Слона по кусочкам: инструменты декомпозиции целей

Декомпозиция – разделение чего-то большого на малые части. Этот подход отлично подходит при работе с большими целями, ориентированными на период от нескольких недель до десятков лет. Если просто: вы разбиваете большую задачу на множество мелких подзадач и постепенно делаете их одна за одной. Рассмотрим инструменты, которые сделают декомпозицию более эффективной. 

Какая польза от декомпозиции

Главный эффект – решать сложные задачи становится проще. Сравните цели: «поднять продажи» и «Увеличить продажи на 30 % до третьего квартала 2022 года». Можно пойти дальше и разделить вторую цель на несколько подзадач, последовательное выполнение которых даст результат: 

• пересмотреть бизнес-процессы и автоматизировать их;
• провести обучающий тренинг для менеджеров продаж;
• внедрить CRM-систему и карты рабочего времени;
• оптимизировать стандарты обслуживания клиентов. 

Каждую из этих задач также можно и даже нужно разделить на несколько мелких шагов и продолжать делить так до тех пор, пока в принципе не останется неделимых действий. В итоге вы получаете четкую последовательность действий, и останется всего лишь одно – сделать их. 

Другое достоинство декомпозиции в том, что она помогает находить ресурсы для выполнения цели. Когда перед вами стоит масштабная задача, и не понятно, с какой стороны к ней подобраться, нет и понимания того, сколько денег, времени, усилий и людей понадобится для ее осуществления. Если цель декомпозирована, рассчитать ресурсы под каждую из задач, составляющих ее, проще. 

Главные правила декомпозиции

В теории все просто, но, когда дело доходит до практики, многие совершают ошибки, из-за которых декомпозиция не работает либо не полностью раскрывает потенциал. Чтобы этого не происходило в вашем случае, следуйте ключевым принципам деления целей:

1. Чем проще и понятнее подзадачи, тем лучше. В большом проекте их могут быть сотни, но это не помеха, если каждое действие будет реализуемо и понятно для исполнителя.
2. Подзадачи формулируются однозначно. Если действие может быть воспринято различными людьми по-разному, то в итоге это приведет к некорректному выполнению плана. 
3. Иерархия имеет определяющее значение. Идеальная декомпозиция – это когда мелкие действия вполне логично вытекают из более крупных и выполняются последовательно. 
4. Корректировки – это нормально. Если проект – большой и требует много времени на выполнение, вполне естественно, что некоторые его детали могут корректироваться. Более того, это необходимо, если вы уверены, что изменения пойдут на пользу. 

Важно: у системы подзадач в рамках декомпозированной цели должна быть четкая логика. Без этого возможна ситуация, когда разные сотрудники или целые подразделения параллельно делают одну и ту же работу либо же одновременно выполняют задачи, прямо противоречащие друг другу. 

Алгоритм декомпозиции 

В ходе формирования декомпозиционной структуры проекта рекомендуется придерживаться следующего алгоритма, чтобы ничего не забыть и не допустить серьезных ошибок: 

1. Определите глобальное направление, используя систему SMART или другую. 
2. Разделите проект на функционально различные задачи.
3. Каждую функциональную задачу разделите на подзадачи, если в этом есть необходимость.
4. Проанализируйте элементы на каждом уровне иерархии. 
5. Уберите однозначно лишние либо малозначительные элементы. 

Каждый из перечисленных этапов настоятельно рекомендуется осуществлять вместе с теми людьми, которые в дальнейшем будут заниматься их выполнением, чтобы сразу предупредить возможные недопонимания, ответить на все вопросы. Разработка системы только с одной стороны может привести к тому, что вы не заметите лишние действия или забудете что-то важное. Более того, командная работа получается более простой, по сравнению с индивидуальной. Психологически сложилось так, что человек лучше справляется с работой в ситуации, когда у него присутствует внешняя мотивация в виде критики со стороны руководства и других участников команды. 

Работайте по системе SMART

Чтобы цель в принципе можно было разделить на маленькие части, сперва ее нужно правильно сформулировать. В этом поможет система SMART, которая проверяет цель на пять критериев:

1. S – конкретный. Максимально детально опишите, что именно нужно достичь. Используйте цифры, даты, факты и прочие измеримые показатели. 
2. M – измеримый. Определитесь, в чем именно будет измеряться результат достижения цели. Для количественных показателей это единицы измерения, для качественных – эталон отношения. 
3. A – достижимость. Укажите ресурсы, которые нужно привлечь для выполнения поставленной задачи, и подумайте, возможно ли вообще достигнуть цель в том виде, в котором она описана. 
4. R – релевантность. Проверьте цель на предмет истинности. Для этого подумайте, поможет ли ее достижение сделать положение дел лучше и есть ли вообще в этом необходимость.
5. T – ограниченность по времени. Поставьте срок, к которому цель должна быть достигнута. 

Пример сформированной по системе SMART задачи: «До наступления третьего квартала 2022 года увеличить прибыль предприятия на 25 %, по сравнению с показателями чистой прибыли за 2021 год за счет уменьшения себестоимости реализуемой продукции, автоматизации ресурсоемких бизнес-процессов и изменения системы мотивации персонала с увеличением мягкого и бонусного окладов на 50 %». Согласитесь, у такой задачи шансы быть достигнутой заметно больше, к тому же ее можно разбить на отдельные этапы: автоматизация, уменьшение себестоимости, изменение мотивации.

Разновидности декомпозиции

Есть несколько способов разделения цели на несколько частей, каждый из них имеет свои плюсы:

1. Одношаговая декомпозиция. Самый простой инструмент для разделения целей, в рамках которого вы составляете обыкновенный поэтапный план. Обычно он имеет вид списка действий или горизонтального календаря с установленными сроками реализации и назначенными исполнителями. Важно: метод используется в случае, когда речь идет о проекте, действия в котором выполняются последовательно, но никак не параллельно. 
2. Декомпозиция в один шаг. Метод подходит для краткосрочного планирования. Основное преимущество – отсутствие зависимости от случайных событий, которые нередко случаются во время продолжительной работы над крупным проектом. Работает так: вы формируете глобальную цель, затем берете из нее первый этап, разбиваете его на мельчайшие действия и выполняете. Лишь после этого переходите ко второму этапу и так пока не завершите цель.
3. Метод «Дерево». В рамках этой техники составляется дерево зависимых элементов. В отличие от одношаговой композиции, предназначенной для последовательных проектов, такой метод отлично подходит для задач, где есть много параллельных действий. Здесь главное не ошибиться с распределением крупных задач и подумать над тем, какие из этапов могут и должны выполняться одновременно для ускорения процесса достижения. 

Обратите внимание на то, что декомпозиция может быть вертикальной и горизонтальной. В первом случае учитывается возможность параллельной работы нескольких специалистов над одним и тем же блоком декомпозированной цели, во втором этот момент опускается, а акцент создается именно на порядке, в котором выполняются задачи. Какой вариант выбрать, зависит от проекта. 

Визуализируйте декомпозицию

Чтобы декомпозированная цель стала еще проще для исполнителей, весь план нужно наглядно визуализировать. Лучший инструмент для этого – интеллект-карта. Она выстраивается в виде простой, но в то же время эффективной иерархии. В центральной части карты вы во всех деталях описываете цель, затем отводите от нее линии с блоками, описывающими крупные задачи. Далее от этих блоков снова отводите направления в сторону менее объемных и более простых действий. В итоге получается ветвистая структура, по которой понятно, что и в каком порядке нужно сделать. 

Составить интеллект-карту можно как на бумаге, так и на настенной маркерной доске. Не стоит забывать о специальных приложениях и онлайн-сервисах, созданных специально для этой задачи. В их числе Xmind, MindMeister, Coggle и многие другие. Они поддерживают корпоративный режим работы, поэтому с доступом различных исполнителей к плану достижения цели проблем не будет.

О чем следует помнить при декомпозиции

Кроме очевидных достоинств, у метода декомпозиции целей есть и ряд отрицательных моментов, лежащих глубоко, и которые надо учесть и принять, прежде чем воспользоваться технологией:

1. Метод не учитывает форс-мажоры. Внешние и внутренние факторы, например, низкая мотивация сотрудников, экономический кризис или изменение законодательства могут серьезно отразиться на выполнении плана либо сделать его реализацию невозможной. Чтобы минимизировать этот эффект, декомпозируйте лишь первые несколько этапов цели.
2. Метод не учитывает человеческий фактор. Кроме уже упомянутой выше недостаточной мотивации, можно столкнуться и с другими моментами: непонимание сотрудниками вашего плана, отсутствие необходимых знаний и компетенций, которых требует выполнение тех или иных задач. Особенно ярко это выражено в сферах, где необходим творческий подход.
3. Односторонний взгляд на ситуацию. Если в ходе выполнения задачи некоторые сотрудники или параллельная команда обнаружат более оптимальный метод достижения цели и попытаются его использовать, это разрушит изначальный план. Из-за этого даже в случае какого-либо инсайта все вынуждены продолжать следовать системе, упуская возможности. 

Часть недостатков декомпозиции можно нивелировать, например, если по возможности придерживаться метода одношагового разделения целей. Если проект – большой, лучше в деталях просчитать несколько первых этапов, декомпозируя новые подзадачи по мере выполнения предыдущих. Рекомендуется обсуждать план на этапе его формирования с непосредственными исполнителями. Это исключит ситуацию, когда уже в ходе работы найдется более рациональное предложение, которое не получится безболезненно внедрить без серьезного изменения плана. 

Заключение

Попробуйте декомпозировать свои цели с помощью рассмотренных инструментов прямо сейчас, и вы поймете, что на даже сложные на первый взгляд задачи – это лишь последовательность шагов. Метод отлично подходит как для личных, так и для корпоративных начинаний, и многие успешные компании им уже давно пользуются. Не отставайте – возможно, в их числе есть и ваши конкуренты.