Зачем бизнесу нужен отдел аналитики

Аналитический отдел оценивает финансовое состояние компании, определяет ликвидность и рентабельность фирмы. Затем делает прогнозы будущей продуктивности. В итоге именно благодаря его работе компания остается на шаг впереди конкурентов. 

Кто такие бизнес-аналитики

Отдел состоит из нескольких бизнес-аналитиков и их руководителя. Бизнес-аналитик – это экономист, который помогает решать компании стратегические задачи. За счет своих знаний в экономике, финансах, бизнес-процессах он поможет предпринимателю оптимизировать процессы и за счет этого повысить прибыль.

В отделе могут работать разные аналитики, которые специализируются на разных направлениях деятельности. Например:

• бизнес-аналитик погружается в экономику и финансы. Он помогает выстроить процессы на предприятии;
• системный разбирается в программировании. Он организует систему хранения информации и обработки данных;
• аналитик по маркетингу, который оптимизирует кампанию по продвижению, чтобы привлекать больше целевых клиентов;
• финансовый помогает компании рациональнее расходовать средства, делать инвестиции или брать кредиты и займы;
• продуктовый занимается формированием ассортимента. Он разбирается в метриках, которые характеризуют продукцию и ее продажу.

В одном отделе могут работать сразу все специалисты. Они будут сотрудничать с топ-менеджерами других подразделений, например, маркетинговый аналитик вынужден взаимодействовать с руководителем отделов маркетинга или продаж. Они будут вместе работать над общим проектом. Однако, вне зависимости от направленности своей деятельности, все сотрудники подчиняются руководителю своего отдела. 

Функции отдела аналитики

Объем и перечень обязанностей специалиста каждая компания определяет самостоятельно, исходя из имеющихся узких мест. Но есть примерный перечень задач, который ставят перед отделом предприниматели:

• аналитики должны участвовать в проектах, начиная с их разработки и заканчивая контролем после реализации;
• оценивают имеющиеся процессы (как количественно, так и качественно), чтобы разработать для сотрудников других подразделений подходящие KPI;
• разрабатывают схемы, дорожные карты по реализации проекта;
• оптимизируют расходы и занимаются финансовым планированием;
• прототипируют интерфейсы;
• прогнозируют изменения на рынке;
• разрабатывают презентационные материалы, с помощью которых рассказывают о своих инициативах руководству фирмы;
• строят и проверяют различные гипотезы на основе неполных данных;
• взаимодействуют с проектными командами. 

Чем занимается аналитик продаж

Задача любого отдела аналитики – работать с информацией. Сотрудники будут собирать ее, обрабатывать, систематизировать, формировать выводы на основе собранных данных. Дальше обязанности сотрудников расходятся и зависят от того, какие проекты они берут под свой контроль. 

Но чтобы лучше понять специфику работы отдела, можно ознакомиться с обязанностями работников на примере аналитика продаж. Он решает несколько задач.

Составление прогнозов

Сотрудник отдела аналитики, который специализируется на продажах, работает со статистикой. Он получает от РОПа отчеты о продажах и определяет самые популярные товарные группы. Он ищет факторы, влияющие на спрос, на сезонные колебания. 

После работы с большим массивом данных аналитик формирует свой отчет, который предоставляет руководителю. Главная задача этого отчета – наглядно продемонстрировать все выводы, к которым пришел работник. Для этого он дополняет метрики и цифры презентациями, графиками, таблицами или диаграммами. 

В отчете прописываются не только самые популярные товарные категории, но и даются прогнозы, как будет развиваться компания. Аналитик прогнозирует поведение целевой аудитории, изменение ее численности, а также спрос на товары. Из его отчетов-прогнозов предприниматель может понять, какие позиции могут стать востребованными в ближайшем будущем.

Получение информации о маркетплейсах

Руководитель на основе прогнозов выбирает товарные категории, с которыми его фирма будет работать в краткосрочной перспективе. Затем аналитик выбирает, на какой площадке (маркетплейсе) выгоднее реализовывать продукцию. Необходимо подбирать площадки, которые соответствуют продукции. Например, существуют товарные, сервисные и смешанные маркетплейсы, где можно продавать продукцию двух видов.

Изучение конкурентов

После того как аналитик определил перспективные направления продаж и подобрал подходящую площадку, он вместе с отделом маркетинга изучает конкурентов и их активность. 

Вот что он делает:

• выбирает тех игроков рынка, которые являются конкурентами. Это компании, схожие по продукции, сегментам целевой аудитории и масштабу;
• оценивает их активность по привлечению покупателей. Аналитик выделяет несколько способов, которыми пользуются все конкуренты. Скорее всего, большинство ведет аккаунт в соцсети и привлекает ЦА с помощью контента, фотографий, привлекательного оффера. 

Повышение продаж

Базовая задача аналитика состоит именно в повышении продаж. Для этого он сравнивает востребованность у целевой аудитории разных продуктов. Ему важно найти всплески спроса и понять факторы, которые повлияли на него. Для этого он использует аналитические инструменты Google или внутренние разработки компании. 

Кроме перспективных направлений, работник определяет те продукты, которые невыгодно иметь в ассортименте. Есть позиции, вложения в которые не оправдываются. Аналитик ищет решения этой проблемы. Он прогнозирует, как изменится прибыль компании при различных вариантах поведения: при удалении этих товаров из ассортимента, при сокращении расходов на них.

В рамках повышения прибыли и рентабельности аналитик детально изучает продажи:

• товары, приносящие больше всего прибыли;
• товары, которые обязательно должны быть в ассортименте;
• сезонные позиции;
• количество проданного товара за неделю, месяц или другой период;
• размер запаса, который должен быть на складе;
• товары, приносящие убыток.

Сокращение издержек

Одна из функций аналитика – проведение мероприятий по сокращению расходов. Аналитик продаж изучает расходы, связанные со сбытом. Например, издержки на транспортировку, на содержание торговых точек, персонала, на упаковку товаров. Он определяет, на чем компания может сэкономить без потери качества товара. 

Измерение эффективности

Чтобы контролировать работу специалистов, необходимо ставить им задачи – как для всего отдела, так и для каждого работника. Качество выполнения можно проверить с помощью коэффициентов эффективности. Метрики для оценки выбираются, исходя из функций сотрудников. Например, аналитик-маркетолог будет отвечать в том числе за количество привлеченных клиентов, сэкономленную сумму на рекламе. Ему можно поставить план по этим показателям. 

Но, кроме специфических, есть и универсальные KPI. Так как основная зона ответственности любого сотрудника этого отдела – это подготовка отчетности, то и показатели эффективности могут быть связаны с этой функцией. Например:

• предоставление отчетности и прогнозов в установленные сроки;
• отчеты полные, то есть содержат все необходимые данные;
• доля отчетов, которые руководитель принял без внесения исправлений;
• предоставление исследований;
• отсутствие замечаний руководителя отдела или предприятия к отчетам, исследованиям. 

При таком подходе руководителю отдела или предпринимателю придется заранее составить график сдачи отчетности. Также нужно будет утвердить форму отчета, чтобы аналитик заранее получил представление, что ему нужно отразить в документе. Вот что еще можно сделать для организации работы в отделе:

• задать сроки на подготовку отчетности разных видов. В некоторых случаях от аналитика требуется провести исследование, например, понаблюдать за поведением клиентов. Тогда нужно заранее выбрать, в течение какого периода сотрудник будет собирать данные;
• определить виды исследований, которые можно проводить работнику самостоятельно и которые потребуется согласовать с руководством. Это связано с планированием бюджета, ведь часть исследований требует вложений;
• определить форму подачи заявки на проведение исследования;
• определить сроки, в течение которых руководитель может проверять отчетность и обязан оценить ее.

Собственный отдел или аутсорсинг?

Если изучить функционал отдела аналитики, можно заметить сходство с обязанностями руководителей отделов. Например, аналитик продаж так же хорошо знает текущие значения метрик, как и РОП. В связи с таким сходством у некоторых собственников бизнеса возникают сомнения в целесообразности отдельного подразделения. 

Задачи отдела аналитики могут решать остальные подразделения или они могут быть отданы на аутсорс. Обращение к сторонним компаниям обойдется предприятию на порядок дешевле. Ведь пользоваться услугами сторонних компаний можно только при возникновении необходимости, а не регулярно. Это идеальный вариант для молодых компаний или для небольших фирм.

Если компания крупная, ей выгоднее иметь отдел аналитики в структуре предприятия. Если грамотно выстроить систему мотивации, то сотрудники будут заинтересованы в процветании фирмы гораздо больше, чем специалисты с аутсорсинга.