Виртуальная АТС для бизнеса

Телефонные переговоры очень важны для успешных продаж. Качество и функционал телефонной связи напрямую влияет на прибыль компании. Если клиент не сможет вам дозвониться или будет недоволен качеством связи, он сразу наберет номер конкурентов. Улучшить качество телефонных переговоров поможет виртуальная АТС.

Что такое виртуальная АТС

Это программно-аппаратное решение, которое заменяет стандартную АТС для офиса. Виртуальная АТС работает через Интернет. Оборудование для телефонии находится в офисе поставщика услуг. Программное обеспечение установлено на облачных серверах, принадлежащих провайдеру.

Сотрудники подключаются к облачной АТС через локальную сеть компании, 3G или 4G на смартфонах. Данные передаются по протоколу SIP или VOiP. Соединение защищено шлюзами. данные передаются в зашифрованном виде. Это позволяет снизить нагрузку на сеть и обеспечить конфиденциальность переговоров.

Использование виртуальной АТС внешне не отличается от обычных звонков по телефону. Клиенты звонят по стандартным номерам и разговаривают с персоналом. Сотрудники могут звонить друг другу. Для переговоров используются мобильные или стационарные телефоны.

За использование виртуальной АТС вносится абонентская плата. К системе можно подключиться с ПК или ноутбука. Управлять функциями АТС можно через графический интерфейс на ПК или через мобильное приложение.

Возможности и функции

Подключение облачной АТС открывает следующие возможности для ведения бизнеса:

  • получение многоканального корпоративного номера;
  • настройка «умной» переадресации между сотрудниками;
  • создание «очереди» из входящих звонков;
  • оповещения о пропущенных вызовах по email;
  • обратные звонки (callback) по входящим вызовам;
  • многоуровневое голосовое меню IVR;
  • настройка автоответчика;
  • маршрутизация из любой точки мира;
  • передача голосовых и видео-сообщений;
  • прослушивание завершенных переговоров;
  • хранение истории входящих и исходящих вызовов;
  • интеграция телефонии с CRM-системами;
  • ведение черных и белых списков номеров;
  • отслеживание информации о звонке (call-tracking);
  • подключение платных номеров (код 8800).

Набор услуг зависит от конкретного провайдера. Большинство провайдеров предлагают на выбор несколько пакетов услуг. Они различаются по цене, набору функций, количеству пользователей.

Для чего нужна облачная АТС

Использование удаленных серверов позволяет сэкономить на покупке и установке оборудования для телефонии. Экономия достигается за счет отказа от:

  • оплаты оборудования для офисной телефонии;
  • аренды дополнительной площади;
  • затрат на ремонт и техобслуживание;
  • использования труда наемных работников.

Виртуальная АТС позволяет решить любые задачи в области бизнес-коммуникаций. Использовать облачную АТС можно даже за пределами офиса. Это главное отличие виртуальной телефонии от стандартной офисной АТС.

Кому пригодится виртуальная АТС

Каждый бизнесмен может настроить облачную АТС для решения задач, актуальных для компании. Облачная телефония подходит для любой сферы бизнеса, где активно используются телефонные переговоры. Это гибкий инструмент, который будет полезен всем участникам коммуникации.

Крупным компаниям

Облачная АТС позволяет создать налаженную систему по приему звонков. Вы сможете настроить многоуровневую переадресацию вызовов, подключить голосовое меню, интегрировать облачную АТС с CRM-системой. Для контроля качества переговоров вы сможете прослушивать звонки, изучать аналитику, оценивать эффективность работы каждого сотрудника.

Виртуальная телефония будет полезна компаниям с присутствием в разных городах. Облачная АТС может отслеживать, из какого региона поступил звонок, и перенаправлять его в локальный офис. Вы сможете задать номера с разными кодами городов для филиалов или для создания эффекта их присутствия.

Начинающим бизнесменам

Если стартовый капитал маленький, выбирайте облачную АТС: вы сэкономите бюджет. Размер абонентской платы намного меньше, чем стоимость покупки и подключения техники для офисной телефонии. Подключить и настроить облачную АТС можно за 30 минут. Для этого не потребуются специальные навыки и знания.

Виртуальная АТС позволяет создать образ крупной компании со множеством номеров. Этот прием часто применяется в В2В-сфере. Крупные клиенты не доверяют компаниям с одним мобильным номером. Создав несколько номеров с городскими кодами, вы произведете хорошее впечатление на потенциальных клиентов.

Бизнесменам без офиса

Для ведения бизнеса в 21-ом веке офис не нужен. Важные вопросы можно решить по Интернету и по телефону. Без офиса работают многие владельцы интернет-магазинов, инфобизнесмены. Если у вас нет офиса для оборудования, выбирайте облачную телефонию. Виртуальная АТС поможет вам принимать звонки из разных регионов страны, управлять потокам входящих обращений.

Преимущества и недостатки использования

Перечислим главные преимущества использования виртуальной АТС:

  • не требуется покупка и настройка оборудования для телефонии;
  • не нужно переобучать сотрудников для перехода на новую технологию;
  • цена услуги доступна даже для начинающих предпринимателей;
  • большой набор функций для оптимизации телефонных переговоров;
  • для управления используется простой графический интерфейс;
  • можно использовать офисные номера за пределами офиса;
  • возможность интеграции с другими сервисами для бизнеса;
  • переход на облачную АТС занимает не более 1 рабочего дня;
  • хорошая обработка звонков повышает лояльность клиентов.

Главный недостаток виртуальной АТС – это зависимость от внешнего партнера. При сбоях в работе серверов номера компании будут недоступными. Такие ситуации случаются редко, провайдеры следят за состоянием техники. Используя офисную телефонию, вы также можете столкнуться с техническими проблемами, решать которые вы должны будете самостоятельно.

Как подключить виртуальную АТС

В первую очередь выберите провайдера. В России более 70 000 компаний предлагают услуги по подключению виртуальной АТС. В их числе провайдеры Интернета, сотовые операторы, компании по оказанию услуг IP-телефонии.

Изучите предложения от разных провайдеров. Поставщик услуг может находиться даже в другом регионе, не обязательно выбирать из местных компаний. Сравнивайте функционал облачной АТС, содержание тарифных планов, условия и цену подключения.

Выбрав оператора, действуйте по алгоритму:

  1. Купите телефоны, софтфоны, гарнитуры (если это еще не сделано).
  2. Подайте заявку на подключение виртуальной телефонии.
  3. Оплатите выбранный пакет услуг.
  4. Установите программное обеспечение от провайдера.
  5. Укажите телефонные номера для работы вашей компании.
  6. Подключите номера к облачной АТС через службу техподдержки.
  7. Настройте переадресацию, голосовое меню и другие функции телефонии.

После перехода на виртуальную АТС, вы можете сразу начать совершать и принимать звонки. Не требуется устанавливать профессиональное оборудование, переобучать сотрудников.

Возможности интеграция с CRM

Большинство популярных CRM-систем поддерживают возможность интеграции с облачной АТС. Для интеграции применяется API-протокол. После интеграции в CRM-системе появляются новые функции:

  • автоматическое определение входящих. Когда на телефон поступает вызов, сотрудник видит карточку клиента, которому принадлежит номер. Сотрудник может быстро изучить историю контактов и сделок. Клиенту будет приятно, что ваш сотрудник помнит его имя и подробности последних контактов;
  • возможность звонить напрямую из CRM. Чтобы набрать номер, достаточно сделать один клик. Не нужно набирать номер вручную или искать его среди множества контактов. Эта функция полезна для сотрудников call-центров и работников, которые часто пользуются телефоном. Она позволяет сэкономить до 1,5-2 часов рабочего времени в день;
  • хранение аудиозаписей переговоров. После каждого завершенного звонка аудиозапись прикладывается к карточке клиента. Если номера нет в системе, она предложит создать новую карточку. Многие облачные сервисы также хранят аудиозаписи. Но сотрудникам проще работать в одной программе, не тратить время на переключения между сервисами;
  • подробная аналитика звонков. В CRM-системе руководитель может увидеть количество переговоров, длительность одного звонка, соотношение успешных и неудачных звонков, статистику телефонных продаж. Статистика формируется автоматически. Руководитель может прослушивать записи, чтобы проверить качество работы персонала;
  • планирование работы сотрудников. Используя данные аналитики, руководитель может ставить планы по звонкам на день, неделю, месяц. Контролировать выполнение плана по звонкам вы можете в CRM-системе.

Интеграция с виртуальной АТС может быть выполнена не специалистом. Порядок интеграции зависит от конкретной CRM-системы. Процесс занимает не более 5–10 минут.

Офисная или виртуальная АТС

Классическая офисная АТС подходит для крупных компаний. Для создания собственной АТС нужно купить современную и мощную технику. Подключение и настройку АТС должен выполнять только специалист. Создание традиционной АТС для офиса занимает от одной недели и требует финансовых вложений.

В компаниях с традиционной АТС переговоры не зависят от провайдера. Настраивать функционал системы можно самостоятельно, учитывая задачи, стоящие перед компанией. При подключении к провайдеру понадобится выбрать готовый пакет услуг. Если в работе офисной АТС случится сбой, понадобится вызывать мастера и платить за ремонт.

Другие недостатки офисных АТС:

  1. Телефонные номера привязаны к адресу. При переезде нужно получать новые номера. Это приведет к потере части клиентов, у которых контакты сохранены в памяти телефона.
  2. Номера зависят от фактического расположения офиса. Нельзя создать телефонные номера с кодами другого региона.
  3. Для установки оборудования требуется отдельное помещение. Необходимо регулярно проводить сервисное обслуживание техники.
  4. Невозможно получить детализированный отчет по звонкам. Виртуальная АТС позволяет получить статистику по входящим и исходящим вызовам, прослушать записи переговоров.
  5. Ограниченный функционал. Облачные сервисы предлагают широкие возможности для управления звонками.

Выбор офисной или виртуальной АТС зависит от особенностей компании. При выборе учитывайте бюджет на установку, перечень необходимых функций, наличие свободной площади. По многим пунктам виртуальные АТС превосходят аналоговые. Они позволяют гибко управлять настройками телефонных переговоров.

Подведем итоги

Количество пользователей виртуальных АТС увеличивается на 15–20 % за год. Услуга востребована у малого и среднего бизнеса. Подключение облачной АТС повышает эффективность телефонных переговоров, улучшает качество обслуживания клиентов, экономит рабочее время сотрудников. Так виртуальная телефония позволяет увеличить размер прибыли компании.