Зачем нужен РОП

Основная задача руководителя отдела продаж – обеспечивать компании постоянную прибыль благодаря непрерывному потоку сделок.

Иногда работают без этого специалиста (вне зависимости от сферы). Но тогда штат обычно небольшой, за продажи отвечает лишь один человек. В таком случае без РОПа действительно можно обойтись: менеджер самостоятельно организовывает работу, а затем отчитывается владельцу.

Когда компания увеличивается, а количество менеджеров достигает 2–3 человека, без руководителя не обойтись.

Как особенности компании влияют на функции РОПа

Обязанности РОПа зависят от конкретной компании и состояния отдела. Одно дело – выстроить систему полностью. Другое – реорганизовать подразделение. Совсем иной подход требуется, если надо заменить сотрудника в уже работающей системе.

Ориентируются на стратегические цели компании. Если система еще не выстроена, важнее РОП-архитектор и строитель продаж. Отдел уже действует? Потребуется РОП-управляющий. Для перестройки системы нужнее РОП-управленец.

Перечисленные функции сложно совмещать, ведь у каждого сотрудника – свои сильные стороны. Один эффективно создает систему продаж, другой – отлично управляет уже работающим отделом. Ошибка – поиск РОПа-управленца, но ожидание подхода как от РОПа-архитектора.

Именно поэтому сначала нужно сформировать цели компании, а затем искать специалиста, ориентированного на достижение выбранных целей (с учетом ресурсов компании).

Основные обязанности руководителя отдела продаж 

Чтобы РОП эффективно управлял сотрудниками, его обязанности должны быть строго определены и понятны. Задача начальника – быть наставником, анализировать качество работы, контролировать менеджеров и помогать им. РОП подчиняется генеральному или коммерческому директору, иногда – собственнику бизнеса.

Часто на должность назначают бывшего менеджера. Но звание «лучшего продавца» – не гарантия, что работа РОПа окажется безупречна. Ведь руководитель – скорее, управленец, администратор, а не «главный продажник».

Обычно обязанности РОПа можно объединить в основные четыре блока:

  • планирование продаж;
  • организация работы сотрудников;
  • мотивация менеджеров;
  • контроль результатов.

Соответственно, важно, чтобы РОП умел управлять задачами и руководить людьми. Среди требуемых качеств – амбициозность, лидерство, лояльность компании. Это важнее, чем личные показатели по плану продаж.

Составление плана продаж

Примерно лишь в 30 % вакансий упоминается о том, что РОП отвечает за выполнение финансового плана. Но именно закрытие плана по выручке – основная цель специалиста.

Каждый сотрудник составляет собственный прогноз, затем данные объединяют – так получается «внутренний» план. Он ориентирован на рыночный спрос.

Затем предполагаемые показатели сравнивают с планом, который продумал руководитель. В основе – фактическая себестоимость, итоги минувшего месяца с некоторой корректировкой в сторону прироста, плановая прибыль.

В итоге получается два разных документа, которые руководитель сравнивает. Учитывая разницу, он корректирует деятельность сотрудников и нацеливает их на результат.

Задачи распределяются между менеджерами с учетом их функционала. Чтобы повысить вероятность достижения цели, распределяют не 100 % задач, а 120 %. РОП продумывает количество действий по бизнес-процессу, которые его подчиненные обязаны ежедневно совершать (звонки, встречи, презентации).

Организация работы отдела

Продумывание рабочего процесса – одна из основных задач РОПа. Это позволяет сотрудникам осознавать значимость их действий.

Выделяют четыре ключевых действия менеджеров: звонки, письма, встречи, отчеты в CRM. CRM-система позволяет сделать продажи управляемыми и выполнять следующие действия:

  1. Постановка задач на конкретную дату. Должен быть указан список клиентов, с которыми менеджер взаимодействует в конкретный день.
  2. Прогнозы для РОПа. Подразумеваются данные о вероятных выплатах за конкретный период. Система должна суммировать числа и показывать предполагаемый результат.
  3. План рабочего дня. В итоге становится ясно, как работает подразделение (кто и когда принимает входящие звонки, встречается с клиентами, делает исходящие звонки).

Среди задач руководителя – разработка регламентов, налаживание внутренней связи отдела, выбор инструментов для роста объема продаж. РОП подбирает необходимое количество и соотношение менеджеров (учитывая стадии развития продаж):

  • специалистов, которые занимаются поиском клиентов;
  • тех, кто подводит клиентов к первым продажам;
  • аккаунт-менеджеров (тех, кто работает с постоянными клиентами).

Определив количество менеджеров, РОП определяет технические средства и маркетинговые материалы. Еще одна задача начальника – повышать уровень квалификации сотрудников. 

Контроль результатов 

Даже при хорошей мотивации сотрудников необходим контроль работы сотрудников. Некоторые РОПы оценивают лишь окончательный результат за месяц.

Но фокусироваться нужно, как минимум, еще на двух показателях:

  • активность в продажах;
  • качество работы.

Если эти показатели низкие, то и результат отдела будет соответствующим. Ведь планы продаж ставят в большинстве компаний. Но часто в конце результат достигается лишь на 50–70 %. 

Обычно используются такие методы контроля:

  • собрания (ежедневные, еженедельные, ежемесячные) – озвучиваются основные вопросы, разрешаются проблемы, обсуждаются достижения и результаты;
  • контроль благодаря CRM: в систему заносят данные по клиентам, меняется состояние лида;
  • отчеты менеджеров: ежедневные отчеты, согласно задачам и активности;
  • записи бесед с клиентами: дают возможность оценить качество консультаций общения;
  • доска результатов – поступление финансовых средств и общая активность;
  • карта дня: позволяет проанализировать непрофильные дела, которые незаметны на первый взгляд.

РОП не всегда способен полностью охватить контроль всех результатов. Например, если в штате три сотрудника, каждый из которых делает по 10 звонков в день (по три минуты), то за пятидневную неделю получается 450 минут. Нужно потратить почти весь день, чтобы полностью прослушать беседы. Поэтому руководитель прослушивает звонки выборочно. Нередко дополнительно запускают работу отдела контроля качества. 

Руководителю отдела продаж рекомендуется обращать внимание на точки контроля, которые относятся к активности отдела и качеству работы.

Оцениваются и контролируются следующие моменты:

  1. Показатели активности. Это цифры по потенциальным клиентам в базе, контактам, конверсии, переходам от одной стадии к другой, по звонкам, встречам и счетам.
  2. Документы. Речь о должностных инструкциях, трудовых договорах, системах мотивации. Благодаря документам должно быть четкое понимание, что ожидают от сотрудников: планы, поощрения, бонусы.
  3. Общение с клиентами. Должны быть скрипты для звонков, четкие правила написания писем, коммерческих предложений, договоров.
  4. Соблюдение стандартов продаж. 

Мотивация сотрудников и обучение

Лишь четверть работодателей указывают, что одна из основных задач РОПа – мотивация, обучение и развитие сотрудников. Остальные обходят этот вопрос стороной.

Мотивировать нужно не только всю команду, но и сотрудников в отдельности. Согласно исследованиям, если этот момент не учитывать, менеджеры не только будут средне продавать, но и тянуть вниз остальных.

Материальную мотивацию продумывают вместе с владельцем компании или финансовым отделом. Планируя нематериальные поощрения, РОП учитывает качества продавцов, мотивы выполнять работу. Систему разрабатывают вместе с тем специалистом компании, который хорошо понимает психологические особенности сотрудников. В небольших компаниях – собственник, в остальных – специалисты из отдела развития персонала.

Среди вероятных вознаграждений:

  • материальная премия (премия за показатели за определенный период, бонусы по KPI);
  • нематериальное вознаграждение (выездной корпоратив, звание лучшего сотрудника, грамоты).

Мотивировать персонал особенно важно при дистанционной работе, ведь командный дух и желание работать из-за этого снижается. Задача РОПа – обеспечивать связь сотрудников с руководством.

При дистанционной работе РОП:

  • связывается с каждым продавцом два или три раза в день, чтобы узнать об успехах.
  • организовывает брифинги в начале дня для всей команды.
  • ведет общий чат с продавцами, запрашивает мини-отчеты.

Также важно обучение сотрудников. Это не только первичное знакомство с информацией для новичков, но и взаимодействие в процессе. Нужно улучшить определенные показатели? Проводится обучение, согласно слабым зонам. Если требуется помощь, акцент делается на шаги в определенной ситуации. При внедрении нового инструмента организовывается стратегическое обучение.

Ошибки при определении функций РОПа

Нередко, продумывая обязанности РОПа, сначала просматривают описание аналогичных вакансий. К перечню требований добавляют несколько дополнительных. Подобный подход – ошибка, ведь он не только отсеивает хороших кандидатов, но и ведет к разочарованию результатами.

Другие ошибки при прописывании обязанностей РОПа:

  1. Способы достижения цели иногда выдают за саму цель. К примеру, обязанностью РОПа указывают «участие в конференциях и круглых столах». Но важнее задача – например, увеличение притока клиентов. Возможно, другие способы окажутся эффективнее.
  2. Специалиста загружают работой, отвлекающей от основной цели. К примеру, добавляют работу с поставщиками, документацией и прочее.
  3. Мотивация РОПа построена с учетом личных продаж. Если доход зависит от этого, специалист будет взаимодействовать с клиентами, отодвигая в сторону отчеты и графики. Поэтому вознаграждение должно зависеть от результатов отдела. У сотрудника может находиться время продавать лично, если в отделе – от 2 до 4 человек. Если больше, добавлять личные продажи не нужно. Приоритет – организация труда менеджеров.

Если обязанности распределены верно, финансовые результаты могут быть в 2–3 раза выше, чем если от РОПа требуют выполнение списка «ненужных» функций.

✓ Номер введен верно