Управляем проектами при помощи Канбана

В мире мало постоянства. Изменения касаются всех сфер жизни, в том числе и бизнеса. Классические методы управления изжили себя, товары не всегда являются востребованными, рушатся проекты. Бизнес переживает сложные времена.

На смену старому пришла новая производственная философия. Agile – совокупность гибких систем организации труда, креативный образ мышления сотрудников. Современные методы управления помогают бизнесу выжить в нелегких условиях. Одним из таких методов, созданных на основе Agile, является Канбан. 

Канбан: суть системы 

Немного истории 

Разработали и впервые применили данную систему японские инженеры из корпорации Toyota. Натолкнула их на такую идею работа супермаркетов в США. Товары добавляли на полки по мере необходимости. Покупатели сами выбирали нужные продукты. Это было в конце 50-х годов прошлого столетия.

Методы работы 

После внедрения системы в корпорацию Toyota среднесуточные графики стали устанавливать лишь для сборочного конвейера. Для других цехов графики отменили, установили ориентировочные объемы производства.

От складов отказались: комплектующие части доставлялись непосредственно на рабочие места. В том количестве, какое заказал сборщик в нужное для него время.

Практика «точно в срок» позволила искоренить простои и затоваривания, снизить затраты, ускорить сборку машин. 

Практики Канбан 

Визуализация 

Элементы визуализации: канбан-доска и канбан-карточки. 

Канбан-доска 

Это таблица с несколькими колонками, внутри которых расположены стикеры. На них написана информация о задаче: название проекта, дополнительные заметки, дата старта и завершения, фамилия исполнителя.

Стикеры могут отличаться друг от друга цветом. Таким способом легко обозначить дополнительную информацию, например, важность. Или присвоить каждому проекту свой цвет.

Местоположение стикера несет определенный смысл. Чем он выше, тем важнее записанная на нем задача. 

Пример. Канбан-доска для B2B-бизнеса (интернет-магазин). 

1. В первой колонке находятся стикеры с новыми заказами. 
2. Для начала работы стикер следует переместить в колонку «Проверка». На этом этапе необходимо провести согласование с покупателем, проверить наличие товара. 
3. На этапе «Обработка» выбирается метод доставки. Определяется вес и габариты товара, количество мест, уточняется, требуется ли сборка. 
4. «Отгрузка». Задачей для текущего этапа является группировка заказов по способу и дате отправки, печать документов для отгрузки. 
5. Если стикер находится в колонке «Доставка», значит, товар на пути к заказчику. 
6. «Отмена». Заказчик по какой-либо причине товар принять отказался. 
7. «Успешно доставлен». Сделка состоялась. 
8. Заказ переносится в архив.

Таким образом, задача делится на несколько последовательных этапов. Выполненная на одном этапе задача передается на следующий. Специалист приступает к другому заданию.

Напоминает конвейер, но элементы такого конвейера трудятся в случае необходимости. Они избавлены от лишнего труда. Задача выполняется не заранее, а когда есть необходимость.

Доска может быть реальной и виртуальной. Популярные в России онлайн доски: Trello, Bitrix24, Taskify. С KanbanFlow можно отследить время, затраченное на выполнение задания. Приложения бесплатны, понятны в пользовании.

Интересно. Канбан доской может быть холодильник. На него наклеивают магнитики с изображением продуктов. Если какие-то продукты заканчиваются, их изображения перемещают наверх. Собираясь в магазин, не обязательно заглядывать внутрь – информация на виду. 

Канбан-карточки 

Данные элементы системы служат для передачи информации. Каждая из карточек проходит определенный цикл и возвращается в исходный пункт. Они являются связующим звеном между этапами производства, хотя имеют разное назначение.

Карточки содержат названия, номера, количество деталей, а также адреса отправителя и получателя. Играет роль цветовая палитра. Красный Канбан – складской, зеленый – межцеховой, синий – производственный.

Тарный Канбан устанавливается на контейнере. Необходимо наличие 2-х емкостей: пока детали из одной используются, другая заполняется. Пустая тара – сигнал для заполнения. Этим исключается дефицит комплектующих частей, обеспечивается бесперебойная работа. С помощью карточек осуществляется контроль движения запасов.

Карточки находят применение и в других областях. Например, в медицине. С их помощью удается держать под контролем процесс приобретения и хранения препаратов. Это способствует тому, что лекарств в больнице всегда достаточно, но не чрезмерно.

Интересно. Музей, вход бесплатный. На входе посетителю выдают жетон. На выходе просят его вернуть, после этого разрешается войти в музей следующему человеку. Так регулируется количество посетителей для их удобства и для сохранности экспонатов. Жетоны выполняют роль канбан-карточек.

Определение приоритетов

Менеджеру легко выявить первоочередные задачи, сконцентрировать внимание на главных вещах. Это позволяет избежать затрат на ненужные дела.

Лимит на задачи

Ограничение количества заданий, над которыми можно трудиться одновременно. При достижении предельного количества блокируется возможность добавить следующее. Одна законченная работа лучше, чем несколько начатых. Данная практика способствует равномерному распределению нагрузки между работниками, избавляет от перегрузок, улучшает качество работ.

Управление потоком задач 

Важна обратная связь. Каденция – определенный ритм регулярных встреч, совещаний. На них происходит обсуждение:

• текущих задач;
• выявленных проблем;
• обзор рисков, обязательств;
• способов улучшения сервиса.

Концентрация на работе 

Работу надо не только планировать, но и выполнять. Работнику не приходится думать, чем заниматься дальше. Следующая задача ждет его: за него подумал руководитель.

Постоянное улучшение 

Канбан – помощник в борьбе за качество. Позволяет выявить на ранних этапах проблемы в производстве и работе персонала. 

Области применения системы 

Промышленное производство 

При традиционной системе управления работают механизмы «выталкивающего» производства. Это жесткий план, управление направлено слева направо, товар «выталкивается» с одного участка на другой.

Разные участки имеют собственные планы, не учитывающие реальную обстановку. В результате одни детали вырабатываются в избытке, другие оказываются в дефиците. Отсюда перебои в работе, невыполнение плана, затоваривание.

Методология Канбан предлагает «вытягивающий» тип производства. Работа в этом случае ведется по принципу «точно в срок». Заказы выполняются после их поступления. Вместо плана – спрос потребителей.

Последующий участок заказывает предыдущим те детали, которые нужны, в необходимом количестве. Детали подаются сразу в нужные точки, готовая продукция отправляется потребителю. Как результат, уменьшение рисков, грамотное регулирование складских запасов.

Управление IT проектами 

В IT проектах Канбан работает аналогично промышленному. Вместо запчастей выступают задачи по разработке программного обеспечения; программистов и тестировщиков можно считать сборщиками.

Пример. Макет сайта разрабатывает дизайнер. Дальше трудится разработчик; по окончании работы он передает ее тестировщику.

Увеличение продаж 

Одним из важнейших направлений в B2B-бизнесе является работа с клиентами. В этом поможет система. Она идеально подходит для ускорения воронки продаж.

Ускорение воронки продаж в B2B-бизнесе 

1. Менеджер выбирает свои сделки, определяет статус клиента. 
2. Чтобы передвинуть карточку вперед, необходимо подтолкнуть клиента к покупке. 
3. Надо продать товар клиенту, с которым уже ведется работа. Только тогда можно приступать к следующему делу. 
4. На каждом этапе должен быть список условий для дальнейшего продвижения сделки.

Анализ работы воронки и этапов сделки способствуют оптимизации процесса. Чтобы создать совершенную систему работы с клиентами, следует отслеживать статусы, которые скапливаются на этапах воронки. Проводить анализ сложившейся ситуации, принимать соответствующие меры, тем самым меняя систему в нужную сторону.

Канбан – помощник в борьбе с затовариванием. С помощью карточек контролируется движение запасов.

Интересно. Специальные сервисы автоматически делают заказ товара у поставщиков, если его количество приближается к минимуму.

Личное планирование 

Система Канбан эффективнее ежедневников и списков. Доска, благодаря наглядности, помогает приводить в порядок домашние и личные дела. 

Как начать работать по методу Канбан в небольшой компании 

1. Создать доску, начиная с трех этапов (заявка, в работе, выполнено). 
2. Определиться с этапами выполнения задач. 
3. Добавить недостающие колонки. 
4. При необходимости изменять и дополнять формулировки задач.

 Преимущества системы Канбан 

• Прозрачность. Одним взглядом менеджер имеет возможность оценить текущее состояние дел. Видно:
• кто чем занят;
• что ждет каждого дальше;
• где узкое место;
• когда будет выполнена та или иная задача;
• какой этап тормозит работу.
• Простота применения.
• Гибкость системы. Быстрая адаптация процесса производства к изменению спроса.
• Экономия материальных ресурсов.
• Сокращение времени производственного цикла.
• Улучшение использования складских площадей.
• Повышение уровня контроля.
• Способствует слаженной работе коллектива.
• Повышение доходов.
• Положительные эмоции от результатов работы.

Недостатки системы Канбан 

• Численность штата должна быть более пяти человек.
• Не подходит для долгосрочных направлений развития.
• Работники должны владеть смежными профессиями.
• Ориентирована на сознательный коллектив. 

Методология Канбан – не очередное модное течение. Это серьезная, научно выверенная система управления проектами. Ее жизнеспособность не вызывает сомнений. Доказательства очевидны: японский автомобильный концерн «Toyota» использует данную систему более полувека и процветает.

Применяют Канбан и многие другие компании. В их числе Микрософт, фирма Ауди, компания по производству принтеров Хьюлетт-Паккард, Ярославский шинный завод, Альфа-Банк, Почта-Банк, Додо Пицца.

Перевод бизнеса на систему Канбан – дело серьезное, особенно если это крупное производство. Такой шаг требует ответственного подхода. Необходимо все обдумать, изучить специальную литературу, обратиться за помощью к знающим людям. Тогда управление станет простым и понятным, а бизнес – прибыльным.