Топ-5 причин использовать CRM-систему в продажах

CRM-системы не первый год у всех на слуху, но мало кто понимает, какую реальную пользу этот инструмент приносит бизнесу, в частности, в сфере продаж. Независимо от того, внедрили вы такую технологию в работу отдела продаж или еще нет, следует рассмотреть пять ее основных преимуществ. 

Десятки инструментов и возможностей

Даже скромная по функционалу CRM-система предлагает отделу продаж следующие возможности:

1. Интеграция с почтовыми сервисами. Простая настройка email-рассылок и их автоматизация. 
2. Интеграция с телефонией. Отслеживание звонков менеджеров клиентам, оценка качества обслуживания, обучение новых сотрудников на примере переговоров опытных коллег, а также работа над ошибками, проверка эффективности скриптов и другие преимущества. 
3. Автоматическое заполнение базы. С CRM-системой менеджерам не придется вручную заполнять информацию о клиенте. Достаточно интегрировать ПО с сайтом компании, и все данные из формы заявки будут автоматически прописываться в карточке клиента. 
4. Документооборот. Упрощение и автоматизация формирования счетов на оплату, а также работа с другими документами на основе шаблонов. Благодаря этому с менеджеров снимается бумажная волокита. 

Необязательно использовать все десятки инструментов, заложенных в CRM-системе. Напротив, при выборе программного обеспечения стоит выбрать решение, в котором нет ничего лишнего. В противном случае менеджеры могут запутаться, их обучение займет больший срок. В то же время следует выбирать ту систему, которая поддерживает возможность масштабирования и подключения дополнительных модулей на случай, если вам понадобится расширить функционал. 

Эффективное планирование работы

Ваши менеджеры работают полный день, но вы не знаете, чем они занимаются? Отдел продаж работает неэффективно, хотя с виду кипит бурная деятельность? В таком случае CRM-система для вашей компании обязательна. В сфере планирования технология дает множество возможностей: 

• отслеживание выполнения задач в целом по отделу и по каждому сотруднику;
• уведомление менеджеров о предстоящих событиях: встречах, звонках, письмах;
• удобная и понятная визуализация поставленных задач и прогресса выполнения.

Функционал для планирования работы практически полностью исключает человеческий фактор в деятельности отдела продаж. Менеджеры больше не забудут позвонить или встретиться с клиентом, не будут заниматься чем-то кроме работы, так как за ними осуществляется постоянный контроль. Лучше всего планирование в CRM работает с использованием карт рабочего времени.

Большую пользу дает и такое преимущество CRM-системы, как обеспечение взаимодействия между различными подразделениями компании. Особенно важно наладить такую коммуникацию с участием отдела продаж и маркетингового отдела. В такой функционал входит ведение истории контактов потенциальных покупателей с сотрудниками из различных подразделений компании, а также быстрая передача информации о конкретном клиенте из одного отдела организации в другой. В конечном итоге это сокращает время на реализацию обязательств перед покупателем. 

Надежное и удобное хранение данных

Компании, которые не используют CRM-систему, хранят данные о клиентах в разных форматах и местах, эксплуатируют множество различных программ. Это приводит к целому ряду неудобств: 

• путаница в большом объеме информации сильно замедляет работу;
• риск несовместимости данных, обрабатываемых в разных программах;
• иногда информация полностью теряется, это может быть критичным;
• нет настроек доступа, что ставит под угрозу безопасность компании;
• нет возможности получать удаленный доступ к информации вне офиса;
• приходится тратиться на продление лицензий в многочисленном ПО.

Это лишь часть проблем, которые остаются в прошлом с момента развертывания CRM-системы. Вся информация хранится в единой базе данных, легко фильтруется, сортируется, а ее поиск занимает у менеджеров считанные секунды. В результате сотрудники быстрее справляются со своей работой, она отнимает меньше сил, что дает продавцам заниматься основной деятельностью – продажами. 

Второй важный момент в этом преимуществе – надежность базы данных. Система позволяет гибко настроить права доступа, оградив важную информацию от лиц, которые не должны ею владеть. Нередко бывает так, что уволенный или самостоятельно ушедший из отдела менеджер забирает с собой клиентскую базу, оставляя компанию ни с чем. Настройка прав доступа исключает этот риск. 

Простая аналитика любой отчетности

Важно не просто фиксировать показатели работы, но и регулярно заниматься их анализом. В любой CRM-системе можно вести десятки видов отчетности, отслеживать ее в реальном времени, анализировать и принимать на ее основе грамотные управленческие решения. Примеры отчетов:

• по ключевым показателям менеджеров: звонки, встречи, отправки писем;
• по финансовым показателям: средний чек, прибыль, сумма успешных сделок;
• по воронкам продаж: число и распределение лидов, конверсия всех этапов.

Инструмент позволяет анализировать тренды, грамотно планировать предстоящие продажи, на основе этого составлять достижимые планы продаж. Отчеты в CRM-системе – унифицированы, с ними просто работать, как и проводить их мониторинг – долгое обучение этому не потребуется. Возможна визуализация данных в различных форматах, в том числе в виде графиков и диаграмм. 

Улучшение уровня обслуживания 

В первую очередь, это достигается значительным ускорением работы менеджеров и отдела продаж в целом, обусловленное применением CRM-системы. Никто не любит ждать слишком долго, и это относится к вашим клиентам тоже. Многие люди ожидают услышать ответ менеджера сразу же после обращения. Особенно это хорошо заметно в сфере сервисного обслуживания и консалтинга, но работает и в других отраслях. Если клиент долго ожидает, он, скорее всего, уйдет к конкурентам. 

Отсутствие ошибок в работе отдела, например, потеря информации о клиенте, тоже оказывает свое влияние на качество обслуживания. Важной опцией CRM-системы является карточка покупателя. В ней содержится вся информация о конкретном клиенте, начиная от имени, фамилии и контактных данных, заканчивая предыдущими переписками и телефонными разговорами. Используя всю эту информацию, менеджер может более качественно обслуживать клиента и подводить его к сделке.

Другие преимущества CRM-системы

Перечисленные выше плюсы – далеко не единственные причины уже сегодня приступить к выбору и дальнейшему внедрению системы. Внимания заслуживают и такие преимущества технологии: 

1. Экономия. Несмотря на то, что покупка, развертывание и содержание инструмента требует определенных затрат, его использование сокращает расходы на коммуникацию, устраняет неэффективные статьи затрат, тем самым высвобождая ресурсы для развития компании. 
2. Доступность. Практически все разработчики ПО для автоматизации предлагают, минимум, 2–3 тарифные планы с разными возможностями и стоимостью. Многие дают пробный период, в течение которого можно оценить функционал инструмента и принять решение. 
3. Простота. Поначалу интерфейс программы может казаться сложным и непонятным, но это первые несколько минут работы. Обучиться обращению с CRM сможет каждый, и это касается даже сотрудников в возрасте. Ко всем системам есть подробная документация. 
4. Удобство. Вы можете пользоваться облачной системой и не устанавливать ПО на все компьютеры в офисе. Доступ к информации в таком случае будет из любой точки мира – для подключения к базе потребуется только Интернет и компьютер либо телефон с браузером. 
5. Омниканальность. Под этим понимается взаимная интеграция различных каналов коммуникации, используемых компанией. Благодаря этому растет скорость и качество обслуживания клиентов, что, в свою очередь, влечет за собой увеличение прибыли бизнеса.

Статистика многих компаний показывает, что внедрение и правильное использование CRM-системы приводит к увеличению количества повторных покупок, расширению клиентской базы, уменьшению потерь клиентов на всех этапах воронки, а также к увеличению прибыли бизнеса. Эти преимущества полностью перекрывают первоначальные затраты на развертывание технологии. 

Есть ли недостатки у технологии?

Как таковых минусов у CRM-системы нет, при условии, что она правильно выбрана, внедрена и настроена, и в ее работе нет перебоев. В случае, если инструмент выйдет из строя по каким-то внутренним или внешним причинам, деятельность компании может сильно замедлиться или вовсе остановиться, когда на CRM завязаны ключевые бизнес-процессы. Вы снизите риск возникновения подобного происшествия, если предпочтете надежного разработчика с высоким уровнем сервиса. 

Второй момент, который может показаться недостатком – это возможные сложности с обучением персонала работе с инструментом. Эту проблему можно решить, если продемонстрировать сотрудникам возможности системы по ускорению и упрощению их работы, тем самым дав им мотивацию разобраться в теме глубже. Есть вариант еще лучше – выбрать разработчика, который не только развертывает CRM-систему, но и предоставляет услугу обучения персонала заказчика. 

Еще один спорный момент – высокая цена. Его можно нивелировать, если правильно отнестись к выбору сервиса и не покупать самое дорогое решение без оснований. Не упускайте возможность воспользоваться бесплатным пробным периодом, выбирайте только нужный функционал, но и не экономьте – все вложения в покупку и развертывание CRM обязательно окупятся в будущем. 

Заключение

Если не разбираетесь в теме CRM-систем, но уверены, что без нее бизнесу никак не обойтись, лучше доверьте внедрение и настройку технологии профессионалам в этой сфере. Так вы избежите особо частых и серьезных ошибок, и сможете сразу приступить к эффективному использованию системы.