Способы снижения расходов компании

Эффективное функционирование компании, независимо от ее формата и масштаба деятельности, невозможно без своевременной оптимизации бизнес-процессов. Периодический комплексный анализ расходов предприятия позволяет увеличить выручку и сократить время достижения долгосрочных финансовых задач. Кроме того, способы снижения текущих затрат актуальны в кризисные периоды для предотвращения банкротства и закрытия бизнеса.

Когда требуется экономия расходов

Если речь заходит об экономии, начинающие предприниматели проводят ассоциацию со стартом небольшого бизнеса или ситуациями кризиса. Однако в действительности плановое сокращение расходов актуально для предприятий любого масштаба для своевременного выявления неэффективных инструментов и подразделений. Так, например, исследование статей расходов позволяет обнаружить нерабочие методы рекламы и перераспределить бюджет для повышения маркетинговых и финансовых показателей компании.

Рациональные затраты – основа успешного бизнеса, поскольку на любом этапе его развития они прямо пропорциональны выручке компании. Еще на момент написания бизнес-плана важно спрогнозировать позиции необходимых затрат, которые в дальнейшем можно будет удалить. Кроме того, в рамках учредительных документов следует утвердить периодичность предоставления внутренней бухгалтерской отчетности и порядок оптимизации расходов. В небольших компаниях эти функции возлагают на бухгалтера или директора, а на предприятиях среднего и крупного бизнеса обычно создают планово-экономический отдел, который отслеживает соответствие плановых и фактических расходов.

Типы бизнес-расходов

Вне зависимости от вида и формата деятельности компании всегда можно выделить постоянные и переменные затраты. При этом фиксированные связаны с ежедневной деятельностью и существованием бизнеса:

• налоговые платежи;
• заработная плата сотрудников;
• арендная плата и коммунальные услуги;
• отчисления в пенсионный фонд, фонд социального страхования и т. п.;
• уплата пошлин для отдельных отраслей (например, согласование пожарной безопасности, выдача разрешения СЭС и т. п.);
• сырье для производства продукции и т. д.

Переменные затраты носят постоянный или разовый характер. Например, вызов специалиста по настройке производственного оборудования или оплата доставки новой мебели в офис. Причем в рамках бухгалтерского учета на многих предприятиях разовые расходы проходят в категории «Другое», однако для упрощения оптимизации бизнеса важно прописывать точные формулировки в статье.

Кроме того, в зависимости от влияния на общую стратегию развития компании затраты разделяют на прямые и косвенные. При этом первые касаются непосредственного функционирования предприятия: например, закупка сырья, поставка оборудования и т. п. Косвенные расходы направлены на обслуживание или улучшение основной деятельности. Например, закупка хозяйственных и канцелярских товаров, представительские расходы, оплата развозки сотрудников и т. д.

При расчете себестоимости продукта также учитывают основные и дополнительные затраты. Основные связаны с производством и реализацией отдельной единицы товара или услуги, а дополнительные обеспечивают этот процесс. К примеру, сюда относят настройку оборудования, автоматизацию бизнес-процессов, повышение квалификации персонала и т. д. В зависимости от специфики отдельного бизнеса прямые и косвенные расходы могут дублировать основные и дополнительные. Однако для крупных предприятий с несколькими направлениями деятельности следует разделять эти четыре категории для наиболее точного исследования затрат.

В рамках стратегического планирования выделяют плановые и фактические расходы. При этом в плановые обычно включают категорию альтернативных затрат при наличии нескольких вариантов. Вся внутренняя отчетность в этом случае содержит расчеты с учетом всех категорий расходов.

Способы снижения расходов

При выборе способа снижения затрат ключевую роль играет не этап развития предприятия, а приоритетные текущие задачи компании. Поэтому для оценки релевантности затрат выбирают актуальный для отрасли период, который обычно составляет полгода. Этот срок увеличивают вдвое для сезонного бизнеса. На старте запуска компании проводят первичный анализ эффективности выбранной стратегии, а также опираются на плановые показатели, указанные в бизнес-плане.

Постоянные расходы

Оптимизацию постоянных затрат обычно проводят во вторую очередь, но сокращение именно этих издержек может значительно повлиять на комплексную прибыль предприятия за счет систематических расходов. Так, даже изменение ежемесячной платы на 1 тыс. рублей по всем позициям заметно скажется на годовой выручке предприятия. При этом самые популярные способы снижения расходов:

• сокращение штата – в зависимости от сферы бизнеса и методов реализации продукта выявляют приоритетные направления развития и наиболее значимых сотрудников в каждом подразделении. Причем на основе выбранной схемы модернизации предприятия действуют по нескольким схемам. Например, сокращают неэффективных сотрудников или объединяют обязанности. Так, менеджер по рекламе может вести социальные сети компании и получать обратную связь от клиентов. Еще один способ оптимизации штата сотрудников – частичный перевод на удаленную работу, который сокращает затраты на электроэнергию, а в ряде случаев позволяет снизить оплату труда;
• оптимизация фонда оплаты труда – как правило, дополняет изменения в штатном расписании и перераспределении обязанностей. В большинстве случаев собственнику компании выгоднее увеличить зарплату одного сотрудника за дополнительный объем работы, чем расширить штат. Для крупных предприятий актуальна также схема удаленного найма. Например, многие федеральные компании организовывают колл-центры вне столичного региона, где средняя зарплата значительно ниже. Здесь также вводят составную заработную плату и начисление премиальной части в соответствии с KPI;
• получение государственных льгот – для ряда отраслей допустимо участие в федеральных льготных программах, которые поддерживают предприятия малого и среднего бизнеса. Государственные льготы также предусмотрены в случае заключения социальных контрактов или работы с культурным или историческим наследием. Например, для предприятий, связанных с народными художественными промыслами, предусмотрена ежемесячная компенсация рекламных расходов. Кроме того, существуют программы регионального субсидирования бизнеса в рамках развития местного производства и т. д. К примеру, в некоторых областях допустимо льготное предоставление земли для коммерческого строительства;
• переход на другую систему налогообложения – актуален для предприятий малого и среднего бизнеса с формой индивидуального предпринимателя: так, упрощенная система налогообложения позволяет экономить на налоговых отчислениях и бухгалтерских услугах в случае отсутствия штатного бухгалтера, т. к. подразумевает только единую годовую отчетность. Однако здесь важно учитывать стратегию развития компании и целесообразность изменений;
• замена сырья – производственные предприятия могут сократить издержки производства при переходе на новый тип материалов или оборудования. Например, компания заключает договор с локальным поставщиком сырья, что снижает стоимость доставки при сохранении качества товара. Такой способ также актуален для предотвращения простоев производства в случае введения международных санкций. В случае замены сырья важно выбрать такого производителя материалов, чье качество не отразится на готовой продукции и спросе потребителей;
• аренда помещения – для сокращения расходов на аренду помещения и амортизацию здания компания может переехать в другой район или меньшее пространство. Однако такой способ не подходит для офисов с постоянным потоком клиентов: здесь в первую очередь учитывают удобство для целевой аудитории, близость парковок и остановок общественного транспорта, возможность разместить мебель и оборудование таким образом, чтобы не создавать дискомфорт посетителям и т. п. В том случае, если помещение находится в собственности, его часть можно сдавать в аренду;
• сокращение рекламного бюджета – особенно актуально в кризисных ситуациях, когда реклама продукта не является приоритетным направлением. В этом случае пересматривают коммуникационную стратегию компании и выбирают наименее затратные каналы взаимодействия с потребителями. Основной упор также делают на бесплатные методы продвижения и инструменты кросс-маркетинга;
• контроль коммунальных платежей – позволяет снизить ежемесячные затраты за счет экономии электроэнергии и отказа от нецелесообразного использования оборудования. Здесь также проводят оптимизацию рабочих мест и перераспределение сотрудников между отделами, что дает возможность объединить смежные подразделения в одном помещении и снизить расход электроэнергии и отопления. Кроме того, на многих предприятиях жизнедеятельность в офисе поддерживают также за счет статьи прочих расходов. Отказ от дополнительных бонусов (например, заказа чая и кофе в офис), смена поставщика питьевой поды и т. п. также отражаются на ежемесячных затратах;
• введение системы мотивации персонала – способствует повышению эффективности работы сотрудников за счет введения индивидуальных показателей эффективности, а также позволяет ввести премиальную систему оплаты труда, когда дополнительные премии начисляются только по итогам месячной, квартальной или годовой работы. Если на предприятии предусмотрено повышение квалификации для персонала, его оплату вводят необязательной только для сотрудников с лучшими результатами, остальные же оплачивают профильное обучение из собственных средств для последующего карьерного роста.

Одновременно с организационными способами сокращения постоянных расходов вводят и технические методы: например, автоматизацию бизнес-процессов. Так, внедрение CRM-системы позволяет отказаться от штатных сотрудников, которые занимаются статистикой и ведением базы данных предприятия. Для производственных предприятий с большим количеством оборудования автоматизация производства дает возможность ускорить процесс реализации продукта.

Периодические расходы

При комплексном анализе затрат также стоит обратить внимание на периодические и разовые затраты. И в том, и в другом случае предварительная проработка и поиск возможных способов экономии дают возможность сократить бюджет на непостоянные затраты:

• замена подрядчиков – при заказе услуг или поставки материалов, оборудования и т. п. у местных партнеров следует потратить время на поиск выгодного варианта сотрудничества. Однако снижение стоимости не должно быть в ущерб качеству или скорости предоставляемого продукта. Например, при заключении договора с компанией по подключению электронного документооборота важно проверить наличие пакета комплексной поддержки и наличия достаточного количества операций с учетом объема работы;
• заключение договоров с контрагентами – при заказе разовых услуг (например, помощь программиста, сантехника, настройка контекстной рекламы и т. п.) необходимо найти компанию с выгодными условиями и заключить официальный договор, подразумевающий льготное сотрудничество. Так, например, разовый заказ печатной продукции в типографии может быть заметно дороже систематической печати листовок с заключенным договором вне зависимости от ее периодичности;
• снижение представительских расходов – сокращение трат на подарки партнерам, сувенирную продукцию и командировочные расходы сотрудников позволяет перераспределить эти деньги на другие статьи рекламного бюджета и увеличить вовлеченность целевой аудитории. Этот пункт неактуален для сегмента B2B и продуктов со сложным циклом реализации (например, премиум-товаров), где суть воронки продаж заключается в повышении лояльности отдельных потребителей;
• оптимизация программного обеспечения – разовая установка современного качественного оборудования и программного обеспечения дает возможность в течение нескольких лет снизить эту статью расходов. Например, при выборе файлового сервера для предприятия следует изначально выбирать более дорогую и качественную модель, рассчитанную на большее число пользователей: это обеспечит эффективную работу системы при расширении бизнеса и увеличении количества сотрудников;
• расчет индекса удержания клиента – при работе с индивидуальными клиентами важно оценивать рентабельность привлечения и удержания отдельных покупателей. Метод ABCXYZ-анализа позволяет выявить наиболее перспективных клиентов и сделать акцент на взаимодействии с ними для получения большей прибыли.

Кроме того, при оптимизации периодических расходов пересматривают косвенные затраты компании с точки зрения их рациональности по отношению к поддержанию приоритетного направления бизнеса. Выявление неэффективных или нецелесообразных затрат ведет к их временной или постоянной отмене. Во время кризисных ситуаций большинство дополнительных косвенных затрат отменяют с целью перераспределения бюджета на поддержание основной бизнес-деятельности. Обязательным условием для эффективности модернизации периодических расходов становится контроль соблюдения введенных изменений.

Алгоритм снижения затрат компании

Для рационального распределения бюджета и снижения затрат на ведение бизнеса придерживаются четкой схемы анализа и внедрения финансовых изменений. Системный подход к урезанию бюджета снижает вероятность ошибок и позволяет контролировать процесс на каждом этапе модернизации.

Анализ текущего положения

Первый шаг оптимизации финансовой политики компании – анализ внутреннего и внешнего положения. Независимо от причин и срочности снижения расходов важно проводить комплексную оценку бизнеса. Так, для анализа текущей ситуации используют методику SWOT-анализа, которая выявляет сильные и слабые стороны компании, а также учитывает потенциальные точки роста и угрозы извне. Например, в рамках сокращения постоянных затрат на аренду бизнеса следует учитывать вероятность снижения потока покупателей при изменении местоположения торговой точки или снижения комфорта в помещении.

Утверждение задач и приоритетов

После оценки текущей ситуации выявляют приоритетные и дополнительные бизнес-процессы. При этом схема принятия решений зависит от текущих краткосрочных задач. Например, в ситуации кризисного планирования перераспределение бюджета будет основано на необходимости срочного поддержания производства, а в случае снижения естественного потребительского спроса за счет внешних факторов финансирование будет поддерживать развитие второстепенных направлений бизнес-деятельности. Иными словами, на данном этапе определяют причину необходимой экономии, вектор финансовой политики и период внесения изменений.

Выбор подходящих способов сокращения затрат

При определении методов сокращения расходов ориентируются на общую финансовую стратегию компании и текущие цели и задачи. Помимо этого, большое значение имеет время, отведенное на внесение изменений. Например, в кризисных ситуациях проще отменить разовые или периодические траты, чем решить глобальные вопросы производства или перераспределения обязанностей. Оптимизация основной деятельности компании обычно носит плановый характер с учетом темпов развития бизнеса и необходимости масштабных изменений.

Определение бюджета

Корректировка существующей финансовой стратегии в соответствии с утвержденными целями и задачами бизнеса и выбранными способами снижения затрат. На этом этапе составляют прогноз экономии и вероятность последующих изменений. Например, получение субсидии на производство продукции в случае открытия нового направления бизнеса и т. п. Финансовые цели устанавливают на основе выбранных приоритетов и фиксируют обновленное распределение бюджета.

Установление отчетного периода и назначение ответственных

Заключительным этапом модернизации финансовой политики предприятия становится определение отчетных периодов, актуальных для конкретной бизнес-отрасли. Своевременный контроль внесенных изменений позволяет определить их эффективность и влияние на рентабельность бизнеса. Для этого назначают ответственных лиц: на предприятиях крупного и среднего бизнеса функцию контроля выполняет начальник планово-экономического отдела или финансовый директор, затраты малого бизнеса контролирует бухгалтер или управляющий директор. Кроме того, необходимо утвердить форму отчетности для упрощения коммуникации между отделами и определения релевантности внесенных изменений.

Анализ результатов и корректировка

По истечении отчетного периода, который обычно совпадает со сроками внутренней бухгалтерской отчетности, делают выводы об эффективности оптимизации расходов. При необходимости вносят корректировки и повторяют алгоритм снижения затрат с нуля.

Типичные ошибки оптимизации

Несмотря на последовательность модернизации финансовой стратегии предприятия, многие компании сталкиваются с ошибками сокращения бюджета, которые влияют на текущую деятельность или даже становятся причинами снижения прибыли компании. К наиболее частым ошибкам оптимизации расходов относят:

• неверная расстановка приоритетов – основная проблема при перераспределении и сокращении бюджета, поскольку без комплексного анализа может пострадать основное направление деятельности и приносящие ключевую прибыль направления;
• снижение качества продукта или обслуживания – замена сырья, сотрудничество с сомнительными контрагентами, найм низкоквалифицированного персонала и прочие факторы могут негативно сказаться на потребительской лояльности и объеме продаж. Даже изменение второстепенных расходов часто отражается на спросе покупателей. Например, замена логистической компании снижает затраты на доставку продукции, но повышает вероятность боя и брака, что приводит к уменьшению количества постоянных покупателей;
• выбор схемы конкурентов – в кризисные ситуации внутри отрасли компании часто ориентируются на механику конкурентов и снижают те же расходы. Однако следует помнить об индивидуальных особенностях бизнеса и проводить оптимизацию финансовой политики на основе внутреннего анализа, а не действенных методов других компаний;
• нехватка сотрудников – перераспределение обязанностей и сокращение штатных сотрудников отражаются на скорости и качестве обслуживания клиентов, что влечет за собой низкую скорость реализации продукта и сокращение прибыли;
• снижение лояльности персонала – нововведения в структуре компании или необходимость выполнения дополнительных обязанностей, а также переход на премиальную систему расчета заработной платы влияют на мотивацию персонала и уход сотрудников к конкурентам;
• отсутствие отчетного периода и контроля – перераспределение бюджета не имеет смысла без последующей оценки его эффективности. Бесконтрольная оптимизация затрат приводит к чрезмерной или нерациональной экономии на материалах, трудовых ресурсах и т. д.;
• снижение бизнес-активности – когда речь идет не о стагнации бизнес-процессов в ситуации кризиса, снижение затрат на основную деятельность может привести к торможению развития компании. Для предотвращения этого следует проводить плановую оптимизацию бизнес-процессов на основе динамики финансовых и экономических показателей, а также ориентироваться на глобальные цели и задачи компании.

Для предотвращения ошибок снижения расходов важно выявлять не только верные приоритетные направления деятельности, но также и понимать причину снижения затрат. В ряде случаев отмена статей расходов не приведет к существенным изменениям бизнес-процессов, однако необходимо оценивать каждый пункт модернизации не только с точки зрения поддержания основной деятельности, но и в контексте влияния на стратегию развития бизнеса в целом.

Способы снижения расходов в бизнесе всегда выбирают индивидуально на основе проведенного комплексного анализа основной деятельности и дополнительных направлений работы. В соответствии с приоритетными бизнес-задачами отменяют или изменяют постоянные и разовые затраты. При этом всегда следует ориентироваться на поддержание качества реализации товара и услуги и сохранение позиции компании на рынке. Своевременная оптимизация расходов предприятия позволяет выделить дополнительный бюджет на развитие актуальных направлений и увеличить прибыль компании, а также пережить кризисные периоды в отрасли с минимальными потерями.