Ведем переговоры правильно

В современных условиях бизнеса умение вести переговоры – залог финансового благополучия компании. Ежедневно топ-менеджерам приходится налаживать партнерские связи, чтобы увеличить товарооборот коммерческой структуры. Но отсутствие навыков делового общения и неспособность убедить собеседника в перспективах сотрудничества, негативно отражается на объемах реализованной продукции и размере прибыли. Чтобы минимизировать подобный риск, важно не только изучить нюансы предстоящего диалога с компаньоном, но и методы, посредством которых можно ускорить процесс построения с ним договорных отношений. 

Этапы переговоров

Успех в деловом общении обеспечивают множество факторов. Стандартный формат переговоров в бизнесе (продажа товара клиенту, обсуждение условий контракта и прочее) проходит в несколько этапов:

• подготовка к диалогу;
• установление контакта;
• «короткий разговор» (Small talk);
• выстраивание позиций;
• актуализация интересов;
• торги;
• расширение «пирога».

Рассмотрим их подробнее.

Подготовка к диалогу

На начальной стадии организации сотрудничества с потенциальным компаньоном по бизнесу следует:

• собрать как можно больше информации о нем (важно детально изучить деловую переписку с контрагентом – коммерческие предложения, проекты соглашений о намерениях и прочие документы, адресованные по факсу, электронной почте);
• определить ориентировочную дату, время, место проведения и разработать план переговоров;
• проанализировать, на каких условиях подписание контракта выгодно;
• согласовать перечень уступок для потенциального партнера, которые могут ускорить процесс заключения сделки.

На подготовительном этапе планирования диалога с партнером важен определенный психологический настрой. Встреча с будущим компаньоном будет плодотворной, если абстрагироваться от негативных эмоций и мыслей. Максимальная выдержка и благожелательность к контрагенту повышают шансы на установление прочных отношений делового характера.

Что еще необходимо знать о партнере

Планирование переговоров – это не только анализ информации о компаньоне, но и изучение сведений о компании, владельцем которой он является. Не лишним будет выяснить наличие наград у коммерческой структуры. Они являются подтверждением успешного ведения бизнеса. Важно ознакомиться с тематикой и периодичность мероприятий, организуемых компанией – партнером. Также необходимо проанализировать данные о лицах, которые могут участвовать в переговорах на стороне компаньона.

Аккаунт в Одноклассниках или VK – важный инструмент в грамотном выстраивании диалога

Минимальный набор информации о собеседнике можно узнать из социальных сетей. Не исключено, что у вас с партнером или его коллегами найдутся общие друзья. Для коммуникативного сближения с контрагентами можно «лайкнуть» фото или поддержать их посты положительными комментариями. Просматривая аккаунты потенциальных партнеров, можно узнать об их увлечениях и жизненных интересах. Информация о хобби собеседника существенно упрощает процесс выстраивания диалога на деловой встрече. Запрос на дружбу с партнером в социальных сетях позволит минимизировать возможную «скованность» и «зажатость» на первичных переговорах.

Установление контакта

Чтобы ускорить процесс налаживания сотрудничества, необходимо при встрече с контрагентом произвести на него положительное впечатление.

Рекомендуется заранее подготовить костюм для бизнес-встречи. Нельзя приходить на переговоры с компаньоном в футболке и спортивных штанах. Деловой стиль в одежде – неотъемлемый атрибут человека, успешного в делах.

Четко и лаконично излагайте собственную точку зрения, будьте искренни и уверенны в себе. Завершать диалог с потенциальным компаньоном следует на позитивной ноте. Важно поблагодарить его за потраченное время и выразить надежду на продолжение деловых отношений.

«Короткий разговор» (Small talk)

Успех в налаживании контакта зависит от умения расположить к себе собеседника. Не следует после знакомства с партнером сразу же переходить к обсуждению дел. Необходимо сократить дистанцию на пути к обоюдному доверию. Для этого следует поговорить с контрагентом на тему, не связанную с коммерческими проектами. Важно заранее узнать об увлечениях (интересах) партнера. Когда он начнет оживленно рассказывать о футболе или рыбалке рекомендуется внимательно слушать собеседника и ненавязчиво задавать ему уточняющие вопросы. Он должен чувствовать, что вы действительно проявляете интерес к его хобби. Но что делать, если вопрос об увлечениях потенциального компаньона остался открытым? Чтобы его раскрепостить, можно рассказать остроумную шутку или смешной анекдот.

Выстраивание позиций

Оценить перспективу сотрудничества с контрагентом возможно при одном условии: если уметь прогнозировать результаты деловой встречи. В процессе общения с партнером важно научиться предугадывать, для кого договорные отношения сулят максимальную выгоду, а кому придется в чем-то уступить. Но не исключено, что коммерческий проект окажется одинаково прибыльным или нерентабельным для каждой из сторон. На каких же условиях может быть достигнут компромисс на переговорах?

Позиция «выигрыш/выигрыш»

В результате общения контрагенты планируют оформить соглашение, условия которого выгодны для каждого. Позиции «выигрыш/выигрыш» потенциальные партнеры могут достичь, если интересы одного не могут быть удовлетворены без учета интересов другого. Но подобный итог переговоров невозможен при односторонней инициативе или в условиях конфликта между собеседниками.

Позиция «проигрыш/проигрыш»

В процессе переговоров ни одному из участников не удается в максимальной степени достичь изначально поставленных целей. Стороны могут рассчитывать на подписание контракта только на основе обоюдного компромисса, но они не всегда выбирают модель: «ты мне – я тебе». А если партнеры и соглашаются на взаимные уступки, то носят такие послабления «вынужденный» характер. Указанное обстоятельство нивелирует качество деловых отношений.

Позиция «выигрыш/проигрыш»

Участники переговорного процесса пытаются достичь односторонних преимуществ путем понуждения контрагента поступиться интересами, которые он планировал отстаивать. Деловые встречи подобного рода подразумевают философию «соперничества» и «приспособления» между сторонами. Каждый из потенциальных компаньонов хочет минимизировать перечень преференций своего визави. Мотив их поведения сводится к следующему: «Чтобы я оказался в выигрыше, ты должен потерпеть поражение». Не исключена ситуация, когда контрагент психологически готов признать поражение, но при условии, что ему пойдут на определенные уступки.

Позиция «проигрыш/выигрыш»

Одна из сторон изначально не против поблажек и послаблений для визави и соглашается с теми условиями, которые ей предлагают. В 70 % случаев контрагент вынужден мириться с позицией «проигрыш/выигрыш», поскольку он имеет дело с чрезмерно «амбициозным оппонентом» или его обязывают те или иные жизненные обстоятельства. Но возможны и ситуации, когда участник переговорного процесса осознанно идет на уступки будущему партнеру. Подобная стратегия справедлива, если стороны нацелены на долгосрочное сотрудничество. В таких условиях приоритетное значение отдается поддержанию качества деловых отношений. Бизнес с постоянным партнером в будущем может сулить огромную прибыль.

Актуализация интересов

В продвижении товара или услуги компании важно использовать все аргументы, вне зависимости от того, каким КПД они обладают. Но существует одно обстоятельство. Если обосновывать позицию доводами, придерживаясь принципа: «от меньшего к большему», то переговоры могут завершиться ничем. Велика вероятность того, что собеседник потеряет интерес к коммерческому проекту. Аналогичный результат дает использование аргументов по принципу: «от большего к меньшему». Оптимальная тактика поведения – это усилить позицию весомым доводом в начальной стадии переговоров и приберечь один из «козырных» аргументов для завершающей стадии. А остальные доказательства в поддержку собственных тезисов можно привести в процессе деловой встречи. Два наиболее значимых аргументов можно сравнить с большими гвоздями, которые удерживают интерес собеседника к коммерческому проекту. Шансы на успех в переговорах высоки, если стороны оперируют 3–5 доводами. Одного или двух аргументов недостаточно, чтобы визави согласился на предлагаемые условия. Не рекомендуется перебарщивать с доказательствами собственной позиции, поскольку вероятность того, что собеседник запомнит их все – минимальна.

Чтобы усилить степень значимости аргументов, важно использовать:

• вербальные средства (выделение слов и оборотов речи: «срочно», важно», «необходимо» – «первый довод», «второй довод», «третий довод»);
• невербальные средства (жесты и мимика);
• визуальные средства (схемы, буклеты, проспекты, каталоги).

Не следует пренебрегать приемами, которые помогают украсить речь и облегчить понимание ее смысла. В диалоге уместно использовать методы параллелизма, сравнения и метафоры.

Торги

На переговорах мнения контрагентов по поводу условий сотрудничества могут быть кардинально противоположными. Чтобы достичь компромисса каждый из сторон должен чем-то пожертвовать. Важно определить, что может стать объектом для торга. Практика показывает, что в 90 % случаев деловые партнеры соглашаются пересмотреть условия, касающиеся стоимости, сроков поставки и объема продукции. Следует заранее изучить рыночные предложения. Планируя переговоры, важно определиться, в каких условиях договора гипотетически можно уступить визави. Но также необходимо зафиксировать значения и параметры, игнорирование которых нивелирует выгоду от сотрудничества.

Постарайтесь заверить собеседника, что вы воспринимаете торг как игру, поэтому не придаете ему принципиального значения. Не следует визуально демонстрировать контрагенту чрезмерную заинтересованность в товаре. Важно проявлять хладнокровие и ненавязчиво произнести фразу: «Не исключено, что нас это заинтересует. А на каких условиях вы предлагаете сотрудничество?»

Если цена продукта полностью удовлетворяет ожиданиям компании, не следует сразу на нее соглашаться. Попытайтесь ее снизить, иначе партнер может подумать, что прогадал и в другой раз предложит менее выгодные условия.

Предлагайте различные варианты уступок по условиям договора, что позволит выяснить приоритеты контрагента. Высока вероятность того, что послабление в конкретном вопросе может не иметь принципиального значения для вас, но для визави оно может быть актуально. Мелкие уступки сулят большую выгоду.

Расширение «пирога»

Старайтесь оказывать содействие партнеру вне рамок официального сотрудничества. Если вы сможете порекомендовать ему квалифицированного специалиста по похудению или дадите ему совет в выборе детского сада для ребенка, то гарантированно укрепите партнерские отношения. Увеличить объем прибыли можно, если привлечь к участию компаньона в глобальном проекте. Например, заключив с контрагентом сделку по продаже программы, которая ориентирована на управление бизнесом, вы можете оказать содействие в продвижении ее на рынок. В результате создается масштабный бизнес, который выгоден обеим сторонам.