Технология SMART в тайм-менеджменте

Однажды среди студентов Гарварда было проведено исследование. Молодых людей спросили, есть ли у них планы на будущее, придерживаются ли они четкого распорядка дня. Согласно ответам, студентов разделили на три группы. В группе А ребята имели лишь приблизительное представление о желаемом будущем, соответственно, никакими техниками тайм-менеджмента они не пользовались. Группа В примерно представляла, чего хочет достичь в будущем и уже наметила конкретные шаги для реализации целей. Но не вписала их в свой распорядок дня. Группа С четко знала, что хочет достичь и ежедневно работала над реализацией планов. 

Через несколько лет успехи всех студентов, прошедших опрос, сравнили. Оказалось, что представители группы С зарабатывают почти в 10 раз больше, чем ученики из группы А. 

Это пример показывает, насколько важно сочетать постановку целей и планирование своего рабочего времени. Этими навыками рекомендуется овладеть как руководителям бизнеса, так и сотрудникам компании для итогового увеличения прибыли.

Что такое тайм-менеджмент

Дословный перевод термина – управление временем. Это грамотный подход к организации времени, правильному распределению сил, чтобы получить больший эффект от работы.

С помощью тайм-менеджмента можно упорядочить рабочее время. Если внедрить принципы в работу, получится в течение дня успевать выполнить все важные дела, не отвлекаясь на второстепенные.

Руководитель, который использует в работе time-management, имеет несколько преимуществ, помимо выполнения большего количества дел. Вот они:

• развитие в разных сферах деятельности;
• выполнение повседневных задач на порядок быстрее своих коллег;
• поддержание благоприятной для работы атмосферы в коллективе.

Этапы планирования

Тайм-менеджмент состоит из нескольких частей:

• учет времени – использование полезных приложений, таймеров или составление расписания;
• оптимизация ресурсов;
• организация мотивации, чтобы было интереснее внедрять принципы тайм-менеджмента;
• планирование на день, неделю или месяц.

Чтобы успешно управлять временем, рекомендуется следовать четырем главным принципам. 

Принцип 1. Постановка целей 

Многие руководители бизнеса наверняка замечали: рабочее время проходит активно, удается сделать много дел, но практического эффекта нет. Выручка не растет, бизнес не расширяется. Главная причина такого неправильно тайм-менеджмента – отсутствие четкого понимания, ради чего ведется работа. 

Поэтому первый и главный шаг в планировании времени – поставить понятную цель. Рекомендуется для этого использовать технологию SMART. Она позволяет формулировать цели правильно и эффективно: после постановки главной цели ее можно раздробить на более мелкие.

Согласно СМАРТ-технике, цель должна соответствовать пяти критериям. Они зашифрованы в названии техники:

S – Specific

M – Measurable

A – Aggressive, Achievable

R – Relevant, Resource

T – Time-bound

Первый критерий – конкретика. Цель должна быть четко сформулирована, без абстрактных понятий. То есть,когда цель будет достигнута, человек наверняка поймет это. 

Второй критерий – измеримость. В цели должны присутствовать количественные показатели, которые показывают, что цель достигнута. Это могут быть:

• рубли, доллары, евро или другие валюты;
• доли, проценты;
• отзывы потребителей;
• количество активности в социальной сети – лайки, комментарии целевой аудитории;
• частота действий;
• скорость выполнения работы.

Третий критерий правильно сформулированной цели – ее достижимость. Значит, цель должна соответствовать реальному положению дел, то есть учитывать имеющиеся ресурсы компании или человека. Полезно оценивать цель по критерию Aggressive: цель должна быть амбициозна, то есть положение после достижения цели должно улучшиться. 

Четвертый критерий – соответствие цели имеющимся ресурсам и другим планам. Цель не должна противоречить другим планам, а должна дополнять их. Количества ресурсов, сотрудников, которые уже есть или появятся в обозримом будущем, должно хватать.

Последний критерий – ограниченность во времени. У любой цели должны быть четкие временные рамки, отведенные на ее достижение. Удобно ставить цели на три периода:

• до 100 дней, то есть краткосрочные;
• от трех месяцев до одного года, то есть среднесрочные;
• от одного года, то есть долгосрочные.

Когда главная цель будет сформулирована, можно по этой же технике составить остальные цели. Это будут более мелкие задачи, которые помогают достигнуть главную цель. В результате получается дерево целей: человек в деталях понимает, что именно ему необходимо сделать, чтобы достичь успеха. Все прописанные в дереве целей SMART-задачи будут лежать в основе будущего распорядка дня. 

В списке СМАРТ-задач есть дела разной сложности. Среди них есть те, которые нужно упростить, то есть раздробить на более мелкие дела. 

Принцип 2. Расстановка приоритетов

После внедрения в работе первого принципа появляется внушительный список мелких дел и задач. Однако не все они в одинаковой мере влияют на достижения главной цели. Значит, часть из этих дел более важны в распорядке дня, а часть можно поставить в графу «Сделать в свободное время». 

Чтобы расставить приоритеты, можно использовать закон Парето. Согласно закону только 20 % всех выполняемых действий приносят 80% результатов. Остальные 80 % действий влияют на 20 % результатов. На этом этапе необходимо выявить те самые 20 % дел, которые приносят результат. 

Наиболее результативные SMART-задачи выполняются регулярно и заносятся в список дел на постоянной основе.

Принцип 3. Сортировать дела по важности

Все SMART-задачи из дерева целей имеют разные дедлайны. Чтобы было проще ориентироваться в списке дел, рекомендуется распределять все задачи внутри Матрицы Эйзенхауэра. Все текущие дела он делит на четыре категории:

• «Сектор пожара» – срочные и важные;
• важные, но несрочные;
• срочные и не очень важные;
• неважные и несрочные.

К первой категории относятся дела, которые можно считать первостепенными. Эти дела нужно обязательно выполнить сегодня, потому что откладывание их на потом создаст трудности. 

Ко второй категории относятся дела, которые считаются важными, но выполнить их не обязательно именно сегодня. При планировании времени по технике SMART именно этот квадрат считается самым эффективным. Благодаря удобным срокам выполнения, человек относится к задаче спокойно, получает время обдумать ее выполнение. Все действия, связанные с задачей – обдуманные и взвешенные. 

Третья категория – срочные дела, которые нужно выполнить сегодня, но они не являются решающими при достижении цели. 

Дела из четвертой категории – то, чем можно пожертвовать, если времени на их выполнение уже не хватает.

Принцип 4. Делегирование задач

Чтобы СМАРТ-цель была достигнута, руководитель должен взять на себя сложные и важные задачи, требующие его уникальных знаний и опыта. Но в списке дел остаются другие задачи – более мелкие. Их необходимо делегировать своим сотрудникам-подчиненными. Тогда рабочий день руководителя будет максимально продуктивным. Главное, добавить в свой список задач еще одну – контроль и проверка выполнения делегированных задач.

Формирование списка задач на период

Если внедрить три принципа, то появится полный перечень задач, которые рано или поздно приведут к выполнению главной цели. Они уже ранжированы по важности и срокам. Останется только распределить задачи в рамках одного рабочего дня.

Специалисты рекомендуют составлять план рабочего времени на неделю вперед. Все задачи на неделю распределяются по дням так, чтобы максимальное количество дел оказались в категории «важные, но не срочные». Кроме еженедельного плана необходимо составлять план на день. Рекомендуется делать это накануне вечером. 

Для дневного планирования пригодятся такие принципы:

• создание графика работы на основе биоритмов. Для этого необходимо понимать, в какое время суток человек находится на пике своей активности. Зная это, можно формировать дневное расписание так, чтобы выполнение сложных и важных дел приходилось на продуктивный период;
• от сложного к простому. Если рабочий день построен по этому принципу, то все важные задачи всегда выполняются в начале рабочего дня. Выполнив самое сложное и трудоемкое, человеку гораздо проще переключиться на более простые дела и выполнить их, не откладывая;
• правило 1–3–5. Согласно этому принципу, для одного дня работы необходимо выбрать всего 9 задач, которые ведут к выполнению цели. Сперва человек должен выполнить одну большую задачу, чтобы задать позитивный ритм всему дню. Затем он должен приступить к выполнению трех средних по сложности задач. Ближе к концу рабочего дня остается время для выполнения пяти мелких задач, состоящих из одного действия. Этот принцип позволяет ранжировать задачи одного дня не по сложности, а по важности и срочности. Тогда сначала необходимо выполнить одно важное и срочное дело, затем три важных, но несрочных дел. В конце дня, если останется время, приступить к выполнению несрочных и неважных;
• поедание лягушки. Согласно этому принципу, ежедневно нужно концентрироваться на одной важной задаче, которая быстрее всего приведет к выполнению главной цели. Это дело нужно делать в первую очередь, каким бы неприятным и сложным оно не было. 

Технология SMART – это ключевая технология в тайм-менеджменте. На базе целеполагания строится вся остальная работа по планированию времени. Если не сформировать четкие цели, не получится распределить задачи по важности. А затем не получится составить расписание дел и продуктивно работать.