Внедрение ERP-системы: ключевые моменты

Дословно название ERP-системы переводится как планирование ресурсов. Программа действительно охватывает все ресурсы, которыми обладает компания: финансы, кадры, активы и даже контрагенты. 

Когда пора устанавливать ЕРП-систему

Даже у руководителей небольшой компании очень рано возникает потребность в оптимизации каких-либо процессов. Иначе не получится оставаться конкурентоспособным. Есть несколько сигналов о том, что нужно посмотреть в сторону ЕРП:

• сотрудники большую часть рабочего дня тратят на выполнение рутинных действий, которые сдерживают повышение производительности или рост продаж;
• руководитель не может принимать срочные решения, ведь прежде ему требуется получить какую-то информацию по нужным метрикам. Но на формирование отчетности уходит слишком много времени;
• в работе используется много модулей и таблиц, но информацию из них не получается объединить в одном приложении или перенести из одной программы в другую;
• нет данных о движении товара, его остатках в магазине, на складе;
• отчет можно сформировать только на каком-то определенном компьютере;
• у разных отделов возникают сложности во взаимодействии друг с другом.

Виды современных ERP-систем

Впервые подобие ЕРП-системы было изобретено в середине прошлого века, но лишь ближе к концу столетия ПО стало охватывать все ключевые процессы в бизнесе: планирование дальнейших действий, закупку сырья или готовых продуктов, управление договорами и спецификацию. Сегодня большая часть разрозненных задач может быть объединена в одно высокопроизводительное ПО. Но на рынке есть много предложений от разработчиков. Прежде чем выбрать что-то для своей компании, необходимо определить, какой вид ПО требуется. Всего бывает четыре классификации:

• системы для разных назначений – подходящие для любого бизнеса или для определенной отрасли;
• различающиеся по виду организации. Есть ЕРП-системы публичные, приватные или гибридные, сочетающие в себе особенности обоих видов. Иногда системы делят на облачные или внутренние, когда данные хранятся именно на ПК;
• системы с разной архитектурой – единые и модульные. При выборе последних предприниматель собирает идеальную ERP-систему сам, внедряя только нужные его фирме модули;
• отличающиеся по типу лицензии. В некоторых случаях в штате требуется специалист, который будет контролировать работу системы и настраивать ее в случае неполадок. 

Большинство современных ERP-систем состоят из трех уровней. Есть база данных, в которой хранится вся информация. Есть приложения, в которых информация из базы обрабатывается. Но пользователь видит только интерфейс, то есть рабочий стол с подразделами, категориями. 

Удобнее всего в работе те ERP-системы, которые состоят из модулей. То, какие именно модули необходимы компании, зависит от персонала и выполняемых операций. Но можно установить в качестве базы известное ПО «1С: ERP». Эта программа будет автоматизировать процессы, которые есть на многих предприятиях, независимо от направления деятельности. Например:

• ведение регламентированного учета;
• управление закупками, складскими запасами;
• бюджетирование и контроль за движением средств;
• фиксация взаимоотношений с клиентами;
• мониторинг основных показателей.

Как работает ERP-система

К сложной ЕРП-системе прибегают в основном в двух случаях. Во-первых, в этом решении есть необходимость у крупных компаний с обширной базой клиентов, активными взаимоотношениями с партнерами и поставщиками. К тому же в крупном бизнесе в работе участвует большой бюджет. Установка ERP помогает автоматизировать многие процессы, снизить вероятность ошибки из-за человеческого фактора. 

Во-вторых, к ERP-системе прибегает мелкий или средний бизнес. В основном это компании, работающие в условиях жесткой конкуренции. Хоть стоимость внедрения и высока в большинстве случаев, но за счет автоматизации бизнес может получить преимущества и обогнать своих конкурентов. 

Но в любом случае предприниматель, прежде чем устанавливать ПО, должен понимать, как именно это скажется на основных направлениях работы фирмы. 

Единая база данных

Установка программного обеспечения помогает создать общее информационное пространство. Доступ к данным будет у всех сотрудников, которым необходима в работе имеющаяся информация. Они смогут «достать» нужные данные самостоятельно, не запрашивая их у других отделов или своих коллег. Значит, получение нужных данных будет проходить быстрее, да и человеческий фактор не повлияет на этот процесс. 

Если внедрена облачная ERP-система, то доступ к базе данных возможен даже удаленный. Это значит, что некоторые специалисты могут работать не в офисе, а из дома или другого города. Для компании это возможность расширить горизонты при формировании штата. 

Контроль за изменениями рынка

Если на рынке часто случаются изменения, например, появляются новые продукты, улучшаются технические характеристики уже имеющихся, то компании необходимо своевременно реагировать на такие изменения. Важно быстро передавать информацию из одного отдела в другой. Например, как только производство начинает работу по созданию нового продукта, отдел маркетинга должен составить план продвижения новинки. В таком случае снова важна возможность быстро передавать данные.

Планирование работы

Так как в единой базе содержатся все данные, компании проще планировать дальнейшую работу. Можно заранее подготовить необходимое количество сырья, готовых товаров на складе, исходя из прошлых продаж. 

Учет кадров 

В ERP-системе есть данные обо всех работниках, задействованных в компании. ПО контролирует численность персонала, подсказывает, сколько людей нужно вывести на работу, чтобы обеспечить нужную производительность. К тому же в системе будет видно, есть ли в компании нехватка работников и сколько именно людей еще требуется найти. 

Выбор ERP-системы

Чтобы внедрить ЕРП-систему, необходимо выбрать подходящую. Компания может создать собственный продукт: штатные программисты напишут ПО. Очевидный плюс такого подхода заключается в бюджетности, ведь не придется платить за готовую программу. Однако есть риск получить ПО с большим количеством ошибок. В итоге компания все равно будет вынуждена потратить деньги, чтобы довести программу до рабочего состояния. 

Второй способ получения системы – заказать разработку профессионалам. Это будет дороже, но зато программа будет полностью соответствовать нуждам компании. Правда, есть ряд недостатков:

• разработка отнимает время. Если требуется срочно автоматизировать процессы, то лучше отказаться от индивидуальной разработки;
• нет гарантий, что полученная система будет действительно применяться в работе. На деле только каждая пятая индивидуально разработанная система действительно внедряется. 

Оптимальный способ получения ERP-системы – покупка готовой платформы. Тогда у компании будет типовое ПО и возможность его донастройки. К тому же у многих разработчиков есть техподдержка, то есть в случае проблемы можно будет быстро ее решить. 

Однако важно правильно выбрать систему среди всех ПО, доступных к покупке. Есть пара популярных решений с бесплатным периодом доступа:

• ERPNext – программа, которая подходит для небольших компаний. Все данные будут храниться на диске. Объем доступного хранилища по умолчанию маленький, но можно его расширить за отдельную плату;
• Галактика ERP – русскоязычное ПО, адаптированное именно под законодательство РФ.

Если компания даже на первых порах может финансово вложиться в покупку ПО, то следует рассмотреть несколько вариантов с фиксированной стоимостью:

• SAP ERP – это одна из наиболее популярных систем. Ее функционал широк, поэтому система подходит для любых компаний независимо от отрасли;
• 1С:Предприятие – в этой системе акцент сделан на контроль за движением товаров и на базу клиентов. Но при необходимости предприниматель может установить другие модули и получить только нужные ему опции;
• OpenBravo ERP – программа подходит для среднего бизнеса, ведь цена за ПО относительно невысокая, а функционал – широкий.

Внедрение ERP-системы

Чтобы внедрить систему, необходимо перестроить всю работу компании. Для начала следует выбрать цель. ЕРП-система способна решить некоторые проблемы в работе, но для этого важно определить, какие именно места в работе фирмы «узкие». Затем необходимо приобрести подходящее ПО и перенести в новое хранилище данные с рабочих компьютеров. 

Сначала интегрируются важные блоки, без которых невозможна основная деятельность предприятия. Например, в первую очередь, следует устанавливать именно базу данных и модуль для контроля за финансовыми ресурсами. Потом постепенно интегрируются остальные, которые нужны для каждого отдела и используются в работе только одним подразделением. 

Когда программное обеспечение будет внедрено, необходимо обучить работников. Следует провести теоретический тренинг, показать обучающее видео и использовать денежную мотивацию, чтобы сотрудники были заинтересованы в изучении новых стандартов работы.

Недостатки и сложности

В процессе внедрения могут возникнуть некоторые ошибки в работе ЕРП-системы. Вот некоторые их причины:

• неправильно поставлены цели внедрения ERP;
• программное обеспечение выбрал один человек, например, собственник бизнеса. Интересы и мнения других специалистов, которым и предстоит работать с новой программой не были учтены;
• специалисты неправильно провели интеграцию;
• выбран слишком сложный интерфейс, поэтому работники не могут правильно пользоваться программой. 

Кроме того, важно помнить о недостатках ERP. Прежде всего, это сложность в процессе внедрения. Во-вторых, если компания хочет внедрить ERP-систему, необходимо проверить, соответствует ли оборудование будущей нагрузке. Требуются быстродействующие серверы и программы для хранения данных. 

Важно поставить дополнительную защиту данных. Уровень безопасности важен, особенно если данные хранятся в облаке. Если они останутся не защищены, то их могут украсть конкуренты, подменить. 

Последний недостаток системы заключается в зависимости от энергообеспечения. Если случится сбой, то некоторые данные могут потеряться. Например, не сохранятся последние изменения.