Зачем и как автоматизировать управленческий учет

Рано или поздно развивающиеся компании приходят к необходимости автоматизировать управленческий учет. Большое количество данных, их беспорядочное хранение в базе предприятия значительно усложняют поиск необходимых сведений и последующую работу с ними. Облегчить работу с объемной информацией помогает автоматизация управленческого учета.

Что такое управленческий учет

Под управленческим учетом понимается система сбора данных о деятельности компании и передача этих сведений руководителю. Такой процесс важен для каждой компании, поскольку он существенно облегчает принятие решений собственником и помогает ему контролировать работу подчиненных.

Управленческий учет внедряется на каждое предприятие при достижении им определенных масштабов. К примеру, есть небольшая фирма с самим собственником, бухгалтером и несколькими продавцами. Руководитель занимается решением практически всех задач, кроме бухгалтерии и общения с покупателями. На него возложена обязанность по расчету себестоимости товаров и установки цены на них, по заказу продукции у поставщиков.

Однако у учредителя не хватит времени, чтобы рассмотреть все нюансы деятельности фирмы, из-за чего часть важных рабочих моментов просто ускользает от его внимания. Это может касаться товаров, которые он заказывает у поставщиков, не зная, сколько единиц осталось на складе. Или спроса на продукцию, которая чаще всего приобретается потребителями, их среднего чека или количества единиц в заказе. В результате этого заказ на новую поставку формируется наугад. Рано или поздно фирма начнет терять клиентов, поскольку те не нашли требуемый товар и ушли недовольными к конкурентам.

Несмотря на неверную организованность, компании удалось вырасти и достичь следующих масштабов:

1. Со значительным количеством ежедневных заказов, что достигнуто благодаря навыкам продавцов.
2. С отделом закупок, который контролирует остатки товарных единиц на складе.
3. С бухгалтерами в отдельных торговых точках, которые контролируют кассу, рассчитывают зарплату сотрудникам.
4. С филиалами в других регионах.

С ростом компании ее руководитель не может самостоятельно курировать и контролировать все бизнес-процессы. В связи с высокой нагрузкой он вынужден делегировать ряд обязанностей топ-менеджерам, возглавляющим отдельные подразделения. Ежемесячно собственник получает от них отчеты в простых таблицах Excel. При необходимости коммуникации подразделения связываются посредством электронной почты.

При подобной модели компания функционирует, но ее владелец не до конца понимает, насколько эффективно и хорошо. Отчетность, в том числе и бухгалтерская, не показывает наглядно:

• уровень маржинальности продуктов;
• расположение точки безубыточности;
• необходимый товарооборот для покрытия расходов;
• самые выгодные для продажи товары с точки зрения маржи;
• нужное количество проданных товаров для выполнения плана по прибыли;
• лучшие или худшие товары торговой точки;
• выгодный рынок сбыта: оптовые продажи, онлайн-торговля, розничные магазины;
• необходимость корректировки политики закупки;
• размер косвенных затрат на единицу товара в регионах;
• точки, требующие закрытия из-за своей нерентабельности и убыточности;
• ключевые показатели для планирования бюджета на будущий год.

Для получения всех этих данных необходим управленческий учет. При его внедрении в деятельность компании все ее бизнес-процессы объединены в единую систему. Благодаря этому работа предприятия становится полностью прозрачной и понятной. Топ-менеджеры и сам собственник получают доступ ко всем показателям и сведениям бизнеса одним нажатием кнопки.

Основные задачи управленческого учета

Управленческий учет нужен бизнесу не только по причине создания единой системы со всеми показателями деятельности предприятия. Его внедрение в рабочий процесс компании помогает в решении и других задач. Основными из них являются:

Отражение реальной стоимости

Для внесения в отчетность реальной стоимости товаров и услуг не нужно скрывать доходы или проворачивать хитроумные махинации. При внедрении управленческого учета достаточно внести в документацию цены, указанные в накладных. Многие компании проводят сделки на особых условиях, из-за которых указанная в договорах цена может не отражать реальных доходов и расходов. Из-за этого оценка финансовой эффективности предприятия становится невозможной. Управленческий учет позволяет исправить эту ситуацию и работать с реальной стоимостью реализуемой продукции.

Определение себестоимости

Если бы для российского рынка была характерна стабильность цен и практически полное отсутствие инфляции, собственники компании бы не сталкивались с такой проблемой, как определение себестоимости. Однако при данных рыночных условиях вопрос расчета себестоимости является острым практически для всех предпринимателей.

Особенно сильно проблема касается компаний, у которых строго регламентированный бухгалтерский учет и нет доступа к списаниям по методу LIFO. Управленческий же учет не имеет таких ограничений и позволяет проводить разные расчеты. К примеру:

1. FIFO можно использовать при снижении биржевых цен.
2. LIFO применяется на стадии подъема стоимости.
3. Списание по средневзвешенной цене задействуют в моменты, когда рынок относительно спокоен.

Такой подход способствует точному вычислению стоимости продукции, определению эффективности и неэффективности управления финансами, четкому пониманию текущего состояния склада.

Распределение расходов

Довольно часто предприниматели сталкиваются с проблемой распределения коммерческих, административных и относящихся к себестоимости расходов. При использовании отчетов о прибыли и убытках распределение затрат не всегда очевидно, поскольку эти документы показывают достаточно искаженную картинку текущих дел. В это же время система управленческого учета позволяет оценить распределение расходов в соответствии с их смыслом со стороны экономики.

Отражение задолженностей

Еще одним минусом бухгалтерских отчетов является тот факт, что в некоторых случаях в них невозможно показать размеры кредиторских и дебиторских задолженностей. К примеру, на счету компании может месяцами присутствовать дебиторская или кредиторская задолженность, которую планируется возместить путем оказания услуг или предложения специальных условий сотрудничества. Однако, поскольку путь возврата задолженности не отражается в бухгалтерской отчетности, имеющаяся задолженность сильно искажает реальное состояние баланса и присутствие на нём собственных и заемных средств.

При правильном подходе в бухгалтерском отчете можно отразить подобные случаи, однако результат будет достаточно запутанным. В свою очередь, управленческий учет позволяет отразить в документации и дебиторские, и кредиторские задолженности, предоставить вполне понятную и реальную картину текущего финансового положения предприятия.

В случае с бухгалтерской отчетностью искажение данных может происходить месяцами, из-за чего будущая оценка финансовой эффективности компании по имеющимся отчетам будет неинформативной. Именно управленческий учет способен объединить в себе все необходимые сведения и предоставить верную картину текущего состояния предприятия.

Внедрение управленческого учета

Внедрение системы управленческого учета в деятельность предприятия осуществляется поэтапно. Всего собственнику компании нужно пройти два обязательных шага:

Шаг № 1

Этот этап подготовительный, на котором собирают данные и оценивают информацию о предприятии для дальнейшего построения и внедрения системы управленческого учета. Первостепенной задачей собственника является четкое понимание того, какие цели и задачи управленческого учета необходимы и значимы для компании. Кроме того, важно понять, какие именно проблемы будут решаться посредством внедрения новой системы и каких результатов нужно достичь.

Далее изучают пути и методы сбора сведений. Рассматриваются все отчеты, по которым руководитель проводил оценку эффективности ранее, до внедрения системы управленческого учета.

Изучению подлежит и структура бизнеса. Особого внимания собственника заслуживают следующие моменты:

1. Вид имеющихся бизнес-процессов в компании.
2. Типы центров финансовой ответственности.
3. Взаимосвязь между отдельными функциональными подразделениями.
4. Профессиональные обязанности каждого отдела.

Изучаются и имеющиеся в распоряжении предприятия ресурсы. В частности, собственнику компании важно определить, есть ли в штате его персонала компетентные работники, имеет ли фирма возможность организовать программу развития и обучения сотрудников, все ли необходимые средства коммуникации внедрены, используют ли руководители подходящие системы для формирования отчетов.

В сфере бизнеса используются разные системы для ведения управленческого учета. Предварительное изучение возможностей своей компании позволит ее собственнику выбрать наиболее оптимальный метод.

Завершающим шагом этого этапа является сравнение текущих управленческих способов с теми, которые предпочтительны для предприятия, по мнению его руководителя. Такой сравнительный анализ позволяет выявить слабые и недоработанные места в действующей системе и бизнес-процессах и понять, как долго придется двигаться в сторону намеченной цели.

Шаг № 2

Все планируемые изменения документируются. Для лучшего понимания и будущей работы системы управленческого учета составляют четкий свод правил. В него вносят данные о том:

1. В какие сроки сотрудники должны предоставлять отчеты.
2. Какой объем информации будет подаваться в документах.
3. Какие сведения стоит отслеживать в первую очередь.
4. Какой сотрудник будет ответственным за учет управленческой деятельности в каждом из отделов.

Отдельно назначают сотрудника, который будет нести ответственность за функционирование и саму систему управленческого учета. Это позволит собственнику предприятия направить собственные силы на решение глобальных задач и не отвлекаться на вопросы, связанные с системой управленческого учета.

Заключительным этапом является непосредственное внедрение системы управленческого учета в деятельность компании. Собственнику стоит разработать график, выделить бюджет и начать раздавать распоряжения. Далее останется же только контролировать выполнение процессов и вносить корректировки по мере необходимости.

Автоматизация управленческого учета

В течение последних нескольких лет многие компании автоматизируют управленческий учет. Однако перед тем, как внедрять программное обеспечение для автоматизации, важно оценить необходимость этого нововведения. Само внедрение управленческого учета требует достаточно больших расходов. Программы автоматизации только увеличат обязательные издержки предприятия, к примеру придется выделить бюджет на обучение сотрудников, которые будут пользоваться новой автоматизированной системой управленческого учета.

Небольшим фирмам со штатом из 50 человек автоматизированная система управленческого учета не обязательна. Внедрение программного обеспечения необходимо большим компаниям, в которых невозможно контролировать все аспекты деятельности из-за больших масштабов предприятия и его товарооборота.

При выборе системы автоматизации управленческого учета стоит обратить внимание на то ПО, которое уже успешно используется другими компаниями отрасли. Это не обязательное условие, но именно оно помогает избежать лишних издержек и доработок при внедрении автоматизированного управленческого учета, особенно со специфическими процессами.

Кроме этого, стоит учесть также и тот факт, что объем информации, который будет храниться в базе выбранной системы, будет постоянно увеличиваться. В среднем каждые полгода происходит увеличение объема информации. Поэтому этот параметр также важно учесть при выборе системы для автоматизации управленческого учета еще на этапе ее выбора.

Как происходит автоматизация управленческого учета

Работа по автоматизации управленческого учета начинается с использования таблиц Excel. В ней прописываются все бизнес-процессы, реализуемые в компании, источник происхождения и типы показателей для оценки эффективности деятельности, их формирование, способы сбора и обработки сведений с точки зрения менеджмента.

Работа с таблицами Excel подразумевает прохождение следующих шагов:

1. Описание текущей модели управленческого учета.
2. Указание показателей, которые необходимы для более эффективного управления.
3. Добавление списка отчетов и таблиц, которые помогут лучше оценивать деятельность.
4. Указание сроков и периодичности, за которые сотрудники будут собирать, формировать и предоставлять руководству перечисленные отчеты и таблицы.

На основе этих данных создается новая, более подходящая и оптимизированная, система управленческого учета в Excel. После ее подготовки переходят к специализированным программам, которые помогут автоматизировать УУ.

Грамотная проработка этого этапа, продумывание всех необходимых отчетов и показателей в Excel далее помогут эксперту установить и настроить выбранное программное обеспечение. А адаптировать его под специфику конкретной компании придется, поскольку не существует базовых систем, универсальных для всех фирм. Любое ПО нужно настраивать и адаптировать под особенности и потребности конкретного бизнеса.

Основные отчеты

В основе любого метода управления предприятием лежит отчетность. Ключевыми отчетами компаний являются:

1. Управленческий баланс – он показывает стоимость компании после выплаты всех обязательных платежей. Иначе говоря, он отражает собственный капитал предприятия.
2. Отчеты о прибыли и убытках – он показывает увеличение и уменьшение капитала фирмы. Мнение, что именно этот отчет отображает количество денег компании, ошибочное.
3. Отчет о движении денег – он показывает чистый денежный поток. В этом отчете отображается поступление и расход средств, а также разница между их объемами.

Отсутствие хотя бы одного из этих ключевых отчетов является показателем того, что у компании вообще нет управленческого учета.

Учет средств

На этот блок управленческого учета отводят три листа таблицы Excel. Первый – «Справочник», в котором указывается название компании. Под ним создается два столбца, в которых указывают следующие данные:

1. 1 столбец – все «кошельки» фирмы. Сюда вписывают кассу, банковские карты, расчетные счета и другие платежные реквизиты, которые используются в работе компании.
2. 2 столбец – статьи движения средств.

Во втором столбце будет присутствовать два блока, поскольку движение денег подразумевает их поступление и отток. В каждом из них указывают следующие сведения:

Поступления	Оттоки
Вложения учредителей	Оплата аренды помещений
Внутренние переводы	Бонусы и премии за проекты
Полученные займы и кредиты	Внутренние переводы
Поступления на оплату сырья (материалов)	Оплата услуг по вывозу мусора
Начисления за выполненные услуги	Выдача зарплаты
Прочие поступления	Оплата коммунальных услуг, Интернета, связи
	Покупка канцелярии для офиса
	Оплата заказов в типографии
	Коммерческие траты
	Производственные и представительские расходы
	Бюджет на обучение и развитие персонала
	Налоговые и страховые взносы
	Прочие издержки

Далее анализируют все доходы и издержки, классифицируют их по отдельным статьям.

Второй лист Excel – «Учет финансовых операций». На нём размещается отдельная сводная таблица с остатками по кошелькам. Другими словами, в столбец выписывают текущий баланс на:

• расчетном счете;
• кассе;
• карте и других.

Рядом размещают вторую таблицу, в которой будут отображены операции по каждому кошельку. Эти данные копируются в первую таблицу. В результате получается сводная таблица, в которой отображен общий результат: остаток + приход + расход + общий итог.

Вторая таблица отображает подробный учет финансовых транзакций – движение денег компании, по которым и формирует отчет ОДДС. В этой таблице присутствует:

1. Строка «Остаток денег на текущую дату».
2. Столбец «Дата».
3. Столбец «От кого/кому».
4. Столбец с названием платежа.
5. Столбцы с приходом и расходом.
6. Столбец «Кошельки».
7. Столбец «Заказчики».
8. Столбец «ОДДС».

Третий лист – «ОДДС». На нём присутствует отдельная таблица периодов с указанием начала и конца каждого месяца. Следом за ней идет таблица ДДС. Ее первый столбец включает финансовые операции с листов 1 и 2, связанные с поступлениями и расходами. Второй столбец отображает итоги каждой транзакции. К примеру, в него можно вносить все денежные поступления от заказчиков. 3, 4, 5 и последующие столбцы отображают месяцы.

Казначейство

Для минимизации времени рассмотрения и принятия решений по заявкам на выдачу денег можно внедрить в управленческий учет систему согласования. При ее использовании каждый сотрудник, которому нужен капитал, подает заявку в электронном виде. Этот запрос попадает в ОДДС. При автоматизации управленческого учета можно расширить возможности каждой заявки и прикреплять к ней файлы поставщиков, комментарии, определение конкретной статьи расходов. Такое решение, совместно с платежным календарем, позволит более эффективно управлять капиталом компании.

На этом этапе внедрения системы автоматизации управленческого учета важно сосредоточить свое внимание на контроле издержек. Другими словами, отслеживать и контролировать отсутствие кассовых разрывов. Риски такого явления отслеживает генеральный директор. При увеличении его должностных обязанностей задача по отслеживанию и контролю кассовых разрывов делегируется финансовому директору или менеджеру. Для упрощения этого процесса внедряют систему планирования и прогнозирования капитала.

Однако именно автоматизированная система управления заявками является первым шагом к контролю издержек предприятия. Изначально именно она помогает научиться прогнозированию расходов на неделю, месяц и далее – на более долгосрочную перспективу.

Платежный календарь

Внедрение платежного календаря помогает видеть общую картину того, сколько денег получает и сколько расходует предприятие. На первых этапах развития компании сложно прогнозировать доходы, поскольку собственник еще не знает, какой товарооборот и сколько продаж будет.

К примеру, по итогу периода на счету или в кассе компании имеется остаток денежных средств в размере 300 тыс. рублей. Видя присутствие свободных денег на счету, гендиректор решает вложить капитал в развитие одного из подразделений компании или другие нужды. При наличии автоматизированной системы управленческого учета ему будет показана не только оставшаяся сумма на счету, но и список неисполненных заявок, поступивших в систему. Такая картина позволяет лучше осознавать и понимать плановые расходы и грамотнее распоряжаться бюджетом.

Важность и выгода автоматизации управленческого учета

Одним из ключевых преимуществ автоматизации управленческого учета является возможность определения любых недоработок и проблем в процессе УУ. Несоответствия в данных, срывы установленных сроков, ошибки, допущенные при оформлении и документации сведений, – всё практически сразу появляется в системе, что позволяет оперативно реагировать и исправлять их.

Кроме этого, именно автоматизация позволяет в несколько раз быстрее находить требуемую информацию и повышает достоверность изучаемых сведений. В небольших фирмах существенного снижения скорости поиска не будет, но крупные компании значительно ощутят сокращение времени на получение требуемых данных. В среднем автоматизация системы управленческого учета позволяет сократить время поиска в 3–4 раза.

Косвенное влияние эта минимизация времени оказывает на производительность ответственных сотрудников низшего звена. Сокращение времени, направляемого на поиск данных, позволит быстрее подготавливать отчетность. Освободившееся время сотрудник сможет направить на выполнение своих непосредственных должностных обязанностей.

Заключение

Автоматизированный управленческий учет является оперативной системой, которой делегируются обязанности по обнаружению, измерению, сбору, обобщению и интерпретации сведений. Подготовленная ПО информация упрощает и повышает эффективность принимаемых управленческих решений. В результате этого ресурсы компании распределяются грамотнее, улучшается ее деятельность, появляется перспектива более быстрого и стремительного развития.

Конечно, на первых этапах автоматизации придется столкнуться с такими типичными проблемами, как временные затраты на само внедрение программного обеспечения, нехватка квалифицированных сотрудников для работы с ней, необходимость проведения обучения сотрудников или сокращение штата. Однако после преодоления всех препятствий деятельность компании будет похожа на отлаженный механизм, управлять которым будет в разы проще.