Система Кайдзен – надежная опора для успешного бизнеса

В современном бизнесе главной проблемой считается высокая конкуренция. Стараясь выжить, компании вынуждены внедрять новые технологии, проводить оптимизацию производства. Это недешево и не всегда дает нужный результат. Альтернативой дорогостоящим изменениям служит система Кайдзен. 

Что такое система Кайдзен

Система, направленная на постоянное усовершенствование производственных процессов, улучшение методов руководства. 

Система состоит из двух частей. Технологическая – поиск и устранение потерь на производстве. Человеческая – вовлечение всех сотрудников в процесс непрерывного совершенствования. Идеи улучшения идут не сверху, от начальства, а снизу, от работников.

Немного истории

Зародилось данное учение в Японии. После поражения во Второй Мировой войне в стране остро встал вопрос восстановления экономики. Тогда Масааки Имаи и разработал систему Кайдзен. В 80–90-х годах прошлого столетия в Англии вышли в свет две книги Имаи. Благодаря им мир познакомился с данной концепцией и стал успешно ее применять. 

Эффективность метода доказана временем. Корпорация Toyota применяет Кайдзен более 70-ти лет. Система помогает процветать таким крупным японским компаниям, как Canon, Nissan, Honda. Еще один пример – германская фирма Siemens. Она использует лозунг «Кто не хочет становиться лучше, тот перестает быть хорошим».

Оценили японскую систему ведения бизнеса и в России. «Лукойл», «Балтика», «КАМАЗ», «Росатомстрой» – это неполный перечень предприятий, практикующих Кайдзен.

Главные принципы системы

• Seiri – аккуратность. На этом этапе надо выявить помехи на пути к более эффективной работе. Даже те, которые кажутся незначительными. Еще один важный момент – рациональное распределение обязанностей. Это первый шаг к серьезным переменам.
• Seiton – порядок. Чтобы оптимизировать рабочий процесс, необходимо вести дневник. Следует учитывать все вопросы, касающиеся работы производства: список выполненных и нерешенных задач, время их выполнения. При анализе записей станет ясно, где теряется время, как изыскать дополнительные временные ресурсы. 

Мелочей нет. Даже последовательность расположения инструментов на рабочем месте помогает в повышении скорости работы. Немаловажно отследить и скорректировать привычки рабочих.

Пример. В одной российской компании, внедрившей систему Кайдзен, стали бороться с курением в рабочее время. Выразилось это в том, что рабочим разрешили курить строго по одному. У многих пропал интерес к курению, а некоторые отказались от пагубной привычки.

• Seiso – чистота. Расстановка приоритетов. В утренние часы отмечается самая высокая работоспособность. Поэтому целесообразно наиболее сложные вопросы решать в начале дня.

Порядок на рабочем месте – залог успешной работы, экономия времени. В конце рабочего дня надо подвести итог сделанному и составить план работы на следующий день.

Закрыв дверь, необходимо забыть о работе, переключиться на что-то другое. Мозг должен отдыхать, иначе его продуктивность снижается.

• Seiketsu – стандартизация. Является основой стабильной работы. Необходима для закрепления успехов, служит отправной точкой для дальнейших улучшений. 

Стандарты постоянно находятся в процессе совершенствования. Их важно строго соблюдать. Благодаря им достигается высочайшее качество товара.

• Shitsuke – дисциплинированность. Без дисциплины добиться успеха невозможно. Мало претворить в жизнь новый план, важно не прекращать самосовершенствования, четко соблюдать предписанные правила. 

Не получится сделать выдох и сказать: «Ура, мы это сделали». Процесс совершенствования ежедневный. Отсрочек и перерывов быть не может, так как это означает откат на начальный уровень.

Технология и особенности системы

• Определение проблем. Руководство жалобы работников расценивает как подарок. «Проблема – ключ к скрытому сокровищу», – гласит японская пословица. Без проблем совершенствование невозможно, их замалчивание недопустимо. Открытое обсуждение проблем – эффективный путь их решения.
• Анализ расходов. Убрать ненужные движения, например, лишние перемещения в поисках материала.

Дефекты важно предотвращать в самом начале. В противном случае на их устранение уйдет много средств и сил.

Не допускать производства излишков продукции. Хранение ее на складе – дополнительный расход. 

Пример. Участок комплектации заказов. На ближайшей полке лежит товар, который заказывают редко. Товар, который заказывают часто, находится на дальней полке. Рабочий тратит много времени и сил, чтобы принести товар с дальней полки. Вывод: востребованный товар надо расположить близко. Выйти с таким предложением должен рабочий, так как менеджер может этого не знать.

• Мнение сотрудников. Коллектив должен быть заинтересован в улучшении производства. Это возможно при наличии мотивации. Руководителям необходимо прислушиваться к предложениям работников, учитывать их мнение, поощрять морально и материально.

Все сотрудники должны владеть полной информацией о предприятии, обучиться нескольким специальностям, иметь широкий круг навыков и умений. Важны хорошие взаимоотношения в коллективе.

• Устранение недостатков. В борьбе с проблемами необходимо соблюдать 3 правила:

– если сломанная вещь не важна – надо ее выбросить;

– если сломанная вещь нужна – надо ее отремонтировать;

– если не работает на полную мощность – надо усовершенствовать.

• Экономия. Плох тот руководитель, который считает, что экономить нужно на заработной плате. Выгоднее экономить, заменяя старое оборудование на новое. Или усовершенствуя старое.
• Сосредоточенность на клиентах. Мнение клиентов – главный показатель качества и востребованности продукции, ее цены. Ориентация производства на потребности клиента, удовлетворение нужд заказчиков прямо пропорциональны увеличению прибыли.
• Создание рабочих групп. Это возможность сотрудникам почувствовать свою значимость, способ мотивации самосовершенствоваться. Каждый должен уметь определяться с вопросами, за которые несет ответственность.
• Выводы делаются на основе фактов. Если рассматривать каждое улучшение отдельно, результат может показаться незначительным. Но совокупность «незначительных» ведет к отличным результатам.

Система Кайдзен – основа бережливого производства

Цель Кайдзен – производство без потерь. Чтобы достичь успеха, нужно придерживаться определенных правил.

• Развитие и совершенствование производства должно стать привычным состоянием.
• Уважение со стороны руководства к сотрудникам и клиентам.
• У компании не должно быть зависимости от количества заказов. Сокращение простоев помогает снизить цену на продукцию.
• Исправление погрешностей на начальных этапах.
• Излишки продукции приводят к ненужным растратам. К такому результату приводят и задержки поставщиками комплектующих частей. Справиться с подобными проблемами поможет система Канбан.

Гемба Кайдзен: понятие и правила

Гемба – реальное место, где непосредственно происходит производственный процесс. Это может быть стройплощадка, магазин, заводской цех, банк, туристическое агентство. Служит одним из инструментов бережливого производства, способствует улучшению рабочих мест.

Правила работы с гембой

• Проблемы необходимо решать непосредственно на рабочем месте. Это помогает получить правильную информацию и принять нужное решение.
• Определить, в чем суть проблемы.
• Найти временное решение, если не получается решить проблему полностью.
• Установить первопричину проблемы.
• Зафиксировать на бумаге суть проблемы и метод ее решения. Это поможет избежать подобных ситуаций в дальнейшем.

Кайдзен и менеджмент 

Кайдзен ориентирован на людей. Менеджер – ключевая фигура. Чтобы метод работал, менеджер должен принимать живое участие в процессе. Без этого изменения невозможны. 

Без поддержки снизу изменения работать не будут. Поэтому менеджер должен уметь договариваться с людьми, поскольку по приказу человек измениться не может.

Внедрение Кайдзен на производстве 

Внедрение системы – дело долгое, но есть возможность ускорить процесс с помощью семинара Кайдзен-блиц. За две недели коллектив научится применять принципы метода на производстве. 

Внедрение происходит в три этапа.

1. Предварительная подготовка. Изучение производства, поиск проблем, подбор команды, разработка плана.
2. Основной этап. Распределение обязанностей между сотрудниками, предложение и обсуждение идей, внедрение их в производство.
3. Подготовка презентации. 

Кайдзен в торговле 

В торговле концентрация на покупателе. Приоритетной задачей является удовлетворение потребностей дилеров и клиентов. От степени их удовлетворенности зависит процветание предприятия. Оптимизацией процесса продаж является новый порядок планирования – индивидуальный подход к каждой заявке.

Интересно. Согласно японской философии, перевыполнение плана продаж является отклонением, требует серьезного рассмотрения. Возможно, это произошло по причине каких-либо неприятностей у конкурентов. Тогда менеджеру по продажам материальное поощрение не положено. 

Сравнение классической системы управления и системы Кайдзен

Характеристика	Классическое управление	Система Кайдзен
Цель	Борьба с конкурентами	Привлечение клиентов
Ориентация	На продукцию	На результат
Проблемы	Поиск виноватого	Поиск первопричины
Изготовление товара	По плану	По востребованности
Изменения	Редко	Часто
Руководство	Начальство	Тренер
Решение проблем	По факту	Профилактика
Производство и реализация	Связи нет	Тесная взаимосвязь
Работники	Статья расхода	Актив компании
Рабочее место	Источник проблем	Источник улучшений
Регламенты	Не меняются	Меняются
Обучение коллектива	Обучают не всех	Обучают всех
Методы работы	Рутинные	Регулярные улучшения
Анализ работы	Слабые стороны	Лучшие качества
Менеджмент	Узкая специализация	Взаимозаменяемость
Место решения проблем	Совещания	Рабочие места
Доступ к информации	Избранные	Каждый

Применение системы в других областях 

В медицине помогает настроить работу лечебного учреждения на результат, повысить качество оказываемых услуг.

Успешно используется в индустрии разработок программного обеспечения.

В офисах способствует правильному хранению документов, соблюдению порядка в шкафах с канцелярскими принадлежностями.

Не только бизнес, но и вся жизнь человека должна постоянно улучшаться. Применяя систему, можно без стресса избавиться от вредных привычек. Или приучить себя к полезным. Называется эта методика «принцип одной минуты».

Мнение психологов о системе

Психологи считают, что люди боятся существенных перемен, относятся к ним с недоверием. Система Кайдзен предлагает движение к успеху небольшими шагами. Это вселяет в человека уверенность в своих силах, не вызывает негативных переживаний, подталкивает к креативному мышлению.

Перспективы системы Кайдзен

Жизнь постоянно меняется. Старые идеи и технологии уходят в прошлое, на их место приходят современные решения. Концепция Кайдзен, несмотря на солидный возраст, востребована по всему миру. И это объяснимо.

Система, направленная на улучшение, не может сама не улучшаться. Ее преимущество – в гибкости. Изучив главные принципы и постулаты, можно легко пользоваться ею в любых отраслях.

Внедрение инноваций позволяет сделать качественный скачок в развитии бизнеса. Кайдзен подходит для медленного, но неуклонного вывода компании на лидирующие позиции. Что выбрать – каждый решает сам.

Наиболее оптимальный вариант – соединение инноваций и японской системы. Такой союз поможет добиться максимальных успехов, вывести бизнес на новый уровень.

Кайдзен – не просто метод ведения бизнеса. Это философия, позволяющая получить материальные блага, и при этом не уронить чувство собственного достоинства. 

Имаи писал: «Кайдзен – концепция для честных и порядочных людей, желающих добиться положительного результата на основе партнерства и доверия». Остальных он просил не беспокоиться.