Процесс и этапы найма персонала

Найти грамотного специалиста бывает непросто. Особенно обидно, если человек потом очень быстро покидает команду. Расскажем, как построить процесс найма так, чтобы такие ситуации случались как можно реже. Советы смогут адаптировать под себя как крупные, так и небольшие компании.

Общие сведения о найме персонала

Процесс поиска новых сотрудников никогда не прекращается. Особенно если говорить об отделе продаж. Поэтому в компании должна быть сформирована четкая система найма персонала.

При поиске новых специалистов руководитель и кадровик должны пройти следующие этапы:

1. Определить, какая бизнес-задача должна быть решена.
2. Поставить цель: сколько нужно сотрудников и какие именно.
3. Построить воронку, по которой будут проходить соискатели.
4. Выбрать несколько наиболее подходящих кандидатов и провести с ними очные собеседования.
5. Трудоустроить человека и составить план его адаптации.

Ошибки отдела кадров приносят компании убытки. Бизнес тратит значительное количество средств на поиск специалиста. Если он через несколько месяцев уходит из компании, потребуются дополнительные расходы.

Определение бизнес-задачи

Формулировка бизнес-задачи будет зависеть от того, искали ли вы подобного специалиста раньше. Формирование отдела продаж или другого подразделения с нуля значительно сложнее. В такой ситуации требуется тщательная подготовка. Проверьте, насколько вы готовы к приходу новых сотрудников. Для этого ситуацию нужно оценить по следующим критериям:

• вы понимаете, какая структура должна быть у отдела, чтобы он действовал наиболее эффективно;
• в компании действует эффективная система мотивации. Это станет одним из факторов, помогающих удержать сотрудников;
• вы понимаете, какие знания и навыки нужны специалисту, которого вы ищете. Его компетенции должны быть достаточны для того, чтобы успешно справляться со своими рабочими обязанностями;
• вы хорошо представляете, чем именно будет заниматься сотрудник;
• для специалиста разработана должностная инструкция. В документе подробно описаны все условия работы;
• в компании есть отлаженная схема адаптации новичков и повышения квалификации действующих сотрудников.

Если вам нужно просто доукомплектовать отдел, с большой вероятностью все эти вопросы уже решены.

Постановка целей

Часто компания ищет не одного, а нескольких человек. В этом случае кадровик должен четко представлять, какие именно работники нужны и в каком количестве. Число сотрудников определяется в зависимости от того, какие цели ставит перед собой компания. Например, решено повысить объем продаж на 10 %.

Затем поставленную цель нужно разложить на отдельные шаги. Оцените, какие действия выполняют ваши сотрудники, чтобы достичь определенных показателей. Например, для получения дополнительной прибыли в 200 тысяч рублей нужно:

• выставить 3 счета;
• совершить 30 повторных звонков;
• отправить 70 коммерческих предложений;
• сделать 700 холодных звонков.

Изучив эти цифры и эффективность действующих сотрудников, вы поймете, сколько новых специалистов вам нужно. Теперь можно переходить к поиску.

Где искать сотрудников

Выбор площадки для поиска кандидатов зависит от должности. Вы можете комбинировать несколько вариантов. В числе возможных площадок представлены:

• кадровые агентства. Там можно заказать как массовый рекрутинг, так и эксклюзивный поиск. Часто у агентств уже есть готовая база кандидатов. Заказ услуги потребует вложений, но зато вы избавите себя от лишней работы;
• нетворкинг на различных мероприятиях. Например, на выставках, конференциях и др.;
• учебные заведения. Крупные компании часто приглашают студентов на практику. Так можно подобрать толковых специалистов с необходимым багажом знаний;
• популярные агрегаторы. Например, hh.ru, superjob.ru, «Авито» и др. На ресурсах такого типа ищут работу большинство соискателей. Там можно не только публиковать вакансии, но и просматривать резюме и писать заинтересовавшим людям;
• рекомендации. Некоторые компании пользуются этим методом для сокращения расходов. Например, можно прислать сотрудникам письмо с предложением порекомендовать человека на новую должность. Из пришедших таким способом соискателей выбирают лучшего. Человек, по рекомендации которого найдут нового специалиста, получает бонус;
• социальные сети и тематические Telegram-каналы. Площадки часто используются при поиске фрилансеров. Например, когда нужен логотип, но нанимать дизайнера в штат вы не хотите. Ресурсы можно использовать и для поиска специалистов на постоянную занятость;
• биржи труда. Перспективных специалистов вы там, скорее всего, не найдете. Но, если вакансия несложная и нет возможности платить высокую зарплату, такой вариант также стоит иметь в виду;
• кадровый резерв. Когда ищете сотрудника, сохраняйте контакты перспективных кандидатов. С помощью созданной базы потом можно быстрее закрыть позицию.

Специалистов можно готовить и из собственных сотрудников. Для этого в компании проводят регулярное обучение, создают прозрачную систему движения по карьерной лестнице.

Виды найма персонала

Наем персонала может происходить в разных формах. Рассмотрим их подробнее.

Групповой. Такой вариант применяется для набора целых отделов. Его часто используют при найме специалистов без квалификации или сотрудников, которых можно обучить на месте. Это уборщицы, продавцы, курьеры, специалисты кол-центра и др. Нанимаемые сотрудники выполняют однотипные задачи.

Здесь нужен активный поиск. В качестве площадок используются учебные заведения, агрегаторы, социальные сети. Некоторые компании предпочитают обращаться в кадровые агентства.

Индивидуальный. Он используется, когда нужен сотрудник с определенным опытом и набором компетенций. Искать такого специалиста уже сложнее. Здесь можно подключить рекомендации. Соискателям часто предлагают тестовые задания. Это помогает сразу отсеять тех, кто не обладает нужными навыками.

Вербовка. Этот вариант используется, когда нужно переманить человека из другой организации. Здесь можно подключить нетворкинг. Востребованные уникальные специалисты не сидят без работы. У них нет необходимости трудиться в организации, предлагающей невыгодные условия. Чтобы человека переманить, важно грамотно определить его потребности. На основе этого можно делать предложение. При применении такого способа рекрутер должен быть опытным, а компания – иметь хорошую репутацию и условия труда.

Что важно учитывать при поиске работников

Когда ищете нового специалиста, имейте в виду, что человек должен:

• проработать достаточно длительное время. В противном случае вы зря потратите время на его адаптацию и обучение. А потом придется искать нового сотрудника;
• сохранять эффективность команды на прежнем уровне или увеличивать ее;
• принять корпоративную культуру компании. Если этого не произойдет, возможны конфликты.

Обращать внимание нужно не только на опыт в профессии, но и на личные качества. Человеку, предпочитающему проводить время в одиночестве, будет трудно работать менеджером по продажам. Мы рассмотрели общие правила найма сотрудников. Теперь перейдем к этапам подбора персонала.

Этап 1. Создание профиля кандидата

Задачу нужно решить до публикации вакансии. Профиль кандидата – собирательный образ будущего сотрудника. Здесь описывается, что он обязан уметь и какими качествами должен обладать. Часто руководители игнорируют этот этап, что в будущем приводит к проблемам. Обычно рекрутер просто размещает вакансию, где указаны должность, обязанности, условия работы. Затем кандидата отбирают, исходя из предоставленных им сведений. При такой системе не всегда можно понять, вольется ли человек в коллектив.

Профиль кандидата должен включать в себя:

• знания кандидата. Это осведомленность в тех вопросах, понимание которых важно для занимаемой должности;
• необходимые навыки. Например, ведение переговоров, работа с определенным ПО и др.;
• опыт работы. Чем серьезнее должность, тем важнее этот параметр. Например, руководитель должен иметь опыт управления коллективом;
• образование. Его подтверждают дипломы, сертификаты и другие документы;
• личные качества. Среди них может быть честность, стрессоустойчивость, умение работать в команде, ответственность, дисциплинированность. Личные качества не входят в должностную инструкцию, но имеют большое значение в работе;
• рабочие обязанности. В этом поле важно максимально подробно описать, чем будет заниматься сотрудник. Это поможет избежать таких ситуаций, когда кандидату говорят одно, а на деле круг его обязанностей оказывается совсем другим. Из-за этого сотрудник очень быстро покидает компанию;
• иерархия. Здесь нужно прописать, перед кем работник будет отчитываться. Важно также, кто будет у него в подчинении.

Все требования прописываются развернуто. Важно уделить внимание даже небольшим деталям. Работа кажется занудной, но она поможет организации сэкономить время и деньги.

В профиле знания и навыки кандидата можно разделить на три группы:

• обязательно. Это такие требования, без соответствия которым соискатель не сможет претендовать на должность;
• желательно. Это те компетенции, которые человек может развить в процессе работы;
• будет преимуществом. Это полезные дополнительные навыки, которые помогут в работе. Например, знание какого-то иностранного языка.

Этап 2. Составление анкеты

Этот этап поможет сэкономить значительное количество времени. После изучения анкеты часть кандидатов исключают из списка. Собеседование с ними проводить не придется. Опросник поможет получить о кандидате дополнительную информацию, оценить уровень его ответственности.

Вопросы в анкете не должны дублировать информацию в резюме. Их задача – помогать раскрыть кандидата. Вместо опросника часто используют тестовое задание.

Анкета поможет прояснить следующие моменты:

• по какой причине соискатель хочет получить эту должность, как планирует развиваться в организации;
• есть ли какие-то особые требования к условиям труда, готов ли кандидат к командировкам (если они планируются), умеет ли работать в режиме горящего дедлайна;
• какие у соискателя приоритеты. Дайте список преимуществ и предложите расположить их в степени важности для себя;
• как человек реагирует на критику, неудачи и другие неприятные моменты. Это покажет степень его стрессоустойчивости, готовность преодолевать трудности;
• сильные и слабые стороны кандидата. Правду о последних соискатель, конечно, не напишет. Люди уже знают, что слабые стороны нужно подавать так, чтобы они выглядели преимуществом. Но вы сможете оценить изобретательность кандидата;
• что человек считает своими достижениями. Вопрос поможет оценить профессионализм кандидата, его амбициозность и готовность к развитию;
• хобби и увлечения. Они тоже могут что-то рассказать о кандидате. Например, если человек занимается спортом, он, скорее всего, активный, готов к преодолению трудностей.

Задавайте такие вопросы, которые имеют значение для организации и закрываемой должности. Например, у будущего менеджера по продажам можно узнать, легко ли он сходится с новыми людьми, поддерживает ли связь с другими участниками бизнес-мероприятий.

Вопросы лучше формулировать с использованием жизненных ситуаций. Например: «Что вы будете делать, когда клиент вам хамит?» Так проще понять логику и мотивы человека. Не стоит создавать слишком большую анкету. Не все захотят ее заполнять. В опросник нужно включить пункт о согласии со сбором персональных данных.

Этап 3. Публикация вакансии

Перед публикацией изучите рынок труда. Посмотрите спрос и предложения по подобным вакансиям. Оцените, какие условия и заработок обещают другие работодатели. Текст вакансии составляют на основе профиля. В объявлении указывают следующие данные:

• вид работы и ее объем;
• условия найма (график, заработная плата и др.);
• необходимые и желательные навыки и личные качества кандидата.

Место публикации зависит от вакансии. Чем шире зона поиска, тем больше потенциальных кандидатов увидят объявление. Для контроля эффективности каналов на каждом из них указывают разную электронную почту. Можно также использовать CRM для автоматизации поиска сотрудников.

Этап 4. Анализ резюме и анкет

Среди всего потока резюме отбирают те, которые подходят под заявленный профиль. Обратите внимание на следующие моменты:

• образование. Многие не работают по своей специальности. Однако в некоторых профессиях образование продолжает сохранять свою значимость. А факт прохождения профильных курсов покажет стремление человека к самообучению;
• предыдущие места работы. Ценится, когда человек долго трудился в одном месте. Если кандидат чаще одного раза в год меняет работодателя, это должно насторожить. Особенно если он постоянно переходит из одной сферы в другую;
• стаж. Некоторые навыки можно развить, только какое-то время работая по специальности. Необходимое количество лет стажа определяется сложностью задач, которые будет решать работник;
• обязанности на предыдущих местах трудоустройства. Их постепенное усложнение покажет, что специалист стремится к саморазвитию. Это может говорить о хорошей мотивации. Посмотрите, чтобы у специалиста был релевантный опыт. Хотя этот параметр не всегда обязателен. В некоторых случаях удобнее взять специалиста без опыта и обучить его уже на месте;
• слова и фразы, используемые в резюме. Восприятие такой информации субъективно. Но часть соискателей таким образом можно отсеять. Например, слова могут указать, на процесс человек ориентирован или на результат. Четкость формулировок также многое скажет о кандидате.

После анализа резюме можно приглашать людей на собеседования. Чем тщательнее проводилась работа, тем релевантнее будут отобранные кандидаты.

Этап 5. Проведение собеседования

Некоторые компании перед очным собеседованием проводят видеоинтервью. Это позволяет отсеять еще часть соискателей. Вопросы могут быть схожими с уже заданными в анкете. Но такой формат позволит оценить реакцию кандидата, посмотреть, насколько он уверен в себе.

После предварительных этапов воронки останется только около 3–5 соискателей. В ходе очного собеседования можно использовать различные приемы. Где-то проводят стрессовое интервью. Но злоупотреблять этим не стоит. Стрессоустойчивость важна не для всех вакансий, а человека вы оттолкнете. Дайте кандидату выговориться. Чем больше он скажет, тем проще вам будет делать выводы. А излишний стресс приведет к тому, что человек замкнется или будет настроен агрессивно.

Во время собеседования отмечайте на анкете или резюме свои идеи по поводу соискателя. Это поможет ничего не забыть и упростит принятие решения. В среднем на одно собеседование уходит 40–60 минут. Вопросы к разным соискателям могут различаться в зависимости от их опыта работы и особенностей вакансии:

• линейные специалисты, работа которых не связана с управлением. В этом случае акцент делается на профессиональном опыте. У человека должны быть навыки, которые помогут в решении поставленных задач;
• руководители. Здесь личные качества имеют большее значение. Руководитель должен вести за собой команду. Поэтому очень важно оценить приемы работы соискателя. Так можно сопоставить их с нормами, принятыми в вашей организации. Например, некоторые руководители предпочитают авторитарный стиль управления. Если в вашей компании другие ценности, новый начальник быстро вызовет недовольство сотрудников.

Обратите внимание и на мелочи. Чистые ли у кандидата ботинки и какой вообще стиль одежды? Пришел ли он вовремя? Сразу ли понимает суть вопроса? Как человек ведет себя в общении? Такие незначительные детали многое расскажут о соискателе.

Перейдем к вопросам, которые можно задать. Подготовить их лучше заранее. Среди вопросов могут быть следующие:

1. «Какие причины могут заставить вас уйти из компании?»
2. «Почему вы решили сменить работу?» Если человек критикует коллег и бывшего начальника, вполне возможно, что на новом месте будет так же.
3. «Чего вы достигли на предыдущем месте работы?» Вопрос поможет оценить, насколько собеседник ориентирован на результат.
4. «Какие цели вы ставите перед собой?» Так можно оценить амбициозность собеседника.

Посмотрите, как кандидат реагирует на предложенные задачи, быстро ли генерирует решения. Оцените, насколько интересные ответы он предлагает.

Во время проведения собеседования ничего не должно вас отвлекать. Особенно если вы ищете человека на значимую должность. Из-за отвлекающих факторов вы упустите важные мелочи, забудете задать какие-то вопросы. Да и сосредоточиться в такой ситуации сложнее.

Этап 6. Принятие окончательного решения

Часто у рекрутера складывается впечатление уже в первые пять минут. После этого он старается его или подтвердить или опровергнуть. Для выбора людей можно составить табличку. По вертикали напишите нужные компетенции, а по горизонтали – фамилии кандидатов. После этого поставьте каждому соискателю баллы от 1 до 10. Затем посчитайте сумму. Таблицу можно приготовить заранее. После собеседования вы сразу ее заполните.

В некоторых компаниях, если должность важная, кандидата не принимают на работу без одобрения руководителя. Он проводит собеседование с соискателем лично.

Этап 7. Испытательный срок

Чаще всего новые работники проходят в организации испытательный срок. В условиях реальной деятельности проще оценить правильность выбора. Во время испытательного срока могут возникнуть следующие проблемы:

• человек не справляется с работой или выполняет ее спустя рукава;
• у нового сотрудника возникают конфликты с коллегами.

Не спешите сразу принимать решение. Найдите скрытые причины ситуации. Возможно, человека нужно отправить на курсы или его знания пригодятся на другой должности. В некоторых случаях не остается других выходов, кроме увольнения.

В этот же период решается еще одна важная задача. Человеку нужно помочь влиться в команду. В противном случае он будет тормозить весь коллектив. Перед выходом человека на работу нужно подготовить план его адаптации. Он может быть рассчитан на несколько недель. Каждый день расписывается по пунктам: ставятся задачи, и вечером специалист отчитывается об их выполнении.

Когда период адаптации завершится, новый сотрудник должен понимать, кто чем занимается в компании. К кому можно обратиться с тем или иным вопросом. Такой метод удобен для обеих сторон. Специалист быстро входит в курс дела. За счет этого повышается эффективность команды.

Этап 8. Удержание

Нанять хорошего сотрудника – это только полдела. Человека нужно еще удержать. И здесь большое значение имеет вопрос мотивации работников. При оценке компании люди отмечают следующие факторы:

• заработная плата;
• атмосфера в коллективе;
• перспектива карьерного роста;
• интересные задачи.

Многие люди уходят из организации, потому что видят тупик в своем развитии. Грамотная мотивация поможет уменьшить текучку кадров. Интересные предложения могут быть не только у крупного бизнеса. Есть свои решения и для небольших компаний. Например, внутреннее обучение, доска почета, корпоративные праздники и др. Люди, которые довольны своей работой, приносят компании больше прибыли.

Возможные ошибки при выборе сотрудника

Ошибки при выборе нового работника сказываются на деятельности всей компании. В их числе может быть:

• нечеткое выделение обязанностей. В итоге отбор проходит кандидат, который не имеет нужных навыков. Проблема обнаруживается только после трудоустройства. Есть и другая сторона. Человек устраивается на работу, имея в виду одни обязанности, а получает в итоге совсем другие;
• отсутствие внимания к личным качествам. В итоге нанимают специалиста, работа с которым вызывает дискомфорт. Такая ошибка особенно критична при поиске руководителя;
• сжатые сроки. Если анализу резюме уделили слишком мало времени, сложно сформировать глубокое представление о профессиональных и личных качествах соискателя. В итоге потом оказывается, что новый сотрудник не справляется со своими обязанностями;
• отсутствие адаптационного периода. От нового специалиста сразу требуют результатов. Его не вводят в курс дела, не дают времени на адаптацию. Такая ситуация может привести к постоянной текучке кадров;
• некомпетентность. Каждый человек должен заниматься своим делом. Лучше, чтобы в компании был кадровик, который хорошо разбирается в процессах найма. Это поможет избежать ошибок.

При комплексном подходе можно получить достаточно объемное представление о соискателе. Понимая, кто находится перед вами, проще принять взвешенное решение. В каждом конкретном случае может быть больше или меньше этапов найма. Это зависит от специфики должности. Для рядового сотрудника воронка будет короче. Если вы ищете специалиста на руководящую должность, отбор проводится тщательнее.