Прямые и косвенные затраты компании

Распределение затрат на прямые и косвенные необходимо для внутренней учетной политики. Ведь эти два вида издержек отражаются и на себестоимости изделия, и на налогах, которые платит фирма. 

Для чего нужно деление расходов

Если за последний год выручка компании составила более 1 млрд рублей, она обязана использовать ОСНО. Это вынуждает ее регулярно учитывать понесенные расходы, поэтому ей необходимо делить их на прямые и косвенные. От этого зависит вычисление себестоимости и расчет налога на прибыль. 

Однако издержки и доходы учитываются не тогда, когда они фактически поступили или ушли со счета компании. Бухгалтер учитывает их только после документального подтверждения операций. 

Информация о затратах отражается в бухгалтерском балансе и в налоговом учете. В документах должен совпасть перечень прямых расходов. Но косвенные могут оказаться разными. В налоговом учете они вычитаются сразу, независимо от того, продан продукт или еще нет. А в бухгалтерском балансе учесть издержки можно только по окончанию периода и только если продукт уже не числится за компанией. 

Задача бухгалтера заключается в сокращении различий между налоговым учетом и бухгалтерским балансом. Одновременно необходимо обосновать каждую статью расходов, чтобы избежать проблем с налоговой.

Разница между прямыми и косвенными издержками

В Налоговом кодексе нет четкого перечня тех или иных расходов, хотя базовые основания для распределения по группам даны в статьях 318 и 320. Организация сама составляет список издержек, исходя из собственных бизнес-процессов – производства или закупки продукции, рекламы и продажи. Затем составленный список закрепляется в учетной политике.

Чтобы распределить издержки на две группы – прямые и косвенные, необходимо понять, относится ли затрата к конкретному продукту или охватывает несколько бизнес-процессов. 

Прямые затраты

В эту группу издержек НК РФ обязывает включить все, что прямо относится к себестоимости продукции. Например, чтобы сшить партию рубашек, производитель потратил некоторое количество ткани и ниток. Он может точно рассчитать, сколько именно материалов ушло на одну единицу продукции. 

К прямым затратам относятся:

• сырье и материалы;
• покупка полуфабрикатов;
• расходы на электроэнергию;
• зарплата работникам, если они занимаются исключительно изготовлением продукции;
• зарплата субподрядчикам, которые не числятся в официальном штате, но привлекаются к производству продукции.

При этом прямые издержки можно разделить на несколько групп. В первую входят материальные затраты, то есть оплата сырья, материалов, оборудования, комплектующих. Вторая группа – финансовые издержки, к которым относятся все выплаты работникам и социальным, страховым фондам. Важно при расчете себестоимости или налога учитывать амортизационные издержки, то есть планомерное снижение стоимости оборудования с течением времени. 

Прямые затраты в торговле

После того как продукт произведен, у компании появляются новые статьи прямых издержек. В торговле перечень прямых расходов общий, вне зависимости от отрасли. Перечень утвержден Налоговым кодексом. Вот что в него входит:

• стоимость упаковки и тары;
• расходы на фасовку товара;
• аренда склада.

В ситуациях, когда компания не является производителем товаров, а лишь перепродает их, в список прямых издержек включаются закупочная цена товара и доставка со склада производителя на свой склад. 

Расчет прямых затрат

Издержка может снизить налоговую базу, но только если она относится к продукции, которая была реализована в этом периоде. Вот какие затраты нельзя использовать в расчетах, даже если относятся к прямым:

• до конца отчетного периода производство не было завершено;
• товары лежат на складе;
• товары уже погружены, но еще не проданы, не отправлены на доставку покупателю.

В итоге в распоряжении бухгалтера остается такая формула и такие данные:

ПР = Сумма — ПРНП — ПРС — ПРО

То есть из общей суммы понесенных издержек необходимо вычесть расходы на то количество товара, которое еще в производстве, лежит на складе или погружено. После вычитания останется итоговая сумма прямых расходов, которая уменьшит налог на прибыль.

Формула отличается в том случае, если компания занимается не самостоятельным производством, а перепродажей готовых изделий. Вот как она выглядит:

Прямые расходы = (Расходы по выбранному периоду + Расходы-остатки с прошлого периода) — Расходы по складским остаткам 

Косвенные затраты 

Косвенные, в отличие от прямых затрат, нельзя причислить к одной единице товара. Эти издержки охватывают производство в целом. Например, чтобы сшить партию рубашек производитель вынужден арендовать цех, купить и содержать оборудование. Одновременно в этом же цеху может производиться и другой товар, например, брюки. То есть стоимость помещения и оборудования относится к нескольким продуктам.

Обычно в список косвенных затрат включают следующее:

• аренда цеха;
• оплата патента на идею или технологию;
• содержание административного аппарата;
• проценты за кредиты;
• расходы на рекламу и маркетинг;
• содержание кол-центра;
• работа тех сотрудников, которые не заняты производством;
• затраты на командировки и связь;
• проведение тренингов для сотрудников;
• расходы на пожарную безопасность;
• консалтинговые услуги.

Косвенные издержки можно разделить на две группы. Общепроизводственные – те, которые связаны с производством. Если затраты связаны с компанией в целом, они считаются общехозяйственными. Например, аренда цеха, оплата коммунальных услуг связана с производством, потому относится к первой группе. А зарплата гендиректора, отчисления с нее и содержание офиса являются общехозяйственными.

База распределения

Особенность косвенных издержек заключается в том, что компания сама определяет, что войдет в их перечень. Косвенные издержки могут попасть в себестоимость продукта. Тогда их сумму нужно разделить на те виды продукции, с которыми издержки связаны. Например, издержка «Аренда цеха» делится только на те товары, которые там изготавливаются. Деление производится пропорционально прямому показателю. Он есть у каждого продукта, называется базой распределения и может быть натуральным или стоимостным. Так как с расчетом издержек чаще всего работает бухгалтер, ему будет проще выбрать стоимостную базу распределения. В случае с арендой цеха это будет стоимость сырья, потраченная на производство продукта. 

Важно, чтобы косвенные затраты с продуктом были связаны экономически обоснованно. Это значит, что не каждую косвенную издержку можно добавить в себестоимость. Подойдут только те затраты, доля которых максимальна по сравнению с прямыми. Например, в цеху часть работы выполняют машины, а часть – люди. Если большая часть процессов автоматизирована и выполняется машинами, то в список прямых издержек надо внести амортизацию. Но если работают в основном люди, то амортизация останется в числе косвенных. 

Вместе с базой используется коэффициент распределения. Он покажет, сколько косвенных затрат будет приходиться на каждый рубль базы распределения. Вот по какой формуле рассчитывается: 

Коэффициент = Затраты в рублях / База распределения

Например, компания производит несколько видов корпусной мебели – кухни и шкафы-купе. По итогам месяца есть три статьи расходов:

• зарплаты тем работникам, которые специализируются на изготовлении кухонных гарнитуров;
• зарплаты специалистам по шкафам;
• зарплаты руководителю, который не изготавливает мебель, но решает административные вопросы.

Первые две статьи расходов являются прямыми. Третья статья – косвенная, относящаяся к группе общепроизводственных. Ее необходимо распределить и в качестве базы распределения использовать зарплаты рабочим. Расчет будет выглядеть так: 

Зарплата руководителя / Суммарная зарплата изготовителям кухонь и шкафов

В результате можно разделить зарплату руководителя на две доли, которые будут пропорциональны долям зарплат двух групп работников.

Что выгоднее для организации

Предприятиям выгодно признавать как можно больше статей расходов косвенными. Во-первых, это позволит уменьшить налог. Во-вторых, это позволит быстрее списать существующие затраты. Но разделять расходы на группы нужно обоснованно. Не получится признать косвенными абсолютно все расходы. Если затраты очевидно прямые, но компания занесла их в категорию косвенных, то ей грозят налоговые доначисления.

Однако организации, оказывающие клиентам услуги, могут стать исключением. Они также делят затраты на две группы, но если статья расходов попадет в «неправильную» группу, то серьезных последствий для организации не будет. 

Как отразить издержки в декларации 

В налоговой декларации положено отражать все расходы. Кроме прямых и косвенных, необходимо указывать там внереализационные. Делать это нужно в каждом отчетном периоде. Считается, что налоговый период составляет год, а отчетные – квартал, полугодие и девять месяцев. В каждом документе оба вида издержек вносятся в приложение № 2 ко второму листу. Вот в какие строки:

• в строку 10 необходимо вписать прямые издержки;
• в строку 40 вписываются косвенные.

Не только бухгалтеру, но и руководителю фирмы важно различать два вида расходов. Чем грамотнее компания будет классифицировать издержки, тем меньше будут ее убытки, которые могут возникнуть, если снизится выручка с продаж.