Управление удаленными сотрудниками

регистрируйся на вебинар Екатерины Уколовой
получитебесплатно
PDF-план по настройке
удаленного
отдела продаж

Благодаря техническому прогрессу с каждым годом расширяется круг задач, которые можно поручить удаленным работникам. На дистанционную работу компании переводят менеджеров по продажам, маркетологов, бухгалтеров, дизайнеров и авторов контента. Однако у руководителей возникают сложности при управлении подчиненными:

  • руководитель не знает, как именно работник планирует свое время;
  • привычный метод контроля – живое наблюдение за работой в офисе – уже не подходит и это дестабилизирует руководителя;
  • общение с персоналом может быть затруднено, особенно если работники живут в разных регионах, часовых поясах и имеют разный менталитет;
  • трудно осуществимы наставничество и поддержка работников.

Разработать правильную стратегию управления персоналом необходимо хотя бы ради того, чтобы облегчить работу в компании самим работникам. Если руководитель не берет процесс в свои руки, персонал вынужден испытывать такие сложности:

  • новичкам сложно влиться в коллектив – тяжело сформировать дружеские отношения с коллегами и познакомиться с корпоративными ценностями;
  • сложно расти профессионально, ведь удаленные сотрудники всегда будут на втором плане после офисных коллег. Как только зайдет речь о продвижении по карьерной лестнице, удаленщики окажутся в невыгодном положении;
  • если руководитель не поможет работникам сформировать границы рабочего дня, им будет сложно соблюсти баланс между работой и частной жизнью. 

Не все руководители видят разницу в управлении офисными сотрудниками и удаленными. С фрилансерами придется быть на связи постоянно и контролировать не только результат выполнения работы, но и процесс.

Управление удаленными сотрудниками фирмы или командой фрилансеров строится на нескольких китах:

  • постановка планов;
  • регулярная отчетность;
  • денежная мотивация;
  • общение с коллегами и руководителем. 

Однако есть отличия между управлением команды, которая до удаленки работала в офисе, и команды фрилансеров, которые ни разу не сотрудничали вживую. 

В первом случае есть главный совет – переводить сотрудников на дистанционную работу постепенно. Например, поэтапно увеличивать количество рабочих дней вне офиса и добавлять новые форматы отчетности. 

Во втором случае следует сделать акцент на формировании командного духа, ведь фрилансеры – люди, которые изначально умеют сами организовать свою работу. Вот что рекомендуется сделать в первую очередь:

  • познакомить работников друг с другом, чтобы по ту сторону монитора оказался живой человек, а не безликий специалист. Кроме формирования дружеских отношений это позволит ускорить бизнес-процессы – некоторые вопросы фрилансеры смогут решить между собой без привлечения посредника;
  • помочь работникам влиться в коллектив с помощью приветственных писем, поздравлений с важными датами.

Стратегия общения

Чтобы удаленные сотрудники работали как единый механизм, руководителю нужно сразу сформировать единые для всех правила общения. Например:

  • быть на связи с 9:00 до 17:00 часов с понедельника по пятницу. Однако если персонал работает в разных регионах и часовых поясах, то можно выбрать более узкий временной промежуток, но одинаково подходящий для всех;
  • быть или не быть на связи вне рабочего времени, если коллегам из другого часового пояса потребуется помощь;
  • отвечать на сообщение в течение часа;
  • в корпоративных чатах ставить на аватарку реальное фото и в качестве никнейма использовать имя, фамилию и должность;
  • создать два отдельных чата – для решения рабочих вопросов и для внерабочего общения – и заставить строго придерживаться этого разделения.

Такие правила помогут стандартизировать переписки. Во-первых, все работники будут понимать, что у них даже на удаленке есть личное время. Вечером и в выходные дни они будут уверены, что не придется отвлекаться на рабочие вопросы. Во-вторых, в рабочее время строгие правила помогут настроиться на рабочий лад.

Рекомендуется выбрать для корпоративного общения один мессенджер, чтобы не запутаться в переписках и контролировать их содержание. Для управления работниками стоит использовать не только чаты, но и видеосвязь – периодически устраивать собрания всех подчиненных в формате видеоконференции. 

Необходимы регулярные собрания-брифинги, которые проводятся по аналоги с офисными планерками: перед удаленными работниками так же нужно ставить дневные цели, проверять выполнение вчерашних задач. Такие можно проводить по видеосвязи, а затем тезисы фиксировать в общем чате.

Вот еще несколько идей, которые дополнять основную стратегию общения:

  • устраивать happy hour – нерабочее время, которое сотрудники проводят вместе. Если это фрилансеры или удаленные работники из разных часовых поясов, можно устраивать мини-корпоративы по видеосвязи;
  • регулярно встречаться вживую для обсуждения рабочих вопросов – если есть возможность, нужно собирать работников в офисе хотя бы раз в полгода;
  • хотя бы раз в несколько месяцев собираться вживую во внерабочее время для проведения корпоративных мероприятий – устраивать выезды на природу, веревочные курсы для сплочения команды.

Сотрудники должны знать не только о том, что происходит в жизни коллег, но и о происходящем в компании. Чтобы работники чувствовали сплоченность, необходимо информировать их о корпоративных новостях, мероприятиях, полученных наградах, новых товарах в ассортименте или новых технологиях в производстве. Если на удаленке работает только часть персонала, рекомендуется снимать на видео собрания офисных коллег, чтобы фрилансеры ничего не пропустили.

Постановка планов и денежная мотивация

Чтобы управлять работниками, необходимо направлять их деятельность в нужное компании русло. Для этого идеально подходят планы на неделю или месяц. Все планы удаленных работников условно можно разделить на две группы:

  • планы, нацеленные на результат – количество произведенных товаров, оказанных услуг, итоговая выручка по продажам, конверсия;
  • планы, нацеленные на процесс работы – количество общих совершенных звонков, выполненных за день задач, встреч, отправленных коммерческих предложений. В эту же группу входят все планы, которые помогают руководителю контролировать работу – количество правильных и своевременно сданных отчетов.

Чтобы правильно поставить перед работниками цель, нужно понять, в каком направлении двигается компания. Кроме общей цели, которая принесет пользу фирме, руководитель может ставить индивидуальные планы сотрудникам, ориентируясь на те навыки, которые им нужно отработать.

Эффективный способ управления – денежная мотивация. Гонорар работника должен быть пропорционален выполненным планам. То есть для управления персоналом удобно использовать систему KPI: чем лучше работник выполняет план, чем больше он сконцентрирован на целях компании, тем больше денег он получает по итогам месяца. Рекомендуется разработать соотношение выполненного плана и размера гонорара, чтобы работникам было проще рассчитать свою будущую зарплату. 

Однако управлять сотрудниками на удаленке – значит поддерживать в них чувство уверенности и доверия к компании. Поэтому кроме бонусов за выполнение плана необходима фиксированная часть. Таким образом оптимальная структура гонорара следующая:

  • оклад за выполнение тех задач, которые напрямую не влияют на выполнение плана;
  • премии в соответствии с коэффициентом продуктивности;
  • разовые бонусы за особые успехи – они помогут взбодрить работника и добавить мотивации всему коллективу.

Регулярная отчетность

Для управления удаленными работниками руководитель должен всегда знать, чем они занимаются. Это позволит вовремя скорректировать действия персонала. Вот в каком формате может быть отчетность на удаленке:

  • ежедневные видеосозвоны, чтобы сформировать список задач на день;
  • ежедневные текстовые отчеты о личных успехах в общем чате;
  • еженедельные отчеты в общий чат или в виде документа;
  • ежемесячные отчеты в формате таблиц, сводных диаграмм.

В таких отчетах необходимо указывать, на каком этапе находится задача, насколько выполнен поставленный план. Для управления персоналом рекомендуется использовать сводные отчеты, составленные руководителем. Такие таблицы наглядно показывают, кто из работников работает более продуктивно, и стимулируют тех, чья продуктивность на низком уровне.

Инструменты для удобного управления персоналом

Еще одно важное правило управления удаленными сотрудниками – обеспечить их необходимым техническим оснащением. Сотрудники должны использовать собственные компьютеры, смартфоны, столы и кресла, но работодатель обязан предоставить им нужные программы. Вот какой софт может помочь руководителю планировать время, проводить видеоконференции и обмениваться документами:

  • Trello – система управления, которая поможет контролировать производительность работников;
  • Dropbox, Google Диск, Яндекс.Диск позволят быстро обмениваться документами. Руководитель будет уверен, что все сотрудники получили доступ и просмотрели нужные файлы;
  • Skype, Zoom, Proficonf можно использовать для проведения видеоконференций, дистанционных обучений и планерок. Одновременно на видеоконференции смогут находиться несколько десятков зрителей.
регистрируйся на вебинар Екатерины Уколовой
получитебесплатно
Шаблон отчета
удаленного отдела
контроля качества
получитебесплатно
регистрируйся на вебинар
Екатерины Уколовой
Шаблон отчета
удаленного
отдела
контроля качества
✓ Номер введен верно