Рассчитываем бюджет предприятия

Бюджет предприятия – это план доходов и расходов, которые распределены по заданному периоду. Благодаря бюджету руководство компании может достигать поставленных целей. Ведь в документе уже заложены предстоящие расходы на те мероприятия, которые были в стратегическом плане.

Особенность бюджета предприятия в том, что участвовать в его составлении может каждый топ-менеджер. Если в компании есть несколько подразделений, то руководитель каждого из них занимается планированием своей работы, исходя из выделенных ему финансовых ресурсов. 

Зачем нужно составлять бюджет предприятия

Главная функция документа – помощь в достижении поставленных целей. Если у компании есть четкая цель, то на ее реализацию потребуются деньги. Только когда предполагаемые расходы будут записаны в единый документ, получится распределить их равномерно по всему периоду достижения цели. В итоге компания ограждает себя от неприятных сюрпризов, когда для очередного проекта ей срочно требуются деньги, а свободных ресурсов нет.

Вторая задача, которую решает бюджет – учет денежных средств. Руководство компании может контролировать, сколько реально потрачено денег, сколько получено и оценивать работу всей фирмы. Благодаря бюджету предприятия можно сравнить плановые показатели с реальными, достигнутыми отделами. У руководителя получается увидеть недостатки в работе своих подчиненных.

Попутно бюджет дает предпринимателю такие выгоды:

• повышение эффективности. Если правильно вести бюджетирование, то производительность труда повышается. У компании появляются четкие планы, сколько нужно создать продукции и сколько продать;
• выявление прибыльных и убыточных направлений работы. По бюджету за прошлые периоды видно, какое направление работы приносит больше всего прибыли. Важно сравнивать не только размер полученных денег, но и соотношение затрат и выручки;
• облегчение анализа работы. Если в компании накапливается несколько прошлых бюджетов, то по ним видно, куда и в каком размере уходят деньги. Можно вывести определенные закономерности, ставить дальнейшие цели;
• мотивация персонала. В бюджет закладываются не только затраты на производство и сбыт, но и премии для продуктивных работников. Если сотрудники будут знать, что гарантированно получат вознаграждение за хорошую работу, они будут стараться выполнить план.

Несмотря на все выгоды от составления бюджета, он имеет и отрицательные стороны. Во-первых, всегда есть риск, что бюджет будет понят по-разному разными сотрудниками. Не все руководители отделов обладают достаточными навыками, чтобы оценить и проанализировать финансовые показатели. Не каждый сможет рационально составить план расходов своего отдела. 

Второй недостаток заключается в сложности составления бюджета и привязки его к планам. Например, предприниматель по неопытности составит слишком сложный и недостижимый план. Тогда сотрудники видят, что план выполняется с трудом, и разочаровываются в бюджете.

Виды бюджета

Однако бюджет предприятия не имеет единой принятой структуры. Он может собираться сверху вниз или снизу вверх. В первом случае бюджет планируется руководством фирмы. Генеральный директор или его доверенное лицо учитывают нужды каждого отдела и создают для всех подразделений сметы. Если в компании решено использовать такой подход к составлению бюджета, то руководителю важно очень хорошо изучить работу отделов, чтобы понимать, сколько денег требует их развитие.

Зачастую гораздо удобнее составлять бюджет снизу вверх. Сначала руководитель каждого отдела оценивает нужды своего подразделения, заносит их в смету. Затем документ отправляется на согласование генеральному директору. 

Существует другая классификация бюджета – по времени:

• краткосрочный – в смету заложены траты на ближайший месяц;
• долгосрочный – в бюджете предприятия записаны предполагаемые доходы и расходы на 6–12 месяцев.

Еще одна классификация основана на тех активах, которые учитываются в процессе бюджетирования. Например, можно составить бюджет из финансов, из операций или из инвестиций. В первом случае учитываются только доходные и расходные процедуры. Обычно финансовое бюджетирование используется для организации движения денег внутри компании, то есть между отделами. 

Операционное бюджетирование отвечает не за общее движение денег внутри компании, а за конкретные направления работы. Оно основано на таких данных:

• баланс ликвидного имущества;
• амортизация, износ оборудования;
• расходы на хозяйство;
• косвенные налоги;
• затраты на коммунальные услуги.

Отдельно можно составить бюджет по инвестициям. В этом случае будут учитываться такие статьи расходов и доходов:

• разработка и создание новой продукции;
• строительство новой торговой точки, формирование нового отдела;
• покупка новой техники, которой компания еще не пользуется, ее настройка и запуск;
• завоевание нового рынка с помощью маркетинговых мероприятий;
• расширение складского помещения.

В идеале необходимо составлять бюджет по всем трем направлениям, чтобы получать полные данные о состоянии компании.

Особенности составления бюджета

При составлении бюджета предприятия предприниматели сталкиваются с предубеждениями. Одна из распространенных ошибок заключается в том, что бизнесмены воспринимают бюджет как очень жесткие рамки. Например, если появится неожиданная статья расходов, которой нет в уже составленном и принятом бюджете, то найти деньги не получится. На самом деле бюджет – это гибкая система, подразумевающая своевременное внесение изменений. 

Вторая ошибка заключается в отсутствии четкой системы при составлении бюджета. У этого документа должен быть четкий план по мероприятиям, начало и конец действия. 

Вот какие еще есть ошибки:

• не учитываются дебиторские и кредиторские задолженности. Взятие новых кредитов негативно влияет на репутацию компании и ее финансовую независимость. Поэтому при составлении бюджета важно учитывать размеры задолженностей, сроки погашения. И только с учетом этого планировать новые кредиты;
• отсутствие четких планов для отделов. Если бюджет составляется по схеме «сверху вниз», предприниматель должен сам ставить планы по продажам или производству соответствующим подразделениям. Нельзя пускать их работу на самотек.

Порядок составления бюджета предприятия

Первое, что требуется сделать – определить бюджетный цикл. Это период времени, на который предприниматель составляет бюджет. Теоретически бюджетные циклы могут быть разными, но чаще всего компании делят год на равные повторяющиеся части. Например, на кварталы или месяцы. 

Бюджетный цикл состоит из трех частей. Сначала предприниматель занимается планированием. Он изучает текущее состояние своей компании, составляется план реализации бюджета. Важно заранее выбрать точки, когда можно внести корректировки в план. Затем оцениваются возможные риски и ставятся цели перед компанией.

Чтобы правильно составить бюджет предприятия, необходимо учитывать такие статьи расходов и доходов:

• постановка планов по продажам и их прогнозирование. Если руководитель будет представлять, сколько прибыли с продаж он получит в будущем, то сможет планировать расширение своего бизнеса;
• планирование производства. Для начала необходимо оценить объем имеющихся запасов, чтобы понимать, сколько еще единиц продукции необходимо изготовить. Если объем запасов велик, то возможно производить новые товары не стоит, тогда не будет расходов на производство;
• планирование сырья и снабжения. Чем больше нужно произвести товаров, тем больше сырья потребуется заказывать и тем выше будут расходы на сопутствующие процедуры – перевозка материалов, хранение;
• коммерческие, административные расходы. Важно оценить, сколько человек работает в штате, в какую сумму обходится содержание офиса, оргтехники. Эти расходы считаются административными, то есть не зависят от объема производства и продаж. Коммерческие расходы – все то, что связано с процессом продаж. Это статья бюджета будет переменной;
• планирование зарплаты работникам;
• планирование косвенных расходов. Это все расходы, которые нельзя спрогнозировать. Однако они нужны, чтобы производство и сбыт работали в штатном режиме. Например, на производстве может сломаться станок и потребуется его ремонт. 

После того как все статьи доходов и расходов учтены, необходимо рассчитать себестоимость изделия и сравнить его с планом по продажам. Это позволит увидеть, сколько чистой прибыли получит компания. 

Последний шаг – составление баланса, чтобы оценить ликвидность и финансовую устойчивость. Составление баланса основано на сравнении активов и пассивов. В итоге получается профицитный или дефицитный бюджет. В первом случае доходность превышает расходы за период, во втором случае – наоборот.

После планирования начинается этап реализации. Это время, когда компания «живет» в соответствии с бюджетом предприятия и достигает поставленных целей. Для удобства большую смету можно разделить на несколько маленьких, чтобы можно было вовремя вносить изменения.

По завершении бюджетного цикла подводятся итоги и анализируются показатели в начале и конце периода. Желательно сравнить планируемые показатели с реальными. Если между ними сильный разрыв, значит, бюджет не соответствовал поставленным целям. В таком случае новый бюджетный цикл следует начинать с работы над ошибками.