Система Канбан: внедрение и применение на производстве

Система Канбан появилась благодаря компании «Тойота» в 50-х годах прошлого века. Руководство поставило цель: оптимизировать бизнес-процессы так, чтобы управлять ими было проще. Чем легче управление, тем лучше результат каждого процесса.

Что такое Канбан

Канбан является системой организации работы. Каждая большая задача делится на несколько операций. Например, есть задача – обеспечить продуктовый магазин постоянным запасом продукции, чтобы избежать ситуации, когда клиент хочет купить товар, а его нет в наличии.

Эту задачу можно разделить на такие этапы:

• продукты находятся на складе, но когда это требуется, их перемещают в торговый зал на полки;
• склад пустеет;
• менеджер отдела закупок видит, что в складском помещении убывает товар, и оформляет заявку поставщикам;
• клиенты приходят в магазин, видят наличие товаров на полках и покупают их.

Таким образом, обеспечение запасами происходит в круговой последовательности: клиенты покупают, сотрудники заказывают товары. Процессом легко управлять, поскольку работники наглядно видят, что товар заканчивается.

Применение системы

Подобный подход можно использовать не только в управлении запасами, но и в любых других бизнес-процессах: в разработке программного обеспечения, в создании продукта или в общении с клиентами. Главное, чтобы процесс можно было разделить на части и наблюдать за ним. Вот как выглядит применение системы:

• промышленное предприятие перемещает товары из точки А в точку Б. Путь разделен на несколько участков. У каждого есть план по производству. Если на одном участке план не выполняется, это создает проблемы следующим по принципу домино. Значит, в точку Б продукция придет с опозданием. Благодаря методу Канбан каждый участок заказывает нужное количество деталей – столько, сколько может дать предыдущий участок;
• при разработке ПО работа осуществляется аналогично производству, однако вместо деталей и участков есть программное обеспечение, а сотрудниками являются не инженеры, а программисты. Между работниками принято разделение труда. Есть специалист, создающий макет будущего ПО, есть разработчик и тестировщик. Если макет не будет создан вовремя, программист не сможет написать программу, а тестировщику нечего будет проверять.

Личное планирование

Систему можно адаптировать даже для личного планирования. Руководитель распределяет задачи таким образом, чтобы успеть выполнить их в срок. Главными инструментами Канбан будут детализация цели и иллюстративность. Система предполагает использование доски, на которую записываются задачи и делятся на три группы: ежедневные, еженедельные, ежемесячные.

Для удобства планирования времени используется визуализация. На задачи прикрепляются стикеры, дела объединяются в списки, этапы работы маркируются разными цветами. Благодаря этому можно видеть, на какой стадии находится проект.

Преимущества и недостатки системы

У системы есть достоинства, благодаря которым команде удается повысить продуктивность работы:

• гибкое планирование рабочего процесса. Команда может в любой момент изменить приоритеты, если появятся новые обстоятельства;
• построение рабочего процесса предполагает обсуждение деталей с сотрудниками. Подчиненные, вовлеченные в процесс, ощущают свою важность для компании и благодаря этому более мотивированы на результат;
• так как инструменты Канбан не позволяют перегрузить работников задачами, в случае возникновения проблемы можно легко найти ее источник;
• если использование системы Канбан связано с деталями, сырьем, готовыми товарами, то компания может сэкономить складское пространство. Так как поток товаров и полуфабрикатов сбалансирован, склады не пустуют и не переполняются;
• рабочие процессы становятся более прозрачными.

Однако система Канбан при личном или командном планировании эффективна только тогда, когда коллектив небольшой. Чем больше человек в компании или подразделении, тем сложнее руководителю равноценно вовлечь всех в процесс. Вот еще несколько недостатков системы:

• чтобы перевести команду на систему, потребуется время, потому что сотрудникам нужно объяснить ее суть, научить пользоваться инструментами и перестроить некоторые бизнес-процессы;
• система не подходит для долгосрочного планирования. С ее помощью можно выполнять только текущие задачи;
• если несколько задач не будут выполнены, то замедлится весь процесс.

Виды Канбан

Есть два вида системы. Тарный Канбан используется на производстве или на складах. Детали распределяются по нескольким емкостям в соответствии с этапом, на котором они потребуются. На каждую тару крепится бирка с информацией: названием деталей, номером, количеством. Затем сотрудники работают с емкостями. Например, так выглядит система заказов товаров или полуфабрикатов на производстве:

1. В первой таре постепенно сокращается количеств деталей.
2. Сотрудник убирает короб, чтобы пустая тара не мешала работе. Он работает с деталями, которые лежат в другой аналогичной таре.
3. В отдельную емкость складируются детали на новые заказы.
4. Транспортировщик забирает пустую тару, отмеченную биркой с названием отдела, откуда ее забрали.
5. Заказанные материалы отправляются в следующий отдел производства.

Таким образом, каждая тара проходит цикл от одного отдела в другой и вновь возвращается в первое подразделение.

Карточный Канбан – вторая разновидность системы. Чтобы сортировать детали или полуфабрикаты, используются карточки разных цветов и с разными надписями. На бирках указывается адрес отправителя, название детали, идентификационный номер, количество и адрес получателя, которому этот короб с деталями должны доставить.

Чтобы облегчить сортировку посылок, можно крепить к ним бирки разных цветов. Например, синяя бирка будет обозначать производственный отдел – посылка либо отправлялась оттуда, либо должна быть доставлена туда. Благодаря цвету сотрудники смогут отследить путь детали.

Принципы системы Канбан

Система основана на трех принципах:

• процесс работы нужно визуализировать. Например, можно использовать плакат или виртуальный графический отчет со списком задач. Каждая задача будет промаркирована стикерами «Запланировано», «Выполняется», «Выполнено»;
• процесс нужно дробить на мелкие задачи. Чем четче сотрудники понимают цели компании, тем проще ее достигнуть;
• работники должны фокусироваться на задачах, которые еще не выполнены. Руководитель контролирует выполнение. Если оно затягивается, то к работе привлекаются дополнительные люди.

Инструменты Канбан

Чтобы работа отдела или компании соответствовала принципам системы Канбан, необходимо внедрять инструменты. Например, Statik или Systems Thinking Approach to Introducing Kanban. Это воркшоп, с помощью которого можно визуализировать текущие процессы. В нем сотрудник может разбить процесс на этапы.

Также потребуется накопительная программа CFD для определения узких или проблемных мест в процессе. В программе строится график работы, на нем отмечаются участки, где наблюдаются простои – этапы, которые выполняются медленнее, чем планировалось. Так как система Канбан предполагает цикличность, то из-за простоев команда не может перейти к выполнению следующего этапа.

Лимит WIP (Work in Progress) помогает команде здраво оценивать свои силы. Руководитель добавляет задачи в список, чтобы подчиненные их выполнили. Если не контролировать количество задач, то ресурсов может не хватить. Это приведет к простою и срыву сроков работы. Но благодаря лимиту WIP в список дел получится добавить ограниченное количество задач. Как только лимит будет достигнут, добавить новые задачи станет невозможно.

Для работы могут потребоваться такие приложения:

• Trello – сервис для планирования работы. Пользователь создает в программе проекты, к каждому прикрепляет карточки, добавляет пометки, сроки, комментарии;
• Kanbantool – виртуальная доска для Канбан, где руководитель сможет размещать карточки с заданиями;
• LeanKit Kanban – сервис для автоматизации отчетов. В приложении есть встроенная аналитика, шаблоны для работы с отчетностью.

Как внедрить Канбан на предприятии

Чтобы компания работала по системе Канбан, необходимо переводить на нее постепенно. Не стоит внедрять сразу все инструменты, потому что резкая смена рабочего процесса может демотивировать сотрудников. Внедрять систему лучше в таком порядке:

1. Визуализировать рабочие процессы.
2. Ограничить число задач, которые одновременно берут в работу сотрудники.
3. Управлять потоком задач, назначая ответственных за каждую.
4. Рассказать работникам новые правила.
5. Проанализировать рабочий процесс после введения новшеств.
6. Продолжать внедрять новые инструменты.

Для начала необходимо визуализировать работу, то есть прописать список задач на стикерах и закрепить их на доске. Затем стикеры группируются в зависимости от стадии выполнения. Формируются группы из задач, работу по которым еще только предстоит начать, которые уже в процессе выполнения и которые завершены. Важно использовать именно стикеры, чтобы по мере продвижения можно было переносить их из одной категории в другую.

Затем нужно ограничить число задач, которые выполняются одновременно. Чем больше процессов, тем сложнее сотрудникам следить за ними и выполнять работу качественно. Количество задач, которое можно делать одновременно без потери качества, следует определять вместе с исполнителями.

Руководитель должен управлять задачами. Необходимо следить за статусом каждой. Если руководитель видит, что один из этапов работы застопорился или работник не справляется, можно привлечь других сотрудников.

Когда система будет внедрена, необходимо получать от сотрудников обратную связь. Нужно, минимум, раз в неделю устраивать собрания, на которых отмечать успехи членов команды и уточнять, какие сложности у них есть.

Ошибки в применении системы

При внедрении методов Канбан есть вероятность допущения таких ошибок:

• не объяснить работникам суть изменений. Тогда сотрудники не поймут смысла в карточках, и система не сработает;
• не устанавливать лимит на задачи, желая повысить продуктивность компании. Если работники будут перерабатывать, их эффективность в долгосрочной перспективе упадет;
• забывать менять статус у задач. В этом случае подчиненные теряются и не понимают, что именно им делать.

Система Канбан – это набор инструментов, которые делают рабочий процесс проще и понятнее. На первый взгляд кажется, что при использовании этой системы рабочие процессы замедляются. На деле все происходит наоборот: за счет того, что процессы стали прозрачными, а порядок выполнения действий четко регламентируется, сотрудники начинают работать быстрее.