Управление финансами для индивидуальных предпринимателей

Финансовый менеджмент начинается с учета доходов и расходов бизнеса и отделения их от личных денег. После первого шага вы можете углубляться в процесс управления финансами – учиться моделировать возможные сценарии, составлять матрицы рисков и заниматься ценообразованием через юнит-экономику.

Что предпринимателю нужно знать о финансах

Управление финансами охватывает две сферы в жизни предпринимателя – и его бизнес, и его личные деньги. Причем крайне важно их разделять.

Собственники бизнеса часто не разграничивают деньги своего бизнеса и собственные. Из-за этого у них возникают неочевидные проблемы – невозможность планировать и прогнозировать деятельность бизнеса, эффективно управлять и понимать положение дел на рынке, объективно оценивать собственное финансовое состояние.

В реальности ИП регулярно сталкивается с финансовыми трудностями, которые могут не касаться бухгалтерии и личных инвестиций. К финансовой сфере относятся вопросы правового характера – всё, что связано с договорами с поставщиками, наемными работниками (как по трудовому договору, так и по договору подряда), с выбором организационно-правовой формы бизнеса, режима налогообложения, заключения договоров займа и пр. Эти вопросы не требуют сложных расчетов, формул, работы с таблицами и отчетами, но серьезно влияют на финансовое положение бизнеса.

Также предпринимателю требуется постоянно анализировать и прогнозировать ситуацию на рынке. Бизнесмену удобно, когда он может смоделировать новые идеи и посмотреть, как они накладываются на его предприятие – как изменится работа, увеличатся ли доходы, не будет ли убытков. Нужно обеспечить возможность моделировать разные ситуации и просчитывать их результаты в будущем, чтобы на основе этих данных и цифр принимать управленческие решения. Если не планировать и не прогнозировать влияние решений на бизнес, вы можете сталкиваться с регулярным стрессом из-за форс-мажоров, неплановых событий, или вообще развалить предприятие.

Еще одна потребность для любого собственника – иметь ряд метрик, т. е. ключевых критериев и показателей. По ним можно отслеживать динамику и развитие бизнеса, при этом не прибегая к масштабным таблицам и отчетам, в которых трудно разобраться. Предпринимателю нужно обязательно понимать, что означают эти метрики и как они коррелируют с финансовыми показателями, размером дивидендов и т. д.

Стоит также учитывать проблемы с ценообразованием и юнит-экономикой. В вопросе установления цен традиционно применяются два подхода: отталкиваться от конкурентов, т.е. смотреть, по каким ценам продают они, и стараться приблизиться к ним. Второй подход – отталкиваться от своих затрат и устанавливать такую цену, при которой вы сможете получать прибыль. При первом подходе делается слишком большой упор на рынок, нет УТП, какой-то особенности вашего продукта, отличающей и обосновывающей вашу цену. При втором подходе, наоборот, нет связи с рынком и высока вероятность произвести то, что покупать никто не будет. Юнит-экономика решает эти вопросы и предлагает другой подход.

В работе предпринимателя присутствует постоянный стресс, связанный с налоговыми рисками. Причина – незнание законодательства и практики или отсутствие компетентного налогового консультанта.

Также не всегда есть понимание, как привлекать инвесторов и работать с ними после закрытия сделки, когда нужно привлекать инвестиции, как общаться с инвесторами на понятном для них языке, как вообще смотреть на свой бизнес-проект. Отсутствует представление о том, как развивать отношения после привлечения инвестиций – когда вам уже передали средства для проекта. Эти знания также важны для предпринимателя, особенно когда вы из начинающего бизнесмена становитесь опытным и уделяете меньше времени операционной деятельности.

Если предприниматель плохо разбирается в финансах, это может сулить риски для компании. Собственник понимает, что в случае ошибки или обмана со стороны бухгалтера или финдиректора он будет не в состоянии это проверить и проконтролировать.

Из-за неправильно выстроенной системы поощрения и наказания сотрудников весь бизнес может приносить убытки, поэтому важно научиться разбираться и в этой сфере финансов предпринимателя. Еще сложнее оценить с точки зрения денег вклад каждого работника в доходы компании и назначать адекватные этому вклады заработные платы и премии.

Это основные финансовые проблемы, которые встречаются бизнесмену в работе. Теперь рассмотрим, как с ними справляться.

Разделение личных и корпоративных финансов

Первый шаг для наведения порядка в финансах бизнеса – это разделение денег собственника и денег бизнеса. Например, начинающий предприниматель имеет свой магазин и без ограничений берет деньги из кассы, с расчетного счета, а также пополняет их по своему усмотрению.

В результате он не видит, сколько прибыли приносит бизнес – он может думать, что прибыль есть, потому что есть деньги в кассе. Но в действительности бизнес может быть даже убыточным, находиться в точке безубыточности или приносить совсем мизерную прибыль. Не отслеживая прибыль и убытки, стоимость активов и пассивов, предприниматель не может повлиять на них – нельзя воздействовать на то, чем не управляешь. Невозможно управлять тем, чего не знаешь.

Зная, сколько бизнес зарабатывает и расходует, вы уже можете что-то с этим делать: минимизировать затраты, увеличивать доходы, планировать будущую деятельность, делать прогнозы.

Деньги от предпринимательства

Итак, вы открыли ИП и начали зарабатывать на своем деле. Государство не обязывает предпринимателей вести бухучет. Всё, что требуется от ИП государству, – это учет доходов и расходов в простой форме, например, в виде КУДИР (книги учета доходов и расходов) и налоговый учет.

КУДИР можно вести в очень простом виде. Особенно если вы работаете один, без сотрудников. Самый примитивный вариант – завести тетрадь и записывать доходы и расходы ежедневно.

Лучше сразу вести учет в электронном виде. Для начала можно использовать таблицу в Excel – записывать ежедневно выручку и расходы. КУДИР нужен по требованию налоговых органов – теоретически в случае проверки они могут потребовать этот журнал.

Налоговый учет – это система учета доходов, расходов, операций для целей налогообложения. Он не равен бухучету – в Налоговом кодексе (НК) РФ предусмотрены конкретные методы и требования к исчислению разных показателей, есть свои коэффициенты, даты и т. д.

Так, для ИП на упрощенке налоговый учет более сложный – доходы и расходы считаются по правилам главы 25 НК РФ. На патентной системе тоже предусмотрен налоговый учет – но он сводится к исчислению налога по региональным ставкам, использованию физического показателя (площадь, объем и т. д.) и потенциального дохода.

Обратите внимание: налоговый учет нужен государству, чтобы вы правильно считали налоги. А для управления финансами и в целом бизнесом вам требуется управленческий учет.

Управленческий учет – это специальная система, в которой вы фиксируете и отслеживаете определенные показатели, и на их основании принимаете решения. Проще говоря – это система для управления бизнесом.

Управление бизнесом

Управление бизнесом – это система правил, процессов и практик, по которым вы управляете своим делом.

Имеет смысл изучать корпоративное управление и управление финансами, в частности когда вы выходите за рамки единственного работника и собственника своего бизнеса, т. е. больше не являетесь ИП без сотрудников. Как только у вас появляются подчиненные и бизнес-процессы, вам стоит учиться управлять ими.

Степень развития корпоративного управления зависит от степени развития вашего бизнеса – сначала небольшое ИП с двумя-тремя сотрудниками, далее количество персонала растет, вы открываете юрлицо и т. д.

Что относится к тематике корпоративного управления (термин «корпоративный» не означает, что все изложенное касается только корпораций; как уже говорилось, материал подходит всем ИП, у которых есть хотя бы один сотрудник):

• Выбор организационно-правовой формы – не только между ИП и ООО, а также между налоговыми режимами. Не всем ИП подходит патентная система, некоторые выбирают «упрощенку», а для каких-то предпринимателей выгодно работать на ОСНО, несмотря на его сложности (например, если это позволяет сотрудничать с определенными поставщиками по вычету НДС). Выбор правовой формы и налогового режима производится в начале деятельности, но затем может меняться раз в год и более по мере развития вашего дела.
• Полномочия и область ответственности бухгалтера, главбуха, финансового менеджера/руководителя/директора. Ответьте на вопрос, чем они рискуют, если допустят ошибки, не справятся с задачами, и исходя из ответа, наделяйте правами и обязанности этих работников.
• Оргструктура – нужно продумать иерархию, кто кому подчиняется, какие должности должны быть предусмотрены. Карьерная лестница – куда двигать сотрудников в структуре, когда и по каким критериям увольнять, сокращать, брать на работу. Если нет оргструктуры, то работники будут выполнять одну и ту же работу либо, наоборот, какую-то задачу никто не будет выполнять, возрастет частота внутренних конфликтов и т. д.
• Отчетность организации – бухгалтерская, управленческая, налоговая, статистическая, иногда – автоматизированная. Какие формы нужно готовить, когда и как их сдавать, что будет, если вовремя не сдать и т. д.
• Корпоративные действия – встречи руководителей, собственника с персоналом, подписание документов, документоведение и т.д. Назначать эти встречи и совещания должен не сам владелец бизнеса, а кто-то из руководителей – главбух, финдир, директор.

Эти пункты связаны с финансами, потому что они:

• влияют на экономику бизнеса и распределение его ресурсов;
• относятся к рискам, имеющим финансовые последствия для предпринимателя;
• лучше оцениваются инвесторами, если , имеют четкую структуру управления.

Финансовые компетенции

Первое правило в вопросе управления финансами для ИП – вы не обязаны выполнять работу финансиста, но должны понимать ее. Чтобы как минимум видеть свои риски, как максимум – давать правильные задания подчиненным и достигать желаемых целей.

Что относится к вашим финансовым компетенциям:

• понимание, как строится отчетность и какие формы она имеет. Вам нужно видеть в отчетах не только выручку и прибыль, но и всю картину бизнеса в целом, изучать отчеты для целей управления, а не потому, что нужно платить налоги и банк потребовал какую-то документацию;
• знание видов налогов и режимов (налоговый учет). Следует понимать, какие виды налогов и режимов есть, какие риски и последствия налоговое законодательство несет;
• знание процесса планирования и анализ бюджетов (управленческий учет). Если финансовый учет отражает результаты прошлого, то управленческий больше нужен для прогнозирования и планирования будущего;
• правильное управление активами вашего бизнеса (финансовый менеджмент). Важно понимать, что такое оборотный капитал, как с ним правильно работать, где нужно размещать деньги, какие существуют продукты для финансирования ваших сделок с покупателями и т. д.

Важно быть компетентным в финансовых вопросах, чтобы:

• проверять компетенцию сотрудников на руководящих должностях. При найме финансового работника вам будет сложно выбрать, так как все кандидаты покажутся примерно одинаковыми. Вы не сможете задавать им наводящие вопросы для выявления экспертности. А с работающим финансистом будет еще сложнее – оценивать, насколько эффективно он работает, будет непросто;
• принимать участие в решении значимых внутренних вопросов, связанных в том числе и с финансами;
• общаться с инвесторами и финансовыми организациями на их языке. Вы сможете заключать сделки на более выгодных условиях, если будете разбираться в финансовой тематике своего бизнеса и предложениях инвесторов.

Матрица рисков

Продолжая тему финансовых компетенций, стоит продемонстрировать простую матрицу рисков. Зная, как ее составлять и пользоваться, предприниматель уже начинает намного больше понимать в своем бизнесе.

Пример:

	Низкая вероятность	Высокая вероятность
Маленькие последствия	Банкротство одного из клиентов – физлиц. Ошибка в прочих расходах в управлении.	Отмена банковского овердрафта. Текучка кадров.
Большие последствия	Трудовые вопросы. Остановка производства.	Налоговые вопросы. Кассовые разрывы.

Худший сценарий – это налоговые вопросы, например, блокировка счетов, взыскание задолженностей со счетов, а также кассовые разрывы. Кассовые разрывы происходят из-за неправильного планирования и реализации планов. Всё это неприятно для ваших контрагентов, сотрудников, кредиторов. При отсутствии финансового управления большие последствия с высокой вероятностью возникают ежегодно.

Сценарий с маленькими последствиями и низкой вероятностью – когда из клиентской базы несколько человек обанкротились и не могут платить по счетам, либо произошла ошибка в учете расходов. Подобные ситуации не влияют всерьез на деятельность бизнеса. Так же происходит с отменой овердрафта и текучкой кадров – вероятность высокая, но критического влияния на предпринимательское дело нет.

Еще один неприятный сценарий – трудовые споры с сотрудниками либо с совладельцами бизнеса. Вероятность небольшая, но последствия могут быть серьезные – вплоть до закрытия бизнеса. Маловероятное событие – остановка производства, как, например, в период локдауна.

С подобными матрицами риска должен работать финансист регулярно – определять возможные риски, их последствия и вероятность, то есть заниматься моделированием и прогнозированием различных ситуаций. Вы как собственник, зная о матрице рисков, можете контролировать и оценивать работу финансиста. Когда вы не знаете об этих тонкостях, то не способны эффективно управлять компанией.

Бизнес-компетенции

Что нужно знать на стыке бизнеса и финансов:

• Юнит-экономику. Следует заниматься ценообразованием на свои продукты и понимать точки роста. Незнание того, как правильно устанавливать цены, может приводить к убыткам – расходам на рекламные кампании, которые не имеют отдачи, и пр.
• Финансовое моделирование, то есть навыки работы с бизнес-сценариями на уровне всего предприятия. Это то же самое, что юнит-экономика, только в масштабах всей компании.

Почему это важно:

• Успех компании зависит от юнит-экономики и правильного ценообразования. Более успешные компании пользуются инструментами обработки данных, учитывают постоянные изменения рынка и принимают решения в соответствии с меняющейся реальностью.
• Работа с финансовыми моделями снижает вероятность кассовых разрывов. Также моделирование позволяет увеличивать вероятность прибыли, которую вы сможете получать от своего бизнеса, заранее видеть тревожные признаки и начинать искать финансирование – инициировать работу с банками или внешними инвесторами.
• Такой подход позволяет общаться с финансовыми организациями на их языке.

Юнит-экономика

Рассмотрим, как рассчитывается юнит-экономика. Например:

• у предпринимателя есть расходы на рекламу – траты за количество показов объявлений в Интернете. Стоимость рекламы за 1000 человек – 300 руб.;
• конверсия в клики по рекламным объявлениям – 1 %;
• стоимость одного клика – 30 руб.;
• конверсия в заявку на вебинар – 10 %;
• стоимость холодного маркетингового лида – 300 руб.;
• явка на вебинар – 20 %
• стоимость теплого маркетингового лида – 1500 руб.;
• конверсия в покупку – 15 %;
• стоимость привлечения клиента, учитывая только расходы на рекламу – 10 000 руб.;
• комиссия продавцам – 10 %. Для упрощения можно использовать фиксированную часть.
• комиссия за эквайринг – 2 % (стандартная ставка);
• стоимость привлечения клиента, учитывающая все релевантные расходы, – 18 400 руб.;
• удельный вес расходов на привлечение клиентов в выручке – 26 %;
• средний чек – 70 000, без учета скидок, кэшбэков и процентов, уплачиваемых банку за предоставление рассрочки;
• выручка – 280 %;
• расходы на себестоимость услуг для одного клиента – 10 %. Для упрощения можно представить их как переменные расходы.
• другие расходы на клиента – 10 тыс. руб. Они включают прочие фиксированные расходы, не зависящие от стоимости среднего чека клиента;
• операционная прибыль на одного клиента – 34 600. Это финансовый результат с точки зрения юнит-экономики;
• рентабельность операционной прибыли – 49 % от выручки.

Это пример воронки отношений с клиентами, когда вы совершаете действия, чтобы люди переходили из этапа в этап и становились вашими покупателями. Из этих данных видно, что текущая цена на продукт не дает бизнесу развиваться. Более того, она может привести к упадку дела и его закрытию в будущем из-за убыточности продаж.

Один способов решить проблему – поднять цену. Однако если просто увеличить стоимость, упадут конверсии – люди станут меньше покупать.

Повышение цен нужно осуществлять последовательно и разумно. Для этого можно использовать такие показатели:

• разницу в операционной прибыли на клиента (1) – (2) = 30 000. Положительное число означает, что операционная прибыль в первом варианте цены выше;
• разницу в операционной марже на клиента (1) – (2) = 43 %. Положительное значение говорит о том, что операционная маржа в первом варианте выше;
• разницу в среднем чеке (2) – (1) = 0. Положительное число означает, что средний чек во втором варианте цены выше;
• прирост в среднем чеке (2) – (1) = 0 %.

Вам нужна цена, при которой маржа в рублях будет такая же, что и раньше (до изменения). Для этого можно применить формулу в функционале Excel «что, если», установить в строку разницы в операционной прибыли значение 0. Программа автоматически посчитает, какую цену вам нужно установить.

При этом изменится конверсия на определенный процент и средний чек. Чтобы сохранять рентабельность, вам нужно что-то заложить в продукт – повысить его ценность для клиентов. Для этого вам придется потратить дополнительные средства – понести операционные расходы для оправдания чека, например, в размере 1 млн рублей. После просчета вложений в продукт определите величину окупаемости – сколько покупок должны сделать клиенты, чтобы оправдать ваши расходы на увеличение ценности продукта. Например, 500 сделок за полгода. Так вы смоделируете будущее: вам нужно совершить 500 сделок, чтобы окупить расходы на 1 млн рублей.

Инвестиционные компетенции

С точки зрения инвестиций есть правило: бизнес нужно построить, чтобы потом продать. Эта тема, которая вызывает интерес у многих, но лишь малая доля бизнесменов в ней разбирается. Здесь могут быть следующие стратегии:

• Оставаться в своем бизнесе всю жизнь – подходит для предпринимателей, которые очень привязаны к своему бизнесу, это их ремесло, любимое дело, наполняющее их энергией и не надоедающие.
• Серийный предприниматель – человек открывает один бизнес, развивает его до определенного уровня, выходит из операционной деятельности, получает стабильный доход и открывает новый бизнес. В итоге у предпринимателя есть несколько параллельных бизнесов.
• Развитие по вертикали – предприниматель открывает бизнес, поднимает его и продает по выгодной цене, затем вырученные деньги вкладывает в новый проект, более масштабный, и точно так же развивает его и снова продает. Так продолжается всю его жизнь – он переходит от уровня к уровню и с каждым разом запускает всё более крупные проекты (пример – Олег Тиньков).

Можно выделить темы, вызывающие у предпринимателей, которые хотят привлечь деньги для бизнеса, его развития и последующей продажи, наибольшее количество вопросов:

• Оценка бизнеса – как не продать бизнес дешево, при этом не «заламывая» цену. Многие считают, что это – компетенция аналитиков и финансистов, но на самом деле вопрос оценки своего бизнеса напрямую касается предпринимателя. От цены, которую он установит на свой бизнес, зависит успешность сделки.
• Фандрайзинг – привлечение инвесторов и совершение сделок. Следует понимать, как искать инвесторов и договариваться – какую информацию стоит давать, как позаботиться о конфиденциальности этой информации, как выглядят формы документов, какие подводные камни могут появиться во время переговоров и т. д.;
• Бюджетное финансирование – умение работать с господдержкой. Для малого бизнеса существует большое количество грантов, субсидий, которые помогут упростить и ускорить развитие вашего дела, особенно если вы работаете в направлении, отнесенном к стратегическим сферам по законодательству.

Не все предприниматели хотят продавать бизнес – часть собственников предпочитают работать в своем деле всю жизнь. Но тех, кто желает получить фиксированную прибыль за годы труда над проектом, больше. Как раз им и нужно владеть инвестиционными компетенциями для управления своими финансами.

Дальнейшие действия

Что предприниматель может сделать для улучшения своих управленческих способностей и финансового планирования:

1. Выделить слепые зоны в своих знаниях и навыках – каких финансовых и бизнес-компетенций или знаний по работе с инвестиционной сферой не хватает.
2. Сделать рейтинг из слепых зон и расставить приоритеты – что важнее изучить, что можно отложить на следующий период обучения.
3. Изучить все обозначенные темы – с помощью бизнес-тренеров, семинаров, вебинаров и т. д.

Заключение

Чтобы эффективно управлять финансами ИП, необходимо выполнять несколько обязательных действий. Вы должны вести бухучет, даже если вы как предприниматель не обязаны его вести для государства. Бухгалтерский учет на уровне бухбаланса, отчетов о прибыли и убытках и движении денежных средств – уже хороший инструмент для анализа вашего бизнеса. Изучая лишь эти три отчета, вы увидите проблемные места в финансах – почему прибыль есть, а денег в кассе нет, или почему в кассе деньги есть, а у вас по отчетам убытки, почему выручка не растет, сколько долгов у вас и как скоро возникнет кассовый разрыв и т. д.

Также следует вести налоговый и платежный календарь, чтобы постоянно видеть, в какие даты вы должны платить по обязательствам. Также можно добавлять туда дни, когда вам должны возвращать дебиторскую задолженность.

Обязательно обозначьте центры ответственности – даже если у вас всего два отдела: администрация и отдел продаж. Назначьте людей, ответственных за финансовые отчеты каждого отдела, чтобы периодически консолидировать их и передавать финансисту (или себе, если вы сами занимаетесь финансами).