Возможности и применение XYZ-анализа

XYZ-анализ – инструмент для аналитики корпоративных ресурсов. Позволяет классифицировать их на основании текущей и спрогнозированной потребности в них. Как правило, используется совместно с ABC-анализом – именно такая связка дает более подробные и точные результаты. 

Категории анализа

XYZ-анализ ориентирован на рассмотрение трех основных категорий:

  • X. Ресурсы со стабильным потреблением, которое колеблется незначительно и прогнозируется с максимальной точностью. Вариативность составляет от 0 до 10 %;
  • Y. Ресурсы, потребление которых носит сезонный характер, имеет известные тенденции и прогнозируется со средней точностью. Вариативность от 10 до 25 %;
  • Z. Ресурсы, потребность в которых возникает нерегулярно, нет четко определенных тенденций, спрогнозировать потребление сложно. Вариативность превышает 25 %.

Главная цель XYZ-анализа – определить, насколько стабильны продажи тех или иных товаров из ассортимента за временной отрезок. Инструмент широко применяется для эффективного взаимодействия с поставщиками, а также для определения политики заполнения складов. В качестве исследуемых критериев могут выступать: спрос, количество покупок товара, объем проданной продукции.

Как выполнить

XYZ-анализ выполняется последовательно и включает в себя четыре основных шага. Рассмотрим их. Удобнее всего для аналитики пользоваться программой Excel, тогда времени уйдет меньше. 

Шаг 1 – выбор ассортимента

В первую очередь определите ассортимент, по которому будет осуществляться анализ. Чтобы исследование не заняло слишком много времени и сил, рекомендуется проводить его в отношении основного ассортимента. В него входят только те товары, которые продаются как минимум два раза в неделю в рамках выбранного для исследования временного промежутка. 

Если товары продаются реже двух раз в неделю, они выходят из состава основного ассортимента. Как правило, к ним относятся сезонная продукция, новинки, элитные и дорогие товары, а также те, которые некоторое время отсутствуют на складе. В отношении них проводится отдельный анализ, чтобы полученные показатели не влияли на данные основного анализа. 

Шаг 2 – определение интервала

На этом этапе выбирается временной промежуток, на котором будет проводиться XYZ-анализ. Продолжительность интервала может варьироваться от недели до месяца. Оптимальный интервал должен быть больше, чем периодичность реализации большей части продукции из основного ассортимента. В большинстве случаев работа ведется с недельным интервалом. 

Шаг 3 – математические расчеты

Конечная цель анализа – определить коэффициент вариации товара, чтобы отнести его к одной из трех категорий. Для его расчета нужно среднеквадратичное отклонение разделить на среднеарифметический показатель числа продаж товара за конкретный интервал. Вручную делать это сложно, поэтому рекомендуется воспользоваться программой Excel. 

Сначала сделайте в программе таблицу следующего вида с нужным числом недель и товаров:

Товар1 неделя2 неделя 3 неделя
Товар 1   
Товар 2   
Товар 3   

Затем заполните эту таблицу, вписав в пересечения ячеек количества =СТАНДОТКЛОНП(B3:G3)/СРЗНАЧ(B3:G3). В скобках устанавливается нужный диапазон. Вставьте эту формулу в следующий за последним столбец и примените ко всем ячейкам. 

После применения формулы в последнем столбце таблицы выведутся процентные значения. Это и есть коэффициент вариации по каждому из выбранных вами товаров. Чтобы сэкономить время и автоматически задать соответствие той или иной категории, в следующем столбце вставьте формулу вида: =ЕСЛИ(X<=10%;»X»;ЕСЛИ(X<=25%;»Y»;»Z»)), где под X подразумевается номер ячейки, где указан коэффициент вариации. После этого будет задано соответствие.

Совмещение с ABC-анализом

Наибольший эффект от XYZ-анализа достигается в случае, если он используется совместно с ABC-анализом. Рекомендуется делать это в том же Excel на соседнем листе. Предположим, у вас уже есть результаты ABC-анализа. Следующим шагом сделайте таблицу вида:

Наименование товараABC-группаXYZ-группа
Товар 1  
Товар 2  
Товар 3  

В ячейках второго столбца напишите категорию, которой соответствует товар по меркам ABC-группы, а в ячейки третьего столбца – категорию, рассчитанную в результате XYZ-анализа. В результате у вас по каждому товару получится набор из двух букв. Расшифровать их просто. Вы уже знаете, что означают категории XYZ. Осталось понять, что означают категории ABC:

  • А. Товары, продажа которых приносит значительную часть выручки. Продукция из этой группы обеспечивает основной товарооборот бизнеса. Принято заготавливать избыточный страховой запас на складе, чтобы обеспечивать потребности покупателей даже в случае перебоев с поставками или других чрезвычайных обстоятельств;
  • В. Реализация продукции из этой категории приносит средний доход. Наряду с товарами группы В обеспечивают большую часть прибыли организации. В отличие от группы А, на складе создается достаточный запас. Это не касается товаров группы AX и BX, так как они легко прогнозируются и переполнять ими склады необязательно;
  • С. Позиции, с продажи которых компания получает малую прибыль. В отношении товаров групп CZ может действовать стратегия постепенно вывода из основного ассортимента, если это неликвидный товар. Для продукции из группы CX стоит настроить периодический заказ и не держать на складе слишком большое количество.

Например, товар, который в матрице обозначается как AX, приносит большую прибыль и при этом пользуется стабильным спросом, а CZ – продукт, который редко продается и мало стоит.

Кроме Excel можно использовать специальные сервисы, выполняющие XYZ-анализ и другие виды исследований в автоматизированном режиме. Например, сервис BI Databiz или его аналоги. Ручной расчет оправдан, если у вас мало товаров, но когда приходится анализировать десятки или даже сотни товарных позиций, даже в Excel придется потратить много времени. 

Работа с полученным результатом

Расчеты в рамках XYZ-анализа – только половина дела, сами по себе цифры не принесут вам пользы. Важно правильно применить полученные результаты. Есть два способа сделать это. 

Американская система

Ориентирована на устранение рисков, связанных с недостатком товарных позиций на складе. Считается традиционной системой, согласно которой у компании должны быть максимально возможные запасы товарного ассортимента. Модель требует больших вложений и частого проведения анализа запасов, поэтому больше подходит для крупных и сетевых компаний. 

Японская система 

Прямо противоположный предыдущей системе вариант. Акцент делается на оптимизации и автоматизации взаимодействия с поставщиками. Вместо складских запасов – своевременный заказ поставок, в том числе автоматический. Модель требует очень точного прогнозирования поведения покупателей и наличия надежных поставщиков, обеспечивающих поставки в срок. 

Что выбрать

Американская и японская системы диаметрально противоположны друг другу, что не мешает комбинировать их в работе компании. Именно такой подход является оптимальным в большинстве случаев. Объединение обеих моделей выглядит следующим образом: 

  • категория X. Акцент на минимизации количества товара. На складе его должно быть столько, сколько требуется для своевременного восполнения разницы между продажами и заказом новой партии. Важно, чтобы поставки были точно в срок;
  • категория Y. Ввиду средней точности прогнозирования на складе необходимо держать определенный запас продукции. Его должно быть достаточно для удовлетворения спроса, но затраты на его поддержание должны находиться на минимальном уровне;
  • категория Z. В отношении товаров из этой категории есть два пути – минимизация количества вплоть до полного исключения продукции из ассортимента, либо максимизация путем закупки большого объема на склад (сколько позволяет бюджет).

Таким образом, для каждой категории устанавливается оптимальная стратегия управления, ориентированная либо на пополнение запасов, либо на своевременную закупку продукции.

Отдельно стоит поговорить о действиях после проведения комбинированного ABCXYZ-анализа. Нетрудно догадаться, что наибольшее значение для компании имеют товары, которые относятся к категории AX. В то же время продукция из категории CZ вероятнее всего надолго залежится на складе и таким образом сможет принести компании большой убыток. 

Из вышесказанного следует вывод – важно обеспечивать постоянное наличие товаров из группы А и Х на складе, тогда как товары из группы Z лучше закупать по мере надобности.

Достоинства

  • Результаты исследований предоставляют ценную информацию, необходимую для рационального управления запасами и грамотного взаимодействия с поставщиками.
  • По итогам анализа появляется понимание того, каким образом можно исправить систему поставки продукции и как настраивать систему под тот или иной продукт. 
  • Анализ помогает определить, какие категории продукции наиболее проблемные. То же касается и магазинов – легко выявить точки с самыми нестабильными продажами.

Также данные анализа позволяют спрогнозировать стабильность спроса на продукцию. 

Недостатки

  • Эффективность аналитики сильно зависит от стабильности показателей, по которым проводится анализ. Применять его в отношении сезонных товаров весьма сложно. 
  • Для полноценного исследования необходимо использовать статистику за последние несколько месяцев. Для анализа новых товаров этот инструмент не очень подходит. 

Из последнего минуса вытекает еще один недостаток – XYZ-анализ не пригоден для работы с товарами, имеющими короткий жизненный цикл. В остальном серьезных минусов у него нет.

В заключении стоит сказать, что XYZ-анализ и комбинированное исследование с применением ABС-анализа не должно быть разовым мероприятием. Напротив, информацию необходимо актуализировать с периодичностью как минимум раз в шесть месяцев. Практика показывает, что за такой период многое меняется – как товары, так и клиенты – так что данные нужно обновлять.