Управление финансами в бизнесе

Залог стабильной работы предприятия – это грамотное управление финансами. Необходимо постоянно анализировать финансовые потоки, планировать вложения и расходы, а также постараться предугадывать ситуации, которые могут отрицательно повлиять на бюджет компании. Главное в управлении финансами – полагаться исключительно на анализ и цифры, а не доверять своим предположениям.

Несмотря на то что этот процесс кажется достаточно сложным, научиться анализировать и правильно управлять финансами нетрудно.

Понятие финансового учета

На начальные этапы развития предприятия выпадает большая часть затрат. К ним можно отнести разработку веб-сайта, закупку необходимого для работы оборудования, рекламное продвижение и т. д. Вначале необходимо минимальное количество средств выделять на необязательные затраты. К таким расходам относится аренда или приобретение масштабного помещения под офис, организация конференций и прочее. Не стоит спешить и с расширением штата.

Когда станет заметен потенциал и перспективы развития компании, можно начинать финансирование и масштабирование предприятия. На начальных этапах использование всех возможных бесплатных услуг или бартера будет идеальным вариантом. Личные связи и выгодные знакомства также могут оказать влияние на будущее бизнеса. Чем раньше у руководства предприятия появится понимание того, как ему распоряжаться финансами, тем проще будет развивать бизнес.

Учет финансов необходимо вести на каждом предприятии. Наиболее простой способ – подсчитывать ресурсы с помощью системы отчетов о финансовых операциях, балансе, а также прибыли и убытках. В совокупности подобные отчеты помогают отследить рост компании, а также продуктивность работы сотрудников. С их помощью можно выделить несколько нюансов, которые позволят увеличить размер прибыли.

Отчет о денежных операциях включает в себя информацию о поступлении или убытке финансов с конкретного счета. По нему можно понять, понадобится ли компании дополнительно тратиться на оплату налогов, выдачу зарплат, осуществление текущих платежей, закупку товаров и так далее. Составление отчета о движении денег можно совмещать с ведением платежного календаря. В таком календаре необходимо отмечать все доходы и расходы, которые запланированы предприятием. Благодаря этому компания сможет избежать убытков и непредвиденных ситуаций, когда денег на оплату определенного счета окажется недостаточно.

Информация о доходах и расходах от бизнеса по завершенным работам или накладным содержится в отчете о прибыли и убытках. Он позволяет наглядно представить чистую прибыль.

Несмотря на большой спрос и количество заказов, после того как бухгалтерия оплатит все накладные, средств на приобретение новой партии товара или сырья может не хватить. Также возможна и обратная ситуация, когда в кассе недостаточно выручки, однако прибыль компании будет выражаться в количестве товара, оставшегося на складе, а также долгов контрагентов перед предприятием.

Баланс – это не что иное, как учёт активов и пассивов в бизнесе. Активами в таком случае является всё то, чем обладает компания. Это может быть недвижимость, оборудование, различные запасы, в том числе расходные материалы. Пассивами здесь выступают средства, на которые были приобретены активы. За счет баланса можно выявить слабые места в бизнесе, а также понять, какой товар пользуется большим спросом. Это помогает увеличить прибыль предприятия.

Стоит отметить, что финансовый менеджмент – это управление бюджетом компании, которое направлено на достижение конкретных целей. К примеру, на увеличение дохода или рациональное и эффективное использование ресурсов предприятия.

К основным целям финансового управления также относят:

• обеспечение платежеспособности;
• создание условий, приводящих к стабильности и финансовой независимости;
• достижение целей, поставленных собственником;
• поддержку требуемого уровня ликвидности.

Финансовый менеджмент подразумевает проведение анализа всех факторов, возможных рисков, выявление слабых и сильных сторон в управлении объектом. Исходя из полученной информации составляется документ, в котором описываются финансовые показатели, используемые для прогнозирования и планирования. Планирование делят на два вида: тактическое и стратегическое. Суть первого заключается в том, чтобы составить план действий для достижения конкретной цели. Стратегическое, в свою очередь, нужно для определения крупных целей. Оно основывается на выборе конкретного вида деятельности, в котором будет развиваться компания.

Грамотное управление дает возможность подстраивать действия предприятия под разработанный план. За счет этого легко решаются определенные проблемы, которые негативно влияют на компанию. Главный этап финансового управления – это получение обратной связи и установление контроля. Такие меры необходимы для принятия успешных управленческих решений.

Первой ступенью финансового управления является разработка бизнес-модели. Во время ее создания собственник бизнеса анализирует потребности рынка, продумывает свое предложение, а также оценивает расходы и возможную прибыль.

Чтобы открыть бизнес, необходимо собрать определенный инвестиционный капитал. Им являются не только личные средства собственника, но и финансы различных инвесторов. Процесс инвестирования в стартапы может происходить в несколько этапов.

Создатели знаменитого «Умного стартапа» Стив Бланк и Эрик Рис говорят, что главное для успешного запуска бизнеса – это контроль всех денежных средств, направленных на развитие компании. Особое внимание нужно уделять остатку денег на счете.

Управляющий бизнесом должен уметь в любой момент высчитать дату, когда у предприятия закончится бюджет. Зная этот день, сотрудники компании должны воспринимать его как точку взлета. Дату, когда предприятие начнет свое развитие и масштабирование. До наступления этого дня сотрудники должны решить все запланированные задачи при имеющихся средствах.

У предпринимателя должно быть понимание того, к какой дате необходимо решить конкретные задачи, после выполнения которых бизнес начнет приносить прибыль.

Разграничение между личными финансами и средствами предприятия

Для большинства собственников малого бизнеса не существует определенных границ между личными финансами и деньгами для бизнеса. Они не задумываясь переводят все поступающие от бизнеса доходы на личную карту. Только после этого они выдают зарплату своим сотрудникам, уплачивают налоги, а также вносят деньги за аренду помещения или рабочего автомобиля. Все финансовые операции в таком случае путаются между собой, поэтому должным образом оценить прибыль и убытки, связанные с бизнесом, становится сложно.

Хаос в финансах является проблемой не только для управления предприятием. Он с легкостью может привести к возникновению конфликтных ситуаций между предпринимателем и финансовыми организациями, а также налоговыми органами. Специально для решения таких ситуаций Центробанк РФ разработал методические рекомендации № 18-МР и № 19-МР, которые действуют с лета 2017 года. Когда банк замечает поступление средств на определенный счет, которые после этого переводятся на личную карту без уплаты налога, то он трактует подобные операции как отмывание денег. У финансовой организации появляются все основания на то, чтобы заблокировать счет такого клиента.

В этом случае противостоять банку будет затруднительно, ведь главным виновником в такой ситуации оказывается именно клиент. На нём лежит обязанность разделять поступающие финансы на личные средства и деньги бизнеса. Чтобы избежать конфликтных ситуаций, необходимо грамотно распределять все поступающие на счет деньги.

Любому предпринимателю следует завести отдельный счет в банке, который будет предназначен для финансов бизнеса. С него можно выплачивать заработную плату сотрудникам, а также совершать другие необходимые платежи. Все расчеты с контрагентами также нужно осуществлять исключительно с бизнес-счета, делая налоговые отчисления. Необходимо постоянно следить за тем, сколько денежных средств остается на балансе компании. Этот показатель должен соответствовать объему товара и масштабу предприятия.

Все действия с личными финансами необходимо совершать с отдельной карты. С нее не стоит оплачивать расходы бизнеса. Если в бюджет предприятия все же необходимо добавить некоторое количество денег, то это лучше делать только после перевода средств с карты на бизнес-счет. После этого все покупки, предназначенные для развития или поддержания бизнеса, должны совершаться именно с этого счета.

Роль управления финансами в бизнесе

Главная цель финансового менеджмента – рациональное использование финансовой системы для достижения конкретных целей и решения необходимых задач, предусмотренных стратегией предприятия. Финансовая система представляет собой механизм, который объединяет в себе определенные действия, направленные на обеспечение выгодных экономических отношений. В этом случае потоки денежных средств являются предметом финансового управления, а фонды, используемые в каждом направлении деятельности бизнеса, – объектом.

Субъект, который управляет и несет ответственность за всё, что происходит на предприятии, чаще всего является собственником или руководителем бизнеса. Кроме него подобные действия может совершать заранее подготовленный для этого отдел. Его сотрудники занимаются решением вопросов финансового обращения. В основном они выполняют несколько задач:

• поддерживают выгодные отношения с контрагентами и системой банков;
• распределяют доход предприятия;
• оптимизируют финансовые расходы;
• занимаются инвестированием открытых финансовых ресурсов, которые могут принести прибыль.

Финансовый менеджмент полезен на каждом уровне работы компании. С его помощью можно рационально распределять и использовать резервные фонды, а также создавать условия для оптимальной работы всех смежных структур.

Распределение обязанностей по финансовому планированию

У любого предприятия есть своя финансовая система. В ней учитываются все факторы, влияющие на деятельность определенного бизнеса. Работа каждого отдела предприятия влияет на его общие успехи и развитие.

Отдача появляется только тогда, когда работа каждого подразделения бизнеса построена грамотно и рационально. В зависимости от того, каким является бизнес (крупным, средним или малым), выделяется несколько групп руководителей. На масштабных предприятиях в управлении финансами участвует целое подразделение специалистов. В среднем бизнесе распространены экономические отделы, а в малом финансовым менеджментом чаще всего занимается собственник или руководитель бизнеса.

Управлять финансами также помогает бухгалтерия. Бухгалтерия собирает информацию, касающуюся активов и пассивов, а также финансовых результатов, которых достигло предприятие. Также она играет важную роль в отношениях между государственными органами и компанией, если речь идет о налогообложении.

В случаях, когда бизнес является крупным, финансами может управлять несколько отделов. В каждом из них решаются определенные задачи. К примеру, в аналитическом отделе собирают и исследуют информацию о средствах предприятия. Разработкой плана и примерным распределением бюджета на будущее занимается отдел планирования. Также в определенных компаниях присутствует отдел, работающий с документами и ценными бумагами. Он распределяет финансовые накопления предприятия таким образом, чтобы это было максимально выгодно. Кроме этого, такой отдел контролирует исполнение обязательств по сделкам.

Во время распределения средств предприятия происходит мобилизация финансов собственника, а также выявляются источники и необходимая величина бюджета для финансирования. Компании следует использовать наиболее рациональные методы осуществления производственного процесса и снизить свои затраты. К ним относятся расходы на реконструкцию, строительство и прочие капитальные вложения. Также к сфере финансового менеджмента относится отслеживание рентабельности и анализ показателей прибыли.

Как начать вести финансовый учет

Чтобы вести учет финансов, достаточно понимать, как пользоваться стандартными программами по типу Excel, а также знать принцип работы калькулятора. Существует несколько основных правил:

1. Финансовый учет – это прежде всего точные цифры, а не предположения. Изначально необходимо подсчитать общее количество средств, которыми распоряжается компания. После чего следует отследить их перемещение, определить, на какие цели пошли финансы. Это может быть выплата заработной платы, закупка новой партии товара или расходных материалов. Для составления отчета не требуется приобретать определенные программы. На начальном этапе вполне подойдет стандартное приложение с таблицами, например, Excel. Все доходы и расходы лучше всего разделить на несколько категорий, чтобы искать транзакции за определенный промежуток времени без особых проблем.
2. Важно определить, какой доход готов получать собственник компании. Именно от размера заработной платы владельца зависит то, сколько средств пойдет на развитие предприятия и оплату работы его сотрудников.
3. Не стоит ограничиваться бухгалтерским учетом. Необходимо с самого начала правильно определять прибыль от предприятия. Если ориентироваться на максимальные расходы компании, в числе которых будут не только потенциальные, но и скрытые траты, то финансовые модели будут намного достовернее. Благодаря этому появится возможность более грамотно финансировать предприятие и разрабатывать стратегию развития бизнеса.

Советы по распределению финансов в бизнесе

За всё время работы и развития у каждого предприятия появляются особенности, а также стратегия, которая позволяет ему удерживаться на мировом рынке. Опытные предприниматели нередко делятся полезными советами для новичков, а также владельцев среднего бизнеса.

Рассмотрим несколько основных правил:

1. Предпринимателю необходимо постоянно обучаться. Постоянное развитие – залог успеха в любой сфере деятельности. Это относится не только к владельцам бизнеса, но и к их сотрудникам. Чем больше инновационных методик применяется в развитии предприятия, тем больший интерес оно вызывает у общества.
2. В бизнесе нужно знать, на кого положиться. Проще говоря, владельцу необходимо собрать вокруг себя исключительно тех людей, которым он готов доверять. Стоит отметить, что они должны обладать определенными знаниями, полезными для развития предприятия.
3. Нельзя откладывать планирование затрат. Чем раньше компания сможет наглядно увидеть свои затраты – тем быстрее она начнет заранее находить средства для этих целей. Рациональное планирование позволяет не только выделить средства заранее, но и снизить затраты за счет исключения менее важных платежей.
4. Компании необходимо действовать по конкретной бизнес-структуре. Многие предприниматели хотят построить бизнес самостоятельно, не прибегая к посторонней помощи, поэтому они рискуют допустить множество ошибок. В моменте становления предприятия ключевую роль играет здравомыслие его владельца. Чтобы построить устойчивый бизнес, необходимо регулярно консультироваться со специалистами в области бухгалтерии или юриспруденции.
5. Все действия компании должны быть зафиксированы на бумаге. В век современных технологий бумагу нередко заменяют электронными документами. Это удобно и позволяет не носить с собой тонну различных папок, некоторые из которых и вовсе оказываются бесполезны. Все счета намного легче просуммировать в таблице. Там же легко вычислить прибыль или убытки предприятия.
6. В бизнесе должно использоваться качественное программное обеспечение или облачные технологии. Большинство программ в компьютере дает возможность производить бухгалтерские операции, а также сортировать их в нужной последовательности. Кроме этого, без труда можно создать полный расписанный отчет о том, на какие именно цели компания потратила свои средства. Нередко именно программное обеспечение помогает понять, получает ли предприниматель доход от собственного бизнеса. Правильная настройка и использование облачного ПО играет ключевую роль в финансах бизнеса. Все люди способны совершать ошибки из-за усталости, невнимательности или просто неумения работать с определенной информацией. Работа с компьютером тоже может сопровождаться ошибками сотрудников предприятия. Когда данные вносятся в таблицу, человек может сделать опечатку, приписать лишнюю цифру и так далее. Автоматизация позволяет минимизировать человеческий фактор.
7. Собственнику нужно отделять личную жизнь от работы в компании. Например, не стоит выкладывать информацию, связанную с бизнесом, в личный аккаунт в соцсети. Предприниматель также должен открыть отдельный счет для собственной компании. Если денежный оборот в предприятии очень высок, то банки могут проявлять настороженность по отношению к его владельцу. Все финансовые операции, связанные с бизнесом, необходимо производить с бизнес-счета. Все личные операции – с личного. Смешивать их категорически нельзя.
8. Предприниматель должен решать все проблемы по мере их поступления. Большая часть людей откладывает решение определенных задач на потом. Это самая большая ошибка любого бизнесмена. Проблема может быть не глобальной, а небольшой, а ее решение займет всего несколько часов. Нужно проанализировать, почему она возникла, а также как не допустить ее повторения в будущем. Каждый владелец бизнеса должен выделять хотя бы один день для того, чтобы проверять информацию о финансах собственного бизнеса. Речь идет не только о том, на что компания тратит деньги, но и сколько она получает с продажи своих товаров или оказания услуг.
9. Контроль денежного оборота компании. Необходимо отслеживать и поддерживать баланс доходов и расходов. Иначе предприятие встанет на путь банкротства. Оборотным капиталом можно назвать все деньги, которые предприниматель использует для осуществления необходимых платежей, связанных с бизнесом. Сложно выдать заработную плату сотрудникам, если у предприятия нет на это денег. Также невозможно закупить необходимую партию товара. На покрытие всех затрат можно подать заявку на кредит, однако позже предпринимателю придется выплатить банку проценты.
10. Ненужные расходы стоит отодвинуть на второй план. Любому человеку хочется создать приятную обстановку вокруг себя. У предпринимателя может появиться желание обставить офис по дизайнерскому проекту или приобрести более современное оборудование. Однако прежде всего акцент стоит делать на развитии бизнеса.

Управление финансами в условиях кризиса

В условиях рыночной экономики любой бизнес может столкнуться с кризисом. Чтобы избежать банкротства, важно вовремя подстраиваться под меняющиеся обстоятельства. Финансовый менеджмент позволяет:

• корректировать план действий в зависимости от ситуации. Если предприниматель разработал несколько вариантов стратегии с учетом возможных рисков, компания сможет оперативно перераспределить расходы в условиях кризиса;
• выделять средства в резервный фонд. Планирование финансов помогает оптимизировать расходы, а также грамотно распределять прибыль и откладывать деньги на случай нештатной ситуации.

Зачастую кризис наступает внезапно, поэтому предпринимателю необходимо быстро принимать эффективные решения. Вот несколько советов, которые помогут предприятию пережить вынужденные финансовые затруднения:

1. Договоритесь с арендодателем и контрагентами о возможности предоставления скидок или рассрочек. Как правило, в условиях кризиса компании стараются удержать партнеров, поэтому могут идти на уступки.
2. Сократите административные расходы. Следует на время приостановить набор персонала, уменьшить затраты на рекламу, а также рассмотреть возможность переезда в другой офис.
3. Пересмотрите организацию бизнес-процессов. Часть периодических задач можно отдать на аутсорсинг. Работа внештатных сотрудников стоит дешевле, при этом вам не придется тратить ресурсы на аренду помещения.

Заключение

Грамотное управление финансами на любой стадии развития компании позволяет оптимизировать расходы, находить точки роста, а также увеличивать прибыль. Собственник бизнеса должен ориентироваться в финансовых показателях, уметь их анализировать и принимать соответствующие решения. Важно уделить внимание автоматизации процессов, чтобы снизить вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором. Также при финансовом планировании необходимо учитывать риски, связанные с внешними обстоятельствами.