Составление и анализ матрицы ABCXYZ

Исследование АВСXYZ поможет определить направления, на которых стоит сконцентрировать усилия. Методика – универсальна, то есть подходит для изучения клиентов, поставщиков или даже разных рекламных каналов. Но чаще всего его используют для изучения и корректировки ассортимента.

Принцип АВС-анализа

Вся суть ABCXYZ-исследования основана на принципе Парето. Автор принципа заметил закономерность: на достижение поставленной цели влияют только 20% от всех действий. Значит, можно оптимизировать свои действия так, чтобы на ненужное тратить минимум времени и ресурсов. Однако прежде необходимо выявить, что именно целесообразно делать для получения нужного результата. 

Сегментация выполняемых действий проводится с помощью ABC XYZ-матрицы. Все действия делятся на девять сегментов, расположенных в матрице. Для каждого сегмента используется своя стратегия, которая позволяет рационально использовать его. 

Плюсы и минусы методики

Эта методика активно используется любыми компаниями, работающими в разных отраслях. Причина популярности кроется в универсальности и простоте анализа. В основу можно брать разные показатели, в зависимости от того, какая именно информация нужна аналитику. 

Для проведения исследования не нужны специальные программы. Если объектов в исследуемом списке мало, можно подсчитать доли каждого объекта вручную. В противном случае допускается сегментация в Excel: программа автоматически составит рейтинг по заданным параметрам. 

Результат исследования является довольно точным, к тому же выраженным в процентном соотношении. Это особенно удобно, если аналитик составляет ABCXYZ-матрицу регулярно, с равными интервалами. Тогда благодаря распределению по долям можно будет увидеть, как изменяется состав групп и положение каждого объекта со временем. 

Еще одно преимущество – возможность расширения, чтобы учитывать в исследовании больше данных. Например, можно провести только АВС-анализ или дополнить его XYZ-сегментацией, или ввести третий критерий и получить в итоге больше категорий. 

К недостаткам можно отнести такие особенности методики:

• простота, которая не позволяет получить всестороннюю картину. Например, аналитик проанализирует товары и выявит выгодные и невыгодные позиции. Но матрица не дает информации о факторах, которые влияют на спрос и продажи;
• невозможность вносить изменения в работу компании сразу после проведения исследования. В теории от позиций-аутсайдеров следует сразу избавляться. На деле это не всегда является рациональным решением. Прежде необходимо провести дополнительные исследования, чтобы понять, можно ли перевести аутсайдеров в более сильную группу.

Три группы данных

Чтобы распределить данные по группам, необходимо провести два анализа – АВС и XYZ. В обоих случаях происходит первичное деление на три группы. Например, в рамках АВС-сегментации весь массив данных делится на группы:

• А – те самые 20 %, которые максимально влияют на итог. Они приносят 80 % результата;
• В – те действия, которые приносят 15 % результата. По общему объему действия составляют около 30 % от всех совершаемых действий;
• С – оставшаяся половина действий, которая практически не влияет на результат. 

По этому принципу можно сегментировать не только предпринимаемые действия, но и товары из ассортимента или клиентов из клиентской базы. В таком случае сегментация будет аналогичная. Например, вот так можно сегментировать продукцию из ассортимента:

• группа А – 20 % SKU, которые приносят 80 % выручки;
• группа В – 30 % всех позиций, которые приносят 15 % выручки;
• группа С – оставшиеся половина SKU, которые приносят всего 5 % от итогового объема выручки. 

Затем тот же массив данных сегментируют на группы XYZ. Отличие от АВС заключается в критерии сегментации. Например, если сначала ассортимент был поделен на группы на основании приносимой выручки, то теперь можно поделить товары по количеству проданных единиц. 

Построение матрицы ABCXYZ 

Чтобы построить и заполнить матрицу, необходимо провести исследование в определенной последовательности. Сначала определяется цель анализа. Вот ради чего обычно его проводят предприниматели и руководители отделов:

• оптимизировать ассортимент, удалить из него товары, которые плохо продаются;
• сегментировать покупателей, чтобы для каждой группы разработать отдельную стратегию удержания и повышения продаж;
• определить наиболее прибыльный сегмент, чтобы привлечь еще больше подобных клиентов;
• отказаться от сотрудничества с поставщиками, которые предлагают невыгодные условия;
• выявить, какие рекламные каналы/объявления приводят больше всего целевых покупателей;
• ранжировать менеджеров по эффективности их работы, провести оценку, определить размер гонорара.

В зависимости от цели выбираются данные для анализа и подходящие критерии. Например, для изучения ассортимента разумно выбрать выручку – объем продаж в единицах. Для сегментации клиентов можно использовать число чеков за период и сумму покупки. 

После выбора объектов анализа и критериев можно вычислять долю каждого объекта в общем объеме и нарастающий итог. Для этого объекты ранжируются по первому показателю. Высчитывается их доля. Например, если у первого SKU в рейтинге объем продаж 100 единиц, а всего за период было продано 1500 единиц, то доля этого продукта равна 6 %. Нарастающий итог – это сумма доли одного SKU со всеми предыдущими в списке. Например, нарастающий итог 10-й позиции в списке будет равен сумме 1-ой, 2-ой и вплоть до 10-й. 

Та позиция, чей нарастающий итог равен 80 %, становится замыкающей в группе А. Позиция с 95 % по нарастающему итогу замыкает группу В. Все остальное автоматически попадает в группу С. 

Аналогично проводится сегментация XYZ. Позиции в списке вновь ранжируются по второму показателю и группируются. 

Третий шаг – построение матрицы. Она представляет собой таблицу:

	A	B	C
X
Y
Z

После ABCXYZ-анализа каждый объект получил две буквенные маркировки. В соответствии с двойной маркировкой он помещается в одну из клеток. В заполненном виде матрица выглядит так: 

	A	B	C
X	AX	BX	CX
Y	AY	BY	CY
Z	AZ	BZ	CZ

С получившимися категориями компания может работать по-разному. Категории AX, AY, BX и СХ необходимо удерживать и развивать. Например, если в исследовании участвовали клиенты, то в этих категориях находятся те покупатели, которые выгодны компании. Самый выгодный сегмент – АХ. Это люди, которые приходят за покупками часто, стабильно и покупают много. Для них можно разработать соответствующую программу лояльности и обслуживать их по высшему разряду, чтобы они не ушли к конкурентам. 

Категории AY, BX и CX необходимо развивать. Стоит предложить им особые условия, чтобы либо стимулировать их делать покупки чаще, либо повышать средний чек за счет допродаж. 

Позиции в категории AZ нужно переводить в AX или AY. Для этого необходимо выявить факторы, из-за которых эти объекты находятся именно в группе Z, а не X или Y. Например, если в XYZ-анализе сегментировались клиенты на основании частоты их покупок, то нужно понять, что мешает им обращаться в компанию чаще. Например, нужные им товары редко поставляются или они закупаются не только в этой компании, но и у конкурентов. 

Группе А всегда нужно уделять повышенное внимание, вне зависимости от того, какая буква стоит после нее. Важно понять, какие факторы влияют на показатели этой группы. Например, на продажи товаров могут влиять цены, спрос, сезонность, экономическая ситуация в регионе. Даже небольшие колебания могут привести к изменению показателей.

Категория CZ является наиболее проблемной, ведь по обоим критериям ранжирования объекты оказались в аутсайдерах. Необходимо принять решение, что делать с этими объектами: избавляться от них вообще или пытаться развивать. Возможно, что объекты попали в эту группу по каким-либо причинам. Например, если сегментировался ассортимент, то в CZ могли попасть несезонные товары, продукция под заказ или бюджетные позиции с редкими поставками. В таком случае от несезонных избавляться полностью не стоит, а для остальных нужно наладить регулярность закупок.

Нюансы анализа ABCXYZ 

Составление матрицы не всегда влечет положительные изменения в работе компании. Анализ оказывается бесполезным, если аналитик не учитывает некоторые факторы и нюансы. 

Важно правильно выбрать период, за который учитываются данные. Частота проведения анализа зависит от того, что именно анализируется. Для анализа продаж различных товаров выбирается месячный период, при условии, что спрос не сильно колеблется в течение года. Если наблюдается сезонность, можно делать анализ реже или чаще. 

Если анализируются клиенты, то логично смотреть на длину воронки продаж, а также на длительность использования товара. Если продукта хватает пользователям на год, то для исследования стоит выбирать период, как минимум, три года. 

Второй фактор, который может исказить результаты исследования – поставки товаров. Например, одного продукта не было у поставщика или он задерживал поставку. Так как товара нет в наличии, сократились его продажи, упала выручка. Отсутствие повлияло на активность клиентов. Возможно, были те, кто приходил в компанию целенаправленно за этой позицией. 

Последний фактор связан с объектами анализа. Важно, чтобы они были однотипными. Например, у компании могут быть клиенты B2G, B2B, B2C. Они будут совершать покупки с разной периодичностью и на кардинально разные суммы. Поэтому необходимо исследовать их по отдельности. Иначе результат будет необъективным. Аналогичная проблема может возникнуть у тех предприятий, которые и оказывают услуги, и продают товары.