Управление дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность (ДЗ) – это документально подтвержденные долги, которые должны внести партнеры, например, клиенты, подрядчики, поставщики. В случае с клиентами в качестве задолженности выступают деньги за товар (например, если оформлена покупка в рассрочку). Но другие контрагенты могут задолжать сырье, товары и услуги.

Зачем управлять дебиторской задолженностью 

Своевременное получение оплат является залогом того, что компания останется ликвидна. Например, если клиенты вовремя оплачивают товары, то у компании появляются деньги, которые она может потратить на закупку нового сырья, оборудования, погашения кредитных обязательств. 

Возникновение задолженности связано с предоставлением клиентам отсрочек платежа. То есть компания словно кредитует клиентов и предоставляет им товары в счет будущей оплаты. 

Но в современных реалиях контрагенты могут задержать оплату или вовсе не внести ее. Поэтому компании нужно постоянно держать ее под контролем. При этом важно применять не только превентивные меры (например, предварительная оценка контрагента перед тем как сотрудничать с ним или авансовая система продаж клиентам). Помимо превентивных мер, необходима регулярная оценка дебиторки, контроль за ее объемом. 

Вот какие цели можно достигнуть, если внедрить систему управления задолженностью:

• ограничить допустимый уровень ДЗ;
• определить условия продаж, взаимодействия с клиентами, которые наиболее выгодны для компании с точки зрения сокращения задолженности;
• рассчитать скидки или надбавки для тех клиентов, которые ответственно относятся к оплатам;
• ускорить возврат долгов;
• сократить бюджетные долги;
• оценить возможные издержки, то есть упущенную выгоду, которая возникает из-за того, что компания не получает денег, не может пустить их в оборот и получить с них прибыль.

Работа с дебиторкой состоит из нескольких этапов.

Анализ дебиторской задолженности 

В первую очередь, необходимо проанализировать весь объем задолженности и структурировать ее. После этого можно будет принять решения по дальнейшей работе с ней. Для анализа используются следующие данные:

• величина – общая сумма и число клиентов;
• доля в общем финансовом портфеле организации;
• сроки, разделение всего объема по срокам оплаты, например, свежая задолженность, просроченная;
• размеры сумм по оплате – большая, средняя и малая задолженность. 

При желании анализ можно детализировать. Например, распределить все оплаты по форме – наличные, перечисление на банковский счет. 

Работа по анализу долгового портфеля включает также расчет предельно допустимой ДЗ. Этот показатель будет индикатором, по достижении которого придется ужесточить работу с должниками. 

Затем анализируется текущая работа. Если в отделе продаж действует система отсрочек, то нужно оценить ее. Чтобы ДЗ не достигала предельной, у компании должна быть разработана обоснованная политика для предоставления товарного кредита. Например, ранжировать клиентов по сроку сотрудничества, по степени надежности, по объему закупок. 

Еще до перехода на следующие шаги допускается провести переговоры с клиентами, которые являются постоянными и впервые задержали оплату. Необходимо получить следующую информацию:

• какова его текущая активность. Например, если компания работает с В2В-клиентом, то у этого покупателя может наблюдаться спад его продаж;
• каково его финансовое состояние. Должники делятся на несколько разновидностей. Есть те, кто специально тянет время, чтобы прошел срок исковой давности и с него невозможно было что-то взыскать. Но есть и банкроты, которым нечем рассчитаться по обязательствам.

Показатели для анализа задолженности

Чтобы оценить задолженность, необходимо регулярно анализировать следующие коэффициенты:

• оборачиваемость ДЗ – соотношение выручки к среднему размеру ДЗ за период. Метрика показывает, сколько циклов превращения задолженностей в деньги проходит за один период;
• глубина просрочки – задолженности от разных контрагентов группируются по срокам возникновения. Таким образом определяются рабочие, текущие, проблемные, хронические и безнадежные задолженности. Срок рабочей просрочки каждая компания определяет самостоятельно, исходя из принятых в организации сроках внесения оплат.

Определение ответственных лиц

Второй шаг при работе с задолженностью заключается в выборе ответственных лиц, которые будут заниматься ДЗ. Обычно с должниками работают следующие подразделения:

• бухгалтерия;
• юридическая служба;
• менеджеры по продажам;
• коллекторы.

Желательно, чтобы все функции были отданы одному работнику или отделу. Если они «разбросаны» по нескольким подразделениям, то большую часть времени они будут выяснять свои обязанности. 

Внедрение системы управления рисками предполагает не только выбор ответственных лиц, но и следующие мероприятия:

• разработка дополнительных должностных инструкций для ответственных;
• выбор показателей оценки, чтобы определить, насколько эффективно ведется работа с дебиторской задолженностью;
• разработка механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны работников компании. 

Если есть возможность, следует создать отдельную структурную единицу. Например, в отделе будут собраны сотрудники разных профилей – и финансист, и юрист, и специалист по общению с клиентами. 

Также необходимо разработать систему мотивации персонала. Должна быть взаимосвязь между зарплатой сотрудников и объемом полученных денежных средств, качеством задолженности. Можно в систему мотивации включить и наказания, однако важно четко разделять ситуации, в которых виноват сотрудник, и ситуации, на которые он не может повлиять. 

Выбор метода управления 

Существует несколько методов управления задолженностью. Все они направлены на быстрое завершение ее оборота и превращение в активы. 

Форфейтинг

Первый метод представляет собой операцию по приобретению сторонним лицом обязательств перед компанией. То есть стороннее лицо (форфейтер) берет на себя обязательство выплатить задолженность. Он берет все риски на себя. 

Страхование ДЗ

Компания страхует себя от рисков, которые связаны с непоступлением денег. Метод предпочтителен для предприятий, которые работают на рынках покупателей, монополий. Если клиент не выплатит задолженность, то фирма получит страховку, а необходимость требовать с клиента деньги перейдет на банк. Однако если фирма хочет использовать этот метод, то нужно быть готовой к высоким страховым ставкам.

Факторинг

При использовании этого метода управление дебиторской задолженностью переходит на третью сторону. Однако от других способов факторинг отличается типом договора. Например, если компания уступила права требования денег, то между третьим лицом и покупателем заключается отдельный договор, в котором компания уже не участвует. Но при факторинге подписывается трехстороннее соглашение. 

Как напомнить клиентам о просрочке

Вышеозначенные методы подходят для тех случаев, когда задолженность сильно просрочена – в безнадежных случаях привлекаются к работе третьи лица. Но если ДЗ находится в стадии рабочей или текущей (то есть с момента даты оплаты прошло не более 3–5 месяцев), то можно выбрать более мягкие способы взаимодействия с клиентами:

• телефонные звонки. Использовать этот метод можно не только когда просрочка уже есть, но еще и до ее возникновения. Например, можно напомнить партнеру, что через несколько дней наступает срок внесения оплаты. Но если платеж уже просрочен, то необходимо звонить и общаться по скрипту. Он должен состоять из напоминания об оплате, вопросах о сроках уплаты долга и о напоминаниях о последствиях неуплаты. Если должников много, то автоматический прозвон можно поручить кол-центру;
• электронные письма. Они считаются более действенным методом при работе с должниками, нежели телефонные звонки. Но на практике во многих компаниях система рассылки писем действует параллельно с обзвоном. В системе писем сначала должны отправляться напоминания о сроках платежа, а уже потом, в случае отсутствия ответных действий, требование оплатить долг. В запущенных случаях можно отправлять бумажные письма с уведомлением о получении. Это уведомление необходимо в том случае, если дело дойдет до судебного разбирательства.

Среди должников есть сознательные партнеры, у которых нет финансовой возможности погасить долг сейчас, но такая возможность может появиться в будущем. С ними имеет смысл провести переговоры и предоставить им отсрочку, согласовав новую дату оплаты.

Важно подготовиться к переговорам: собрать данные о должнике, чтобы знать, в чем заключаются его сложности и какие перспективы есть. Если долг выражен в крупной сумме, то лучше привлечь руководство компании, а также представителей юридического отдела, финансовых аналитиков. 

Профилактика задолженностей

Управление дебиторской задолженностью предполагает не только разработку мер по взысканию долга, но и профилактическую работу. Они должны проводиться непрерывно, чтобы снизить финансовые риски компании. 

При профилактике необходимо ориентироваться на допустимый уровень задолженностей. То есть с помощью специальных мер нужно не допустить роста задолженностей до этого уровня. Ряд превентивных мер можно использовать еще до того, как будет подписан договор с контрагентом:

• проверять его репутацию;
• собирать контактные данные, чтобы при необходимо связаться с клиентами, причем если речь идет о В2В, то нужно иметь доступ не только к сотруднику-ЛПРу, но и к директору.

Когда договор о сотрудничестве уже заключен, следует применять другие меры:

• создать кредитный рейтинг клиентов. В зависимости от места покупателя в рейтинге, отдел продаж определяет, возможно ли отсрочить оплату или использовать жесткие меры по требованию денег;
• документально оформлять все договоренности. Например, были проведены переговоры, в результате которых клиент получил отсрочку по оплате. Необходимо зафиксировать эту договоренность, а также последствия для клиента в случае нарушения нового соглашения. При наличии документов будет проще отстоять свою правоту в суде;
• регулярно проводить мониторинг платежей и сроков погашения долгов. Так соответствующий отдел сможет вовремя напомнить контрагентам о необходимости платить. Только одна эта мера сможет снизить долю должников на 20–30 %;
• заранее напоминать о сроках всем клиентам, даже тем, кто считается надежным и постоянным. 

Нельзя допускать роста дебиторской задолженности, потому что это снижает платежеспособность предприятия. Создается дефицит оборотных средств, который влечет рост задолженности самой компании по отношению к банкам. Как итог – снижается рентабельность, появляется необходимость сокращать производство. Работа по дебиторской задолженности состоит из двух направлений: профилактика и работа непосредственно с должниками.