SMART-задачи для руководителя как способ оптимизации работы

Выработка и постановка цели – это рождение проекта, определение пути развития предприятия. Донести смысл бизнес-идеи до коллектива является обязанностью руководителя. Но предварительно он должен определиться со своей целью, от правильной выработки которой зависит дальнейшая судьба компании.

Значение целеполагания для руководителя 

Добиться значимых результатов под силу команде, в которой каждый знает и исполняет свои обязанности, функции, цели. В том числе и руководитель.

Круг его обязанностей весьма обширен: контроль за работой персонала, деловые встречи, взаимодействие с контролирующими организациями. Постановка целей позволяет своевременно справляться с нагрузкой, оптимизировать работу как топ-менеджера, так и всего бизнеса.

Отличным помощником в деле планирования является технология SMART.

Чек-лист постановки целей по SMART

1. SWOT-анализ
2. Метод декомпозиции
3. Метод SMART
4. Цикл Деминга 

SWOT-анализ – метод стратегического планирования 

Для выработки стратегии дальнейшего развития бизнеса важно оценить в комплексе внутренние и внешние показатели. Основу SWOT-анализа составляют четыре категории: сила, слабость, проблемы, возможности.

Это, с одной стороны, факторы, тормозящие развитие бизнеса. С другой, обстоятельства, способствующие его прогрессу.

Сила и слабость относятся к факторам внутренней среды. Определяются отношением к конкурентам: сильные стороны те, которые конкурентоспособны. Если конкурентоспособность низкая, это слабые стороны. Компания в состоянии повлиять на данные показатели.

Факторы внешней среды – возможности и проблемы. Возможности имеют благотворное влияние на бизнес, например, льготные кредиты в банках. Риски действуют отрицательно, допустим, падение курса рубля приводит к повышению себестоимости продукции.

SWOT-анализ помогает:

• оценить текущее положение дел в компании;
• выявить проблемы существующие и потенциальные;
• эффективно распределить ресурсы;
• определить приоритеты в развитии компании.

При SWOT-анализе следует не просто выявить внешние и внутренние факторы, но и распределить их по значимости. Наименее важные можно не учитывать. 

Метод декомпозиции 

Работа данной методики заключается в разделении одной большой задачи на серию меньших. Результат не меняется, но путь к нему становится легче, а зачастую, и быстрее.

Декомпозиция может быть многоуровневой. Задачи верхнего уровня разбиваются на меньшие; те, в свою очередь, делятся на еще более мелкие.

Удобно применять метод декомпенсации при планировании. При замещении крупной цели на несколько меньших становится понятно, какие действия и в какой последовательности следует выполнять.

Пример из жизни. Владелец предприятия по производству кондитерских изделий решил увеличить прибыль за счет повышения продаж. Была проведена декомпенсация цели.

 Повышение продаж разбили на две меньших задачи: увеличение количества звонков менеджеров и усиление рекламной кампании. В свою очередь, увеличение количества звонков подразделили еще на насколько задач:

– создать комфортные условия для переговоров – установить перегородки между сотрудниками, заменить телефонные трубки на наушники;

– интегрировать CRM с IP-телефонией для прослушивания звонков;

– подключить сервис «Скорозвон».

Усиление рекламной компании тоже поделили:

– разместить рекламные баннеры в социальных сетях «ВКонтакте», «Facebook»;

– выпустить сувенирную продукцию с логотипом компании;

– использовать рекламу в салонах транспортных средств. 

SMART – умный инструмент целеполагания 

Конкретная, измеряемая, выполнимая, актуальная, ограниченная по времени – набор критериев, используемых для выработки цели. Кроме того, это перевод английских слов, начальные буквы которых создают аббревиатуру SMART. Знаменателен перевод слова smart: смекалистый, умный.

Технология позволяет оценить выгоду и значимость цели, способы ее достижения. Выявить ранее незаметные нюансы и возможные препятствия при выполнении планируемой задачи.

Выработка цели для руководителя по технологии SMART 

Процесс выбора цели проходит в 5 этапов.

1. Specific, или конкретизация цели. Вопросы: Какой должен быть результат? Что необходимо достигнуть? Задача должна быть определена детально, понятными словами.

Руководителю отдела продаж и директору по маркетингу поставлена цель: «увеличить чистую прибыль на 25%».

1. Measurable, или измеримость цели. Вопросы: Как понять, что цель достигнута? В чем будет производиться измерение результата? Если это количественный показатель, то определяют единицу измерения. При качественном ищут эталон отношения к чему-либо.

В данном примере к записям добавили: «относительно чистой прибыли текущего квартала».

1. Ambitious. Имеет несколько переводов: агрессивность, достижимость, амбициозность. Означает, что цель одновременно должна быть и амбициозной, и достижимой.

Вопросы: Реально ли выполнение поставленной задачи? Достаточно ли ресурсов для достижения желаемого результата?

Постановка цели для руководителя отдела продаж увеличилась на фразу: «за счет увеличения количества звонков», для директора по маркетингу «за счет усиления рекламной кампании».

1. Relevant. Важность, реалистичность цели. Этап дополнительной проверки. Вопросы: Для чего нужно достижение цели? Насколько значимо то, к чему ведет целеполагание?

«…чтобы повысить лидогенерацию».

1. Time bound. Ограниченность цели во времени. Вопросы: В какие сроки цель должна быть достигнута? Когда должен быть получен результат?

Без временных ориентиров решение задачи труднодостижимо. Указание конкретных сроков является побуждающим фактором.

Полный текст целепланирования для руководителя по продажам стал выглядеть так: «Увеличить чистую прибыль на 25 % относительно чистой прибыли текущего квартала за счет увеличения количества звонков в целях повышения лидогенерации. Срок исполнения – второй квартал текущего года».

 У директора по маркетингу разница в формулировке состояла лишь в фразе «за счет усиления рекламной кампании».

Цикл Деминга 

Play-Do-Check-Act – планирование-действие-проверка-корректировка.

Цикл Деминга считается инструментом управления качеством. Он представлен четырьмя этапами, которые, замыкаясь, образуют круг.

 Цикл Деминга помогает:

• оптимизировать рабочий процесс;
• повысить качество продукции;
• улучшить технику продаж.

Применяется данная методика при внедрении новых технологий, при падении продаж, для обучения продавцов.

• Планирование. На этом этапе вырабатывается цель изменения. Выясняются проблемы, мешающие достичь цели; причины проблем и методы их устранения. Проводится анализ ситуации на общекомандном мероприятии, чтобы картина составилась как можно более полной. Принимается план, оговариваются пути и сроки его реализации, назначаются ответственные.

Руководитель отдела продаж и директор по маркетингу провели собрания, обсудили с сотрудниками новый этап развития.

• Действие. Этап реализации запланированных мер. Период обучения персонала, согласование необходимых действий. Изменения начинаются с небольших тестирований. Полученные результаты записываются. Управленцы контролируют процесс выполнения изменений, делают регулярный анализ. Выявляют узкие места.

Руководитель отдела продаж обратил внимание, что внедрение изменений не принесло ожидаемых результатов. Прослушивание телефонных звонков показало следующее. Один менеджер не умеет отрабатывать возражения клиентов. Другой терпит неудачи по причине плохого знания продукции.

• Проверка. Контроль исполнения плана, сравнение полученных данных с ожидаемыми. Если процесс улучшился, нужно понять, почему это произошло. При неожиданном результате необходимо выяснить, почему не получилось предвидеть такой итог.

Это самый важный этап в цикле: надо досконально изучить результаты, чтобы повысить вероятность внедрения изменений и уменьшить появление ошибок.

Руководитель провел анализ, сделал выводы. Неутешительный результат явился следствием того, что в компании давно не проводилось тестирование менеджеров на профессиональную пригодность.

• Корректировка. Проводится анализ полученных данных и сравнение их с запланированными целями. При успешном результате круг Деминга становится постоянным, дополняется улучшениями. Если результат неудовлетворительный, следует провести работу над ошибками и начать с первого пункта.

В отделе продаж провели тестирование для оценки уровня профпригодности менеджеров. И вернулись на этап «Планирование». Отдел маркетинга справился с возложенными на них задачами удовлетворительно и тоже отправился на первый этап.

Корректировку не обязательно проводить только в конце оговоренного срока. Нужно делать это периодически, даже если кажется, что дела идут хорошо. При необходимости придется менять план и начинать с первого пункта.

Положительные стороны целеполагания по SMART для руководителя 

• Определяется действительное состояние дел в компании.
• Выявляется истинная значимость поставленной задачи.
• Обозначается выгода от достижения целей.
• Определяется наличие ресурсов. 

К руководителю предъявляются особые требования. Он должен уметь справляться с многочисленными обязанностями, быть примером для сотрудников. Соответствовать подобным параметрам поможет планирование по технологии SMART. Грамотное определение целей и путей их достижения позволит стать настоящим лидером.