Технология найма персонала в организации

«Кадры решают всё» – известная истина, глубокий смысл которой понимает каждый управленец. Талантливые, амбициозные сотрудники, справляющиеся со своими обязанностями, обеспечат развитие предприятия, повышение прибыли. Не устраивают актуальные показатели деятельности компании? Создайте четкую технологию найма персонала в организации. Структурированная схема рекрутинга и четкое следование ступеням концепции обеспечат приток опытных и талантливых работников.

Наем персонала: понятие, важность деятельности

Наем персонала – это комплексная деятельность. Она подразумевает поиск, оценку компетенций, отбор и прием сотрудников в штат. Высока ценность такой работы, ведь от нее зависят производительность и прибыль предприятия. Такая деятельность усложняется прямо пропорционально количеству требований к знаниям, умениям, навыкам, предъявляемым к соискателям. На современных успешных предприятиях технологии найма персонала регулярно совершенствуются. Работа над таким процессом увеличивает силу коллектива, повышает скорость закрытия вакансий, закрепляемость персонала. Стихийный подбор – пережиток прошлого. Такого метода найма работников избегают менеджеры по персоналу даже при закрытии вакансий, не требующих высокой квалификации.

На малых либо развивающихся предприятиях наймом персонала занимается сам руководитель либо менеджер по персоналу. В крупных корпорациях рекрутинг – ключевая обязанность HR-отделов. Увы, не всегда она выполняется успешно. Избыток проблемных вакансий, низкая закрепляемость новичков, неудовлетворительные показатели труда – сигнал о том, что служба по работе с персоналом не справляется со своими обязанностями. При ограниченном штате сотрудников не экономьте на рекрутере. Откажитесь от идеи найма сотрудника без опыта, пригласив маститого рекрутера с большим опытом работы. Не скупитесь на гонораре. Руководитель больше потеряет, выплачивая заработную плату непродуктивным подчиненным, тратя бюджет на закрытие проблемных вакансий. Велики убытки, спровоцированные регулярным невыполнением плана. Бесценен и упущенный временной ресурс.

Виды найма персонала

В современном HR-сообществе выделяются три вида найма персонала. В зависимости от предъявляемых требований к кандидату, сложности вакансии опытный кадровик в ежедневной работе использует каждый из них:

1. Рекрутинг. Популярный пассивный вид отбора потенциальных сотрудников. Он подразумевает поиск работников через средства массовой информации – объявления в газете, по телевидению, на сайтах вакансий. В ходе рекрутинга соискатели самостоятельно откликаются на предложения о работе. Менеджер по персоналу также изучает резюме, имеющиеся в интернет-источниках, и обзванивает потенциальных работников.
2. Прямой поиск. Деятельность по закрытию вакансий, с которой успешно справляются опытные менеджеры. Ее разновидностью является Head-Hunting. Так называемая охота за головами, подразумевающая приглашение в штат ценных специалистов, которые не находятся в активном поиске работы. Прямой поиск предусматривает и переманивание узкоспециализированных кадров. Вескими доводами в таком случае становятся более выгодная материальная мотивация, комфортные условия труда, перспективы карьерного роста.
3. Прелиминаринг. Вид закрытия вакансий, который подразумевает наем молодых специалистов без опыта работы, но с соответствующим образованием. Популярные его приемы – трудоустройство студентов после прохождения практики или стажировки. Прелиминаринг целесообразно применять в крупных корпорациях, в которых приветствуются передача опыта, наставничество.

Наем персонала: актуальность процесса

Поиск, отбор и наем персонала – процессы, которые всегда будут актуальными для молодых и маститых организаций. Без них не обойтись при открытии компании, ее расширении, открытии филиалов, при увольнении сотрудников. Предваряет процесс найма персонала набор кандидатов. Для этого:

• проводится анализ того, в работниках каких специализаций нуждается предприятие;
• формируются первые требования к соискателям;
• выявляются наиболее эффективные источники найма персонала;
• выбираются методы оценки компетенций, личностных качеств потенциальных сотрудников.

Управление наймом персонала

Управление наймом персонала – функция топ-менеджера. Она актуальна в том случае, если в компании имеется работник, занимающийся рекрутингом. Опытный руководитель не вмешивается в рутину процесса найма персонала. Этап собеседования с управленцем происходит при поиске руководителей низшего, среднего звена либо узких специалистов. Руководитель не тратит свое рабочее время на изучение сайтов с вакансиями, отбор кандидатов. Это – работа менеджера по персоналу. Управленец только контролирует ее выполнение.

Оценить эффективность процесса рекрутинга помогут два показателя KPI. Влияние их выполнения на уровень заработной платы рекрутера – отличный метод повышения производительности труда последнего. Рекомендуем внедрить две метрики:

1. Укомплектованность штата = численность фактическая / численность штатная.
2. Скорость закрытия вакансий = количество дней, затраченных на подбор / количество закрытых вакансий.

Этапы найма персонала

Наем сотрудников – рутинная деятельность. Она никогда не прекращается на процветающем предприятии. В связи с этим в организации внедряется стандарт такой процедуры. Система найма персонала включает семь нижеперечисленных этапов.

Формирование навыковой модели

Навыковая модель подразумевает собой перечень компетенций, необходимых для успешного функционирования работника в определенной сфере трудовой деятельности. Так, для менеджера по продажам ключевыми умениями являются навыки холодных звонков, ведения переговоров с клиентами, проведения презентаций. Для составления навыковой модели важно знать все бизнес-процессы отрасли. Это поможет выявить необходимые знания, умения и навыки, которыми должен обладать новый сотрудник. Составив навыковую модель, рекрутер сэкономит рабочее время, отказавшись от собеседований с кандидатами, не обладающими необходимыми компетенциями.

Составление профиля должности

Профиль должности – ключевой инструмент в работе с соискателями. Несмотря на это, его составлением пренебрегают даже в крупных корпорациях при закрытии линейных вакансий. В результате рекрутер публикует информацию о вакансиях, в которых имеется информация лишь о наименовании должности, обязанностях, требуемых навыках и уровне заработной платы. Увы, этого не всегда достаточно для успешного найма персонала.

Найти желаемого специалиста за короткий срок можно, составив профиль должности, в котором учтены следующие требования:

• качества личности. Скрупулезность, ответственность, умение работать в команде, навыки самостоятельного принятия решений, аналитический склад ума, креативность. Здесь перечисляются все личностные особенности, необходимые для продуктивной и комфортной работы в какой-либо должности;
• профессионализм. Требуемый опыт работы, образование, информация о прохождении курсов повышения квалификации;
• узкоспециализированные профессиональные навыки. Компетенции, которые приобретаются при длительной работе в смежных должностях. В их числе – ведение переговоров, владение иностранными языками, программным обеспечением;
• коммуникативные навыки. К ним относятся умение работать в команде, навыки ораторского искусства, публичных выступлений, умение убеждать, отработка возражений.

Поиск соискателей, составление воронки

На основе сформированных навыковой модели и профиля должности рекрутер составляет объявление о вакансии. Дополнительно указывается информация об условиях и режиме работы, заработной плате, бонусах. Использование большого количества информационных каналов повышает поток соискателей. Это увеличивает шанс успешного и быстрого закрытия вакансии. Не пренебрегайте любыми сайтами по поиску работы, услугами печатных изданий, телевидения, сарафанного радио, тематических каналов в социальных сетях и мессенджерах. Попутно можно определить и наиболее эффективные каналы поиска вакансий, оставляя на различных ресурсах разные адреса электронной почты.

Наем персонала представляет собой рутинный бизнес-процесс. Его эффективность легко отслеживать с помощью воронки, выделив ключевые этапы. Например:

1. Количество откликов на вакансию – вход в воронку.
2. Количество созвонов с кандидатами на должность.
3. Количество проведенных собеседований.
4. Количество повторных интервью.
5. Оформление работника в штат.
6. Прохождение испытательного срока.

Онлайн-анкетирование

Опросный лист, высланный на электронную почту соискателя на должность как предварительный этап перед очным собеседованием сэкономит время рекрутера. Такая процедура поможет отсеять неподходящих кандидатов. При наличии открытых вопросов менеджер оценит уровень грамотности потенциального работника. По скорости предоставленного пройденного опросного листа можно судить об ответственности, пунктуальности, серьезности кандидата. Примерный перечень вопросов для опросного листа соискателя на должность следующий:

• информация об образовании, пройденных курсах. Владение знаниями, умениями, навыками в смежных областях;
• цель трудоустройства, причина выбора компании;
• карьерные амбиции, ожидания от работы на предприятии. Ответы на вопросы такого блока продемонстрируют, что для человека первично – профессиональное развитие, интеграция с командой, материальное благополучие;
• навыки планирования деятельности, принятия решений.

Целесообразно включить в опросный лист вопросы о том, были ли у соискателя случаи, когда он срывал сроки работы, подводил команду, имеются ли у него сложности в построении знакомств, деловых коммуникаций.

Проанализировав анкеты, управленец или менеджер составляет список подходящих кандидатов на должность и приглашает их на собеседование.

Проведение собеседования

В подавляющем большинстве случаев этот этап определяет, соответствует ли кандидат должности, подходит ли он для работы в компании. Каждый вопрос, заданный опытным менеджером по персоналу, не случаен. С помощью них профессионал оценивает личность, деловые качества работника. Безусловно, поддаются оценке его внешний вид, речь. При проведении собеседования обращайте внимание на следующие характеристики:

• насколько пунктуален и организован человек? Судить о наличии таких качеств можно, если собеседование начато к запланированному сроку;
• у соискателя имеется релевантный опыт работы;
• кандидат ранее трудился в крупной компании с высокими стандартами труда;
• мнение соискателя о прошлом месте работы, причина ухода;
• имеются ли у человека краткосрочные и долгосрочные цели. По ответам на такой вопрос можно судить о зрелости личности. Инфантильные и неопределившиеся люди не подойдут для работы в организациях, где не практикуются наставничество, длительное введение в должность.

В процессе собеседования задайте соискателю нижеперечисленные вопросы:

1. Каким образом вы планируете свою деятельность? Как расставляете приоритеты?
2. Какова ваша последняя достигнутая цель?
3. Как вы относитесь к совмещению обязанностей?
4. Обучаетесь ли вы сейчас либо планируете обучение?

Ответы на такие вопросы помогут оценить, насколько человек организован, дисциплинирован. Стремится ли он к развитию, сотрудничеству, командной работе.

Опытный интервьюер не действует строго по шаблону. Собеседование для него является небольшой импровизацией. Он понимает, что с высокой вероятностью у кандидата имеется большой опыт прохождения собеседований, поэтому он даст социально желательные ответы на любые вопросы. Оценить его личностные, характерологические особенности, профессиональные качества можно, используя психологические тесты, опросы оценки компетенций, практические занятия.

Испытательный срок

Наем сотрудников с испытательным сроком в 1–3 месяца – обыденная практика всех современных предприятий. Такого периода достаточно для адаптации сотрудника на новом месте, оценки его компетенций, профессиональных способностей. Испытательный срок выгоден и новому сотруднику. Он позволяет отказаться от идеи работы на новом месте, если оно ему не подходит.

Работа по закрепляемости персонала

На любом крупном предприятии в отделе по работе с персоналом имеется сотрудник, который занимается адаптацией новых работников. Оценка эффективности такой деятельности, как правило, производится спустя 3–6 месяцев. Под пристальным вниманием при таком анализе процент новых работников, которые не уволились по личной инициативе в течение этого периода.

Адаптация новых работников подразумевает ознакомление их с рабочим местом, коллективом, введение в должность. Новоиспеченного сотрудника информируют о принятой корпоративной этике, положениях и процедурах. Над молодыми специалистами, работниками с малым либо отсутствующим опытом работы закрепляются наставники.

Наем талантливого сотрудника в штат – половина успеха. В среднем затраты на закрытие вакансии специалиста составляют 3–4 его оклада, поэтому так важна работа по закреплению сотрудников. Помимо адаптации, этому способствуют адекватная оплата труда, комфортные условия на рабочем месте, социальные гарантии, бонусы, благоприятный психологический микроклимат в коллективе.

Технология найма персонала

Организованный процесс найма новых сотрудников включает в себя следующие правила:

• разработка профиля должности. Документ, необходимый для каждой штатной единицы в организации. Он подразумевает название должности, список требуемых компетенций, необходимый опыт работы, образование, перечень личностных, психологических особенностей;
• выбор каналов для размещения вакансии. Чем их будет больше, тем лучше. Однако оценивайте целесообразность их использования, сравнивая затраты и результативность;
• конкурс найма персонала. При отборе высококвалифицированного персонала практикуются первый этап интервью с менеджером по персоналу и дополнительное собеседование с управленцем. Используются психологические, интеллектуальные тесты, практические задания;
• меры по адаптации, закрепляемости персонала. Деятельность менеджера по персоналу и наставника по вхождению нового сотрудника на должность, интеграции с коллективом.

Источники набора персонала

Процедура закрытия вакансии подразумевает поиск нового специалиста из внутренних и внешних источников. Внутренние источники хороши тем, что не требуют никаких материальных вложений. Кроме того, такой способ закрытия вакансии ведущего, главного специалиста, управленца низшего либо среднего звена является практикой карьерного роста внутри компании. Однако в таком случае, если штатная единица не сокращается, то актуализируется вопрос о закрытии другой вакансии. В результате управленцу либо кадровой службе приходят на помощь внешние источники набора персонала. Наиболее популярными и эффективными среди них являются:

• интернет-ресурсы. Сайты вакансий HeadHunter, SuperJob и другие аналогичные ресурсы – простой и один из самых эффективных инструментов для найма персонала. С их помощью легко настроить входящий поток кандидатов и самостоятельно найти сотрудника. Они же дают информацию об общей кадровой ситуации на рынке, ожиданиях потенциальных работников по заработной плате;
• социальные сети и мессенджеры. Руководители и менеджеры по персоналу сегодня, помимо сайтов вакансий, изучают и страницы социальных сетей соискателей. Такие ресурсы позволяют оценить внешний вид, интересы и хобби человека, получить больше информации о его образовании, семейном положении. Профессиональные сообщества в мессенджерах – кладезь потенциальных кандидатов для закрытия сложных вакансий. Как правило, на них подписываются талантливые, опытные, развивающиеся и амбициозные работники. Минус – большинство из них не находятся в поиске работы. Но имеется шанс привлечь такого соискателя в свою компанию, предложив выгодные условия труда и заработную плату;
• центры занятости. Минимальное количество современных компаний пользуются таким каналом для поиска сотрудников. Виной тому – бюрократия, принятая в государственных учреждениях. Инспекторы не придают значения тому, какой профиль должности выдала им компания. Чаще они направляют на собеседования людей, имеющих профильное образование либо опыт работы. Увы, этого мало, поэтому вероятен поток неподходящих кандидатов. Такой канал поиска подходит для закрытия низкоквалифицированных вакансий;
• кадровые агентства. Вы – руководитель компании с ограниченным штатом работников, в котором пока не предусмотрена единица кадровика? Поручите поиск нового кандидата работникам кадрового агентства. Да, затраты на закрытие вакансии будут немалыми, но управленец сэкономит время на самостоятельном изучении резюме и беседах со случайными людьми. Кроме того, надежное кадровое агентство владеет современными инструментами для эффективного найма и оценки кандидатов. Это повышает шансы на то, что найдется специалист, полностью соответствующий требованиям вакансии;
• случайные соискатели. Не пренебрегайте входящими резюме и людьми, которые самостоятельно приходят в компанию для поиска работы. Да, шанс закрытия вакансии узкого специалиста с помощью таких кандидатов мал, но он имеется. Ведите специальную базу кандидатов, регистрируя обращающихся для возможного предложения работы в будущем. Кстати, то, что человек самостоятельно явился в компанию и изъявил желание стать ее частью, – признак его высокой лояльности к такому предприятию.

Ключевые ошибки при найме персонала

От ошибок в профессиональной деятельности не застрахован никто. Однако из-за критических недочетов наем неквалифицированного персонала, отказы талантливым соискателям, лишние затраты на рекрутинг будут регулярными. Руководителю, знающему о возможных ошибках в процессе найма персонала, проще контролировать и координировать деятельность кадровика и отдела по работе с персоналом:

• отсутствуют базовые бизнес-процессы рекрутинга. Отбор персонала – не импровизация, а последовательный процесс. Недопустимо опираться на личные предпочтения. Действия всегда обусловлены интересами компании. Специалист по найму персонала должен владеть точной информацией о компетенциях, иметь профили должностей. Важен и скрипт интервью. Благодаря наличию последнего собеседование точно не приобретет формат неформальной беседы;
• нет статистики каждого этапа рекрутинга. Руководителю проще контролировать деятельность рекрутера, если подчиненный будет вести учет количества размещенных вакансий, откликов, пройденных собеседований, одобренных кандидатов и трудоустроенных. Таким образом деятельность кадровика будет регламентирована. В любое время специалист предоставит руководителю необходимую информацию о своей деятельности;
• недостаток информации о функционале в объявлении о вакансии. Если нанимаемый сотрудник заранее осведомлен о том, какие действия он обязан выполнять на рабочем месте, минимизированы эффект перезагрузки и его скорое увольнение. В объявлении досконально прописываются все рутинные задачи, с которыми столкнется новоиспеченный специалист;
• сомнительные сценарии проведения интервью. Откажитесь от идеи проведения стрессового интервью и запретите использовать такую технику рекрутеру. В противном случае шансы получить в штат талантливого, самостоятельного и опытного специалиста стремятся к нулю. С высокой вероятностью выдержат такой напор только мягкотелые и неуверенные в себе соискатели;
• отсутствует работа по сбору информации о соискателе. Столкнулись с проблемой низкой производительности труда и высокой текучестью кадров? Включите в процедуру найма персонала сбор рекомендаций о соискателе с предыдущих мест работы, ознакомление с его страницами в социальных сетях. Конечно, такая деятельность не гарантирует наем идеального сотрудника, но повышает шансы на трудоустройство талантливого, порядочного, опытного и лояльного сотрудника;
• отсутствует кадровый резерв. Не желаете, чтобы на вашем предприятии длительное время присутствовали незакрытые вакансии? Поручите рекрутеру ведение внутреннего кадрового резерва и базы потенциальных кандидатов, обращающихся в компанию самостоятельно. Такая работа не отнимет много времени, но сократит время и затраты на поиск замены уволившегося сотрудника;
• затягивание процессов поиска, трудоустройства. Погрузились в поиск идеального сотрудника настолько, что отказываете всем кандидатам из-за малейших несоответствий профилю должности? Не переусердствуйте. В противном случае любая открытая вакансия превратится в проблемную. Не затягивайте с проведением собеседования, бесконечным переносом его сроков. При таком подходе ценный специалист быстро найдет новое профессиональное поприще в другой компании;
• пренебрежение адаптацией. Помните, что работники – не просто винтики компании, а прежде всего люди. Они не проявят максимальную производительность в первые месяцы работы на предприятии. Система адаптации в компании должна быть систематизирована, как процедура. Это повысит закрепляемость персонала;
• наем сотрудников без опыта в процессе развития компании. Если ваше предприятие функционирует не так давно и штат пока ограничен, не рискуйте, нанимая сотрудников без опыта работы. Их производительность будет крайне низкой. Наставничеством такой специалист также не будет обеспечен. Не скупитесь, нанимая опытного работника на достойную оплату труда. Таким образом вы исключите затраты на обучение, преодоление ошибок и последующий рекрутинг.

Сформировать штат из талантливых, исполнительных и креативных сотрудников можно, только систематизировав технологию найма персонала. Хаотичный рекрутинг – первопричина низкой производительности труда и высокой текучести кадров. Исключите критичные ошибки в наборе персонала для процветания компании.