Тайм-менеджмент для менеджера на удаленке

Чтобы у удаленных менеджеров по продажам были сделаны все необходимые рабочие дела, им нужно правильно организовать свое время. При этом все действия в рамках тайм-менеджмента могут находиться в зоне ответственности самих работников или их руководителя.

Зона ответственности руководителя

Первое, что может сделать РОП — обозначить четкие границы рабочего времени, чтобы подчиненные работали только в дневное время. Почему это важно? Все люди делятся на «сов» и «жаворонков» и количество первых преобладает. Если не контролировать своих подчиненных, они быстро перейдут на привычный образ жизни: будут работать вечером и ночью, а затем весь день отсыпаться. Кажется, что это не принципиально — в какое время суток работать, если работа все равно выполняется. Но уже через несколько дней сотрудник-«сова» чувствует себя разбитым и продуктивность снижается. 

Второй совет для РОПов — составление карты рабочего дня. Эта карта — подробное руководство по всем действиям, которое совершает менеджер в течение своей смены. В карте описаны не только нужные действия, но и временной интервал, который должен отводиться для выполнения задачи. Например, карта может быть составлена по такому принципу:

• 9:00-10:00 — обзвон клиентов;
• 10:00-10:30 — отправка коммерческого предложения;
• 10:30-11:00 — составление отчетности.

Подобным образом расписывается весь день. Изначально карта рабочего дня необходима для увеличения выручки. Но в условиях удаленной работы карта поможет работникам не растеряться и выполнить все нужные дела.

Третий совет для руководителей — регулярно контролировать работу подчиненных. При удаленке РОПу необходимо устраивать ежедневные виртуальные планерки. Но дополнительно рекомендуется в течение рабочего дня требовать с менеджеров отчет по проделанной работе. Отчеты можно требовать три-четыре разав день, примерно разделив весь день на одинаковые части. Четкий контроль поможет работникам сконцентрироваться на задачах и выполнять их к обозначенному времени.

Зона ответственности сотрудников 

Иногда РОП обеспечивает подчиненным четкий график работы и понятные задачи, но сотрудники все равно не успевают выполнять свои обязанности. Тогда они самостоятельно могут использовать лайфхаки для оптимизации рабочего времени. РОПу необходимо провести обучение и рассказать менеджерам о некоторых хитростях.

Правильное начало рабочего дня

Позитивное начало дня и включение в работу — это залог удачного рабочей смены. Однако крайне не рекомендуется сразу после пробуждения открывать рабочие чаты и отвечать на сообщения. Необходимо найти время на привычные рутинные дела. Затем можно приступать к работе.

Есть два способа, как можно включиться в работу, которые подходят людям с разным складом характера:

• если человек утром и в первой половине дня ощущает упадок сил, ему тяжело сосредоточиться на сложных задачах, то стоит на первую половину дня планировать рутинную работу — проверка почты, формирование отчетов, отправка счетов на оплату. Такой подход убивает сразу двух зайцев. Во-первых, есть время раскачаться и окончательно проснуться для выполнения сложной работы (например, созвонов с клиентами и отработки их возражений). Во-вторых, при таком подходе к полудню уже будет выполнена значительная часть работы;
• тем работникам, кто подвержен прокрастинации, рекомендуется на первую половину дня назначать видео-встречи, созвоны с клиентами. Это та работа, в которой без личного присутствия (пусть и виртуального) не обойтись. К тому же у встреч и звонков будет четкое время. Так работнику точно удастся сесть за работу.

Сказать «Нет» отвлекающим факторам

На удаленной работе главная сложность — сохранить концентрацию и не отвлекаться на бытовые вопросы: поход в продуктовый магазин, игры с детьми. Потому что после отвлечений гораздо труднее вновь вернуться к работе. Поэтому удаленным сотрудникам необходимо оградить себя от отвлекающих факторов. Вот полезные советы:

• оборудовать отдельное рабочее место. Работать с ноутбуком, лежа на диване в пижаме — не лучшая идея. Лучше выполнять работу за столом, переодевшись в отдельный рабочий комплект одежды. Так будет проще разграничивать рабочие дела и просмотры роликов на YouTube. В идеале работать в отдельной комнате, чтобы никто из членов семьи не отвлекал;
• если дома есть дети, необходимо либо заранее придумать им список развлечений и самостоятельных игр, либо разделить с другими членами семьи обязанности по занятиям с детьми. Если кто-то из членов семьи тоже работает дома, можно договориться, что один взрослый присматривает за ребенком по два часа, пока второй работает. Затем поменяться обязанностями;
• заложить время на «законный» отдых. Несмотря на то, что во время удаленной работе рекомендуется не отвлекаться, каждые пару часов можно отдыхать и разминаться. Рекомендуемый график — пять минут отдыха после одного часа работы. 

Распределение рабочего времени

Первое, что может сделать работник для оптимизации времени — вечером составить список дел на завтра. Когда планирование будет освоено, можно составлять списки дел на целую неделю. Имея список, менеджеру будет проще планировать свою работу. Например, все дела на день можно сразу распределить на утреннее, обеденное и вечернее время. 

Все планируемые дела необходимо ранжировать по важности:

• сложные и важные дела, которые нужно обязательно выполнить именно сегодня. Такие задачи лучше ставить либо в самое начало дня, либо на то время суток, когда наблюдается прилив сил и продуктивность;
• простые и важные дела, которые нужно сделать сегодня, но они не отнимают много времени и сил. Профессионалы советуют с этих дел начинать рабочий день. Когда работник с самого утра увидит, что самое важное сделано, ему будет проще поддерживать позитивный настрой на работу;
• сложные, но не важные дела, дедлайн которых назначен на другой день. Такие задачи рекомендуется дробить на более простые части и выполнять во второй половине дня хотя бы несколько частей. Это позволит выполнить сложную работу в срок, но без торопливости;
• несложные и не важные дела, которые не отнимают много времени и не обязательны к сдаче именно сегодня. Эти дела рекомендуется выполнять в конце рабочего дня, если на них остается время.

Есть лайфхак, который позволит делать еще больше. Необходимо написать список дел для еще одной категории — «Найденное время». Это мелкие задачи, на которые постоянно не хватает времени. Их можно будет выполнять, как только появятся свободные 5–10 минут. 

Ранжирование дел: альтернативные способы

Как понять, какие задачи и дела важные, а какие можно отложить на потом? Специалисты рекомендуют использовать SMART-технику, принцип Парето или анализ АВС. 

SMART-техника предполагает постановку одной важной цели, к которой идет работник. Согласно технике СМАРТ, цель должна быть сформулирована четко, иметь количественные показатели, быть реально достижимой с использованием имеющихся ресурсов и иметь четкий дедлайн. Когда работник видит перед собой четкую цель, ему проще наполнить свой рабочий день только важными делами.

Анализ АВС — распределение всех дел на несколько групп в зависимости от их вклада в достижение цели. Рекомендуется выписать все задачи, а потом распределить на группы. В группу «А» попадают те задачи, которые на 65 % приближают к достижению цели. Обычно таких задач немного – около 15 % от общего количества. 

В группу «В» включаются важные задачи, которые значимы для достижения цели на 20 %. Таких дел чаще всего лишь 20 % от общего списка. 

Группа «С» — это оставшиеся 65 % дел от всего списка. Они почти не приводят к цели, их значимость составляет 15 %. 

Принцип Парето схож с анализом АВС. Согласно теории, самыми важными являются 20 % дел, которые на 80% гарантируют достижение цели. Остальные 80 % дел менее важны. 

Учет рабочего времени

Один из важных аспектов эффективного тайм-менеджмента — учет потраченного времени. Необходимо фиксировать, сколько времени ушло на выполнение каждой задачи, чтобы потом избавиться от лишних дел. Для учета имеется несколько техник.

Диаграмма Ганта — это график, который можно построить в Excel или Microsoft Project. В нем указываются все задачи по одному проекту и время их выполнения. Обычно составляется в виде двух осей: горизонтальной (даты) и вертикальной (задачи). Отличительная особенность диаграммы — пользователь сам прогнозирует дату окончания проекта или достижения цели. А затем разбивает все дела по проекту по датам. 

В рамках одного рабочего дня можно учитывать потраченное время в рабочем файле. Здесь записывается не планируемое время, а фактическое. Причем рекомендуется указывать даже рутинные дела и отвлечения от работы. Тогда в списке могут появиться зарядка, чтение ленты в социальной сети, перерыв на кофе. В результате сотрудник видит, сколько времени у него реально уходит на работу, сколько полезных дел он реально успевает сделать. 

На основании данных таблицы сотрудник может повысить собственную продуктивность. Достаточно удалить из расписания хронофаги — дела, которые воруют время. Вот какие хронофаги могут быть удаленного сотрудника:

• праздные беседы с коллегами в чатиках;
• звонки клиентам без конечного результата;
• планерки без цели;
• звонки друзьям;
• просмотр нерабочих видео;
• перекуры и частые перерывы. 

Убрав их из дневного расписания, получится сэкономить от 15 минут до нескольких часов. Полученное время можно потратить на достижение цели или более полезные хобби.

В целом, тайм-менеджмент — это полезный инструмент любого удаленного сотрудника, который позволяет работать меньше, но получать больше результата. Для успешного управления временем работнику требуется обратить внимание на постановку цели, определение приоритетов, планирование рабочего дня и учет потраченного времени.