Технологии управления бизнесом

Управление бизнесом – это организация всех действий по постановке задач, по контролю за подчиненными. Чем крупнее предприятие, тем сложнее успешно управлять им. Сейчас предприниматель вряд ли справится с управлением, если не будет использовать современные информационные и технологические решения.

Основные понятия о технологии управления бизнесом

Технологии управления бизнесом – это приемы, порядок и регламенты выполнения процессов. Технологии состоят из нескольких операций: информационных, вычислительных, организационных, логических. Эти операции выполняют руководители и рядовые специалисты, пользуясь заданным алгоритмом, вручную или с помощью программ.

Различают несколько видов технологий управления:

• линейная технология. Она характеризуется строгой последовательностью действий. Используется заранее составленный план, который включает несколько управленческих фаз;
• управление по ситуации. Это принятие решений по мере возникновения проблем. Решения принимаются не по заданным алгоритмам, а исходя из конкретной ситуации;
• управление по отклонениям. Технология предполагает работу по заданному плану даже в том случае, если возникают незначительные отклонения. Общий план действий не меняется, а рядовым сотрудникам дается некоторая свобода действий и право самостоятельно решить мелкие проблемы;
• управление по результатам. Все действия делятся на этапы, а план управления составляется сперва для первого этапа. Когда он завершается, руководитель подводит итоги и исходя из результатов происходит уточнение последующих управленческих действий;
• целевое управление. Это метод, при котором возможные результаты прогнозируются, а уже после прогнозов руководство планирует шаги по их достижению.

Но какая бы технология управления эффективностью бизнеса ни использовалась, у нее будут прослеживаться характерные черты. Во-первых, любая технология является полностью интеллектуальным продуктом, поэтому каких-либо стандартов, норм, объективных критериев для оценки технологии управления конкретной компанией не существует. Пользу технологии можно косвенно оценить по объему базы знаний, которого хватает для организации бесперебойной работы производства и сбыта.

Во-вторых, уровень развития технологии связан с общедоступными достижениями научно-технического прогресса. Но могут использоваться и достижения отдельной компании. Например, штатный программист разработал ПО для обработки внутренней отчетности. Теперь компания пользуется именно этим ПО, не закупая продукт сторонних разработчиков, и собственное программное обеспечение успешно справляется со своими задачами.

В-третьих, технологии являются нематериальными, нерасходуемыми активами компании. Знания работников, компьютер или программу невозможно израсходовать, зато можно использовать или даже продавать неограниченное количество раз.

Из-за своей нематериальности технологии легко передаются. Сейчас быстро развиваются телекоммуникационные и компьютерные сети, поэтому компаниям легко передать технологии новым филиалам.

Последняя характерная черта – неоднозначное отношение к авторскому праву. Некоторые технологии можно использовать только авторам, а другие являются общедоступными.

Психологический аспект технологий управления

Однако технология управления бизнесом – это не просто набор программ и сервисов для автоматизации и цифровизации процессов. В то же время технология – это набор внутрикорпоративных ценностей, которые помогают руководству управлять персоналом. С этой точки зрения можно выделить несколько технологий, ставших популярными в разных частях света и отражающих особенности менталитета.

Японская система

Система управления бизнесом в Японии чаще всего основана на корпоративной культуре. За успех компании отвечает весь коллектив, то есть сотрудники себя от остального коллектива даже не отделяют. Мотивация работников основана не на жажде заработать, а на стремлении стать полезным для общего дела. Чтобы повышать эффективность работы, руководство создает в компании все условия для обучения. Есть система тренингов, видеоуроков, есть штатные бизнес-тренеры. Обучение и повышение профессионализма доступны всем работникам, даже тем, кто занимает низшие должности.

Чтобы сократить текучесть кадров и удержать их в компании, руководитель работает над системой мотивации персонала. Должна быть прозрачная система карьерного роста, чтобы продвижение по службе зависело от личной эффективности. В Японии предпочитают нанимать сотрудников на долгий срок. Там распространена форма пожизненного найма: сотрудник тщательно подходит к выбору компании после ВУЗа, но работает в ней до пенсии.

Бизнес-процессы строятся по методике Кайдзен. Задачи решаются в спокойном темпе, без авралов и рывков. Вместо спринтов – коротких, но интенсивных циклов – используются марафоны, то есть каждый день работники делают понемногу для достижения цели. Однако рабочие процессы постоянно оптимизируются, автоматизируются и улучшаются. Работодатель регулярно выделяет из бюджета средства на внедрение современных ПО и других информационных технологий.

Американская система

В противовес японскому коллективизму американская стратегия управления бизнесом основана на индивидуализме. Решения принимают руководители подразделений, не учитывая мнение своей команды. Все работники мотивированы прежде всего деньгами и прибылью, в меньшей степени карьерным ростом. Нематериальные методы мотивации – не используются.

Чтобы американская модель управления бизнесом привела компанию к успеху, руководители должны соответствовать строгим требованиям. От директора компании, от топ-менеджеров требуется наличие аналитических способностей, готовность рисковать и нести ответственность за свои решения.

Европейская система

Технологии управления бизнесом по европейской системе предполагают создание в компании строгой иерархической структуры. У работников разных уровней должны быть четко распределены обязанности и полномочия. Чтобы сократить вероятность ошибок, руководство прописывает алгоритмы бизнес-процессов, пошаговые руководства и должностные инструкции. В то же время технологии управления компанией по европейской модели не предполагают жесткого контроля за документооборотом и кадровой политикой.

Мотивация персонала – комбинированная. Она построена и на денежных вознаграждениях, и на социальных гарантиях. Работники добровольно участвуют в проектах, а взамен получают перспективы карьерного роста, медицинскую страховку, возможность обучаться за счет работодателя.

От сотрудников требуется высокий профессионализм, готовность работать сверхурочно, внимательность к мелочам.

Внутри европейской модели можно выделить несколько разновидностей. Например, британская модель характеризуется такими особенностями:

• в межличностных отношениях присутствует формализм;
• инвестиции предпочтительны краткосрочные;
• преданность корпоративной культуре.

В шведской модели, напротив, между работниками строятся неформальные отношения, а фирма управляется по демократичным принципам.

Арабская модель

При найме сотрудников особое внимание уделяется личностным качествам кандидатов, а не их профессионализму. В результате в компании складываются неформальные отношения между подчиненными. Чтобы поощрить работника, ему даются дополнительные полномочия.

Что включают в себя технологии управления бизнесом

Технологии управления бизнес-процессами состоят из нескольких компонентов:

• техническое обеспечение. Для управления важны компьютеры, оборудование, с помощью которых решаются производственные задачи;
• программное обеспечение, то есть любые сервисы, приложения, базы данных, которые используются для автоматизации. Благодаря этому компоненту повышается скорость и качество выполнения бизнес-процессов;
• интеллектуальное обеспечение, то есть корпоративная культура, навыки сотрудников.

Функции бизнес-технологии заключаются прежде всего в поиске, обработке и хранении данных. Благодаря технологиям руководство при принятии управленческих решений может обращаться к данным прошлых периодов. Если рассматривать функционал информационных технологий в бизнесе, то можно выделить несколько дополнительных функций, так или иначе облегчающих эффективное управление бизнесом. Во-первых, это выработка новой информации на основе старых данных. Например, построение прогнозов по прибыли, производству на будущие периоды исходя из производительности в прошлые месяцы. Во-вторых, технологии предполагают автоматизацию и оптимизацию бизнес-процессов. Благодаря любым внедренным технологиям сотрудники быстрее выполняют свои обязанности, допускают меньше ошибок. А управленец объективнее оценивает результаты работы подчиненных, получает более точные данные для принятий управленческих решений.

Какие бывают виды бизнес-технологий

Бизнес-технологии различаются по масштабам использования на предприятии. По этой классификации все технологии можно разделить на четыре вида.

Базовые – это самые распространенные технологии. Они используются практически на всех предприятиях, поэтому не дают компании никаких конкурентных преимуществ. Особенность базовой разновидности заключается в том, что одна и та же технология может использоваться в разных отраслях бизнеса. Например, Интернет относится к телекоммуникационным технологиям и используется в любых компаниях. Помимо телекоммуникационных, к базовым относятся следующие виды технологий:

• текстовые, например распознаватели речи во время телефонного разговора с клиентом позволяют тезисно зафиксировать все его пожелания или проверить менеджера на использование скрипта продаж;
• графические обеспечивают более комфортную работу с изображениями. Например, фоторедакторы для создания контента в соцсети или презентации;
• мультимедийные, которые позволяют одновременно обрабатывать и картинку, и звук;
• базы данных, служащие для хранения информации и ее переработки;
• интернет-технологии, используемые для связи с клиентами и коллегами, например электронная почта, мессенджеры;
• программные технологии для разработки собственного ПО;
• серверные технологии для соединения пользователей;
• защитные, охраняющие корпоративную информацию от утечки;
• искусственный интеллект, который также используется для общения с клиентами и обработки данных.

Ключевые технологии, в отличие от базовых, обеспечивают компании конкурентные преимущества, потому что являются редкими или уникальными.

Технологии разработки – это новые технологии, которые пока находятся на стадии разработки и из-за этого мало распространены в компаниях. Однако и сами разработчики, и пользователи считают технологии эффективными, поэтому у них есть потенциал стать более востребованными в будущем.

Инновационные только появляются и находятся в фазе исследований. Отличие от предыдущего вида заключается в количестве пользователей. Если технологии разработки постепенно входят в обиход, то инновационные технологии пока не используются никем.

В отдельную категорию стоит выделить прикладные бизнес-технологии. Это специфические ИТ, которые используются только компаниями в определенной отрасли. Например, в образовании используются программы и приложения для онлайн-обучения. Кураторы загружают видеоуроки, которые открываются ученикам в определенные даты или после выполнения домашнего задания. Ученикам доступны материалы для скачивания и тесты для проверки знаний.

Вот еще несколько примеров прикладных технологий:

• в экономике. Компьютерные технологии проводят анализ финансового состояния компании. С их помощью проводится учет товаров, расходов. Внутрикорпоративные данные защищаются кодировками. Затем для работы с собранными данными используются системы-эксперты, справочно-правовые системы;
• в энергетике. В этой отрасли ИТ необходимы, потому что большинство компаний имеют разветвленную организационную структуру. Используются мобильные и интернет-технологии для связи сотрудников, специальные программы для контроля за расходами.

Принципы применения современных информационных технологий

Есть несколько основных принципов, по которым бизнес-технологии задействуются на предприятиях. Если обращать внимание на эти нюансы, то использование современных технологий управления бизнес-процессами будет успешным:

• регулировать использование технологий нужно оперативно, то есть в режиме реального времени. Например, сотрудники используют технологию, автоматизирующую рутинный процесс. Но в настройке технологии была допущена ошибка. Если не отрегулировать сервис в режиме реального времени, то неверная настройка приведет к ошибкам сотрудников, к потере данных;
• поддерживаться должен весь цикл менеджмента. Если руководителю необходимо, чтобы была выполнена какая-то задача сотрудниками, то сперва он должен провести исследование о задаче и собрать максимум данных. Затем прогнозируется состояние задачи через некоторое время, на основе ожидаемых результатов составляется план действий. После этого руководитель ставит задачи перед подчиненными. В процессе выполнения задачи он проверяет сотрудников, промежуточные и конечные результаты. Таким образом, даже если управление командой ведется с помощью современных технологий, руководитель всё равно должен быть вовлечен в администрирование;
• системы управления технологическими процессами и информационные должны подстраиваться под существующие условия;
• в фирме нужно поддерживать сетевое управление, то есть структурная организация должна включать и горизонтальные, и вертикальные уровни.

Если эти принципы будут реализованы, то технологии и системы управления бизнес-процессами будут выполнять роль интеллектуального конвейера. Будет автоматизирована часть менеджмента. Издержки сокращаются, производительность труда растет, а механизмы контроля становятся более отлаженными.

Этапы применения бизнес-технологий

Чтобы применять новые бизнес-технологии для управления компанией, необходимо следовать алгоритму. Сперва нужно выбрать тот процесс, контроль и управление которым должны быть усилены. Потом этот процесс делится на этапы. Затем определяются инновационные технологии, которые подходят выбранным бизнес-процессам, или подходы к управлению коллективом. После внедрения технологий процессы контролируются, проверяются и дорабатываются.

Разделение процессов на этапы

Использование бизнес-технологий начинается с разделения процесса на промежуточные этапы – декомпозиции. Понимание, какие этапы есть внутри бизнес-процесса, упрощает управление им. Если процесс разделен на этапы неверно, то не получится достигнуть поставленных целей.

Чтобы правильно описать процесс, необходимо учитывать нюансы:

• нужно привлечь тех, кто реально работает с процессом, так как эти сотрудники лучше понимают, что именно они делают во время выполнения задачи;
• прописать бизнес-процессы нужно в трех форматах – в виде текста, в виде таблицы с указанием ответственных лиц и сроков выполнения этапа, а также в виде графика.

Любой бизнес-процесс можно разделить на части – подпроцессы, которые имеют начало, окончание, длительность и механизмы выполнения. Подпроцессы можно разделить на операции. В идеале делить нужно до тех пор, пока операция не станет максимально простой, чтобы дальше раздробить ее было невозможно.

Разработка бизнес-процессов

Разработка бизнес-процесса – это его стандартизация, подготовка инструкции или нормативов, которым процесс должен соответствовать. Чтобы разработать процесс, нужно сделать следующее:

• составить перечень конкретных действий, которые нужно выполнить в рамках бизнес-процесса;
• определить последовательность действий;
• прописать точные результаты каждого этапа бизнес-процесса;
• определить мероприятия, которые должен проводить управленец, чтобы контролировать, анализировать и улучшать их.

Совершенствование технологий

Во время прошлого этапа руководитель прописал бизнес-процесс и систему управления им так, как они должны выглядеть в идеале. Но, если реализовать их на практике, всё равно могут возникнуть ошибки. Например, не получается достигнуть ожидаемых результатов на любом из этапов процесса. Значит, управление бизнес-процессом необходимо совершенствовать.

Этапы бизнес-процесса замеряются, их эффективность оценивается и сравнивается с нормативом. Если имеются расхождения, то руководитель определяет факторы, которые привели к неудаче. В рамках совершенствования технологии управления можно скорректировать список отчетов, перераспределить обязанности между сотрудниками.

Как внедрять технологии управления бизнесом?

Внедрение новых технологий управления малым и крупным бизнесом – это комплексная работа, затрагивающая сразу несколько сторон деятельности компании. Это одновременно и корректировка существующей оргструктуры, и новые стандарты работы, и автоматизация части процессов.

Начинать необходимо с изменения организационной структуры. Создание идеальных бизнес-процессов иногда приводит к понимают того, что некоторые подразделения не нужны компании или, напротив, есть должности, которых не хватает в оргструктуре. Тогда организационная структура меняется, ненужные должности упраздняются, обязанности сотрудников распределяются между их коллегами. В то же время проводится подбор и обучение недостающих кадров.

Изменение оргструктуры приводит к необходимости перераспределять функционал, ответственность и полномочия. Все изменения нужно внести в должностные инструкции и в документы, описывающие оргструктуру. Чтобы донести до сотрудников их новые обязанности, руководитель проводит обучение.

Следующий шаг – изменение процессов. Бизнес-процессы структурируются и идентифицируются. Обычно на этом этапе руководитель понимает, что в некоторые процессы надо внести изменения. Тогда регламенты их выполнения корректируются или разрабатываются новые.

Чтобы сотрудники были заинтересованы в выполнении бизнес-процессов, необходимо их мотивировать. Поэтому одновременно с корректировкой регламентов необходимо продумать новую систему мотивации. Составляющие систему способы (например, материальные или нематериальные) зависят от выбранной модели управления. Например, если предпринимателю ближе американская система, то во главу угла он должен поставить денежное вознаграждение сотрудников. Это приводит к следующему шагу – изменению показателей деятельности и привязке к их величине размера премии сотруднику.

Последний этап – автоматизация, внедрение информационных технологий для организации и управления бизнесом. Руководитель выбирает бизнес-процессы, нуждающиеся в автоматизации. Обычно это процессы, которые отнимают слишком много времени, ресурсов, в которых допускается слишком большое количество ошибок. Исходя из показателей, которые нужно скорректировать, выбирается подходящее ПО.

Информационные технологии в управлении бизнесом

Без грамотно и своевременно внедренных информационных технологий компания уже не сможет развиваться. Под ИТ подразумеваются процессы, методы поиска, хранения информации, ее обработки и предоставления. Если всё это направлено на удовлетворение потребностей бизнеса, значит, можно считать, что высокие технологии используются для управления бизнесом.

Сейчас в крупных компаниях и корпорациях используется несколько универсальных ИТ, которые облегчают управление большой фирмой, независимо от того, в какой отрасли она работает и где располагаются ее филиалы и сотрудники. Среди них самое важное значение имеет ERP-система – база данных, которая используется для управления хозяйственными процессами и планирования ресурсов. ERP-система представляет собой приложение, которое устанавливают все вовлеченные сотрудники. В приложении работники составляют планы и прогнозы, контролируют выпуск товаров, закупку сырья, администрируют производство.

Для взаимодействия с клиентами используются CRM-системы. Это управленческая ИТ, предназначенная для выстраивания отношений с покупателями и деловыми партнерами. Общение с контрагентами частично автоматизируется. Например, в CRM можно настроить автоматический набор номеров, рассылку. Но руководитель отдела продаж, маркетинга или кол-центра получает в CRM-системе дополнительные возможности для контроля. В программе он может поставить для работников задачи, следить за их выполнением, контролировать показатели продаж в режиме реального времени. Внедрение CRM позитивно сказывается на выполнении планов по продажам и доходности компании.

Аналитическая деятельность поддерживается с помощью Power BI. Эта система предназначена для хранения данных, полученных из отчетов разных подразделений. Данные собираются в базе, обрабатываются и передаются управленцам.

Специальные ИТ в управлении компанией

Это категория незамкнутых бизнес-технологий для управления бизнесом на предприятии. В эту группу можно включить три распространенные системы, используемые как в крупных компаниях, так и в малом бизнесе:

• SCM-система используется для управления логистическими цепочками в процессе создания сложных товаров. Например, комплектующие для сложного продукта компания вынуждена заказывать у разных поставщиков и ей важно, чтобы все комплектующие поступили своевременно. Иначе будут перебои в производстве. Управление с использованием SCM-системы помогает контролировать остатки на складах и вовремя снабжать производство;
• MRP-система применяется для планирования материальных потоков. Благодаря сервису компания осуществляет закупку, изготовление и продажу продукции;
• HRM-система необходима для менеджмента человеческого фактора. Системы используются в отделах кадров, чтобы вовремя отмечать нехватку сотрудников и мониторить деятельность имеющихся работников.

ИТ в управлении персоналом

Сегодня практически все процессы в отделе кадров (за исключением разве что частных разговоров с сотрудниками) автоматизированы. Например, есть такие бизнес-технологии в управлении персоналом:

• и работодатель, и кандидаты используют специальные сайты, приложения для размещения вакансий и резюме. Отдел кадров собирает подходящие резюме, хранит в облачном хранилище «запасных» кандидатов. А при обработке большого количества откликов иногда используются нейросети;
• первое общение с кандидатом может осуществлять чат-бот по телефону или переписке;
• учет рабочего времени и расчет заработной платы кадровики делают с помощью автоматизированных программ;
• для упрощения документооборота также используются программы с шаблонами документов и автоматическим вписанием данных;
• средние и крупные компании имеют возможность автоматизировать даже обучение персонала. Например, записать видеоуроки, загрузить на платформу для видеоконференций;
• работники могут ознакомиться с должностными инструкциями, техникой безопасности, правилами внутреннего распорядка на внутреннем сайте компании.

Иногда требуется бизнес-технология для решения отдельного вида задач в рамках стратегического управления бизнесом. Тогда разрабатывается специальное ПО, заточенное на работу с определенными данными. Вот несколько примеров такого софта:

• учет положения работников. Если в компании много сотрудников, необходимо составить единую базу работников, в которой у каждого будет свое личное дело, в котором будет прописан стаж человека, график работы, график отпусков, обучения;
• программа для определения заработной платы, если сотрудники получают премии за выполнение планов;
• программа для проведения аттестаций, экзаменов.

ИТ в управлении финансами

Главная проблема в отделе бухгалтерии заключается в том, что документация и отчетность поступают сотрудникам из разных подразделений. А если компания крупная, то даже от разных юридических лиц. Кроме того, для отправки данных используются разные каналы – почта, мессенджер, курьер.

Поэтому управлять бухгалтерией сложно без цифровых технологий. Например, искусственный интеллект может стать помощником и взять на себя задачи:

• классифицировать входящий поток документов;
• направить документацию ответственному сотруднику;
• составлять проекты резолюций и отправлять их руководителю;
• сравнить бумажный подписанный договор с клиентом или контрагентом с цифровой версией.

Коротко о главном

Внедрение и использование технологий управления бизнесом – это одно из самых важных направлений работы любого руководителя. Под технологией понимается комплекс, включающий подход к управлению, например европейская или американская система, и выбор современных информационных систем для облегчения контроля над процессами.

Если технология управления выбрана и внедрена верно, то для компании открывается много новых возможностей. Во-первых, сотрудники становятся более удовлетворены работой в компании, они реже увольняются. Во-вторых, растут показатели эффективности за счет ускорения и оптимизации бизнес-процессов. Как следствие, растет выручка компании.

Однако внедрение технологий может привести к убыткам, если руководитель не справился с формированием оргструктуры, подбором кадров и составлением системы мотивации.