Система учета и отчетности предпринимателей

Любому предпринимателю, будь то ИП или владелец крупной корпорации, необходимо вести учет своей деятельности, а потом сдавать отчетность в налоговую. Для тех бизнесменов, кто еще не разобрался в тонкостях системы бухгалтерского, налогового, управленческого учета, подготовлен этот материал.

Виды и цели учета в предпринимательской деятельности

Система учета необходима всем бизнесменам, независимо от стажа на рынке и величины их предприятия. Наличие системы обеспечивает предпринимателя систематическим получением актуальной информации о бизнесе. На основе этих данных он планирует дальнейшую деятельность, контролирует процесс производства и принимает управленческие решения.

Хозяйственный учет – это измерение всех объектов, которые находятся в собственности компании. Собирается информация о них, фиксируется в отчете, затем анализируется. В результате руководитель получает представление о хозяйственной жизни.

Есть несколько разновидностей хозяйственного учета, которые решают разные задачи на предприятии. Помимо бухгалтерской, финансовой и управленческой отчетности, выделяют другие классификации. Виды учета различаются по таким критериям:

• цели учета;
• субъекты, учитывающиеся в отчетности;
• способы ведения учета;
• сотрудники внутри компании или партнеры извне, которым нужна информация.

В российских компаниях чаще всего используется три вида учета: оперативный, статистический и бухгалтерский.

Оперативный учет

Эта разновидность учета, известная под названием оперативно-технического, используется предприятиями в необязательном порядке. Компания может внедрить эту разновидность учета, чтобы руководителям фирм или подразделений было проще вести повседневное управление. В оперативный учет входит текущая информация о движении материальных ресурсов, об оставшемся объеме производственных запасов, о количестве произведенной, проданной продукции, ее себестоимости.

Особенность оперативного учета заключается в том, что нет регламентированных форм ведения отчетности. Поэтому руководители подразделений, владельцы предприятий могут самостоятельно определять, как сотрудники будут отчитываться и с какой частотой. Например, оперативным учетом является подсчет сделанных продаж и количества проданной продукции. В период распродаж руководителям отделов продаж (РОПам) требуются данные о работе продавцов чаще, поэтому короткие отчеты отправляются раз в час. В обычное время продавцы отчитываются о том же показателе только в конце рабочего дня.

Статистический учет

Это сбор и обобщение большого массива данных без его анализа. В рамках предприятия, даже небольшого, можно собирать такие данные:

• количество сотрудников, нанятых или уволенных за период;
• движение товаров и услуг, то есть объем производства и сбыта;
• обращение ценных бумаг;
• половозрастной состав работников.

Статистический учет ведется ради сдачи отчетности в Росстат. Поэтому формы отчетов регламентированы, равно как и частота их формирования. В некоторых отраслях Росстат может запрашивать дополнительные статистики вне графика.

Бухгалтерский учет

Центральное место в системе учета и отчетности занимает бухучет. Бухгалтерская отчетность – это информация о финансовом положении компании или частного предпринимателя. Отчетность формируется за период, который определяет налоговая служба, но большинство предприятий составляют дополнительные финансовые отчеты для личных нужд: чтобы контролировать результаты работы и получение денег.

Система отчетности регламентирована Федеральным законом. Она включает в себя две главные составляющие: бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Также в комплекте документов должны быть приложения к отчетам. Документы формируются по стандартам, которые определяет государство, отрасль, а также эксперты в области бухгалтерии.

В бухучете есть подсистема, которая называется управленческим учетом. В ней отражается всё, что связано с хозяйственной деятельностью предприятия. Задача управленческой отчетности – помочь предпринимателю грамотно управлять ресурсами и планировать хозяйственную деятельность.

На бухгалтерском учете основана еще одна разновидность отчетности – финансовый учет. Он включает информацию только о фактическом наличии денег и о получении, выплате денежных средств. Финансовый учет в большей степени ведется для партнеров и контрагентов, например, для инвесторов, кредиторов.

Налоговый учет

В отдельную категорию выделяется налоговый учет. Он используется для сбора данных, на основе которых рассчитывается объем налоговых взносов. Несмотря на то что и в бухгалтерском, и в налоговом учете основное внимание уделяется финансовым показателям, их нельзя ставить в один ряд. Налоговый учет является дополнением к бухгалтерскому, а не его заменой.

Есть несколько принципов ведения налогового учета:

• Все операции отображаются в рублях, даже если они совершались в иностранной валюте. В таком случае необходимо пересчитать расходы или приходы по текущему курсу.
• Если компания состоит из нескольких юридических лиц, то имущество каждого лица считается отдельно.
• Налоговой учет должен вестись непрерывно с момента создания компании до ее ликвидации или реорганизации.
• Хозяйственные операции учитываются последовательно.
• Все доходы должны быть признаны и записаны своевременно.

Бухгалтерский учет и его отчетность

Предприниматель в работе оперирует доходами, расходами, капиталом, себестоимостью и другими экономическими категориями. Раскрыть их содержание можно только в рамках бухгалтерского учета. Любому предпринимателю важно вести бухучет, поскольку он позволяет:

• определять, какие резервы есть у компании, сколько ресурсов осталось для поддержания жизнедеятельности предприятия;
• сокращать риски, которые могут привести к проблемам в хозяйственной деятельности.

Также ведение бухучета – это законодательно закрепленное требование для всех предпринимателей. Если бизнес существует уже некоторое время, но собственник не ведет учет, не фиксирует проведенные операции, то он привлекается к ответственности – штрафу в размере 100–3 тыс. рублей в зависимости от серьезности нарушения.

Частично бухгалтерская отчетность выполняет контролирующую функцию. Из нее информацию получают внешние контрагенты, например, партнеры, инвесторы, государство, поставщики. Однако в бухгалтерской отчетности содержатся не все данные, которые нужны контрагентам.

Задачи бухучета

Первостепенная задача бухучета заключается в сборе актуальной информации о положении компании и ее деятельности. Правильно составленная отчетность решает целый комплекс задач:

• контролирует обязательства, которые есть у компании по отношению к кредиторам и те, что есть у контрагентов по отношению к предприятию;
• определяет необходимость и целесообразность хозяйственных операций;
• контролирует, насколько точно соблюдаются законодательные нормы;
• выявляет внутренние резервы компании, которые при возникновении проблем на рынке могут обеспечить финансовую устойчивость;
• минимизирует риски, предотвращает отрицательные показатели хозяйственной деятельности предприятия.

Чтобы бухучет выполнял свои задачи, организовать его необходимо в соответствии с принципами. Вот что важно учесть:

• Каждая запись ведется в двойном размере. То есть любая операция учитывается дважды. Она отображается по дебету одного счета и по кредиту второго. Важно, чтобы сумма операции в двух записях совпадала.
• Каждое предприятие автономно. То есть фиксируется только имущество, принадлежащее компании или ее руководителю.
• Все операции подтверждаются. Если операция отражена в учете, то она должна быть зарегистрирована и подтверждена документацией на каждом этапе.
• Когда предприниматель ведет расчеты для прогноза неопределенного будущего, его суждения должны быть осторожными. Тогда в будущем не возникнут необъективные показатели, например, при составлении бюджета не случится занижение расходов или преувеличение планируемых доходов.
• Если компания хочет и дальше существовать, ей важно своевременно погашать задолженности перед партнерами.
• Операции фиксируются в учетных документах еще до того, как была сделана или получена оплата. Когда бухгалтер создает отчетные документы по периодам, он причисляет операцию к тому периоду, во время которого она была сделана.
• Документацию нужно формировать регулярно, с равной периодичностью. Отчетным периодом может быть месяц, квартал, полугодие и год. Чем чаще будут составляться балансы, тем проще прогнозировать результаты работы компании в будущих периодах.
• Данные и баланса, и отчетов являются конфиденциальными. Тем сотрудникам, которые разглашают их, положено наказание, определенное законом.

Бухгалтерские отчеты предпринимателя

Большинство организаций должны включать в бухотчетность такие документы:

• баланс;
• отчет о финансовых результатах.

Бухгалтерский баланс

Это отчет, в котором перечисляется всё, чем владеет компания. Сюда входит и имущество, и денежные средства компании, при условии, что она владела и использовала их в заданный период. Бухбаланс формируется только юридическими, а не физическими лицами.

Отчет составляется в форме таблицы. В одной половине перечисляются активы, то есть деньги и имущество компании, с помощью которых она получает прибыль. Например, оборудование, машины, товары, деньги на счетах, оплаты покупателей, которые еще не поступили.

В другой половине указываются источники, из которых компания получила активы. Пассивом могут быть уставной капитал, оплаты, которые в будущем придется отправить поставщикам, нераспределенная прибыль, еще не выплаченные зарплаты сотрудникам.

Внутри двух половин есть подразделения – статьи, каждая из которых описывает одну группу активов или пассивов. В конце указывается сумма, которая равна совокупной стоимости перечисленных в статье объектов.

Любое имущество вносится в таблицу-отчет дважды, сперва в виде активов, а потом в виде пассивов. Поэтому величины первой и второй половин всегда должны быть равны. Например, в числе активов будет склад, который компания строит сейчас. Тогда в пассивах следует указать все затраты на строительство. Или если компания по итогам периода заработала больше планируемого, то у нее появляется новый актив – чистая прибыль. В пассивах это считается долгом перед собственниками.

Баланс составляется несколько раз в год – в конце месяца, квартала или в любую дату, если это требуется для принятия управленческих решений. В конце года обязательно составляется годовой баланс, отправляемый в налоговую.

Отчет о финансовых результатах

Второй бухгалтерский отчет содержит результаты операционной работы компании. Он составляется по форме, утвержденной законом, по завершении отчетного периода, а затем отправляют в ИФНС. Цель документа заключается в подведении итогов по ключевым финансовым показателям. Необходимо показать, как были рассчитаны следующие метрики:

• валовая прибыль;
• прибыль от продаж;
• прибыль до налогообложения;
• чистая прибыль.

Если по итогам периода у компании нет прибыли, то отчет о финансовых результатах всё равно формируется, но тогда в нем отображается информация, как именно получились убытки. Чтобы вычислить итоговые величины, необходимо сложить или вычесть промежуточные. Например, для получения валовой прибыли нужно суммировать выручку и себестоимость продаж.

Кроме ключевых показателей, в отчете рассматриваются:

• себестоимость продаж;
• коммерческие расходы;
• управленческие расходы;
• проценты к получению и уплате;
• доходы или убытки от участия компании в других организациях;
• налоги на прибыль, в том числе текущий и отложенный.

Налоговая отчетность

Налоговый учет на предприятии решает несколько задач. Во-первых, он важен для налоговых служб, так как благодаря учету компания своевременно платит посильные взносы в государственную казну. Во-вторых, налоговые декларации дают представление о финансовом состоянии организации, об общей сумме уплачиваемых налогов, о величине каждого платежа, о страховых взносах.

Налоговая отчетность для индивидуальных предпринимателей

Любое предприятие обязано сдавать отчет о доходах, баланс и сопутствующие документы, поясняющие отдельные моменты. Однако у индивидуальных предпринимателей нет обязанности сдавать бухгалтерскую отчетность в таком виде. Когда физлицу требуется получить кредит, для подтверждения своей финансовой устойчивости он может предоставить другие документы.

Несмотря на освобождение индивидуального предпринимателя от сдачи бухгалтерской отчетности, он обязан сдавать налоговую отчетность. Перечень документов определяется налоговым режимом, по которому работает ИП:

• если предприниматель работает на ОСНО, то сдавать нужно декларацию 3-НДФЛ, декларацию по НДС. Для внутреннего пользования обязательно ведется КУДиР;
• если предприниматель работает на режиме УСН, то нужно подготовить одноименную декларацию. Также ведется КУДиР;
• для бизнесменов, работающих на патенте, обязательно ведение КУД;
• для тех, кто ведет предпринимательскую деятельность по ЕСХН, необходимы соответствующая декларация и ведение КУДиР.

Так как индивидуальный предприниматель не обязан вести бухгалтерский учет, то в ситуациях, когда требуется документальное подтверждение платежеспособности, можно предоставлять КУДиР – книгу учета доходов и расходов за период.

Что такое КУДиР

Это особый документ, который используется для регистрации и фиксации всех хозяйственных операций, проводимых индивидуальным предпринимателем. На основе занесенных данных позже рассчитывается налог. Книга учета ведется по регламентам, прописанным в статье Налогового кодекса. Если предприниматель сдает в налоговую книгу с ошибками или не сдает вовсе, его ожидает штраф, минимальный размер которого составляет 40 тысяч рублей.

Однако обязанности регулярно сдавать книгу в налоговую нет. Предприниматель должен вести ее и предъявлять по требованию налоговых инспекторов. Например, если при проверке у них возникли вопросы, то бизнесмен должен предоставить документ в бумажном виде. Листы КУДиР должны быть сшиты в одну книгу и пронумерованы для удобства изучения.

В учетном документе должны содержаться данные по всем операциям, проводившимся в течение годового налогового периода. Если юридическое лицо зарегистрировано менее года назад, то ведение учетного документа начинается в день регистрации и действует до истечения календарного года. Книгу можно составить:

• в бумажном виде. Дополнительно необходим титульный лист. Содержание должно быть удобным для изучения. Рекомендуется пронумеровать все страницы, где будут указаны операции, и сшить их между собой. На последнем листе нужно прописать общее количество страниц, поставить печать руководителя и подпись компании;
• в электронном виде. Книга ведется на компьютере на протяжении всего налогового срока, но в конце периода ее нужно распечатать. Распечатанные страницы также требуется сшить и пронумеровать. На последней будет содержание всей книги, там следует указать количество страниц, поставить подпись и печать.

Заполнение книги доходов и расходов

Заполнение регламентируется приказом Министерства финансов. Рекомендации по форме заполнения действуют для всех: и для индивидуальных предпринимателей, и для предприятий. Однако порядок заполнения будет различаться у ИП в зависимости от выбранной формы налогообложения. Все страницы делятся на пять разделов:

• бизнесмены с УСН «Доходы» заполняют 1, 4 и 5 разделы;
• бизнесмены с УСН «Доходы за вычетом расходов» заполняют 1 и 3 разделы. Но если на балансе числятся основные средства, то они вносятся во вторую часть книги.

Раздел №1 посвящен доходам и расходам. Туда необходимо записывать суммы, поступающие в кассу или на банковский счет при онлайн-оплате. Тогда при записи операции нужно внести номер документа, подтверждающего факт онлайн-оплаты, например, приходного кассового ордера, выписки из банка. В блок расходов необходимо включать только издержки, включенные в налоговую базу, а также выплаты самозанятым.

Раздел №2 посвящен расходам, которые понесла компания при приобретении нематериальных активов. В нем необходимо указывать даты приобретения и начала использования, предполагаемый срок пользования активом, его остаточную стоимость. Сюда же можно вписать расходы, необходимые для реконструкции, достройки купленных активов. На основе этих данных будет рассчитан налог.

Третий раздел необходим для расчета убытков, которые могут сократить налоговую базу. Эту часть документа заполняют не все индивидуальные предприниматели, а лишь те, чьи потери можно перенести на будущие периоды.

В четвертой части упоминаются расходы, которые могут уменьшить сумму налога. Например, дополнительные расходы на работников – пенсионные и страховые взносы, больничные выплаты. Если частный предприниматель, то есть владелец небольшой компании, сам уходит на больничный, то сюда же можно вписать выплаты самому себе.

В последнем разделе должна содержаться информация по сумме торгового сбора. Она вносится в книгу сразу же после уплаты той суммы, которая есть в налоговом уведомлении.

Внедрение системы учета

В некоторых компаниях складывается такая ситуация: собственник бизнеса или бухгалтер регулярно составляет отчетность, направляет ее в налоговую службу или использует для личных целей. Однако наличие бухгалтерского учета не помогает предприятию развиваться. Несмотря на то что в компании подсчитаны активы и пассивы, прибыль и убытки, руководитель не знает:

• какую маржинальность имеет продукция, сколько единиц нужно продать, чтобы достичь точки безубыточности;
• сколько единиц товара нужно продать, чтобы достигнуть целей по прибыли или другим ключевым показателям;
• какие торговые точки, менеджеры работают хуже или лучше;
• какая схема продаж выгоднее для компании;
• сколько косвенных затрат приходится на единицу продукции, если у компании несколько производств в разных регионах;
• на основе каких показателей нужно формировать бюджет.

Чтобы не только знать показатели компании, но и понимать, как они влияют на бизнес и на достижение стратегической цели, в систему учета и отчетности необходимо внедрить управленческий учет. Это система сбора данных о хозяйственной деятельности, которая направлена на облегчение принятия решения.

Основы постановки учета

Прежде чем приступить к построению системы учета, необходимо сформировать методологическую модель. Для этого нужно проанализировать, как сейчас обстоят дела на предприятии. Это позволит:

• понять, какие бизнес-процессы есть в компании и как они влияют на достижение цели;
• установить, кто вносит информацию в отчеты в системе автоматизации;
• увидеть каналы, по которым распределяется информация внутри организации;
• найти, где хранится база знаний, то есть вся информация, которая была накоплена за годы работы;
• понять, какие практики и бизнес-решения могут быть полезны для компании.

Затем необходимо построить идеальную модель, по которой должна работать компания. При построении модели нужно использовать методологию управленческого учета. Для этого потребуется:

• определить конечную цель. Она может выражаться в показателях, которые нужно получить после внедрения учета;
• выбрать виды аналитики, по которым будет удобно контролировать достижение цели;
• сформировать бизнес-процессы, которые позволят собрать всю информацию по аналитикам в одном месте.

Автоматизация учета и формирования отчетности

Чтобы облегчить ведение финансового учета и создание отчетности, можно в рамках управленческого учета внедрить специальное ПО. После постановки целей необходимо выбрать программу, в которой возможно одновременно вести операционную деятельность и формировать отчетность. Лучше, если это будет одна программа, а не несколько модулей, чтобы не пришлось дублировать информацию в разные ПО.

При выборе программного обеспечения необходимо обращать внимание на такие параметры:

• можно ли совмещать программу с имеющейся операционной системой;
• доступна ли интеграция с другими программами. Например, данные о продажах могут поступать из CRM-системы, а информация по остаткам сырья на складе, то есть активам, – из программы складского учета;
• насколько легко обучить персонал пользованию программой;
• актуальны ли технические характеристики компьютеров в компании, чтобы на них был возможен запуск программы;
• необходимо ли для использования подключение к Интернету.

Вот какие функции возьмет на себя программа:

• расчет по сложным формулам, например, налоговые отчисления, зарплаты сотрудникам, совокупные суммы активов;
• формирование сводок, выборок для управленческой аналитики;
• хранение данных за прошлые периоды в виде архивов, журналов;
• заполнение документации, например, формирование деклараций, книги о доходах и расходах.

В то же время нагрузка на сотрудника, занимающегося управленческим учетом или бухгалтерией, увеличится. Ему придется принимать решения о том, как будут отображены процессы. Также он займется проверкой, контролем и будет переносить документы в систему.

Комбинация человеческих навыков и программного обеспечения позволят достигнуть таких целей:

• быстро и грамотно заполнять документы;
• оперативно обрабатывать данные;
• визуализировать информацию в виде таблиц, диаграмм;
• создавать подборки документов или данных, например, регистры типа кассовой книги и набора расчетных ведомостей;
• ускорять обмен информацией между руководителем, бухгалтером и подразделениями;
• сокращать количество ошибок, вызванных ручными подсчетами;
• коммуницировать с госорганами через Интернет.

Проблемы системы учета в компании

Даже если ведение учета автоматизировать, у компании всё равно могут возникать проблемы с ним. Часть проблем может быть связана с автоматизацией. Например, компании не удалось подобрать программу, которая соответствовала бы целям предприятия, или ее пользование оказалось сложным для сотрудников. Кроме этого, ошибки могут быть такими:

• Сотрудники небрежно относятся к документам, например, забывают вовремя их запросить, распечатать, подшить. Если в это время в компании будет проводиться внешний аудит, то несоответствие регламентам, прописанным в законе, повлечет штраф. Чтобы избежать таких последствий, необходимо в процессе внедрения управленческого учета разработать график, по которому работники будут сдавать отчетность.
• За налоговый и бухгалтерский учет отвечает один работник, но так как формы отчетов различаются и регламентируются законодательно, то сотруднику приходится часть сведений дублировать в разных формах. Это отнимает лишнее время и приводит к ошибкам в записях. Чтобы избежать проблемы, необходимо синхронизировать процесс двух учетов, одновременно рассчитывая то, что требуется в обоих пакетах документов.

Заключение

Как только предприниматель начинает вести предпринимательскую деятельность, у него появляется необходимость в ведении учета и формировании отчетности. В первую очередь необходимо обратить внимание на бухгалтерский и налоговой учет. Они регламентированы государством, то есть в оба вида учета входит стандартизированный набор отчетов. Отчеты используются для внешних целей – информирования государства о результатах своей работы и выплаты налогов. Однако если настроить систему управленческого учета, получится на основе отчетов более эффективно управлять предприятием и быстрее развиваться. Поэтому внедрять управленческий учет и автоматизировать его рекомендуется всем предприятиям, даже на заре своего существования.