Пять образцов управленческого учета

Что это?

Управленческий учет (как и бухгалтерский) – сбор, обработка и хранение информации о деятельности компании. Оба учета заканчиваются составлением баланса, в котором напротив активов (имущества компании) располагаются пассивы (источники имущества).

И все же, цели у них разные. Бухгалтерский направлен на внешних по отношению к фирме экономических субъектов (кредиторов, госорганизации) и имеет строгие правила написания. Управленческий требуется для координации действий внутри фирмы и имеет свободную структуру.

Поэтому скрупулезные предприниматели требуют от подчиненных делать управленческий учет каждого отдела компании. Это помогает им решать ряд задач:

• Следить за движением денежных средств внутри фирмы и пресекать попытки воровства.
• Планировать целостное развитие бизнеса на основе данных из каждого отдела.
• Собирать данные для управленческого и бухгалтерского баланса как финальных документов учета.

Процесс составления всех документов должен быть автоматизирован – то есть подаваться не в распечатанном виде, а в электронном файле, который заполняется в режиме реального времени и может быть открыт с телефона. Оптимальный вариант – составление в Excel, где можно открыть доступ только вам и ответственному за составление лицу.

Разберем несколько примеров. Вы можете усложнять или упрощать их в зависимости от ниши и сферы бизнеса.

Учет отдела снабжения

Он позволит ответить на вопросы:

• Сколько и чего должны были купить по плану?
• Сколько, чего и у кого купили по факту?
• Кто отвечает за заключение сделки? 
• Когда была совершена сделка?

Вот образец:

Дата и порядковый номер записи	Дата и номер документа сделки	ФИО Ответственного	Название поставщика	Тип название товара	Закупочная цена	План / факт полученного товара (цена), (кг, шт., л и т. д.)
№ 303. 16.02.2019	№ 47. 16.02.2019	Иванов Петр Петрович	ООО  «Азовскстрой»	Керамический облицовочный кирпич	15,6 / шт.	2500 (шт.) / 2500 (шт.) 39 000 (руб.) / 39 000 (руб.)
№ 304.  17.02.2019.	№ 48. 17.02.2019	Петров Иван Иванович	ООО  «Бетонстепьстрой»	Цемент Ц 400	120 руб. / мешок	100 (мешков по 25 кг) / 90 (мешков по 25 кг) 12 000 (руб.) / 10 800 (руб.)

Конечно, намного лучше разделить последний столбик на четыре части: написать план и факт как в денежном выражении, так и в натуральном. Если по какой-то причине план не выполнен (например, у поставщика не хватило мешков бетона) – это тоже записывается в сноске.

Дата и номер документа сделки нужны для того, чтобы при необходимости найти необходимую бумагу и свериться с данными.

Официальное название фирмы – обязательно. Иначе деньги отправятся не в «Азовскстрой», а в «Азовскросстрой». 

Если складов несколько, то следует ввести для них отдельный столбик. Это необходимо, чтобы точно сверять количество заказанного у поставщика, количество полученного на складе и количество отправленного при совершении сделки. Если не знать места хранения товара – можно легко быть обманутым недобросовестными работниками, которые будут сваливать друг на друга вину за пропажу.

Главный показатель, конечно же, цена. Она влияет на содержание итогового документа по управленческому учету. В «Активах» будет графа «Запасы» – сумма в ней увеличится ровно настолько, насколько она представлена в учете отдела закупок. Настолько же она увеличится в «Пассивах», в разделе «Обязательства» (будет указывать то, что средства компании ушли поставщикам).

Учет логистических издержек

Логистика – управление потоками товаров в процессе совершения сделки, их перевозка и перенос. В нашем случае это – необходимость доставить кирпичи на склад, провести складирование (перемещение внутри склада), и отвезти к конечному покупателю.

Управленческий учет в сфере логистики позволит ответить на несколько вопросов:

• Какова норма логистических издержек в нашей нише и конкретной ситуации?
• Как добиться этой нормы?
• Сколько стоит конкретная операция и как она повлияет на управленческий баланс?

Номер операции	Операция	Дата начала операции	Дата окончания операции	Дата и номер договора по закупке	Затраты (руб.) – план	Затраты (руб.) – факт
№ 454	Доставка на склад	16.02.19	18.02.19	№ 47 16.02.2019	2100	2100
№ 455	Складирование	18.02.19	20.02.19	550	550

В нашем случае склад всего один. Если будет и другой – их нужно обязательно указывать.

Типы операций подбирайте сами. Можно группировать по используемому транспорту (автоперевозка, авиаперевозка). А если за все операции ответственность разделяют хотя бы два человека, то для указания на них также нужно выделить столбик.

Также следует ссылаться на договор по закупке – чтобы точно знать, к какому заказу привязана та или иная логистическая операция. 

В нашем случае план по количеству затрат совпадает с фактом. Причина такой точности: привычность для компании совершать операции подобного рода. Но не во всех нишах такое возможно.

Если некоторые операции (например, перевозка) отданы на аутсорсинг, то целесообразно указывать транспортную компанию. А если речь идет о подряде, следует также ссылаться на документ конкретной сделки.

Управленческий учет на склад

Склад – это место сбора товара, уже произведенного, но еще не реализованного. Этим местом может быть отдельное помещение (в том числе торговая точка), емкость (для зерновых и нефтяных продуктов), электронный носитель.

В бухгалтерском учете важна лишь сумма товара, который содержится на складе. В управленческом же идет поштучный анализ:

• Сколько прибыло и когда?
• Сколько убыло и когда?
• Сколько должно быть при нынешней динамике продаж (чтобы товар и не застаивался, и был всегда доступен)?
• Сколько в итоге осталось?

Покупка	Керамический облицовочный кирпич	17.02.19	15,6 / 1 шт.	Отдел № 3	39000 / 2500 шт.	4000
Продажа	Керамический облицовочный кирпич	20.02.19	21 / 1 шт.	Отдел № 3	2100 / 1000 шт.	3000

Если речь идет о более «нежном» товаре (который имеет, например, срок годности), то вести учет можно партиями.

Тип сделки может быть любой. Если бы наша компания занималась строительством, а не перепродажами, то было бы написано, например, «Постройка жилого дома». Далее шло бы требуемое количество стройматериалов. 

Управленческий учет в отделе маркетинга

Перечень функций маркетинга, которые и определяют его границы, чрезвычайно неточен – в этом сходятся все экономисты. Солидарны они и в другом: эта неточность ведет к неоправданным расходам. Поэтому первое, что нужно сделать, – определить функции конкретно для своей компании.

На основе их и будет создаваться структура управленческого учета:

Функция маркетинга	Операция	Цель	Факторы, влияющие на величину затрат на операции	Ответственный	План / факт затрат
Реклама	Размещение таргетированной рекламы в Instagram	Увеличить количество подписчиков, переходящих на официальный сайт, с 5000 до 10 000 в месяц.	– Цели кампании («Трафик», «Охват») – Место размещения. – График размещения. – Формат (Storys, Видео)	Матвеев Степан Игоревич	10 000 / 11 500
Исследование целевой аудитории	Проведение опроса для выяснения индекса лояльности (NPS)	Опросить всех клиентов, которые приобрели услуги месяц назад.	– Форма опроса (звонок, анкетирование на бумаге, официальном сайте) – Период проведения опроса	Игорев Матвей Степанович	18 500 / 18 000
Акция	Предоставление скидки при предъявлении листовки	Повысить продажи до 90 000	– Количество промоутеров – Количество часов работы – Количество листовок	Степанов Игорь Матвеевич	21 000 / 21 000

В нашем случае управленческий учет маркетинга помогает:

• Держать перед глазами все операции и следить за их ходом.
• Понимать все факторы, которые влияют на финальную цену.
• Вместе с ответственными принимать стратегическое решение о дальнейшем развитии в том или ином направлении.

Графа «Факторы» несколько упрощена. Тщательное составление таблицы требует развернутого комментария того, как график размещения рекламы в Storys ил выхода промоутеров на работу влияет на цену.

Управленческий учет в отделе продаж

Здесь все также зависит от ниши, сферы бизнеса (B2B, B2C, госзакупки), типа товара. Например, для оптовых продаж актуально указывать номер каждого договора, так как объемы поставок высокие. В ситуации, если владеете торговыми точками по продаже местных яблок и имеете в день несколько сот сделок, то можно ограничиться фиксированием дохода общего количество реализованного в килограммах.

Но в целом любой управленческий учет в отделе продаж скажет вам, кто купил, когда и по сколько. С его помощью можно контролировать основной источник дохода компании и собирать данные для исследования клиентской базы (например, ABC-анализа).

Вернемся к нашим кирпичам. Вот пример для оптовых продаж B2B: 

Дата и номер договора	Тип товара	Заказчик	Ответственный	Цена продажи	Количество проданного	Итоговая цена
№ 972. 20.02.19	Керамический облицовочный кирпич	ООО «Вымпел-дом»	Андреев Илья Ильич	21 руб / 1 шт.	1000 шт.	2100
№ 973 21.02.19	Цемент Ц 400	ООО «Вымпел-дом»	Ильичев  Андрей Андреевич	166 руб / мешок 25 кг	40 мешков	6640

Можно добавить столбики «Сфера бизнеса», «План/факт» по текущим продажам. А в конце целесообразно подвести итог по количеству проданного за период, сравнив его с планом.

Кроме представленных, можно вести отчет по администрации, отделу кадров и т. д. Также полезно к обобщающим документам добавить список ответственных, отдел и сферу ответственности.

При любом обновлении информации по отчетам идет изменение цифр в управленческом балансе. За это должен нести ответственность отдельный сотрудник.

Итак:

1. Управленческий учет по отделам поможет решить жизненно важные проблемы бизнеса.
2. Вести и отслеживать изменения нужно в режиме реального времени.
3. Меняйте структуру образцов так, как считаете нужным – это творческая работа, как и любое предпринимательство.