Современные системы управления компанией

В условиях быстро меняющегося рынка бизнесу важно оставаться конкурентоспособным. Существенную помощь в этом оказывает внедрение современных систем управления компанией. Используя их, бизнес получает ряд преимуществ: от повышения эффективности и снижения затрат до упрощения выполнения повседневных операций. Такие системы необходимы организациям любых размеров, так как они обеспечивают структурированный подход к управлению различными аспектами бизнеса.

Система управления компанией: определение, цели и задачи

Простыми словами это комплекс процессов, процедур и инструментов, с помощью которых компания управляет сложными и многогранными процессами для достижения поставленных целей. Система включает в себя различные аспекты управления бизнесом, а именно: управление финансами, трудовыми ресурсами, проектами, маркетингом, взаимоотношениями с клиентами, документооборотом.

Управление компонентами системы осуществляется за счет применения программного обеспечения и технологий. Например, организация может использовать программу для управления проектами, которая будет отслеживать состояние задач и сроки их выполнения. Кроме того, система включает различные политики и процедуры, предназначенные для управления процессом принятия решений, обеспечения соответствия нормативным актам и отраслевым стандартам.

Система состоит из таких компонентов:

• стратегическое планирование. Включает постановку целей и задач бизнеса, разработку комплекса мер, необходимых для их достижения, и распределение ресурсов по различным бизнес-процессам;
• организационная структура. Определяет иерархию внутри компании. Включает определение ролей и обязанностей сотрудников, создание должностных инструкций и установление порядка отчетности, разработку политики и процедур для управления персоналом;
• управление трудовыми ресурсами. Осуществляется с целью повышения производительности персонала и содействия достижению организационных целей. Включает в себя подбор, наем, обучение и управление сотрудниками;
• финансовый менеджмент. Предусматривает планирование бюджета, ведение бухгалтерского учета и формирование финансовой отчетности;
• операционный менеджмент. Предполагает управление повседневными бизнес-процессами компании, включая производство, цепочку поставок и логистику. Целью оперативного менеджмента является увеличение производительности, снижение затрат и повышение качества продукции;
• маркетинг и продажи. Этот компонент включает разработку маркетинговых стратегий, поиск целевых рынков, продвижение товаров и услуг, проведение рекламных кампаний, стимулирование сбыта и связи с общественностью;
• информационные технологии. Осуществляется управление IT-инфраструктурой компании, включая аппаратное и программное обеспечение. Обеспечивается защита конфиденциальной информации и ее доступность для сотрудников.

Все компоненты взаимосвязаны. Эффективное функционирование одного из них зависит от эффективности остальных. Хорошо продуманная система управления обеспечит продуктивную работу всех компонентов, что в конечном итоге приведет к достижению целей компании.

Цель и задачи систем

Цель заключается в создании эффективной структуры управления бизнес-процессами, ресурсами и сотрудниками организации. Система должна помогать бизнесу достигать запланированных показателей, увеличивать прибыль, обеспечивать соблюдение требований законодательства и этических норм.

Задачи системы:

• повышение эффективности предпринимательской деятельности. Используя инструменты и технологии для автоматизации бизнес-процессов, компания сократит количество ошибок, повысит производительность и сократит затраты времени на выполнение повседневных операций;
• увеличение прибыльности. Эффективное управление финансами поможет снизить затраты, увеличить выручку и прибыль;
• стимулирование инновационной деятельности. Система способствует внедрению инноваций за счет создания основы для экспериментов и принятия рисков. В компании создается среда, в которой сотрудников поощряют делиться новыми идеями и тестировать новые подходы;
• повышение уровня удовлетворенности клиентов. Благодаря использованию систем компания лучше понимает потребности и предпочтения покупателей и адаптирует под них продукцию и услуги;
• развитие сотрудников, снижение текучести кадров. Работникам предоставляется возможность пройти обучение и развиваться, создается благоприятная рабочая среда;
• налаживание коммуникации между сотрудниками. Персоналу предоставляются инструменты для удобного обмена информацией, отслеживания прогресса, совместной работы над проектами;
• управление рисками. Здесь идет речь о выявлении потенциальных опасностей и разработке мер для их снижения. Например, компания может разработать план аварийного восстановления в случае стихийного бедствия для обеспечения непрерывности осуществления деятельности;
• мониторинг эффективности. Включает постановку целей и определение ключевых показателей эффективности, отслеживание прогресса при достижении этих целей, внесение корректировок при необходимости;
• формирование позитивной культуры. В компании создается среда, в которой сотрудники чувствуют свою ценность и поддержку со стороны руководства. Им предоставляют возможности для личного и профессионального роста. В итоге у людей появляется стимул продуктивно трудиться, они находят здоровый баланс между работой и личной жизнью;
• поддержка роста компании. Система управления создает основу для планирования и реализации новых инициатив. Руководство компании сможет определить возможности для расширения и выхода на новые рынки.

Принципы современных систем управления компанией

При разработке и внедрении систем необходимо руководствоваться следующими принципами:

• постановка четких целей, соответствующих общим целям организации. Цели должны поддаваться измерению и являться основой для оценки эффективности системы;
• интеграция различных аспектов деятельности компании (финансы, человеческие ресурсы, маркетинг, бизнес-процессы). Это даст целостное представление о предпринимательской деятельности и обеспечит принятие максимально эффективных решений;
• предоставление доступа к точным и надежным данным в режиме реального времени. Информация потребуется для выявления тенденций, отслеживания прогресса и принятия обоснованных решений;
• гибкость и адаптивность. По мере роста потребностей компании может потребоваться обновление системы и внесение в нее изменений;
• удобство в использовании. Если программа проста и удобна для пользователей, они смогут эффективно использовать ее. Тогда получится реализовать все преимущества системы;
• обеспечение подотчетности на всех уровнях организации. Сотрудники компании должны нести ответственность за результаты работы, а система должна создавать основу для их оценки.

Придерживаясь этих принципов, компании могут разрабатывать и внедрять эффективные системы управления, что приведет к успеху в долгосрочной перспективе.

Функциональные возможности систем

Возможности варьируются в зависимости от типа программы и потребностей организации. Но есть и общие функциональные возможности:

• управление данными. Система создает платформу для управления данными в разных отделах. Это могут быть сведения о сотрудниках и клиентах, финансовая информация и т. д.;
• автоматизация ручных процессов. В результате сокращаются затраты времени и усилий, необходимых для их выполнения, снижается количество ошибок, повышается эффективность. Сотрудники смогут сосредоточиться на других, более важных видах деятельности;
• формирование отчетности в режиме реального времени. Эта функция позволяет руководству принимать эффективные решения, основываясь на актуальной информации. Менеджеры смогут оперативно отслеживать тенденции, оценивать эффективность и корректировать стратегии в ответ на меняющиеся условия рыночной среды;
• управление ресурсами (финансовыми, человеческими, товарно-материальными запасами и др.). Более эффективное использование ресурсов позволит сократить расходы и повысить прибыль;
• налаживание продуктивного сотрудничества и коммуникации между разными отделами и командами. Используются инструменты для обмена информацией, планирования встреч, назначения задач, общения в режиме реального времени;
• управление соответствием. Система поможет компании придерживаться нормативных требований и отраслевых стандартов. Это достигается за счет управления документацией, мониторинга производительности, отслеживания действий, связанных с соблюдением требований законодательства;
• управление производительностью. Владельцу бизнеса будут доступны инструменты для оценки производительности сотрудников, постановки целей, отслеживания прогресса, получения обратной связи. Используя их, он повысит вовлеченность и уровень мотивации подчиненных.

Виды современных систем управления компанией

Существуют разные виды систем, и каждая из них обладает уникальным набором функциональных возможностей. Используя их, компания начнет более эффективно управлять бизнес-процессами. В зависимости от конкретных потребностей организации, можно внедрить одно или несколько решений. На рынке доступны различные системы, начиная от небольших программ для малого бизнеса и заканчивая крупномасштабными системами корпоративного уровня для транснациональных корпораций.

Системы планирования ресурсов предприятия (ERP)

ERP-система – комплексное программное решение, которое автоматизирует широкий спектр функций. Программа помогает организации управлять основными бизнес-процессами: бухгалтерским учетом, закупками, трудовыми ресурсами, цепочкой поставок и т. д. В системе ERP данные интегрированы и централизованы, она позволяет получить целостное представление о деятельности компании. Доступ к системе возможен с любого устройства, подключенного к Интернету.

ERP-система упрощает обмен информацией и взаимодействие между подразделениями. За счет более эффективного распределения ресурсов снижаются затраты и повышается прибыльность. Владелец бизнеса будет получать точную и актуальную информацию в режиме реального времени, что позволит принимать взвешенные решения. ERP-системы чаще всего внедряют крупные компании со сложными бизнес-процессами.

Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)

CRM-система – это программное решение, которое помогает организации улучшить взаимоотношения с клиентами и потенциальными заказчиками, повысить эффективность ведения деятельности и стимулировать дальнейший рост. Информация о покупателях хранится в центральной базе данных, она доступна сотрудникам разных отделов. CRM-системы используются организациями всех размеров: от мелкого бизнеса до крупных промышленных предприятий.

Возможности программы:

• отслеживание взаимодействия с клиентом, его предпочтений и истории покупок;
• автоматизация рутинных процессов;
• оптимизация совместной работы сотрудников компании;
• выявление потенциальных клиентов, благодаря чему возрастает количество заключенных сделок;
• удержание клиентов и выстраивание с ними долгосрочных отношений.

Системы управления трудовыми ресурсами (HRM)

HRM-система – программное обеспечение, с помощью которого автоматизируют деятельность отдела кадров и управляют персоналом. Система помогает оптимизировать такие функции: подбор сотрудников, управление информацией о них, обучение и развитие, управление производительностью, начисление заработной платы, соблюдение законов и нормативных актов о занятости, начисление льгот и компенсаций.

Возможности HRM-систем:

• управление объявлениями о вакансиях, отслеживание кандидатов;
• отслеживание информации о сотрудниках (история работы, производительность и др.);
• постановка целей, отслеживание прогресса и предоставление обратной связи;
• создание программ обучения, назначение курсов для сотрудников;
• начисление заработной платы, льгот и компенсаций.

Системы управления цепочками поставок (SCM)

SCM-система помогает компании управлять операциями в цепочке поставок и оптимизировать их для получения максимальной эффективности и прибыльности. С ее помощью можно отследить движение товаров и услуг от поставщиков к клиентам, от сырья до готовой продукции. Благодаря использованию SCM-системы организация улучшит взаимоотношения с поставщиками и заказчиками, повысит уровень удовлетворенности и лояльности клиентов.

Возможности SCM-системы:

• отслеживание уровней запасов и их оптимизация;
• отслеживание эффективности работы поставщиков, обеспечение своевременной поставки сырья и материалов;
• оптимизация транспортных и логистических операций, включая отгрузку, доставку и складирование;
• прогнозирование спроса на продукцию с последующей корректировкой процессов в цепочке поставок;
• управление заказами клиентов, отслеживание их статуса и обеспечение своевременной доставки.

Системы управления проектами

Программное обеспечение предназначено для планирования, организации, отслеживания задач и ресурсов в рамках проекта. С его помощью руководство компании сможет создать оптимальную среду для совместной работы, в которой члены команды будут обмениваться информацией, назначать задачи, отслеживать прогресс и общаться друг с другом. При выборе системы нужно учитывать конкретные потребности команды и проекта.

Системы управления документами

Предназначены для хранения, управления и отслеживания всех типов документов: текстовых, электронных таблиц, презентаций, электронных писем, мультимедийных файлов. Программное обеспечение предоставляет пользователям доступ к документам, позволяет работать с ними и обмениваться с другими людьми через безопасное соединение.

Функциональные возможности систем:

• хранение и извлечение документов с помощью функции поиска;
• редактирование документов и совместная работа с ними;
• обеспечение сохранности и конфиденциальности документов с помощью контроля доступа и аутентификации пользователей;
• автоматизация бизнес-процессов, связанных с управлением документами (направление документов на утверждение, создание новых документов из шаблонов, отправка уведомлений).

Как внедрить систему управления компанией

Внедрение системы – длительный и сложный процесс. Но это обязательный шаг для компаний, стремящихся успешно работать на рынке. Последовательность действий приведена далее.

Определение целей и задач компании

Перед началом процесса внедрения владельцу бизнеса надо понять, какие результаты он хочет получить. Это поможет определить, какие компоненты системы наиболее важны для компании и какие конкретные инструменты и технологии понадобятся для достижения поставленных целей.

Оценка текущих процессов

Выполняется обзор и анализ существующих бизнес-процессов, определение проблемных участков. Результаты оценки помогут определить сферы, которые нуждаются в улучшении. Это может быть стратегическое планирование, управление человеческими ресурсами, финансовое управление, операционное управление, маркетинг и продажи, информационные технологии.

Выбор инструментов и технологий

После определения целей и оценки бизнес-процессов приступают к выбору инструментов и технологий, которые потребуются для внедрения системы. Для этого необходимо изучить разные программные решения и их функциональные возможности, а затем выбрать среди них те, которые максимально соответствуют потребностям организации. При выборе учитывают их совместимость с существующими системами, стоимость и удобство в использовании.

Выбранные инструменты и технологии внедряют поэтапно. Начинают с пилотного проекта и наблюдают, будет ли он работать так, как было запланировано. Затем на постоянной основе осуществляют мониторинг его эффективности и соответствия потребностям бизнеса. Генерируемую программным обеспечением информацию используют для принятия обоснованных решений и постоянного совершенствования системы управления.

Обучение сотрудников

Когда выбраны оптимальные инструменты и технологии, следует обучить сотрудников компании тому, как с ними работать. Можно проводить учебные занятия или разработать онлайн-руководства. Помимо этого, можно нанять консультантов, которые будут оказывать помощь при внедрении программного обеспечения.

Внедрение и настройка системы

Имея правильно подобранные инструменты и обученных их использованию сотрудников, руководитель компании может приступить к внедрению системы. Процесс включает настройку программного обеспечения, интеграцию различных систем для обеспечения их бесперебойной совместной работы.

Мониторинг и оценка

Отслеживание эффективности системы следует выполнять на постоянной основе. Тогда предприниматель будет точно знать, соответствует ли она целям и задачам бизнеса и приносит ли ему пользу. Нужно разработать ключевые показатели эффективности, отслеживать динамику в соответствии с этими показателями и вносить корректировки по мере необходимости.

Постоянное совершенствование

Система управления компанией не относится к решениям типа «установи и забудь». Она требует постоянного внимания и улучшений, для того чтобы идти в ногу с постоянно меняющимися потребностями бизнеса.

Что влияет на стоимость внедрения системы

Прежде чем выбирать систему управления, компании нужно тщательно проанализировать свои потребности и цели. Тогда удастся подобрать наиболее экономически эффективное решение для конкретных нужд.

Итоговая стоимость формируется с учетом таких факторов:

• сфера применения. Система, охватывающая широкий спектр функций и отделов, будет стоить дороже, чем программное обеспечение с ограниченной функциональностью;
• необходимость настройки. Стоимость внедрения системы, полностью адаптированной для удовлетворения конкретных потребностей организации, будет выше, чем стандартного решения;
• сложность внедрения и размер организации. Крупным компаниям требуется больше времени и ресурсов для внедрения системы, из-за чего общая стоимость увеличивается;
• возможность интеграции с другим программным обеспечением. Если требуется интеграция с бухгалтерской программой, стоимость внедрения будет выше;
• необходимость обучения сотрудников. Чем обширнее программа обучения, тем выше стоимость;
• техническое обслуживание. Затраты на поддержание системы также влияют на общую стоимость. Текущая поддержка и техобслуживание обеспечат эффективное функционирование.

С какими проблемами может столкнуться компания в процессе внедрения системы

Несмотря на то что использование специальных программных решений приносит бизнесу ощутимую пользу, при попытке внедрить их компании сталкиваются с проблемами:

• сопротивление нововведениям со стороны сотрудников. У людей возникают страхи, и они некомфортно ощущают себя в новой среде. Исправить ситуацию поможет обучение персонала и постоянная поддержка со стороны руководства;
• отказ сотрудников использовать программное обеспечение на постоянной основе. Работники могут пройти обучение и начать использовать инновационные системы в течение некоторого времени. Но вскоре они возвращаются к старым способам ведения дел, из-за чего эффективность новой системы снижается. Предотвратить это поможет постоянный контроль и поддержка сотрудников, которым сложно освоить работу с программой;
• внедрение программных средств обходится компании слишком дорого. Стоимость включает покупку лицензии, обновление аппаратного и программного обеспечения, кастомизацию и обучение. Владельцу бизнеса нужно тщательно взвесить затраты и выгоды от внедрения новой системы и убедиться в том, что она оправдывает вложения;
• проблемы с качеством данных. Если информация в систему вводится время от времени и является неточной, руководитель компании не сможет принимать эффективные решения;
• риск утечки конфиденциальной информации. Внедрение новой системы может повлечь за собой проблемы с безопасностью. Предотвратить их поможет ограничение уполномоченным персоналом доступа к важной информации.

Осознавая возможные проблемы и риски, руководство организации сможет предпринять шаги по их смягчению и обеспечить успешное внедрение системы.

Заключение

Применение современных систем управления компанией поможет достичь успеха в различных сферах: снизить затраты и увеличить прибыль, эффективно управлять ресурсами, повысить уровень удовлетворенности клиентов, обеспечить развитие и обучение сотрудников, создать эффективную цепочку поставок. Благодаря им бизнес будет достигать поставленных целей и стабильно работать на рынке в условиях жесткой конкуренции.