Способы оптимизации затрат на производство

Оптимизация расходов возможна во всех направлениях деятельности компании – и в работе отдела продаж, и в маркетинге. Но в контексте производства оптимизация означает внедрение инновационных процессов и применение принципов бережливого производства.

Сокращение себестоимости

Предприятия заинтересованы в оптимизации затрат ради снижения себестоимости продукции и повышения прибыли без прироста продаж. Есть несколько способов сократить себестоимость.

Увеличить объемы производства

Увеличение объема производства считается самым эффективным методом оптимизации затрат. Это связано с переменными издержками, объем которых зависит от количества создаваемой продукции. Типичными переменными затратами являются:

• сырье и материалы;
• расход электроэнергий;
• зарплаты работникам.

Оптимизировать эти затраты и сократить себестоимость можно только за счет закупки сырья и материалов. При увеличении производства компании требуется больше сырья. Многие поставщики готовы сделать скидку за оптовую закупку. Таким образом, денежные затраты на одну единицу снизятся.

Постоянные издержки – это затраты, объем которых остается неизменным вне зависимости от того, сколько товаров выпустила компании. Например, постоянными издержками являются аренда помещений, зарплаты административному персоналу, расходы энергоресурсов на общецеховые нужды. Если увеличить объем производства, то на каждую единицу будет приходиться меньше постоянных затрат.

Повышать производительность труда

Повышение производительности приводит к сокращению переменных издержек. Например, раньше за час один работник производил 10 единиц, а после оптимизации рабочих процессов стал создавать 15 единиц продукции. Месячный план по производству он выполнит в 1,5 раза быстрее. Так как у работника почасовая оплата, платить ему придется меньше, ведь времени на выполнение плана будет потрачено меньше. Даже если рост производительности достигается за счет материальной мотивации работников, все равно наблюдается экономия: выплатить премию один раз в месяц дешевле, чем заплатить стандартную зарплату за время работы.

Уменьшить закупочные цены

От 50 до 80 % производственных расходов составляет сырье. Затраты на материалы включают не только непосредственную стоимость материалов, но и дополнительные расходы. Например, доставка от поставщика на свой склад. Поэтому уменьшить расходы на сырье можно несколькими методами:

• снизить среднюю цену на закупки сырья у поставщиков. Можно найти новых поставщиков с более низкими ценами или перейти на более дешевые аналоги сырья. Рекомендуется обращать внимание на наличие у поставщиков скидочных и бонусных программ;
• минимизировать транспортные расходы по доставке сырья и материалов. Например, можно объединиться с несколькими дружественными организациями, оформить совместную закупку и разделить транспортные расходы.

Сократить потери

Если на производстве есть брак или технологические потери, то компания несет убытки, равные себестоимости потерь, затрат на энергию и зарплаты работникам за те усилия, которые потребовались для производства бракованной единицы. Технологические потери образуются во время настройки, наладки оборудования, его проверки и ремонта. Причиной потерь являются не только особенности использования оборудования, но и низкая квалификация работников, низкое качество сырья. Чтобы сократить потери, необходимо работать по этим направлениям:

• проводить обучения для персонала, чтобы повысить уровень их навыков;
• менять сырье на более качественное;
• контролировать настройку оборудования, чтобы оно работало с меньшими потерями.

Стандартизировать производство

Оптимизировать затраты можно с помощью разработки единого свода правил работы и стандартов качества. Тогда производственная деятельность будет упорядочена, а значит, потребует меньше ресурсов.

Например, в небольшой частной кондитерской производится много видов десертов с разными вкусами. До стандартизации кондитеры были обязаны иметь разнообразный запас оборудования, инструментов и расходных материалов для работы. В процессе стандартизации был сокращен ассортимент: остались только однотипные продукты. Это позволило избавиться от части оборудования и расходного сырья. Затем стандартизация коснулась рецептур: сократилось количество видов полуфабрикатов. Это позволило отказаться от закупки ряда ингредиентов.

Улучшение трудового процесса

Если внедрить инновационные технологии и оптимизировать процессы создания продукции, можно не только снизить издержки, но и повысить эффективность работы. Например, у сотрудников повысится продуктивность и лояльность к работодателю.

Под улучшением трудового процесса нужно понимать устранение недочетов предприятия и акцентирование внимания на достоинствах системы производства. Все это можно сделать в три этапа:

1. Планирование. Руководитель составляет план, в котором указываются все инновации и последовательность их внедрения.
2. Утверждение плана.
3. Внедрение изменений.

Реализация изменений возможна тремя методами:

• метод «Снизу-вверх». Он проводится путем совершенствования технологий производства. Однако оптимизация не касается ни структуры компании, ни отдельных производственных этапов. Оптимизируется только отдельное подразделение – производственное;
• метод реинжиниринга. Он основан на кардинальных изменениях, которые внедряются и в бизнес-процессы, и в организацию процесса производства, и в используемые технологии. Задача реинжиниринга – повысить производство до качественно нового уровня.
• метод директивного подхода. Это обычное сокращение финансирования на определенную сумму.

Если цель преобразований состоит именно в оптимизации издержек, рекомендуется выбирать метод «Снизу-вверх». С помощью метода можно достичь долговременного преимущества по затратам, при этом не делая существенных инвестиций. Для оптимизация привлекается максимальное количество сотрудников цеха, участвующих во всех этапах производства. Совместно разрабатываются идеи оптимизации: зачастую идеи лежат на поверхности, но заметить их могут только рядовые сотрудники, которые работают с мелкими бизнес-процессами каждый день.

Реинжиниринг и директивный подход тоже позволяют оптимизировать расходы, однако у них есть минусы:

• реинжиниринг требует финансовых вложений, а результат появляется спустя несколько месяцев. Иногда длительное ожидание аннулирует эффект;
• директивный подход хоть и является быстрым, но часто страдает от отсутствия стратегических приоритетов. Быстро сократив затраты на все этапы производства, компания может потерять прибыль, стать менее конкурентоспособной. Чтобы использовать метод директивного подхода для снижения издержек, необходимо составить прогноз, как изменится положение компании на рынке.

Когда выбран подходящий метод оптимизации, необходимо внедрять изменения. Оптимизация издержек должна осуществляться по принципам:

• комплексного подхода. Принцип предполагает одновременную работу по нескольким направлениям. Невозможно оптимизировать расходы без повышения производительности труда и качества изделий;
• конкретных целей. У оптимизации должна быть конкретная цель, основанная на показателях отрасли. Например, в отрасли есть другой производитель-лидер, себестоимость продукции у которого на 15 % меньше. На его достижения и нужно ориентироваться;
• четкого отслеживания результатов. Все мероприятия, направленные на оптимизацию расходов, должны проводиться в соответствии с планом и иметь конкретный, измеримый результат. Чтобы измерять его, на производстве нужно создать контролирующую группу, которая определяет экономический эффект от модернизаций.

Бережливое производство

Еще одной направление работы для оптимизации издержек – внедрение принципов бережливого производства на предприятии. Главный эффект от них заключается в повышении качества продукции (как следствие, и конкурентоспособности, и лояльности клиентов) при сокращении ненужных действий. Кроме того с помощью бережливого производства удается достигнуть таких эффектов:

• сократить время на производство продукции;
• сократить количество разного оборудования, которое необходимо для производства всего ассортимента продукции;
• минимизировать риски.

Бережливое производство сокращает потери, то есть все, что снижает ценность продукта или не приносит компании выгоды. Например:

• перепроизводство. Когда цех создает много единиц продукции, образуются излишки. До тех пор пока они не будут проданы, их приходится хранить на складе. Содержание складского помещения требует затрат на аренду, коммунальные услуги, зарплаты работникам склада;
• простой работников. Когда оборудование ломается или возникает перерыв в работе, работники не могут произвести ни одной единицы товара. Такие временные промежутки лишают компанию возможной прибыли;
• незавершенное производство. Полуфабрикаты, сырье и детали так же как и готовые излишки продукции требуют затрат на хранение;
• лишние действия работников, за которые приходится им платить;
• брак. Дефекты в продукции – это ненужные финансовые, временные и трудовые затраты.

Бережное производство соответствует нескольким принципам:

• от наименее ценных производственных процессов можно отказаться. Чтобы понять ценность процесса, необходимо оценить продукт с точки зрения потребителя. Например, для клиентов важна форма продукта, не принципиален цвет. Значит, затраты на покраску можно сокращать до минимума;
• производство строится на базе жизненного цикла проекта. Работники описывают пошагово процесс создания товаров, транспортировки его к потребителю. Все, что не несет ценности, устраняется;
• создается рабочий поток. Этот принцип позволяет избавиться от простоев, лишних ожиданий. Суть принципа – сделать производство продукта максимально плавным, предсказуемым;
• создается продукция ровно в том объеме, в котором она требуется на рынке. Чтобы реализовать этот принцип, необходимо проводить исследования рынка, прогнозировать спрос. Кроме того, можно задавать рамки потребителю. Например, определить минимально допустимый объем покупки в штуках, чтобы не запускать процесс ради создания 1–2 единиц товаров.

В процессе внедрения принципов бережливого производства используются инструменты. Их задача заключается не только в снижении затрат, но и повышении прозрачности рабочего процесса, повышении уровня удовлетворенности потребителей. В числе самых популярных инструментов находится карта потока ценностей. Она визуализирует весь процесс создания продукта от закупки сырья до поступления товара потребителю. Благодаря карте получится вовремя отказаться от ненужных этапов и сэкономить на них.

Чтобы оптимизировать расходы, необходимо работать по всем направлениям. Важно не ждать сиюминутных результатов. Реальная экономия и прирост прибыли становятся видны спустя несколько месяцев.