Система построения управленческого учета

Чем активнее развивается компания, тем сложнее владельцу контролировать закупки, расходы, задолженности. На помощь приходит система управленческого учета. Она поможет упростить сбор отчетности, работу с показателями и сделает руководство компанией более эффективным.

Что такое управленческий учет

Система сбора информации о работе компании и предоставление ее руководителю – это управленческий учет. Он нужен для облегчения принятия решений и контроля деятельности работников.

Управленческий учет необходим всем компаниям, как только они достигают определенных масштабов. Например, есть небольшое предприятие с одним учредителем, бухгалтером и несколькими менеджерами по продажам. Учредитель взял на себя почти все задачи, за исключением бухгалтерии и непосредственного общения с клиентами. Он сам рассчитывает себестоимость продукции и устанавливает цену на нее, сам занимается заказом товаров у поставщиков. Однако у владельца нет времени, чтобы охватить все нюансы работы компании, и часть вопросов ускользает от его внимания. Например, он заказывает товары, но не знает, сколько осталось на складе. Он не знает, какие позиции чаще всего берут клиенты, каков размер среднего чека и сколько в нем единиц продукции. В итоге заказы поставщикам формируются наугад. Однажды компания начинает терять клиентов из-за того, что нужных позиций нет в наличии и покупатели уходят из магазина недовольными.

Несмотря на это, предприятию удалось вырасти до таких масштабов:

• количество ежедневных заказов стало значительным благодаря навыкам продавцов;
• в компании появился отдел закупок, который взял на себя контроль за остатками на складе;
• в отдельных торговых точках появились свои бухгалтеры, рассчитывающие зарплаты, контролирующие кассу;
• в других регионах появились филиалы.

С увеличением масштаба собственник торговой сети не может самостоятельно контролировать все направления работы. Поэтому обязанности приходится делегировать топ-менеджерам, которые возглавляют функциональные подразделения. Каждый менеджер отчитывается о работе своей команды с помощью простых таблиц Excel. Если необходима коммуникация разных отделов, она осуществляется по электронной почте.

При такой схеме работы компания функционирует, но владелец не понимает, насколько хорошо. Данные отчетов, особенно бухгалтерского, не показывают наглядно:

• какова маржинальность продукции;
• где находится точка безубыточности, сколько единиц нужно продать, чтобы покрыть расходы;
• сколько товаров нужно продать для выполнения плана по прибыли, какие товары с точки зрения маржи выгоднее всего продавать;
• какие торговые точки работают лучше и хуже, почему магазинам не удается стать лидерами;
• какой рынок сбыта выгоднее – оптовые клиенты, розничные точки продаж, онлайн-торговля;
• достаточно ли остатков на складе, нет ли нужды корректировать политику закупки;
• каков размер косвенных затрат на единицу продукции в разных регионах;
• какие торговые точки являются убыточными, нерентабельными и требуют закрытия;
• на основе каких показателей следует планировать бюджет на будущий год.

Чтобы ответить на подобные вопросы, необходимо внедрить управленческий учет. Когда он есть в компании, все бизнес-процессы объединяются в единую систему. У них появляется общая цель: сделать работу компании прозрачной, чтобы собственник и топ-менеджеры могли расшифровать каждый показатель одним нажатием кнопки на компьютере.

Виды управленческого учета

Каждая компания имеет свои особенности, поэтому устанавливает свои методы учета. Тем не менее можно привести весь управленческий учет к нескольким видам:

• Производственный. Используется для расчета себестоимости с учетом расходов, которые предприятие несет на производство. Учет помогает владельцу компании понять, сколько ресурсов и каких было потрачено на каждый вид продукции.
• Маржинальный. Он используется, если нужно оптимизировать объем продукции, затраты на ее создание и цены. В результате получается максимизировать прибыль.
• Бюджетный. Эта разновидность учета направлена на повышение эффективности подразделений и сотрудников.
• Стратегический. С его помощью компания обеспечивается ресурсами для развития. Ее конкурентоспособность повышается.

Отличие управленческого учета от бухгалтерского

Если в компании нет управленческого учета, в ней наверняка есть бухгалтерский. Это приводит к путанице, особенно среди неопытных предпринимателей, ведь и в том, и в другом учете фиксируются данные о поступлениях и расходах денежных средств.

Бухгалтерский или финансовый учет обязателен для всех предприятий, зарегистрированных на территории России. Данные из бухучета предоставляются Федеральной налоговой службе. Но и внутри компании отчеты используются. По финансовому отчету руководитель видит объективные данные, которые помогают ему оптимизировать бюджет. Еще финансовый учет необходим для создания партнерских отношений с инвесторами.

Управленческий учет используется только внутри предприятия. Он помогает разобраться в текущем состоянии бизнеса, а затем быстро решить, что можно сделать для развития компании.

Другое отличие учетов – формат. Финансовый отчет составляется в определенном формате, который стандартизирован государством. Управленческая отчетность разнообразна. Каждая компания самостоятельно определяет, какие именно отчеты и в какой форме ей нужны. Управленческий учет может быть стандартизирован, тогда формы отчетов будут едины для всех подразделений фирмы.

К прочим отличиям можно отнести:

• частоту составления. Государство регламентировало порядок формирования бухгалтерской отчетности, поэтому периодичность одинакова год от года. Управленческая отчетность формируется с той частотой, которая нужна руководителю;
• характер данных. В финансовом отчете упоминаются все показатели в стоимостном виде, а в управленческом присутствуют и другие единицы измерения;
• детализацию. Финансовая отчетность представляет собой более краткую, а управленческая – более подробную аналитику;
• степень точности информации. Так как финансовая отчетность сдается в ФНС и регламентируется государством, неточностей в ней не должно быть. В управленческих отчетах допускаются ошибки, потому что сотрудники имеют возможность их исправить.

Какие задачи решает управленческий учет

Управленческий учет открывает для предпринимателя новые возможности. Ведь теперь владелец в любой момент может понять, в каком состоянии находится его бизнес. В зависимости от ответа он формирует управленческую стратегию.

Есть несколько конкретных задач, которые решает учет.

Расчет прибыльности

Большинство предприятий работает сразу в нескольких направлениях. Например, оказывает разные виды услуг, ориентируется на несколько рынков сбыта с разными сегментами потребителей. На каждое направление тратятся деньги и каждое приносит доход. Важно анализировать, по какому направлению самое выгодное соотношение затрат и доходов. Тогда в прибыльные сегменты бизнеса можно вложить больше, а наименее выгодные закрыть.

Планирование финансов

Предприниматель с помощью управленческого учета фиксирует расходы и доходы. Он понимает, сколько денег можно вывести, а сколько необходимо инвестировать. Даже малому бизнесу будет полезен управленческий учет, ведь в небольших компаниях часто возникает кассовый разрыв, когда денег не хватает на покрытие всех расходов, хотя формально они есть.

Контроль задолженностей

У компаний есть задолженности: покупатели должны внести плату, а сами предприятия заплатить поставщикам и кредиторам. С управленческим учетом в любое время можно проверить, сколько денег должно поступить и сколько нельзя тратить.

Объекты управленческого учета

Есть несколько позиций, которые являются объектами управленческого учета. В первую очередь это издержки или расходы, которые несет предприятие в целом или его подразделения. В отчетности все расходы детализируются, например, классифицируются по видам – фонд оплаты труда, закупка сырья, энергетические ресурсы. Такой подход позволяет увидеть, какую долю занимает та или иная группа издержек в стоимости готового продукта. Видовая классификация – не единственно доступная. Можно разделять издержки по местам их возникновения, то есть по подразделениям. Тогда в одну группу войдут, к примеру, все расходы из производственного цеха – и закупка сырья, и амортизация оборудования, и оплата труда работников.

Вторым объектом учета являются итоги финансовой деятельности. Их также можно классифицировать по подразделениям, рассчитав, сколько прибыли приносят разные команды работников. Также классификация предполагает деление финансовых результатов по направлениям деятельности: выпускаемой продукции, филиалам, рынкам.

Еще один объект учета — это ценообразование. Понимая объем расходов на создание и сбыт каждого продукта, по отчетности можно определить подходящую цену. В результате компания застрахована от слишком низкой цены, продажи по которой даже не доходят до точки безубыточности.

Бюджет фирмы тоже можно считать объектом учета. В управленческой отчетности указано, на что и в каком объеме требуются деньги. Руководитель может планировать бюджет и распределять его по отделам. Затем через отчетность он будет контролировать использование бюджета, проверяя, не выходят ли подразделения за рамки выделенных средств.

С освоением бюджета связано ведение хозяйственных операций. Понимая, какие суммы доступны сейчас и будут доступны в будущем, компания планирует работу.

Требования к информации для управленческого учета

Хоть управленческий учет и является внутренним видом учета, а его правила устанавливаются руководителем, всё же есть требования к информации, которая будет использоваться в отчетности. Требования отличаются от предъявляемых к бухгалтерскому или финансовому учету.

Во-первых, информация должна предоставляться оперативно, как только руководитель потребовал ее от подчиненных. Только если данные будут предоставляться в сжатые сроки, владелец может принимать правильные управленческие решения. Если информация будет собираться медленно, то за это время обстановка может измениться и решение руководителя окажется неэффективным.

Во-вторых, данные должны быть достаточными, то есть обладать объемом, необходимым для принятия решения. Полная информация позволит проводить исследования и аналитику. Она должна предоставляться в таком виде, чтобы ее можно было группировать, классифицировать.

Информация также должна быть полезна. С ее помощью руководитель сможет указать менеджерам на возможные проблемы для их устранения. В то же время информация должна оставаться гибкой, чтобы обеспечивать интересы всех сотрудников, если хозяйственная ситуация меняется.

Последнее требование к данным касается экономичности. При внедрении управленческого учета компания несет затраты: сперва на внедрение ERP-программы, потом на мотивацию работников. Кроме того, придется потратиться на внедрение новых отчетов. Важно, чтобы ценность от ведения учета была выше, чем расходы на его организацию.

Методы управленческого учета

В зависимости от отрасли и рода деятельности на предприятии оказываются эффективными разные методы учета. Среди предпринимателей распространено:

• Планирование. Благодаря плану можно предусмотреть возможные проблемы в будущем и избежать их. Однако планирование эффективно, только если в компании уже собраны статистические данные за несколько прошлых периодов.
• Нормирование. Это расчет норм и нормативов, которых было бы достаточно для обеспечения всех потребностей компании. В процессе работы сотрудники также могут ориентироваться на нормы.
• Лимитирование – первая ступень контроля за производственными издержками. Контроль основан на системе затрат и запасов. Предприниматель определяет лимит, то есть объем выдачи, который рассчитывается исходя из нормы расходов ресурсов на каждую единицу продукции.
• Инвентаризация. Метод используется, если нужно выявить фактическое состояние объекта. Сравнивается фактическое количество сырья, ресурсов, готовой продукции с номинальным. Выявляются расхождения, которые могут получиться либо из-за потерь, либо из-за краж.
• Обобщение и группировка. При использовании метода накапливается информация о компании, которая потом систематизируется по выбранным признакам. Когда данные сгруппированы, их проще применять для оценки работы.

Кроме того, в любой компании используются методы анализа и контроля в качестве дополнения к другим. Анализ необходим для выявления взаимосвязей между данными из подразделений, связанных с разными товарами или направлениями деятельности. Контроль является завершающим этапом учета. Он направляет работу предприятия в нужное направление, чтобы компания выполнила установленные задачи.

Как организовать управленческий учет на предприятии

Чтобы организовать и внедрить управленческий учет, необходимо действовать поэтапно. Например:

• разработать и согласовать техническое задание;
• определить стратегию предприятия;
• проанализировать текущее состояние, чтобы понять, что именно нужно изменить;
• подготовить информационную базу;
• выбрать ответственных сотрудников;
• сформировать план по управлению расходами;
• определить, по какой системе будут отслеживаться показатели;
• определить сперва примерную, а потом более подробную структуру бюджетирования;
• ввести административный учет;
• автоматизировать бизнес-процессы.

Основные принципы организации управленческого учета

Перед внедрением управленческого учета необходима подготовка. Важно удостовериться, что процесс построения системы управленческого учета соответствует нескольким принципам:

• Вид учета должен быть однозначно одобрен руководством компании и ее собственником. В идеале руководитель сам активно вовлечен в процесс формирования системы. Как минимум он стимулирует и подталкивает процесс. Например, напоминает о необходимости правильно составлять отчетность, контролирует это.
• До внедрения системы должна быть собрана команда, которая займется формированием управленческого учета. В команду могут входить как свои, так и приглашенные специалисты. Ее численность и точный состав зависит от масштабов бизнеса. Главное, чтобы основной обязанностью членов команды стало внедрение учета, а не рутинные процессы.
• Во всех подразделениях, которых коснется управленческий учет, необходимо выделить ключевого сотрудника, чтобы он отчитывался команде о том, как идет внедрение в его отделе.

Этапы построения системы управленческого учета

Построение системы управленческого учета – это сложный процесс, затрагивающий все подразделения предприятия. Поэтому удобнее проводить его поэтапно.

Анализ «как есть» и «как должно быть»

Первым шагом должно стать построение методологической модели, то есть определение текущей ситуации и идеальной, к которой надо привести компанию.

Анализ текущей работы предприятия необходим, чтобы:

• понять, какие бизнес-процессы есть в компании сейчас;
• посмотреть, кто из сотрудников вносит информацию в отчетность;
• увидеть каналы, по которым передается информация внутри компании,
• оценить используемые информационные системы;
• посмотреть, где находится база данных, которая сформировалась за время существования компании;
• найти интересные бизнес-решения, которые можно внедрить в будущую систему учета.

Затем составляется модель идеальной системы учета. Необходимо описать, как будут строиться бизнес-процессы после внедрения управленческого учета. Для этого следует:

• выбрать конечную цель, которая будет выражена в нужных показателях;
• определить виды аналитики и отчетности, по которым будет удобно отслеживать эти показатели;
• составить перечень бизнес-процессов, которые обеспечат сбор нужных данных для отслеживания показателей.

Первый шаг можно считать выполненным, если аналитик:

• правильно интерпретировал запросы тех, кто активнее всего будет пользоваться системой учета – собственника предприятия, топ-менеджеров и инвесторов. Чтобы сформировать систему, необходимо четко понимать, что ожидают увидеть пользователи;
• разобрался в тонкостях ведения бизнеса и знает полный комплекс бизнес-процессов – от получения заказа на изготовление продукции до ее доставки клиенту;
• определил все отчеты, из которых пользователи получат нужные показатели. Если потом придется внедрять другие отчеты, это потребует от компании дополнительных ресурсов. Поэтому список необходимых отчетов должен быть подготовлен до начала формирования системы;
• начертил схему формирования ответов. По схеме должно быть видно, как информация, однажды попав в систему учета, агрегируется в ней.

Выбор ПО

После проведения подготовительной работы нужно установить программное обеспечение, в котором будет вестись управленческий учет. Желательно выбрать одну программу, в которой можно будет одновременно и осуществлять операционную деятельность, и вести учет, чтобы сотрудники не дублировали одну и ту же информацию в две программы.

Внедрение нового программного обеспечения может привести к необходимости еще раз изучить бизнес-процессы, если выяснится, что часть процессов дублируется и от них нужно избавиться.

Активная фаза внедрения

Чтобы система управленческого учета заработала, необходимо добиться правильного заполнения исходных форм, когда информация попадает в систему и дальше в ней обрабатывается.

Точка входа чаще всего находится на производстве или в отделе продаж, если речь идет об отчетности по производству за одну смену или о количестве новых сделок. Иногда точка входа находится в отделе закупок, например, если в управленческий отчет включаются данные о сырье и закупках. Для команды по внедрению это значит, что нужно научить сотрудников этих отделов пользованию программой.

Во время внедрения происходит следующее:

• Пользователи программы проходят обучение, состоящее из нескольких этапов. Сперва работникам в устной форме объявляется о необходимости пользоваться новой программой. Затем для них проводится лекция с наглядными пособиями по использованию ПО. Далее полученные знания можно закрепить прохождением видеоуроков. В конце знания проверяются при помощи тестирования. Необходимо предоставить работникам вспомогательные материалы, которые они смогут использовать в качестве шпаргалок первое время после внедрения ПО.
• Разработать систему мотивации, чтобы стимулировать работников использовать новую программу. Например, придумать систему поощрений для тех, кто в течение месяца правильно использовал программу.

После внедрения необходимо оптимизировать работу. В первое время выявятся ошибки в использовании ПО. Поэтому сотрудникам должна быть доступна горячая линия, по которой они смогут задать вопросы. Постепенно количество ошибок сократится.

Формирование итоговых отчетов

Это последний и самый простой этап формирования системы управленческого учета. В компании уже есть правильно структурированные данные, так что остается только автоматизировать логику построения отчета из данных системы.

Основные ошибки при построении системы управленческого учета

Ошибки и проблемы, возникающие при внедрении системы учета, можно разделить на три группы:

• организационные, относящиеся к самому процессу внедрения;
• методические, связанные с выбранным методом учета;
• технические, возникающие в работе программного обеспечения.

Распространенной проблемой является отсутствие зафиксированных на бумаге целей и задач. Работники, вошедшие в команду внедрения, не понимают, чего ожидает от них руководитель. Чтобы решить проблему, необходимо составить четкое техническое задание, в котором будут указаны прикладные цели и задачи.

Иногда цели проекта не соответствуют техническим возможностям, которые есть у программного обеспечения. Еще на этапе выбора ПО необходимо учитывать стратегические цели предприятия.

Методической проблемой может стать автоматизация бизнес-процессов, если она начата до выбора методики учета. В таком случае непонятно, какие именно отчеты потребуются, значит, невозможно выбрать программы для автоматизации.

Часто информация, которая предоставляется руководителю, оказывается избыточной. Ему приходится самостоятельно сортировать ее и искать данные, необходимые для управления фирмой. Тогда следует пересмотреть перечень аналитик, убрать лишние. Все отчеты и показатели должны быть оценены на целесообразность. В учете нужно оставить только то, что действительно нужно для планирования работы.

К техническим ошибкам относят:

• устаревшую систему бухгалтерского учета. На ее основе делать управленческий учет бесполезно как минимум потому, что база может не соответствовать техническим требованиям ПО;
• низкая производительность выбранной системы. Такую проблему нужно решать до внедрения учета, например, снижая количество планируемых аналитик, ограничивать доступ для сотрудников.

Принципы ведения управленческого учета

После внедрения управленческого учета необходимо наладить работу коллектива так, чтобы учет приносил пользу. При этом важно соблюдать такие принципы:

• Непрерывная деятельность. В планировании не может быть последних операций или мероприятий. За ними всегда будут следовать новые, которые появятся после получения новых данных о финансовом состоянии фирмы.
• Единицы измерения должны быть унифицированы. Этот принцип применяется в отношении крупных предприятий. Там часто имеются расхождения в единицах измерений, то есть один и тот же показатель разные отделы измеряют по-разному. В итоге в отчетности дублируется информация. Чтобы избежать этого, нужно стандартизировать измерение величин, ввести единую систему показателей – затрат, доходов и т. д.
• Учетную информацию нужно использовать несколько раз. Первый раз полученная информация фиксируется в учете, потом постоянно используется в разных отчетах. Например, объем продаж можно использовать для анализа всей деятельности компании, отдельных продуктов, работы продавцов, среднего чека.
• Методы управления должны быть бюджетными, то есть направленными на регулирование, планирование и контроль работы компании.
• Данные должны поступать с одинаковой периодичностью. Чтобы этот принцип был реализован на практике, руководителю следует установить оптимальную периодичность.

Заключение

Внедрение управленческого учета – это спасение для компаний с разветвленной организационной структурой, большим количеством отчетов и показателей. Чтобы построить систему учета, необходимо сперва поставить цели и задачи, потом выбрать подходящий метод работы с данными и лишь после этого подбирать и внедрять программное обеспечение.