли стажер с работой в компании.

Поиск РОПа для удаленного отдела продаж

Если компания расширяется или переводит менеджеров на удаленку, но РОПа до сих пор нет, сейчас необходимо его нанять. Чтобы сотрудник оправдал возложенные на него ожидания, у него должны быть:

• обширные знания в той сфере, где работает компания. Руководитель обязан разбираться в товарах компании не хуже рядового менеджера, знать преимущества и технические характеристики продуктов;
• навык организатора – умение распределять и контролировать ресурсы;
• навык самоорганизации – умение ставить перед собой личные и профессиональные цели, распределять рабочее время, концентрировать внимание на важных моментах и выполнять сразу несколько задач;
• навык коммуникации – умение донести до других информацию, выступать перед подчиненными с подготовленной речью и спонтанно;
• навык обучения – хороший РОП не просто обучает персонал по поставленному плану, но и ищет в каждом работнике сильные и слабые стороны. Он создает в коллективе такую атмосферу, в которой работникам хочется проявлять инициативу;
• навык делегирования – умение распределять часть задач между подчиненными;
• навык укрепления внешних связей с разными контрагентами, от покупателей до партнеров и поставщиков;
• умение разрешать конфликтные ситуации, которые возникают как в среде менеджеров по продажам, так и во время общения с клиентами.

Чтобы найти подходящего РОПа в удаленный отдел продаж, можно использовать несколько методов. Самый бюджетный, но наиболее затратный по времени – вырастить толкового специалиста из менеджера по продажам. Однако при этом подходе есть нюанс: не всегда лучший продавец с высокими показателями может стать организатором процесса и тренером. Необходимо подбирать такого сотрудника, в котором сочетается целеустремленность и умение брать ответственность за других.

Второй способ найти РОПа – переманить у конкурентов. Для этого необходимо выбрать подходящего сотрудника из другой компании и предложить ему более выгодные условия работы. Важно учесть такие нюансы:

• лучше выбирать среди прямых конкурентов, то есть тех организаций, которые торгуют аналогичными товарами;
• проще переманить специалиста из мелкой фирмы. Если РОП уже засиделся в небольшой компании, хочет профессионального роста, он с большей охотой поменяет место работы.

Если компания будет искать РОПа через кадровые агентства, сайты по поиску работы, то необходимо провести собеседование. Чтобы понять, подходит ли кандидат, еще на стадии собеседования нужно выяснить:

• обязанности, распорядок дня на прошлом месте работы;
• пройденные курсы, тренинги;
• личные достижения в качестве продавца;
• достижение целей на прошлом месте работы.

Только если ответы кандидата устроят, можно брать его на стажировку и оформлять в компании. Несмотря на то что процесс подбора руководителя отдела продаж сложен и долог, не стоит пренебрегать этой должностью. Наличие руководителя в отделе значительно ускоряет достижение глобальных целей компании.