Рассчитываем план продаж на месяц

Значимость планирования для бизнеса нельзя недооценивать. Если в компании не составляют план продаж на месяц, вряд ли ей удастся увеличить оборот и размер прибыли. Документ не только отображает, сколько денег владелец бизнеса хочет заработать. Он помогает понять, насколько успешно развивается дело и есть ли ресурсы для роста, эффективно ли работает реклама и окупаются ли потраченные на нее средства, трудятся ли менеджеры в полную силу. При составлении плана продаж важна точность и правильность расчетов.

План продаж на месяц: особенности документа

Простыми словами это стратегический документ, содержащий финансовые цели компании на определенный период (месяц). В плане продаж на месяц детально расписаны способы и инструменты достижения целей, приведены наглядные графики. Документ определяет локальные задачи, например реализовать 10 тысяч единиц товара в течение месяца. Так как план составляется на краткий промежуток времени, он по большей части предназначен для менеджеров и направлен на повышение их производительности.

Следует понимать различие между планом продаж и прогнозом. В отличие от прогнозирования планирование предполагает формирование четких целей. Фундаментом плана продаж являются результаты предварительного анализа бизнеса.

Рекомендуется составлять сразу три типа плана продаж:

с максимальными показателями. Оптимистичный сценарий, отображает перспективы для компании, если менеджеры будут выкладываться на полную. Сотрудники должны понимать, что выполнение плана-максимума положительно отобразится на их доходах;
с минимальными показателями. Отображает реалистичные цифры, которые будут достигнуты со 100%-й уверенностью. При составлении документа опираются на точку безубыточности;
со средними показателями. Содержит усредненные значения продуктивности.

Достижение минимальных показателей помогает компании выживать в условиях конкуренции на рынке. А выполнение максимальных показателей способствует развитию бизнеса.

Когда речь идет о сложных сделках, все этапы разбивают на более мелкие, измеряющиеся в конкретных действиях (звонках, переговорах, презентации товаров и т. д.). Менеджерам значительно легче работать с планом, разделы которого разбиты на подразделы и содержат максимально подробный перечень действий. В ином случае им придется тратить время на декомпозицию, расписывание шагов по разным направлениям.

Зачем бизнесу нужен план продаж

Компании, руководители которых пренебрегают составлением планов продаж, обычно не выживают в борьбе с конкурентами или перестают развиваться. Рост в них возможен благодаря эпизодическим удачам. Только формулируя четкие задачи для подчиненных и анализируя бизнес-процессы, можно избежать финансовых потерь и риска банкротства.

Планирование помогает решить ряд задач:

развитие и масштабирование компании. Отсутствие амбиций у предпринимателя приводит к постепенному ухудшению дел или простаиванию на одном месте. Конкуренты обгоняют и отбирают ранее завоеванные позиции на рынке. Исправить ситуацию поможет постановка планов и стремление реализовать их;
организация труда. Если сотрудники знают, каких целей они должны достичь и какие функции за ними закреплены, компания функционирует как налаженный механизм. Менеджеры понимают, что их ждет в случае выполнения или невыполнения плана продаж. Активных работников следует поощрять премиями и бонусами;
мотивация персонала. Если подчиненные работают вполсилы и не стремятся достигать высоких результатов, владельцу бизнеса следует вместо фиксированной заработной платы начислять им минимальную ставку с премией за выполнение плановых показателей. У сотрудников появится мотивация работать лучше, что положительно отразится на прибыльности бизнеса;
оценка эффективности персонала. Анализируя итоги работы менеджеров за месяц и процент выполнение плана, руководство сможет оценить КПД отдельных сотрудников и принять управленческое решение относительно них;
определение динамики спроса. Предприниматель поймет, какие товарные позиции стоит вводить в ассортимент, а какие – убрать. Кроме того, он наглядно увидит, какие маркетинговые кампании или конкретные действия принесли максимальную пользу;
прогнозирование объема реализации товаров. Это возможно при условии, что при составлении плана не завышали показатели и правильно распределили трудовые ресурсы. Планирование помогает анализировать и сопоставлять накопленную информацию, делать логические выводы, предвидеть убытки и своевременно принимать корректирующие действия.

Если предприниматель не составляет план продаж, деятельность компании сводится к бессистемному выполнению спонтанно возникающих задач. Системный подход к делу превратит текущую деятельность в единый слаженный процесс. Задачи будут тесно связаны между собой: выполнение одной из них упрощает решение последующих.

Структура плана продаж на месяц

Документ не имеет универсальной структуры. В зависимости от степени детализации план может состоять из двух страниц или 20. Его оформляют в виде текстового документа, таблицы или диаграммы. Для малого бизнеса план продаж составляют в упрощенном варианте, за счет меньших объемов торгового оборота аналитика предыдущего периода продаж также существенно упрощена. Главное условие – план должен содержать полезную информацию и с ним должно быть легко сверяться.

Примерная структура плана:

«шапка» документа. Здесь можно прописать «План отдела продаж» и указать Ф. И. О. сотрудника, ответственного за его составление;
информация о сотрудниках. Здесь перечисляют Ф. И. О. менеджеров отдела и их достижения за предыдущий отчетный период;
итоги прошлого месяца. Блок можно дополнить графиками и таблицами с итоговыми значениями в целом по отделу и по отдельным менеджерам;
планы на новый месяц. Здесь прописывают ожидаемую сумму продаж, перечисляют запланированные сделки с клиентами и другие моменты, влияющие на получение прибыли;
перечень мероприятий, которые должны выполнить менеджеры и руководитель компании для достижения цели. Это проведение рекламных акций, установка современной CRM-системы, совершение звонков и т. д. Задачи прописывают с детализацией;
дата составления документа и подписи лиц, утвердивших его. Наличие подписей подтверждает принятие плана в оборот.

Утвержденный план продаж станет компасом, по которому будет следовать бизнес в новом месяце. С ним необходимо ознакомить всех сотрудников отдела продаж под подпись.

Следует обратить внимание на формулировку целей. Пример неверной формулировки «Увеличить объемы продаж». Правильнее написать так: «Добиться роста прибыли с продаж на 20 %». Показатели измерения промежуточных целей – затраченное время, количество заключенных сделок или денежные единицы. Еще один важный момент – обеспечение ресурсами достижимости поставленной цели. Необходимо знать точно, сколько товаров потребуется для выполнения плана.

Какие методы используются при формировании документа

В распоряжении предпринимателей ряд методов: от простых до сложных. Выбор метода зависит от необходимой точности и детализации расчетов, а также имеющихся у компании ресурсов для разработки и реализации плана.

Экспертная оценка

Метод основан на мнении экспертов и пожеланиях потенциальных клиентов. Для сбора информации проводят опросы, просят клиентов заполнить анкеты, проводят совещания руководителей подразделений и т. д. Собранные сведения передают экспертам с просьбой высказать свое мнение. Преимущества метода – низкие затраты, быстрая реализация. Недостаток – недостаточная точность информации.

Статистический анализ

Метод базируется на анализе сведений за предыдущие отчетные периоды, тестировании гипотез и пробных продаж. Преимущество – высокая точность информации. Недостатки – трудоемкость, затратность. Если система продаж в компании оцифрована, работа с информацией становится значительно проще.

Основные подходы:

расчет среднего арифметического за предыдущие периоды;
учет коэффициента сезонности при составлении плана продаж на месяц.

Для эффективного планирования владельцу бизнеса необходимо накапливать детальные сведения о продажах за предыдущие периоды, анализировать динамику изменений, понимать актуальные рыночные тенденции. Это поможет избежать перенасыщения рынка своими товарами и не ограничит возможный рост при планировании.

На какие факторы надо ориентироваться при разработке плана продаж

Владельцу бизнеса следует учитывать:

точку безубыточности. Если доходы компании покрывают расходы, то по своим показателям она находится в точке безубыточности. А если уровень доходов превышает расходы, компания работает в плюс. При планировании нельзя допускать, чтобы месячная выручка была ниже точки безубыточности. Когда дела идут хорошо, можно ставить цели и выше;
показатели предыдущих периодов. У давно работающих на рынке компаний есть цифры, от которых нужно отталкиваться. В план следует закладывать показатели, превышающие ранее полученный доход. Например, если в предыдущие месяцы компания зарабатывала в среднем 800 тысяч рублей, то в плане на новый месяц надо прописать 900 тысяч рублей;
ассортимент товаров. Целью планирования может стать не только получение выручки, но и реализация определенного объема продукции. Товарные позиции оценивают с точки зрения их востребованности, так как часть их них быстро «улетает», а часть залеживается на складе. Сориентироваться в ассортименте помогут современные учетные системы.

Помимо ключевых факторов, предпринимателю также надо принимать во внимание:

опыт работы и навыки менеджеров по продажам;
каналы сбыта продукции;
колебание цен на аналогичную продукцию на рынке;
предоставление покупателям бонусных вариантов расчета (скидок, бонусов и т. д.);
рост или снижение спроса;
реализацию компанией мер, направленных на стимуляцию активности клиентов;
показатели девальвации и инфляции в стране.

Рассчитываем план продаж на месяц: последовательность шагов

План будет приносить результаты, если при его разработке придерживаться определенной последовательности действий. Без этого документа бизнес будет находиться во власти менеджеров: они начнут решать, какую выручку получит компания. Сотрудники отдела продаж будут работать «как хотят», а руководителю будет сложно повлиять на них.

Изучение обстановки на рынке

Уровни спроса, предложения, конкуренции на рынке постоянно меняются, поэтому предпринимателям не следует упускать из виду эти факторы. Помимо этого, надо следить за политической, экономической, социально-культурной обстановкой в стране. Пристального внимания требуют действия конкурентов, действующих в ближайших населенных пунктах и в масштабах страны. Из их опыта можно почерпнуть полезную информацию и взять ее на вооружение.

Анализ показателей предыдущих периодов

Составьте общий график, и на нём по месяцам отобразите объемы продаж. При этом учитывайте сезонность бизнеса и определенных групп товаров, погодные условия, повышение платежеспособности покупателей и др. Влияние различных факторов наносите на график в виде пометок.

Зарплату менеджеров можно корректировать с учетом сезонного спроса. Когда спрос растет, проценты от продаж снижают, а когда покупатели перестают интересоваться товарами – за заключение сделок платят больше продавцам.

Анализ результатов работы менеджеров

Составьте сводную таблицу с результатами работы отдельных сотрудников отдела продаж. Работоспособность менеджеров может различаться: среди них есть передовики, сотрудники со средними показателями и те, кто постоянно находится «в хвосте». Одни менеджеры легко выполняют плановые показатели и даже перевыполняют их, а другие с трудом достигают нижней черты.

Руководителю компании следует подготовить три плана продаж с разными показателями для отдельных групп сотрудников. При этом не нужно объяснять им, с чем это связано. Виды планов:

для передовиков. Здесь будут максимальные показатели. За их выполнение менеджеры получат высокие премиальные;
для средних сотрудников. Это основной план, за его выполнение назначают премию;
для отстающих менеджеров. Такой план руководителю следует держать у себя и ориентироваться по нему, ниже какой планки показатели не должны опускаться.

Создание конкуренции в коллективе

Владельцу бизнеса нужно определить, что для него важнее: достижение высоких показателей любой ценой или поддержка дружественной атмосферы в коллективе. В первом случае для всех менеджеров составляют личные планы. Они заинтересованы в достижении результатов и стремятся любой ценой обогнать остальных. В таком коллективе присутствует напряженная атмосфера, сотрудники часто не выдерживают конкуренции и уходят.

Коллектив будет более сплоченным, если разработать командный план, разделив задачи между менеджерами. При его выполнении сотрудники окажут друг другу помощь и при необходимости заменят. Но, если команде не удастся выйти на желаемые показатели, руководителю будет сложно найти крайнего.

Оптимальный вариант – комбинирование планов. Общий объем выручки делят на всех менеджеров и требуют выполнения.

Разработка системы поощрения для постоянных клиентов, анализ спроса на товары

Проработайте базу клиентов, и для самых активных разработайте программу лояльности. Нередко именно на них держится бизнес. Определите, как часто в компанию обращаются постоянные клиенты и в какое время, какие товары их больше всего интересуют.

Затем проанализируйте, какие товарные позиции пользуются максимальным спросом, и именно на них делайте ставку. Если по разным товарам показатели различаются, придется составлять планы продаж для отдельных позиций. А за реализацию товаров с низким уровнем спроса следует выплачивать менеджерам больший процент.

Расчет расходов на привлечение новых клиентов

Определите, какие рекламные или развлекательные мероприятия помогут привлечь ЦА, какое количество новых клиентов получится привлечь с их помощью, а затем оцените предполагаемую конверсию. Чаще всего конверсия составляет 5–20 %. Включите расходы в план продаж.

Постановка реалистичных целей

Если предыдущие этапы были скрупулезно проработаны, у предпринимателя будут в наличии необходимые сведения для оформления плана продаж. Следует изучить показатели за предыдущие месяцы и отталкиваться от среднего показателя. Прописанные в плане задачи надо сопоставлять с общими целями предпринимательской деятельности. Намеченные показатели и условия начисления поощрений необходимо обсудить с менеджерами. Возможно, у них есть замечания и предложения.

Составление формального плана – это полдела. Результаты деятельности коллектива во многом зависят от того, контролирует ли руководитель процесс. Не следует также забывать об организации слаженной совместной работы и внедрении эффективной системы мотивации. Хорошо работает динамическая система мотивации: бонусы выплачиваются за промежуточное продвижение к цели, выполнение плановых показателей и перевыполнение плана.

Пример расчета плана продаж на месяц на практике

Придерживайтесь следующей последовательности шагов:

проанализируйте выручку и размер валовой прибыли за предыдущие месяцы, рассчитайте среднее значение. Не обязательно рассчитывать с января по декабрь, можно начинать с любого месяца. Получить данные по выручке и прибыли можно у бухгалтеров и в планово-экономическом отделе;
рассчитайте коэффициент сезонности. Показатель исчисляют по формуле: выручка за месяц, деленная на среднемесячное значение выручки. Коэффициент сезонности рассчитывают для всех месяцев. Колебания от среднего могут составить и 120 %, и 80 %. Полученные коэффициенты потребуются для дальнейшего моделирования;
спрогнозируйте вероятный прирост. Планируя увеличить оборот на 10, 20 или 30 %, необходимо понять, за счет чего будет достигнут рост. Ваша задача заключается в поиске точек роста и разработке плана действий для сотрудников отдела продаж. Среднестатистическое значение роста выручки – 15 %, это вполне реальный показатель. Кроме того, можно изучить показатели роста конкурентов и в среднем по отрасли;
разработайте финансовую модель. Это можно сделать в Microsoft Excel.

Финансовая модель представляет собой таблицу. Желаемый объем выручки можно рассчитать помесячно на целый год вперед. Алгоритм действий:

умножьте реальную среднемесячную выручку на ожидаемый процент роста. Таким образом вы рассчитаете среднемесячный показатель выручки с учетом заложенного роста продаж;
рассчитайте размер выручки по месяцам с учетом коэффициента сезонности. Это и будут показатели, к которым надо стремиться менеджерам по продажам.

Теперь оцените, насколько реально достичь запланированных показателей. Если сомневаетесь, что менеджеры смогут выйти на такие обороты, снизьте запланированные значения. Затем выполните декомпозицию задач для сотрудников (с подробной детализацией), продумайте систему мотивации и обеспечьте необходимый бюджет. Сформированный план продаж согласуйте с менеджерами и утвердите. При согласовании документа нельзя допускать давления со стороны людей, не имеющих соответствующих полномочий.

По истечении отчетного месяца фактический объем продаж сравнивают с плановыми показателями. Если есть существенные отклонения – выясняют их причины и принимают корректирующие меры.

Каких ошибок надо избегать при составлении плана продаж на месяц

Предприниматели чаще всего допускают такие ошибки:

используют прогнозирование вместо планирования. Прогноз только описывает потенциально возможную ситуацию и никак не может заменить план. Планирование строится на расчетах, содержит описание цели и условий, которые необходимо выполнить для ее реализации (проведение рекламных акций, обучение менеджеров и т. д.);
используют недостоверную информацию при составлении документа;
позволяют продавцам влиять на то, какие показатели устанавливать. Это допустимо только для начинающего бизнеса. В остальных случаях плановые значения должно разрабатывать высшее руководство;
не учитывают экономическую ситуацию в стране, появление инновационных технологий, повышение активности конкурентов на рынке и другие факторы, способные повлиять на уровень продаж;
пренебрегают разделением покупателей на группы. Можно выделить такие группы: постоянные клиенты, случайные покупатели, люди, покупающие одни и те же товары. Для каждой группы следует разработать выгодное предложение;
пренебрегают детализацией. В плане надо прописать желаемые цели, сроки их достижения, ответственных лиц, за счет каких ресурсов и инструментов должны быть достигнуты цели;
не составляют индивидуальные планы для продавцов. В итоге они могут переложить ответственность за неудачи на коллег.

Заключение

План продаж на месяц – документ, содержащий запланированный размер выручки и способы достижения желаемых целей. Планирование способствует росту продаж и предотвращает сливание рекламного бюджета впустую. Предпринимателю придется потратить время на составление этого документа, но, сделав это единожды, он поймет суть планирования и его роль для процветания бизнеса. Документ должен содержать только реально достижимые показатели, иначе у менеджеров пропадет мотивация стремиться к их достижению. При составлении плана опираются на результаты предыдущих периодов и учитывают коэффициент сезонности.

Искать:

✓ Номер введен верно

Получите разбор вашего бизнеса лично от Екатерины по 8 точкам масштабирования