Система канбан: практическое применение

Система канбан создана для оптимизации производственного процесса, помогает сэкономить время и ресурсы. Бережливость – главный принцип, которого придерживается менеджмент, используя эту философию. Адаптированная система приносит видимый результат в IT, логистике, продажах и даже при личном планировании. Рассмотрим подробнее принципы работы метода и его варианты применения на практике.

Как зародилась система канбан 

Впервые эта производственная система была использована на заводе Toyota в Японии. Менеджер компании, инженер Тайити Оно обратил внимание на то, как в продуктовом магазине пополняются запасы товара. Закупки впрок не происходило, заказы формировались на основе потребительского спроса. Сколько единиц было куплено, столько же и заказывали у поставщиков. 

Сейчас этот процесс кажется очевидным, но система заработала на практике в производстве впервые только в 1959 году. Перед внедрением интересы поставщиков ставились на первое место, работали по графику.

Буквальный перевод слова канбан с японского – «карточка внимания». Методика основана на применении стикеров, разноцветных карточек, каждая из которых кочует по производственным процессам и передает информацию. 

Общие задачи – визуализировать процесс, ликвидировать лишние операции, отследить появление брака на ранних стадиях, наладить производство «точно в срок». То есть по требованию, не создавая лишних запасов с экономией мощностей и ресурсов.

Задачи, основной метод и принципы работы системы канбан

Задача системы организовать процесс производства или управления так, чтобы любой труд не был напрасным. Карточные сигналы позволяют менеджеру увидеть весь процесс целиком, стадии выполнения каждого действия, перебои с поставками. Система визуализирует производственные операции, с ее помощью координируется их последовательность, исключаются потери при создании продукта.

Вытягивающий метод на производстве основывается на том, что каждый этап процесса требует от предыдущего только то, что ему необходимо. То есть запрос идет после анализа текущих продаж, далее поступает команда в производство с запросом на необходимые единицы. После задачи расставляются для каждого отдела, и в конечном итоге для поставщиков, от которых нужно определенное количество материалов с учетом возможного брака. 

На примере завода Toyota: темп работы всех конвейеров задает главный сборочный цех, который, в свою очередь, получает информацию от отдела продаж. Есть возможность стабилизировать количество продукции, опираясь на скорость реализации изделий. 

Основные принципы концепции:

  • проводить оценку каждого действия;
  • готовность к постоянным изменениям, движению вперед;
  • учитывать роль каждого элемента в системе, понимать его важность;
  • поощрение сотрудников, на которых равняются другие (считается большим подспорьем при работе с коллективом).

Постоянных установок концепция не содержит, эти принципы направляют действия руководителя.

Зачем нужны карточки kanban

Фактически карточки используются как способ информирования в производственном процессе. На практике они выглядят сейчас как наклейки со штрихкодами, электронные отметки в таблице или цветные стикеры. Разновидности:

  • для производства есть две разновидности. В первых содержится информация о числе деталей, необходимых для следующей ступени. Карточка передается с высшей ступени на низшую, сообщение обрабатывается, дальше отправляются новые карточки с информацией для следующих ступеней, где указано что необходимо от конкретной структуры. Во вторых, указан общий объем производства, информация от низшей ступени к высшей о количестве полученных деталей/продукта;
  • для управления, HR, IT и пр. Карточка служит маркером, цвет стикера относится к определенной задаче, которая передается по всем этапам и должна дойти до логического завершения. Отслеживание помогает выявить моменты, где задача или процесс тормозит, почему так происходит и что нужно для того, чтобы завершить начатое. 

Их задача – проинформировать каждого сотрудника организации о цикле задачи, визуально продемонстрировать желаемый результат и путь выполнения. Система позволяет постоянно совершенствовать бизнес-процесс, своевременно выявлять проблемы. В производственном процессе: экономить ресурсы, отбирать бракованные детали сразу после того, как они появились, не передавая на следующий цикл, контролировать поставки и издержки. 

Что такое доска kanban

Еще один инструмент системы. Помогает визуализировать процесс от самого начала до конца. Доступ к доске должен быть у всей команды, каждый этап разобран и понятен. Используют виртуальные или реальные варианты, в зависимости от специфики бизнес-процесса. 

Фактически белое поле доски разделяется на несколько частей, символизирующих этапы создания продукта. 

Максимально простой вариант на примере личных дел. Доска делится на три части: «надо сделать», «в процессе», «готово». Новые задачи помещаются в первый сектор, после переходят во второй и по завершении в третий. Поэтапно можно работать над определенным запросом или над несколькими, помещая в первый сектор задачи, выполнение которые необходимо для достижения финального результата. По мере перемещения стикеров в поле «готово» станет наглядно видно какие остаются «в процессе» или на начальном этапе. Становится понятно какие задачи не дают получить результат и почему не получается завершить дело. 

Кажется, что система максимально простая, но на деле она дисциплинирует штат, выявляет проблемы и ведет компанию к развитию. 

Условия для реализации системы канбан

Метод организации бизнес-процессов применим как на глобальном уровне, так и на каждом этапе отдельно. Используется:

  • в производстве. В крупных корпорациях вместо карточек используют штрих-коды, которые содержат всю необходимую для следующего этапа производства информацию; 
  • в управленческом менеджменте. При расстановке задач и выявлении трудностей при их исполнении. Цель: ускорить и оптимизировать бизнес-процесс;
  • в кадровой сфере. Для понимания общей картины функциональности штата, выявления «мертвых» должностей, работы по распределению кадров и равномерности нагрузки;
  • в IT. Здесь канбан реализуется максимально успешно, есть возможность быстро убрать лишние действия, прийти к нужному результату в максимально короткий срок. Помогает визуализировать возможные варианты исполнения, попробовать и выявить лучшие;
  • в строительстве. Дает результат в коммуникациях между подразделениями, помогает наладить процесс (ускориться где нужно, или притормозить, снизив нагрузку на звено в цепи). Идет непрерывный обмен информацией, руководители видят общую картину;
  • в личных целях. Система используется для реализации конкретных целей, помогает дисциплинировать себя и действовать.

Эффективность не зависит от количества участвующих, этапы формируются самостоятельно руководителем. Главная задача: объяснить суть процесса всем участникам, чтобы они могли корректировать свои действия в соответствие с общей целью. Доску канбан можно заводить отдельно для каждого отдела и даже для каждого сотрудника.

Варианты масштабирования:

  • в ширину. Объединить несколько направлений (например, планирование и реализацию), чтобы понять, как они взаимодействуют между собой. В частности, в чем проблема реализации, если запланированное количество продукции мало уменьшается. Или наоборот, объяснить нехватку продукции при активной реализации;
  • в высоту. Используют канбан на всех этапах: глобальном, в разработке продукта, командном и личном;
  • в глубину. Одна задача может содержать множество составляющих. Логично разбить не на несколько подзадач и реализовывать их под контролем с помощью системы канбан.

Практическое применение 

Чтобы бизнес-процесс получил толчок и улучшение, требуется правильно выполнить практические шаги по методу канбан. Разные источники делят их на количество от четырех до семи, возьмем оптимальные шесть шагов для реализации системы:

  1. Наглядная визуализация. Чтобы понять как должен выглядеть конечный результат можно использовать любые этапы, на усмотрение руководителя. Не существует инструкции по построению доски канбан. Результат должен содержать примерные элементы системы (поставки, этапы производства, конечная цель и т. п.), чтобы было понятно, из чего состоит процесс.
  2. Отслеживание незавершенных действий. WIP-лимиты структурируют работу, новый этап не начинается, пока не завершился предыдущий. В некоторых вопросах возможна установка ограничений на количество незавершенных задач. Их должно оставаться минимум или не быть вообще, чтобы системы приносила экономическую выгоду.
  3. Управление потоком. Необходимо отслеживать места, где происходит скопление задач, выявлять необходимость перераспределения ресурсов, выявлять заблокированные этапы (которые не зависят от внутренних процессов, контролируются внешними факторами).
  4. Определение правил. Система канбан включает критерии, которым должен соответствовать каждый этап. По мере готовности задача переходит на следующий, незавершенные варианты не принимаются.
  5. Каденции. Это контрольные проверки, совещания. На них поступает обратная связь от каждого элемента на каждом этапе. Важно правильно определить их количество, не спешить с выводами и получать ревью своевременно. Есть несколько вариантов получения информации, систему организация выбирает для себя самостоятельно.
  6. Открытость к экспериментам. Система канбан гибкая, конкретных действий для бизнесмена тут не предусмотрено. Владелец сам наблюдает, выдвигает предположения, меняет стратегию, дорабатывает процессы на основе полученных данных.

Плюсы и минусы системы канбан

Достоинства концепции:

  • гибкость. Управляет системой менеджер, сотрудники работают над текущей задачей в рамках обязанностей;
  • вовлеченность. Каждым этапом занимается часть команды, никто не остается без дела. Это касается и ресурсов;
  • сокращается продолжительность бизнес-процесса или цикла на производстве. Устраняются тормозящие элементы за счет понимания стратегии всеми сотрудниками;
  • быстрое нахождение проблемных мест;
  • наглядность. Любой сотрудник имеет доступ к системе.

Недостатки:

  • не подходит для бизнес-планирования, работает с тем, что есть, на основании спроса;
  • требуется высокая сознательность сотрудников, понимание работы смежных подразделений.

Стратегия внедрения

Чтобы реализовать систему kanban в рамках организации, нужно пройти шесть основных этапов:

  1. Обеспечить начало процесса N после получения поставок. Поставщиков перевести на режим работы в зависимости от спроса.
  2. Старт работ на этапе N1 начинается после передачи завершенных задач с этапа N.
  3. Отслеживание ошибок и дефектов в моменте их появления, перемещать только качественную продукцию.
  4. Выявлять застои и переизбыток задач, вовремя перераспределять ресурсы.
  5. Каждая деталь процесса должна иметь свой стикер, не оставлять без внимания мелкие задачи.
  6. Оптимизировать, объединять задачи, снижать время на выполнение/производство.

Система канбан универсальна, подходит для любых сфер деятельности, не умеет строгих критериев и проста в исполнении. Применяется с учетом интересов конкретной организации, под определенные задачи и требования. Обладает полной прозрачностью, позволяет наблюдать бизнес-процесс всем его участникам, вовремя реагировать на проблемы, устранять их и улучшать эффективность.

✓ Номер введен верно