Оптимизация издержек: основные методы

Снижение и оптимизация расходов – это тот вопрос, о котором следует думать предпринимателям всегда, даже если компания стабильно приносит прибыль. Самый простой способ сократить затраты – уменьшить себестоимость продукции с помощью замены сырья на более дешевые аналоги. Но есть и другие, не такие очевидные, но не менее эффективные методы.

Классификация операционных затрат

Все расходы предприятия можно разделить на группы, в зависимости от того, как издержка связана с объемом производимой продукции. Так, есть прямые издержки, которые компания несет, когда производит товары и услуги. Чем больше произведенный объем, тем больше расходов. Есть также косвенные издержки, включающие общепроизводственные, общехозяйственные расходы. Такая классификация является самой известной и простой.

Но есть другие способы классифицировать операционные издержки. Более узкая классификация предполагает объединение издержек по следующим признакам:

• эффективность. Расходы будут эффективными, если они приводят к получению материальной выгоды от реализованной продукции. Неэффективными считаются издержки, которые не приводят к выгодам и препятствуют их получению. Например, списание бракованных изделий, недостачи или хищения товаров, простои производства. От таких расходов следует избавляться в первую очередь;
• постоянство. По этому критерию расходы можно разделить на постоянные и переменные. В первую группу входят те издержки, которые не зависят от объемов производства. Например, стоимость аренды помещений, зарплата административным сотрудникам. Переменные издержки меняются вслед за изменением объема производства. Например, для изготовления большего количества товаров требуется больше сырья.

Оптимизация издержек: что это

Сокращение или оптимизация расходов – это приведение их к такому уровню, чтобы прибыль была максимальной. Компания снижает затраты не одномоментно, а непрерывно. Производство, закупки, логистика и продвижение на рынке меняются таким образом, чтобы за меньшие деньги компания получала то же самое или соотношение расходов и прибыли было самое выгодное.

Оптимизация особенно важна, когда компания хочет максимизировать прибыль и поднять производство. Однако сделать это невозможно, если сократить какую-либо одну статью расходов. Действовать нужно комплексно, проводя множество мероприятий и задействовав всех сотрудников.

Чтобы понять, прошла ли оптимизация успешно, необходимо смотреть на разницу между затратами на производство и ценой реализации продукции. Проще говоря, чем большую наценку удается сделать, не поднимая цену на товар, тем лучше прошла оптимизация.

Чтобы выбрать наиболее эффективные рычаги оптимизации, необходимо:

• определить, насколько быстро будет получен результат, сколько усилий придется приложить. Например, если искать новый, более дешевый метод продвижения, придется сперва вложиться в него, а результат будет получен в долгосрочной перспективе. А если попросить скидку у поставщика, то расходы снизятся уже на ближайшую поставку;
• дефицитные ресурсы надо сконцентрировать на приоритетных направлениях, чтобы получить быстрые результаты;
• создать среду, в которой работники были бы достаточно мотивированы, чтобы работать по новым правилам и высказывать свои идеи сокращения расходов.

Пути снижения расходов

Главное правило при оптимизации издержек – сокращать постоянные расходы, так как переменные при сокращении повлекут за собой снижение прибыли. Есть несколько статей расходов, которые можно оптимизировать или сократить уже сейчас.

Сокращение фонда оплаты труда

Оптимизация затрат на персонал означает сокращение зарплат работников, премий и других бонусных подарков. По трудовому законодательству работодатель может корректировать зарплату подчиненных в одностороннем порядке. Однако для снижения зарплат нужны веские основания. Например, экономический кризис, изменение валютного курса. Если они сильно влияют на доходность компании, она сможет сэкономить на ФОТ. Но важно доказать снижение доходности.

Проще снизить зарплату по соглашению с работниками. Допустимо сокращать расходы до 30 %. Но нельзя сокращать окладную часть до уровня МРОТ или ниже. Зато допускается ограничить поощрительные выплаты. Чтобы сэкономить на ФОТ, можно ужесточить условия получения премий. Например, раньше для получения премии маркетологу нужно было привлечь десять целевых клиентов, а теперь – 15. Даже если у него получится выполнить план и работодатель будет вынужден выплатить премию, расход компенсируется большей выручкой с продаж дополнительным клиентам. В то же время работник останется доволен, ведь деньги он всё же получил.

Сократить расходы на зарплату можно, переведя персонал на неполный рабочий день или сократив рабочую неделю. Однако по Трудовому кодексу период сокращенной работы должен длиться не более полугода.

Второй метод оптимизации затрат на ФОТ – передача части функций на аутсорс. Например, заниматься бухгалтерией может не штатный сотрудник, а удаленный специалист, с которым заключается договор об оказании услуг. Формально в штате он не числится, следовательно, компании не нужно оплачивать больничные, отпускные, декретные, а также остальные социальные выплаты. Кроме того, при найме удаленного сотрудника можно искать подходящего кандидата в других регионах, где средний уровень зарплат ниже. Например, если нанять бухгалтера из своего города-миллионника, то придется платить ему 80 тысяч в месяц. А если найти удаленного сотрудника из небольшого города, удаленного от центра, то за ту же работу можно платить ему 50 тысяч рублей.

Кроме бухгалтерии, отдать на аутсорс можно такие работы:

• налоговый учет;
• кадровые вопросы;
• юридическая поддержка;
• ведение соцсетей.

Сокращение штата

Еще один способ сэкономить на расходах на работников – уменьшить их количество. Сокращение штата нужно проводить по закону: заранее предупредить сотрудников о грядущем увольнении, при расставании выплатить причитающиеся деньги – выходное пособие и компенсацию, неотгулянный отпуск. Если не сделать этого, уволенный работник может обратиться в трудовую инспекцию, в суд и добиться восстановления в должности. В этом случае, помимо привычной зарплаты, работодатель будет вынужден выплатить работнику моральную компенсацию.

В первую очередь рекомендуется сокращать тех сотрудников, которые с производством товаров напрямую не связаны. Например, бухгалтеров, офис-менеджеров, логистов. Чтобы качество работы соответствующих отделов не пострадало, функционал сокращенного работника распределяется между его коллегами. Перечень обязанностей отдельных исполнителей расширяется, должности со смежными обязанностями объединяются в одну. В этих случаях придется повысить зарплату работнику за выполнение большего количества задач. Но содержание в штате одного работника с повышенной зарплатой всё равно обойдется дешевле, чем двух сотрудников со стандартными зарплатами.

Чтобы понять, какие функции работника можно передать коллегам, необходимо пересмотреть бизнес-процессы. Зачастую можно сэкономить за счет сокращения транзакционных издержек.

При оптимизации затрат на персонал с помощью сокращения штата самое сложное – выбрать, с кем из сотрудников расторгнуть трудовой договор. Необходимо разработать систему KPI, чтобы оценить работников, и систему контроля за выполнением работы. С их помощью можно оценить работников, выявить тех, кто не дотягивает до норм, а также выявить самых слабых среди тех, кто норму выполняет.

Сокращение расходов на материалы и сырье

Оптимизация издержек производства предполагает сокращение расходов на сырье и материалы. Сделать это можно несколькими способами:

• найти более дешевые аналоги, но так, чтобы они не привели к падению качества продукции. Начать поиск аналогов лучше всего с импортного сырья. Во-первых, зачастую отечественные аналоги стоят дешевле, во-вторых, при покупке у местных производителей компании не придется платить за доставку из-за рубежа. Кроме того, расходы сокращаются за счет независимости отечественного сырья от курса валют, таможенных пошлин;
• пересмотреть условия действующих контрактов с поставщиками. Например, сейчас компания закупает 300 единиц материалов и платит по 500 рублей за единицу, заключая новый договор каждый месяц. Но если предложить поставщику долгосрочные договоренности, больший объем закупок, можно добиться скидки и сокращения расходов до 400 рублей за единицу. Если текущие поставщики не согласны на более выгодные условия, наверняка есть другие контрагенты, готовые поставлять то же сырье;
• объединиться с другими компаниями, которые закупают то же самое сырье. Делая закупки вместе, от одного лица, можно претендовать на оптовые цены или скидки на доставку;
• самостоятельно производить необходимое сырье. Например, пекарня закупает сахарную пудру по цене 100 рублей за килограмм. Но ее можно сделать, просто перемалывая сахарный песок, который стоит вдвое дешевле;
• оптимизировать процесс производства, сократив потребление сырья. Чтобы сэкономить на материалах, компания может внедрить принципы бережливого производства. Они заключаются в перестройке процесса производства таким образом, чтобы оставалось меньше брака, излишков и других списанных материалов.

Эффективное управление отношениями с поставщиками – это залог успешной оптимизации закупок сырья и материалов. Даже если сейчас компания сотрудничает с проверенным поставщиком и условия закупок ее устраивают, всё равно нужно иметь базу поставщиков. Необходимо изучать предложения поставщиков, составлять перечень тех, с кем потенциально возможно сотрудничать. Расширение базы позволит компании быть готовой к внезапному поднятию цен со стороны своего поставщика. К тому же так можно диверсифицировать закупки, разделить их на нескольких поставщиков и снизить риски задержки поставок.

Следующая необходимая мера – работа с остатками на складе, чтобы снизить оборачиваемость. Следует начинать с планирования закупок, рассчитывая объем продаж. Научившись прогнозировать продажи, компания сможет сократить излишки товаров на складе: в запасе в наличии всегда будет столько, сколько готовы купить клиенты. Как следствие, сократятся затраты на хранение, учет и ликвидацию просроченных товаров.

Оптимизация закупок затрагивает и управление ассортиментной матрицей. Необходимо скорректировать ее таким образом, чтобы:

• в ассортименте остались только актуальные позиции, пользующиеся спросом. Если убрать из ассортимента то, что не интересует клиентов, то автоматически устраняются расходы на производство этих товаров, закупку сырья, хранение и учет;
• ассортимент был построен таким образом, чтобы сырье и материалы использовались для производства нескольких товаров. Например, свой ассортимент корректирует фабрика повседневной одежды. Сейчас она производит топы из атласа, платья из шерсти и юбки из хлопка. Следовательно, чтобы производство не останавливалось, необходимо своевременно закупать три вида тканей у трех разных поставщиков-производителей. Оптимизация издержек обращения предполагает переход на производство топов, юбок и платьев из одинакового хлопка. Тогда заказ материалов можно сделать у одного поставщика и получить скидку за опт;
• скорректированы нормы потребления. Например, чтобы сшить юбку, требуется чуть больше ткани, так как на этапе раскройки часть материала отрезается. Но, если пересмотреть способы расположения на ткани выкройки, можно сократить объем материала, необходимый для одной юбки.

При работе с оптимизацией сырья, материалов и их закупок серьезным препятствием становится чрезмерная формализация процессов. Например, чтобы выбрать поставщика, компания проводит тендер. В нём участвует много претендентов. В итоге компания тратит много времени на сбор документации, оформление и согласование, на изучение условий поставщиков. Вместо этого можно направить ресурсы на поиск поставщика с выгодными условиями и быстро заключить с ним контракт.

Сокращение расходов на маркетинг

Оптимизация издержек предприятия может быть выполнена через сокращение расходов на маркетинг. Необходимо пересмотреть расходы на рекламу и сократить вложения в те каналы или объявления, которые приводят недостаточно целевых клиентов. Если бюджет ограничен, лучше сокращать расходы на прямую рекламу, например на ТВ и радио или персональные рассылки.

Однако важно помнить, что ни одна рекомендация по оптимизации затрат на маркетинг не является универсальной. Ведь у разных компаний в зависимости от отрасли, продукции или целевой аудитории срабатывают разные рекламные каналы и приемы. Например, небольшая студия танцев для женщин не может сокращать расходы на продвижение в соцсетях, так как там сидит ее целевая аудитория. А сеть продуктовых супермаркетов у дома может частично отказаться от таргета в соцсетях, зато сохранить все вложения в листовки и ТВ-рекламу.

Прежде чем сокращать расходы, необходимо проанализировать эффективность каждого рекламного канала вплоть до рекламных креативов, ключевых слов и настроек целевой аудитории. Затем сопоставить вложения в каждый метод продвижения с получаемой выгодой: притоком целевых клиентов, повышением выручки с продаж, рентабельности, узнаваемости.

Если компания сотрудничает с рекламным агентством или с частными специалистами, можно оптимизировать расходы тремя способами:

• попросить скидку взамен заключения договора на более длительный срок;
• предложить оплату по бартеру, то есть взамен услуг дарить свою продукцию. Зачастую себестоимость товаров ниже, чем стоимость рекламы;
• найти другого специалиста или агентство с более выгодными условиями.

Сокращение производственных затрат

Оптимизация издержек производства похожа на снижение расходов на сырье, так как после оптимизации себестоимость продукции также сокращается. Но в этом случае пути оптимизации затрат другие.

Во-первых, внедрить методы бережливого производства. После их внедрения процесс меняется таким образом:

• оборудование становится многофункциональным. Например, одну машину можно использовать для создания двух разных товаров, просто переключая механизм. Это позволяет не покупать и не содержать несколько видов разного оборудования;
• процесс производства запускается только после того, как в компанию поступает заказ на товар от клиентов. Благодаря этому готовое изделие не лежит на складе, а сразу после изготовления отправляется покупателю.

Во-вторых, можно обновить инвентарь и оборудование. Нередко более современные модели доработаны производителями таким образом, чтобы оставалось меньше брака, чтобы потреблялось меньше энергии.

В-третьих, учет и контроль за запасами сырья нужно сделать более строгими. Компания может найти способы использования бракованных экземпляров или отходов производства. Например, на фабрике по производству печенья было много брака – поломанного печенья, не пригодного к продаже. Производители перемололи его в крошку и стали продавать как отдельный товар.

Для оптимизации издержек предприятия необходимо пересмотреть систему контроля качества, принятую на производстве. Снизить расходы здесь считается одной из наиболее сложных задач. Чтобы оптимизировать издержки, необходимо понять, какие именно есть расходы при контроле качества:

• обязательные;
• те, которых можно избежать.

Начинать сокращение необходимо со второй группы. В список издержек, без которых можно обойтись, входят:

• отходы производства, в том числе возвратные;
• средства, время и материалы, которые тратит компания на устранение дефектов и поломок на производстве – товаров или оборудования;
• дополнительные проверки качества, направленные на сравнение текущего уровня качества с нормативом;
• постпродажное обслуживание и ремонт товаров по гарантии;
• расходы на те товары, которые не востребованы у потребителей из-за несоответствия требованиям пользователей.

От этих расходов нужно избавляться. Например, снижая процент брака и повышая качество товаров. Тогда клиенты будут активнее покупать продукцию и реже обращаться в сервисные центры ради гарантийного ремонта.

В то же время есть обязательные затраты контроля качества, которые не стоит сокращать. Например:

• инвестиции в производство, которые нацелены на поддержание высокого уровня качества товаров;
• аудит и применение контроля качества;
• проверки поставщиков;
• техобслуживание оборудования;
• инструктаж и обучение персонала, отвечающего за контроль качества;
• проведение контроля в соответствии со стандартами.

Сокращение расходов на логистику

Пересмотрев расходы на создание продукции, необходимо оптимизировать следующий процесс – доставку товаров до клиентов, доставку очередной партии сырья от поставщика до компании. Оптимизация логистических издержек требует комплексного подхода:

• необходимо грамотно планировать перевозки. Тогда транспорт не будет простаивать, маршруты машин потребуют меньше бензина, меньше расходов на проезды по трассам;
• контроль на всех этапах логистического процесса должен быть усилен. Необходимо мониторить местоположение транспорта, реальные маршруты машин. Это позволит вовремя заметить, что водитель отклоняется от заданного маршрута и тем самым тратит лишнее время.

Перевезти сырье и продукцию можно собственными силами или с помощью транспортных компаний. Важно определить, когда выгоднее использовать тот и иной способ. Например, на дальние расстояния выгоднее возить с помощью транспортной компании. Как правило, они используют более вместительный транспорт или более скоростной. Так как такой транспорт стоит дороже, своими силами компания приобрести его не сможет. Но ТК в одну машину или самолет может погрузить товары нескольких компаний. Тем самым расходы для предприятия снизятся.

Сокращение прочих затрат предприятия

Кроме производства, логистики, маркетинга и ФОТ, у компании есть еще несколько статей расходов, которые можно оптимизировать. Это расходы на аренду и управленческие затраты.

Сокращение расходов на аренду – это переезд в офисы с более дешевой стоимостью. Стоимость аренды офисного помещения складывается из нескольких частей:

• класс офисного помещения, который зависит от престижности и местоположения бизнес-центра;
• площадь;
• местоположение, удаленность от транспортных развязок.

Переезд в офис меньшей площади, удаленный от центра и находящийся в простом коммерческом помещении в жилом доме, может сократить расходы на аренду в несколько раз. Переезд можно объединить с переводом сотрудников на удаленную работу.

Помимо этого, компания платит за аренду торговых помещений, содержа несколько торговых точек. Можно оценить рентабельность каждой торговой точки и закрыть те, которые приносят мало прибыли.

Оптимизация управленческих расходов предполагает пересмотр прямых затрат на управление. Помимо сокращения расходов на ФОТ сотрудникам-управленцам, следует пересмотреть прочие расходы. Например, командировочные. Если внедрить современные технологии, то отправлять сотрудника в другие города на переговоры вовсе не потребуется – любые встречи с партнерами можно провести по видеосвязи.

Ошибки в оптимизации издержек

Если неверно провести оптимизацию, то не только расходы останутся на том же уровне, но и прибыль сократится. Ошибки в оптимизации повлекут и долгосрочные последствия. Например, снизится качество продукции, испортится имидж компании. Клиенты уйдут к конкурентам.

Есть несколько ошибок, которые нельзя совершать:

• экономить на сотрудниках. Хотя Трудовым кодексом и разрешено временно переводить работников на неполный рабочий день, ужесточать требования для получения премий, всё же резкое сокращение на ФОТ и сотрудников приведет к негативному эффекту. Если одновременно понизить зарплату, сократить штат, отказаться от корпоративов и обучений, то оставшиеся сотрудники будут искать подработку. Они будут менее вовлечены в работу, их продуктивность упадет. К тому же они в любой момент могут уволиться;
• полностью отказываться от расходов на маркетинг. Есть издержки, которые обязательно должны остаться нетронутыми. Например, регулярное проведение исследований ЦА и конкурентов, чтобы всегда знать, что хотят потребители и как компания может выделиться среди других продавцов;
• ухудшать качество товаров и услуг. Если чрезмерно экономить на качестве сырья, производстве, то клиенты будут недовольны продукцией. Во-первых, они больше не придут за следующими покупками. Во-вторых, расскажут о негативном опыте знакомым, то есть у компании сократится количество новых клиентов.

Заключение

Когда вследствие кризисов падают продажи, сокращается прибыль, необходимо оптимизировать расходы, чтобы удержаться на плаву. Работа с расходами – это непрерывный и комплексный процесс, включающий в себя и оптимизацию транспортных издержек, и поиск более выгодных поставщиков, и анализ маркетинговых мероприятий. Главная ошибка, которую совершают предприниматели, – не различают оптимизацию и сокращение затрат. Слишком сильно экономя на сотрудниках, сырье, доставке или рекламе, можно добиться не роста прибыли, а прямо противоположного эффекта – сокращения продаж и ухудшения имиджа.