Воронка подбора персонала: эффективный инструмент для HR-специалиста

Воронка подбора – это схематичное изображение процесса поиска кандидата. По визуальному изображению рекрутер поймет, на каком этапе поиска он допускает ошибки. А устранив их, повысит и скорость закрытия вакансии, и результативность нового сотрудника. 

Воронка как инструмент найма 

Воронка визуализирует путь кандидата от отклика на вакансию до выхода на работу. На многие должности на этапе подбора есть несколько кандидатов, среди которых выбирается один по результатам собеседований. Таким образом, наем даже одного сотрудника можно отобразить в виде воронки: есть несколько этапов подбора, причем с каждым последующим этапом количество кандидатов сокращается. 

Если работник отдела кадров использует воронку в работе, то он наглядно видит, сколько людей есть на каждом этапе, в какой момент их количество резко сокращается. Также на основе воронки можно прогнозировать сроки закрытия вакансии. 

Но самое главное достоинство инструмента – возможность управлять подбором персонала. Чем сложнее процесс найма, чем больше этапов в нем есть, тем тяжелее прогнозировать результат работы. Воронка позволяет планировать свои действия. Например, HR знает, что для поиска одного работника надо провести пять собеседований. Также известно, что не на каждое собеседование вообще приходят кандидаты: некоторые договариваются о встрече, но не являются. Значит, необходимо откликнуться на большее количество резюме, чем нужно для собеседований. Кроме того, следует учитывать, что не всегда в резюме написана правда. Значит, нужно подыскать кандидатов с запасом. 

Если бы в компании не было воронки подбора, то рекрутер выбрал несколько резюме, количества которых не хватило бы. Вакансия была бы закрыта, но процесс занял вдвое больше времени. Каждый месяц подбора – это дополнительные издержки для компании. 

Недостатки воронки

Несмотря на значительные преимущества, воронка подбора персонала не является идеальным инструментом HR-специалиста. Главный недостаток заключается в отсутствии гарантированного результата. Кандидат может отказаться от должности, пройдя все этапы воронки. Тогда отделу кадров придется начинать поиск заново. 

Вот еще несколько особенностей, которые надо учитывать:

• инструмент рассчитан только на тех специалистов, которые ищут новую работу сейчас. В этом случае сложности возникнут с закрытием вакансии на руководящую должность или требующую специфических навыков. Кандидат с подходящими компетенциями может не искать работу прямо сейчас, но компании нужно закрыть вакансию в ближайшее время;
• в зависимости от простоты вакансии приходится задавать планки при поиске работников. Например, если работа не требует узкоспециальных навыков, то можно рассматривать кандидатов любого возраста, опыта работы. Чем больше людей попадет в воронку, тем выше шанс быстрого закрытия вакансии. Однако если требования к специалисту высоки, то воронка не поможет ускорить процесс найма;
• инструмент не покажет истинную причину отсутствия результатов. Например, по воронке проблема кроется на этапе собеседования с линейным руководителем. Но успех этапа зависит от многих факторов, в том числе тех, которые не зависят от рекрутеров.

Воронка работает только до тех пор, пока на рынке труда сохраняется привычная обстановка. Как только вырастает средний уровень зарплат, меняется демографическое состояние региона, появляются новые компании, HR-специалист должен строить новую воронку.

Этапы воронки подбора

Обычно порядок подбора персонала выглядит так:

• отбор кандидатов по резюме среди тех, кто откликнулся на вакансию или активный поиск потенциальных сотрудников с рассылкой вакансии;
• телефонный скрининг, то есть первый созвон с кандидатами;
• интервью с линейным руководителем подразделения, в которое может быть трудоустроен кандидат;
• тестовое задание для тех, кто успешно прошел интервью;
• проверка кандидатов службой безопасности;
• отправка оффера, то есть предложения о работе;
• выход кандидата на работу. 

В некоторых случаях могут быть добавлены дополнительные этапы. Например, между телефонным созвоном с HR и индивидуальным интервью с руководителем может быть проведено коллективное собеседование. Или перед собеседованием рекрутер должен согласовать список кандидатов с руководителем отдела и предоставить ему резюме на изучение. Важно не упустить ни одного этапа и внести их все в структуру воронки. 

Если не все будет указано в ней, эффективность работы отдела кадров понизится, но руководитель отдела не поймет, на каком этапе возникают проблемы с подбором. Например, рекрутер обязан отдавать список кандидатов с резюме на согласование руководителю отдела. Тот проверяет его и убирает половину кандидатов. Однако этот этап не внесен в воронку. Визуально это выглядит так: между этапом сбора резюме и этапом собеседования – очень большой разрыв по численности потенциальных сотрудников. Кажется, что виноват рекрутер. Но на деле ответственность лежит на руководителе другого подразделения. 

Этот пример показывает, что все этапы должны быть занесены в воронку, к тому же каждый нужно правильно описать. 

Отклики на вакансию

Первый этап воронки подбора – размещение вакансий на разных площадках и сбор откликов. Конверсия на этом шаге зависит от площадки. Рекрутерам необходимо получать доступ к статистике и соотношению числа просмотров, сохранений к числу откликов. Тогда получится выяснить, на каких сайтах можно вообще не размещать вакансию.

Согласование кандидатов

Нередко на этом этапе руководитель подразделения забраковывает львиную долю найденных анкет. Это говорит о том, что критерии подбора не согласованы между рекрутером и руководителем отдела. Вот почему так происходит:

• начальник подразделения составляет заявку на подбор персонала и отправляет в отдел кадров. Возможно, в заявке он некорректно указывает обязанности, требования или они противоречивы;
• требования слишком высокие, то есть на рынке нет кандидатов, которые подошли бы руководителю. Рекрутер подбирает тех, кто не полностью, но максимально похож на портрет идеального работника. Однако руководителя они не устраивают.

Чтобы повысить конверсию на этом этапе, необходимо минимизировать расхождения между требованиями руководителей и критериями выбора рекрутеров. Вот что можно сделать:

• детально заполнять заявку на подбор или формировать бланк заявки так, чтобы сотрудники других отделов указали все важные нюансы;
• получив от коллеги отказ на резюме, уточнить причину. Например, для руководителя важно, чтобы образование было по требуемой специальности, а кандидат окончил факультет по смежному направлению. Тогда при составлении следующего списка, HR будет обращать внимание на образование потенциальных сотрудников;
• если присутствует массовый отказ от резюме, значит, HR должен вернуться на предыдущий этап – заново снять заявку и обсудить параметры оценки кандидатов.

Важно, чтобы требования начальников отделов соответствовали зарплате и нематериальным бонусам. Если компания ищет высококвалифицированных специалистов, но хочет платить 30 тысяч рублей, то на вакансию подходящие кандидаты даже не откликнутся. 

Тестовое задание 

До или после индивидуального интервью может потребоваться тестовое задание. Оно используется для проверки, действительно ли кандидат обладает нужными навыками. 

Если задание дается до собеседования с линейным руководителем, то низкая конверсия может свидетельствовать о неправильно составленной вакансии. Например, на вакансию откликнулось 100 человек, но только 10 успешно выполнили тестовое. Остальные либо не справились, либо отказались от выполнения. Проблемы может быть две:

• откликнувшиеся не обладают достаточной квалификацией. Тогда в вакансию следует внести изменения в раздел требований к соискателю;
• тестовое не соответствует профилю должности. Задание составляет линейный руководитель, а значит, он должен устранить несоответствие между описанием вакансии и реальными рабочими кейсами.

Также низкая конверсия на этапе тестового задания может сигнализировать, что задание требует от кандидатов слишком глубокого погружения во внутренние дела компании. Но компания как работодатель не выглядит достаточно привлекательно, чтобы соискатели бесплатно делали работу для нее. 

По другому следует трактовать воронку найма, если тестовое задание выдается соискателям после собеседования с линейным руководителем. В норме конверсия должна оставаться высокой, то есть с тестовым справляются не все, но большая часть соискателей. 

Анализ воронки найма

Если в компании уже есть метод подбора персонала, но он не приносит желаемых результатов, то нужно построить воронку и проанализировать ее. Например, в кол-центре есть шесть свободных вакансий операторов. Руководитель подает заявку на подбор персонала и указывает требования: возраст соискателей, наличие опыта работы в продажах по телефону, знание продукции и отрасли. 

Чтобы закрыть вакансии, рекрутеры разместили объявления на нескольких площадках и получили 120 откликов. Из них было отобрано 100 соискателей, чьи резюме соответствовали профилю должности. Рекрутер созвонился с ними, но после этапа телефонного собеседования из 100 соискателей осталось всего 40. В таком случае в этом месте воронка будет резко сужаться. Чтобы расширить ее, необходимо понять, почему так много времени кандидатов сходят с дистанции: отказываются сами или их признают некомпетентными рекрутеры. Если кандидаты отказываются от борьбы за место, нужно выяснить причину. Например, позвонить им еще раз и спросить, почему не понравилась вакансия. Чаще всего соискатели недовольны предлагаемой зарплатой. В таком случае необходимо сравнить предлагаемую ее со средней по рынку и при необходимости поднять. 

Вторая частая причина недовольств – расположение офиса. Если соискатели отказываются из-за неудобной локации, рекрутеру нужно сузить поиск. Тех, кому неудобно добираться до рабочего места, изначально не стоит приглашать на собеседование. Чтобы исключить их, необходимо размещать вакансию на площадках, где можно сегментировать соискателей по территориальному признаку. Например, запуская таргетированную или контекстную рекламу, настроить показ вакансии по географическому признаку. На сайтах типа HeadHunter обязательно указывать ближайшие остановки, станцию метро и т. п. Если на объявление откликнутся люди с дальним географическим положением, то перезванивать им не нужно. 

Воронка подбора персонала – тот самый инструмент, который позволяет упростить поиск работников, сэкономить время рекрутеров и деньги компании.