Виды отчетов на предприятии и в бизнесе

Любая компания сталкивается с необходимостью формирования отчетности, чтобы оценить эффективность работы подразделений. Чтобы отчеты приносили пользу, необходимо внедрять все основные виды отчетов для анализа деятельности компании.

Классификация отчетности

Даже в малом бизнесе руководители подразделений собирают несколько десятков отчетов по разным видам деятельности и показателям. Поэтому для удобства была принята классификация отчетности:

• по видам. Например, бухгалтерская или финансовая, налоговая, кадровая, управленческая, статистическая или оперативная;
• по назначению;
• по срокам предоставления;
• по степени обобщенности данных;
• по способу предоставления.

Чтобы получить полное представление о работе компании, необходимо ориентироваться на первую классификацию отчетов – видовую. Важно, чтобы работники сдавали отчеты каждого вида.

Бухгалтерская отчетность

Все бухгалтерские отчеты посвящены финансовому положению компании, а также результатам ее хозяйственной деятельности. Из отчетов по видам деятельности предприятия можно узнать информацию о материальных запасах, имуществе предприятия, кредитных обязательствах, капитале, состоянии расчетного счета. Также там отображено текущее финансовое состояние. В бухгалтерскую отчетность входят:

• бухгалтерский баланс – ключевой документ, в котором прописываются активы и пассивы компании за период;
• отчет о финансовых результатах;
• отчет о прибыли и убытках;
• отчет о движении денежных средств.

Также в бухгалтерскую отчетность входят дополнительные приложения к балансу. Конечный состав отчетности определяется по юридическому положению компании. Так, набор отчетов будет отличаться у ИП и НКО. Однако каждый вид бухгалтерской отчетности решает в компании определенные задачи и помогает рационально распоряжаться деньгами.

Бухгалтерский баланс

Это базовый финансовый отчет, который составляет каждая компании. Задача баланса – определить активы и пассивы предприятия в денежном выражении, а также раскрыть характеристики имущества и финансов. Если компания работает эффективно и правильно, то в балансе источники капитала и его направленность будут находиться в равновесии.

Отчет о прибыли и убытках

Этот вид отчетности содержит информацию о доходах, расходах предприятия. Для финансистов компании в документе есть другая важная величина: финансовые результаты, которые представлены в сумме нарастающим итогом с начала года до даты формирования отчета. Благодаря этому финансист может дать оценку деятельности организации.

Формировать только бухгалтерский баланс, без отчета о прибыли и убытках, нерационально. Баланс содержит статистические данные, в то время как отчет о прибыли и убытках показывает динамику работы.

Отчет об изменении капитала

В документе отображают движение уставного, резервного, дополнительного капиталов. Кроме того, в компании есть нераспределенная прибыль, размер которой меняется в течение одного периода. Динамика прибыли также указана в отчете.

Этот вид отчетности состоит из двух частей. В первой указываются финансовые показатели за прошлый период, а во второй – за текущий. Благодаря такой структуре аналитик может сравнить два периода и вывести закономерности. Поэтому отчет о движении капитала иногда используется не только бухгалтерами или финансистами, но и руководителями предприятий.

Отчет о движении денежных средств

Эта форма отчетности показывает разницу между притоком и оттоком денежных средств. В документе собирается информация за два периода – прошлый и текущий. Тогда руководитель предприятия может оценить, что изменилось при поступлении денег и направлении расходов.

Отчет о целевом использовании средств

Этот отчет формируется реже остальных. Он необходим только в ситуации, когда компания получает деньги на финансирование конкретного проекта. Например, инвестор вкладывается не в бизнес в целом, а только в научную разработку. Тогда организация должна предоставить доказательства того, что полученные средства действительно вкладывались в проект.

Этот отчет используется не только коммерческими, но и некоммерческими организациями. Они получают взносы и безвозмездные поступления от государства и частных лиц, за которые нужно отчитаться.

Функции бухгалтерской отчетности

Суть бухгалтерского учета заключается в сведении в один документ всех показателей финансовой и хозяйственной деятельности компании. Показатели систематизируются, чтобы с помощью отчета было проще решать такие задачи:

• Информирование. Благодаря сводкам показателей можно информировать руководителя предприятия, финансового директора, совет директоров, инвесторов и других заинтересованных лиц о положении компании. Отчетность показывает, какие процессы происходили на предприятии и каковы их результаты.
• Контроль. Документы с ключевыми финансовыми показателями позволяют руководству оценить, насколько эффективно отработало предприятие в текущем периоде. Важно иметь на руках не только отчет о фактических результатах, но и план, который был сформирован в конце прошлого периода.

Налоговая отчетность

Этот вид отчетов в бизнесе включает в себя декларации, справки и расчеты. В декларации входят налоговая база, ставка, сумма налога за период. Эти показатели являются основными. Но кроме них в налоговой документации могут быть дополнительные сведения: льготы, размер доходов и расходов, страховые взносы. Состав пакета документов определяется на основе системы налогообложения, которая принята в компании.

Виды налоговой отчетности

Состав налоговой отчетности определяется законодательством. Он отличается у компаний с разным видом деятельности. Но есть общепринятый список отчетов, в который входят такие документы:

• налоговая декларация;
• расчеты по авансовым платежам;
• расчет по страховым взносам;
• сведения о среднесписочной численности;
• бухгалтерские отчеты;
• прочие документы.

Налоговая декларация

Налоговая декларация представляет собой заявление компании о своих объектах налогообложения. Например, о прибыли предприятия и добавочной стоимости, продаже товаров с акцизами, природных ресурсах, которые используются в работе, страховых взносах. Кроме того, в налоговой декларации указываются все источники дохода за период и налоговые льготы. На основании указанной информации рассчитывается сумма налога.

Декларация составляется на налоговый период, который состоит из нескольких отчетных. Для разных объектов налогообложения периоды отличаются по длительности. Например, налог на прибыль рассчитывается по итогам года работы компании. Тогда отчетными периодами будет квартал, полугодие и 9 месяцев. То есть каждый квартал компания платит авансовый платеж, а к концу расчетного года определяется окончательная сумма налога.

Для налога на добавленную стоимость период составляет квартал. Он не делится на отчетные составляющие.

Расчеты по авансовым платежам

Этот документ представляет собой ту же налоговую декларацию, но за более короткий период. Компания платит налог на прибыль в течение года. Однако налоговый период делится на три отчетных. По итогам каждого квартала рассчитывается авансовый налоговый платеж. Сведения о сумме авансового платежа также нужно предоставлять налоговой службе. Для этого был разработан дополнительный отчет – по авансовым платежам.

Расчет по страховым взносам

Это новый вариант фискальных отчетов, который посвящен объему взносов компании в страховую службу. Взносы исчисляются на основании количества сотрудников, которые числятся за организацией. До 2020 года расчеты по страховым взносам и сведения о среднесписочной численности являлись отдельными отчетами. Но с 2021 года данные подаются в единой форме. О количестве сотрудников необходимо информировать ФНС несколько раз в год.

Другие формы документов

Помимо основного пакета документов, который был сдан организацией, ФНС может потребовать дополнительные отчеты. Например, справки, пояснительные записки, книги доходов и расходов. Они потребуются для уточнения основных отчетов.

Требования к отчетности

Если к отчетам других видов требования устанавливают чаще всего сами предприниматели, то за правильностью составления налоговой отчетности следит государство. Вот каким требованиям должны соответствовать документы для налоговой службы:

• в отчете не может быть исправлений и корректировок;
• если документ составлен вручную, а не напечатан, то чернила ручки должны быть определенного цвета;
• все показатели должны быть занесены в верные графы;
• для некоторых отчетов предусмотрена унифицированная форма. В таком случае оформлять их иначе не допускается.

Кадровая отчетность

В отличие от бухгалтерской и налоговой отчетности кадровую собирают не только бухгалтера, но и сотрудники другого подразделения – HR-специалисты. В документации фиксируют данные о работнике компании. Отчеты необходимы для внутреннего анализа, например, для оценки текучести кадров, составления общего представления о коллективе. Кроме того, отчетность направляется в другие организации:

• в Пенсионный фонд направляется информация о кадровом составе и о стаже работников;
• центрам занятости компания отчитывается о количестве открытых вакансий и квотах для определенных слоев населения;
• для военкомата составляются отчеты о воинском учете;
• в Росстат отправляется информация о численности сотрудников, их занятости и средней зарплате.

Виды кадровой отчетности

Все отчеты, которые требуются от кадровика, можно разделить на внутренние и внешние. Внутренние необходимы руководителю компании для принятия управленческих решений. Руководству фирмы интересна такая информация:

• количество принятых сотрудников за период;
• количество уволенных с детализацией о причинах увольнения;
• расчеты текучести кадров, то есть соотношение потерянных сотрудников к общему количеству персонала;
• количество заболевших сотрудников;
• информация о возрасте работников и их квалификации.

Эти отчеты являются достаточно свободными по форме. Работник отдела кадров сдает их в том виде, который утвержден директором. Внешние отчеты более унифицированы.

Отчеты для Росстата

Росстат интересует информация о количестве сотрудников и их зарплате, а также об условиях труда, предоставляемых компанией. Организация обязана отчитаться обо всех затратах, связанных с персоналом. Например, не только о зарплате, но и о компенсациях за работу с опасными и вредными факторами, гарантиях, расходах на средства индивидуальной защиты. Регулярность сдачи отчетности и ее отдельные детали регламентируются Росстатом и зависят от отрасли, в которой работает компания. Например, есть отдельные формы отчетности для организаций, работающих в сфере науки, культуры, здравоохранения или образования.

Также в отчетах указываются сотрудники, которые повысили квалификацию. Такие отчеты сдаются и малым, и крупным бизнесом с периодичностью один раз в несколько лет.

Отчеты для Пенсионного фонда

Так как компания вносит платежи в Пенсионный фонд, она обязана регулярно отчитываться о количестве застрахованных лиц, работающих на предприятии. Кроме общей численности, в отчете указывается стаж каждого работника.

Отчет в службу занятости

Все компании, в штате которых числится более 35 человек, обязаны предоставлять квоты людям с инвалидностью. Отчитываться о предоставлении квот нужно службе занятости населения каждый месяц. Отдел кадров отправляет отчет, в котором указывается и общая численность сотрудников, и вакантные должности.

Вот еще несколько обстоятельств, при которых организация должна отчитаться перед службой занятости:

• если фирма ликвидируется или штат сокращается, то отчет должен быть отправлен за 2 месяца до этих событий;
• если прекращает работу ИП, то срок уведомления составляет 2 недели;
• если приостановлено производство, введен режим неполного рабочего времени, то отчитаться нужно в течение трех дней;
• если в компании случилась забастовка.

Отчеты в военкомат

В крупных компаниях, где численность сотрудников составляет более 500 человек, может работать отдельный человек, который занимается воинским учетом. Если фирма меньше по численности, то эти обязанности ложатся на плечи любого сотрудника-кадровика.

Отдел кадров ежегодно отчитывается военкомату о работниках, которые могут быть призваны на службу. Это несовершеннолетние граждане предпризывного возраста, а также мужчины, которые подлежат воинскому учету в следующем году. Второй ежегодный отчет – о численности работников, пребывающих в запасе.

Еще несколько отчетов направляются в военкомат в любое время при возникновении обстоятельств:

• отчет о приеме или увольнении военнообязанного гражданина;
• отчет об изменении семейного положения, состояния здоровья или адреса военнообязанного;
• отчет о сотрудниках, которые уклоняются от учета.

Прочие отчеты

Дополнительно требуется сдавать некоторые виды отчетности бизнеса администрации города или региона. Однако для этого в регионе должна быть запущена программа трудоустройства. Например, трудоустройство молодежи. В таком случае компания предоставляет квоты для молодых специалистов, а затем отчитывается о количестве нанятых.

Управленческая отчетность

Управленческая отчетность необходима для уточнения отдельных показателей из бухгалтерской. Она используется исключительно для внутренних целей: руководитель подразделения или собственник компании принимает решения по дальнейшей работе предприятия. Например, в бухгалтерском отчете подсчитана совокупная прибыль компании по реализационной деятельности. С помощью управленческого отчета можно уточнить этот показатель: какие именно товары из ассортимента оказались прибыльными и убыточными, кто из менеджеров принес компании больше денег. То есть в управленческой отчетности помимо цифр можно найти факторы, повлиявшие на них.

Некоторые предприниматели путают формы бухгалтерской и управленческой отчетности. Разница заключается в том, кто будет использовать информацию. Бухгалтерские документы интересны внешним субъектам, например, потенциальным инвесторам, налоговой службе, фондам и аналитикам рынка. Управленческие отчеты составляются для внутренних пользователей: топ-менеджеров, собственника, совета директоров.

Характеристики управленческой отчетности

Управленческие отчеты содержат актуальную и детализированную информацию по конкретным направлениям работы компании. Есть несколько характеристик, которые всегда присутствуют у правильно составленных отчетов:

• информативность. В отчете достаточно информации, чтобы принять управленческое решение;
• лаконичность. В них содержится только та информация, которая касается непосредственно управленческого решения. Данные представлены в сжатой форме;
• своевременность. Информация отражает текущее положение дел в компании или прогноз на ближайшую перспективу;
• возможность детализации. Любая цифра или факт из отчета могут быть раскрыты в понятных, информативных и лаконичных метриках;
• уместность. На формирование отчета сотрудник тратит время. Важно, чтобы эффект от аналитики был больше, чем затраченные усилия.

Виды управленческой отчетности

Так как управленческая отчетность является самой часто используемой разновидностью отчетов, ее тоже можно разделить на категории. Классификация основана на информации, которую предоставляют документы:

• финансовый результат;
• баланс;
• денежные средства.

Отчеты по финансовому результату

В первую группу входят отчеты, в которых фиксируется итог работы компании за период. Ключевые отчеты – по доходам и расходам. Там указываются все доходы и расходы компании за период со структурой. Если на предприятии крупный продуктовый портфель, то важным отчетом станет структура себестоимости. Благодаря ему топ-менеджеры узнают, как формируется себестоимость по каждому продукту, какая маржа поступает в компанию с продажи товаров.

Остальные необходимы для детализации. Например, из первого отчета руководитель понимает общий размер расходов за период, а из документа по отдельным видам расходов видит, сколько денег потратила компания на сырье и материалы, фонд оплаты труда, маркетинг.

Часто на предприятии требуется составлять бюджет доходов и расходов. Он отличается от предыдущих периодом, за который берутся данные. Бюджет необходим не для анализа прошлых или текущего периода, а для планирования будущего финансового года. Затем фактические доходы и расходы сравнивают с планом.

Отчеты по балансу

Вторая разновидность управленческих отчетов необходима для детализации бухгалтерского баланса. В нем прописаны все активы и пассивы компании, значит, в отчетах по балансу содержится такая информация:

• размер оборотного капитала. Это большая группа документов, в содержание которых входят дебиторская задолженность, незавершенное производство, запасы сырья. Задача этой группы – помочь руководителю принять такие управленческие решения, чтобы оборотные активы поддерживались на максимально высоком уровне;
• структура внеоборотного капитала. Отчеты этой подгруппы используются на фондоемких предприятиях или в организациях с большой долей нематериальных активов;
• финансовые активы компании и ее обязательства;
• структура собственного капитала;
• бюджеты по балансу.

Отчеты по денежным средствам

Третья группа управленческих отчетов необходима руководителям для учета денежных средств. Если из предыдущих отчетов руководитель видит итог, то есть общее количество доходов или расходов, суммы выручки, то по отчетам по денежным средствам можно понять направления использования, источники получения денег, способность компании работать так, чтобы сумма поступлений была больше расходов.

В группу входят три документа. Отчет о движении средств показывает источники получения денег и варианты их использования. После того как руководитель увидит источники доходов и расходов, ему потребуется отчет об управлении денежными средствами. Это подгруппа документов, из которых чаще всего используется платежный календарь. Его задача заключается в визуализации ближайших расходов. По платежному календарю ответственный работник понимает, насколько ликвидно будет его предприятие в ближайшие недели.

Третий отчет – о движении денежных средств – формируется реже. Он требуется только компаниям, которые не ведут бюджеты доходов и расходов. Тогда у них возникает необходимость планировать приход и расход на ближайшие недели так, чтобы не допустить нехватки денег на очередной платеж.

Статистические отчеты

Набор отчетов компания сдает в Росстат. Эта обязанность закреплена на законодательном уровне. Отчетность необходима Росстату, чтобы сформировать статистику о социальном или экономическом положении в регионе.

Информация для статистических отчетов берется из управленческих и бухгалтерских. Обычно Росстату требуются данные по выручке или объему продаж в натуральном и денежном выражении. Также может понадобиться информация о сотрудниках, инвестициях компании или финансовом состоянии.

Количество отчетов для Росстата зависит от размеров предприятия. Малый бизнес ограничивается одной формой в год. Крупные компании могут сдавать более пяти видов каждый квартал.

Группы статистической отчетности

Статотчетность подразделяется на типы не только по срокам предоставления, но и по сведениям, которые должны содержаться в документе. Есть общая отчетность: от всех компаний, независимо от сферы деятельности, требуются одни и те же показатели. Также от предприятий нужна специализированная отчетность, в которую входят специфические показатели по отдельным отраслям.

Сбор данных может быть сплошным и выборочным. При сплошном сборе компания отчитывается на регулярной основе. Выборочный предполагает получение конкретного запроса от Росстата и формирование отчета по нему.

Оперативная отчетность

Этот вид отчетов на предприятии обеспечивает контроль за работниками. Оперативная отчетность включает информацию о выполнении хозяйственных операций практически сразу после их завершения. Например, в течение дня менеджеры отдела продаж обзванивают клиентов, а в конце отчитываются руководителю о количестве совершенных звонков.

В оперативную отчетность чаще всего включают информацию о выполнении планов. Причем не только по продажам, но и по звонкам, письмам, отгрузкам, поставкам, получении дебиторской задолженности.

Оперативная отчетность собирается во всех подразделениях предприятия. Вот несколько примеров отчетов в отделе продаж:

• по выручке со всего отдела или с конкретных сотрудников;
• по среднему чеку или его глубине;
• по продажам отдельных товаров;
• по количеству новых и текущих клиентов;
• по отгрузкам товаров к клиентам;
• по получению оплат от покупателей;
• по совершенным звонкам, их результатам, длительности.

Другие классификации отчетности

Классифицировать отчетность удобнее всего по видам. Остальные варианты классификации могут применять в зависимости от потребности.

Сроки предоставления

У каждого отчета есть сроки составления и сдачи. Те документы, которые будут сдаваться сторонним организациям (например, Росстату, налоговой, центру занятости) составляются в сроки, заданные этими организациями. Если отчет нужен исключительно для внутренних целей, то сроки определяет руководитель предприятия или подразделения.

Даты предоставления могут отличаться у отчетности некоторых видов. Например, бухгалтерская может быть промежуточной и годовой. Промежуточные отчеты формируются раз в месяц, квартал, полугодие. В Росстат отчетность передается раз в квартал. В Федеральную налоговую службу нужно сдавать только годовые отчеты.

Регулярность внутренней отчетности может быть любой. Некоторые показатели необходимо контролировать несколько раз в день.

Способ предоставления

Отчеты можно сдавать в бумажном или электронном виде. Есть документы, которые допускается формировать любым способом. Это внутренние отчеты: способ предоставления регламентируется внутренними нормативами. Однако некоторые отчеты, например, в налоговую, обязательно сдавать в электронном виде.

Степень обобщения данных

Если классифицировать отчетность по степени обобщенности данных, то можно выделить два вида: первичную и консолидированную. Первичная составляется по данным текущего учета одной организации. Консолидированная отчетность формируется из данных по отдельным юридическим лицам. Такая отчетность необходима компаниям, у которых есть несколько дочерних предприятий.

Заключение

Даже в малом бизнесе в течение года нужно сдавать несколько видов отчетности предприятия. В совокупности насчитывают десятки документов по кадровой, бухгалтерской, управленческой деятельности. Чтобы упростить процедуру формирования отчетов, можно внедрить специальные программы для автоматизации или передать работу на аутсорс.