Программы, приложения и сервисы для ведения финансового учета

Удивительно, но в некоторых компаниях до сих для контроля за финансами используют ручные накладные, подсчеты в тетрадке и устную аналитику. Это может стать слабым местом компании, когда ее руководитель захочет масштабироваться. Важно уже сейчас внедрять программы для ведения учета, чтобы объективно оценивать финансовое положение фирмы.

Что используют в компаниях для ведения учета

Согласно опросам, каждая вторая компания использует для контроля за финансовыми потоками программы широкого назначения. Например, Excel или Word. Но они изначально не предназначены для учета денежных средств. То есть пользователи и руководители предприятий из-за выбора инструментов теряют не только часть полезных функций, но и дополнительную прибыль. Ведь только при точном понимании, сколько денег тратит и получает фирма, а также куда они идут, можно оптимизировать расходы.

Компании не переходят на современные инструменты учета по нескольким причинам:

• Собственникам некогда следить за финансовыми KPI. Потому он не интересуется теми предложениями, которые есть на рынке ПО. Такая проблема часто встречается на небольших предприятиях, где собственник берет на себя и выполнение услуг или производство продукта, и маркетинг, и бухгалтерию.
• У сотрудников фирмы, которые отвечают за учет, недостаточно знаний. Они не разбираются в том, какие программы для бизнеса существуют, или не умеют пользоваться ими.

Следить за финансами с использованием современных методов необходимо, чтобы не понести убытки. Например, предприниматель покупает дорогостоящую вещь за счет компании ради того, чтобы улучшить ее имидж. Покупка используется внутри фирмы, но при этом ни прямо, ни косвенно не участвует в производстве. В результате из-за непредвиденной покупки образуется дыра в бюджете: доходы за текущий месяц не покрывают расходы. Нехватка средств обнаруживается практически перед необходимостью платить за аренду помещения, работу сотрудников, новую партию сырья и т. д. Приходится брать кредит для того, чтобы на все обязательные нужды хватило. У компании появляются дополнительные расходы – проценты по этому кредиту.

Исследования показывают, что 40 % российских предпринимателей попадают в подобную ситуацию: образуются кассовые разрывы из-за того, что руководители не контролируют приход и расход финансов. Чтобы избежать кассового разрыва, необходимо грамотно подходить к управлению денежными потоками. В этом помогут современные программы и сервисы.

Таблицы

Среди инструментов, которые выбирают предприниматели, лидируют таблицы Excel и Google Sheets. У них есть преимущество: они доступны даже компаниям, у которых нет бюджета на покупку ПО. Таблицы Excel есть в базовом пакете Microsoft Office, а для использования Google-таблиц требуется только Интернет. 

Применение этих бесплатных программ для бизнеса оправдано, если компания находится на начальной стадии развития. Потому что в таблицах трудно контролировать финансы компаний со сложной организационной структурой. Например, тех предприятий, которые имеют несколько филиалов или включают несколько юридических лиц.

Excel обладает достаточно разнообразным функционалом. В него заложены автоматические формулы для вычисления, которые адаптированы под финансовые показатели. Например, можно вычислить средний чек через формулу среднего арифметического. Есть и более сложные функции, однако пользоваться ими умеют не все. В результате из-за неверных формул данные по финансам искажаются и сотрудники не знают реального положения дел в компании. В небольших компаниях часто не хватает бюджета для оплаты обучения по Excel для сотрудников. А нанимать специалиста, у которого этот навык уже развит, оказывается слишком дорого. 

Второй недостаток бесплатных программ-таблиц заключается в больших временных затратах на работу с ними. Чтобы выжать максимум из сервиса, придется потратить дополнительные часы. Кроме того, разные выписки выгружаются из Excel в разных форматах. Например, пользователь получил из банка выписку по безналичным операциям и выписку о движении денежных средств. Чтобы объединить их в программе в одну таблицу, понадобится много времени.

Специализированные программы

Когда предприятие становится уверенным игроком рынка, приходит пора использовать специализированный софт для бизнеса. Сервисы управленческого учета позволяют ускорить работу с информацией. Например, если в компании используются таблицы, то сотрудник вынужден вручную собирать данные по доходам и расходам, по входящим денежным потокам, запасам каждого филиала. Потом он заносит информацию в таблицу, прописывает нужные формулы и формирует единый сводный отчет.

Подобный отчет гораздо быстрее можно составить в программах управленческого учета. Они автоматически подключаются к приложениям банков и к другим программам, чтобы взять нужную информацию. Если каких-то данных в этих источниках не хватает, их можно импортировать вручную, например, из других таблиц или отчетов. Программа автоматически обрабатывает информацию и выдает готовый отчет. Так, использование специализированных сервисов снижает вероятность ошибки, которая может случиться из-за ручного внесения данных, и сокращает время работы с цифрами.

Какие бывают программы

Все программы и сервисы для управленческого учета можно разделить на три категории. В первую входит платное ПО. Это могут быть как простые и недорогие, так и объемные профессиональные решения в виде комплексных сервисов и экосистем. Преимущество платных программ заключается в том, что среди них может найти подходящее решение любая компания, независимо от ее величины и свободного бюджета. У платных программ есть техподдержка. Пользователи смогут получить консультацию специалистов, так как она зачастую входит в стоимость ПО.

Ко второй категории относится бесплатное программное обеспечение. Оно ориентировано на небольшой бизнес с ограниченным бюджетом. Такое ПО имеет достаточно узкий функционал. В бесплатных программах можно работать с упрощённой системой налогообложения и только со стандартными формулами, которые нельзя дополнить своими показателями. Однако преимуществом бесплатных программ помимо их доступности является простота использования. Освоить приложения смогут даже новички.

Третья категория – облачные сервисы. Это все бухгалтерские программы для предприятий, информация которых хранится в онлайн-пространстве. Для использования не требуется скачивание приложения или формирование отдельного рабочего места. Соответственно, облачная бухгалтерия не занимает память компьютера, не влияет на его производительность, а работники могут использовать софт с любого устройства.

Какую программу выбрать для бухучета

Чтобы выбрать программу с простым бухгалтерским учетом, необходимо принимать во внимание некоторые факторы. Ключевую роль играет организационно-правовая форма, в которой работает предприятие, и система налогообложения. Также следует обращать внимание на количество людей в штате, величину бизнеса и сферу деятельности, так как в некоторых отраслях в ходу специфические показатели.

Например, если предприятие крупное, оно имеет собственное производство и его бухгалтерия сложная, лучше выбрать программу «1С», «Парус» или «Инфософт», так как они подходят для вычисления себестоимости продукции, расчета зарплат по сложным формулам.

Если необходима программа учета для ИП, то будет достаточно любого онлайн-сервиса или упрощенной версии «1С» – «1С: Бизнес-старт». Частным предпринимателям, у которых нет наемных работников, следует обратить внимание на приложения для учета личного дохода.

Программа для учета финансов малого и крупного бизнеса «1С: Бухгалтерия»

Самой известной программой для финучета является «1С». «1С:Предприятие» и «1С:Бухгалтерия» применяют для управления и бухгалтерского учета соответственно. Вот какие выгоды получает предприниматель от использования программ учета:

• Любая специализированная программа является комплексным решением, в котором есть много функций.
• Программы от известных разработчиков — это своеобразный гарант качества. Пользователи могут обратиться в техподдержку при возникновении проблем.

Однако программы «1С» подходят только среднему или крупному бизнесу. Если учетную программу установит небольшая компания, у нее возникнут сложности. Во-первых, для работы с софтом нужен специалист, потому что функционал рассчитан на бухгалтеров и финансистов. В штате небольших компаний таких работников иногда нет. Во-вторых, стоимость программы даже в базовом тарифе может быть для малого бизнеса неподъемной. Третья сложность состоит в том, что ПО может не подойти бизнесу по отрасли, ведь сервисы «1С» заточены под компании конкретных рынков.

Автоматизация финансового учета «Инфософт»

Разработчик «Инфософт» является крупнейшим российским поставщиком IT-решений для бизнеса и автоматизации процессов. Сейчас разработчики предлагают комплексные системы, которые можно внедрять в работу компаний любых отраслей. Есть корпоративная информационная система «Флагман»: на ее базе решаются задачи документооборота, логистики, управления сотрудниками и финансового менеджмента, бухгалтерии, управленческого учета.

«Флагман» больше подходит для крупных компаний, но несколько лет назад разработчики создали программу для учета в малом и среднем бизнесе – «Флагман Экспресс». Софт предполагает гибкие настройки, простоту и удобство использования, возможность быстрого внедрения.

Подсистемы программ «Инфософт»

В ПО есть несколько подсистем, которые нацелены на автоматизацию тех или иных расчетов. Например, в разделе для учета трудовых расходов можно полностью автоматизировать расчет зарплат. Есть сложные формулы для расчета:

• повременной и сдельной оплаты труда;
• дополнительных премий и удержаний;
• KPI или надбавок за сложность, опасность работы;
• налогов, отпусков, больничных.

Подсистема для бухгалтерского учета поставляется компаниям в нескольких вариантах. Если предпринимателю достаточно базового варианта, то он получит возможность формировать отчетность, проводить аналитический учет денежных средств, вложений, активов, затрат на производство и продажи.

«Инфософт» подходит для крупных компаний, которые объединяют несколько юридических лиц. В таком случае при учете можно консолидировать данные подразделений в соответствии с их иерархией внутри холдинга. Если компания небольшая и представляет собой одно юридическое лицо, то она может вести учет по нескольким планам счетов.

Бухгалтерская компьютерная программа «Парус»

Программа «Парус» чаще всего используется в государственных органах и в бюджетных учреждениях. Однако разработчики также создают комплексные системы для автоматизации бизнес-процессов на крупных коммерческих предприятиях. Программы от «Паруса» могут быть адаптированы под любую отрасль, в том числе нефтегазовую или машиностроительную. Вот какие особенности есть у ПО:

• в систему можно добавлять нужные компоненты по мере их необходимости;
• есть единая база данных, в которой могут работать несколько сотрудников предприятия;
• информация хранится на сервере, а работа с ней ведется на компьютере;
• система администрирования достаточно простая;
• программу можно интегрировать с другими офисными программами, например с Microsoft Office.

Компания «Парус» предлагает решения для управления финансами. Программа позволяет пользователю контролировать риски, рентабельность, а также подсчитывать доходы и расходы даже при условии, что в компании есть несколько источников входящих финансовых потоков. С помощью программы можно:

• увеличить оборачиваемость денежных средств;
• учитывать затраты на каждую продажу;
• точно рассчитать себестоимость каждого изделия;
• управлять инвестиционной деятельностью.

Работа с кадрами

«Парус» работает не только с финансами, но и с кадрами. В программу заложена база данных, в которую пользователь может занести информацию обо всех должностях. Затем через «Парус» можно увидеть любые отклонения в развитии кадровых процессов. Удается вовремя восполнять кадровый резерв, управлять развитием сотрудников. Для бухгалтеров кадровая программа «Парус» полезна тем, что в ней можно упростить процесс расчета заработной платы.

Работа с закупками

Чтобы вести финансовый учет, необходимо знать, сколько денег было потрачено на закупки. В комплексном решении от «Парус» есть возможность снизить затраты на закупки, исключить случаи нехватки сырья на производстве. В результате удается планировать закупки по потребностям компании и анализировать запасы.

Другие возможности программы

Парус предлагает программы для управления производством и торговлей. Для финансового учета бухгалтеру интересны те возможности ПО, которые позволяют:

• рассчитывать плановую себестоимость и фактическую;
• подсчитывать расходы на доставку товаров от компании к клиенту;
• контролировать дебиторскую задолженность.

Программа для ведения управленческого учета «БЭСТ»

Компания «БЭСТ» изначально специализировалась на четырех основных направлениях деятельности любого предприятия: бухгалтерии, экономике, складском учете и торговле. Но сейчас разработчики предлагают комплексную систему учета бизнеса. Программы адаптированы под разные отрасли, в том числе для аптек, учебных заведений, некоммерческих организаций, предприятий с пищевым, алкогольным или химическим производством.

Сейчас программа «БЭСТ» является многопользовательской интегрированной системой. То есть все подразделения компании, для которых используется программа, работают в едином информационном пространстве. Это помогает избежать дублирования информации, а при импорте документов – ввода данных вручную.

С помощью программы можно:

• контролировать все бизнес-процессы на предприятии;
• вести электронные трудовые книжки;
• поддерживать интеграцию с другими программами для бизнеса.

Стоит отметить, что система настроек ПО достаточно гибкая, что позволяет адаптировать ее под нужды конкретной компании.

Система учета для малого и крупного бизнеса «Турбо-Бухгалтер»

Программа «Турбо-бухгалтер» для управленческого учета на предприятии появилась в 1991 году. Сейчас это один из самых популярных софтов для бухгалтеров и предпринимателей. Разработчики предоставляют целый комплекс программ из одной системы, которые позволяют автоматизировать не только бухгалтерию, но и работу всей компании. Вот что входит в экосистему сейчас:

• «Турбо-Бухгалтерия» – программа для комплексной работы с бухгалтерским и налоговым учетом. Версии ПО постоянно обновляются в соответствии с законодательством.
• «Турбо-Зарплата» – программа для учета заработной платы. С помощью нее можно рассчитать зарплаты, в том числе по сложным формулам, а затем отправить отчеты в госорганы.
• «Турбо-Кадры» – сервис для автоматизации кадрового учета. Обычно его устанавливают вместе с «Бухгалтерией», но он может работать и отдельно.
• «Турбо-Торговля» – программа для мониторинга денежных потоков на кассе и учета остатков на складе.

Программа для бизнеса «Инфо-Бухгалтер»

«Инфо-Бухгалтер» – это программа для учета финансов малого бизнеса, ориентированная на специалистов отрасли, бухгалтеров или финансистов. ПО позволяет:

• вести налоговый или бухгалтерский учет;
• рассчитывать заработную плату, притом доступны расчеты любой сложности;
• учитывать средства и материалы;
• автоматизировать работу кассира;
• формировать автоматические отчеты;
• выгружать из облака отчетность, чтобы сохранить ее на устройстве, отправить по почте или распечатать.

Работать с программой можно самостоятельно, не имея в штате программиста для настройки. Также ее не нужно устанавливать на компьютер – софт работает на базе облачного сервиса. В программу периодически приходят обновления, но пользователю не нужно их загружать: они скачиваются автоматически. Софт обновляется вместе с изменениями в законодательстве.

Для того чтобы пользоваться «Инфо-Бухгалтером», нужно взять программу в аренду. Физически она будет находиться на компьютере арендодателя, а всем арендаторам будет предоставлен доступ. Работа в облаке открывает для пользователей новые возможности. Например:

• бухгалтер может находиться не в офисе компании, а работать удаленно;
• в одном облачном отчете или документе будет объединена информация по нескольким филиалам или юридическим лицам.

Приложения для личных финансов

Малый бизнес может использовать для автоматизации финансового учета программы, которые рассчитаны не на предпринимателей, а на частных лиц. Например, Money Lover, Easy Finance и другое подобное ПО дает пользователю преимущество – в приложениях можно работать в любое время суток, так как они устанавливаются на смартфоны, а не на рабочие компьютеры. К тому же они бесплатные.

Однако бесплатные программы для личного учета финансов имеют не такой широкий функционал, как специализированный софт для бизнеса. В них можно вести запись доходов и расходов, разбивать поступления на разные категории. Также туда можно вписать обязательства предприятия перед кредиторами и долги клиентов перед компанией. Тогда приложения будут напоминать о необходимости выплатить кредит или получить дебиторскую задолженность.

Сервисы можно интегрировать с банковскими картами и онлайн-кошельками. Эта функция будет востребована у частных специалистов, оказывающих услуги. Благодаря интеграции предприниматели смогут анализировать статистику по доходам и расходам из разных кошельков.

Но так как приложения не предназначены для работы с финансами организации, в них не предусмотрено понятие юридического лица. Значит, нельзя контролировать объем и стоимость активов.

Онлайн-сервисы для бизнеса

Программы для предприятий по учету финансов могут работать и через Интернет. Есть специальные сервисы для индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса, где информация хранится на облачном носителе. Онлайн-сервисы имеют особенности, которые отличают их от приложений для учета личных финансов и от специализированных программ:

• Сервисы берут на себя всю рутинную работу с цифрами, так как в них встроены формулы для финансовых вычислений.
• Интерфейс прост и понятен, в отличие от того же «1С:Предприятие». Пользоваться сервисами могут даже начинающие бизнесмены без финансового или экономического образования.
• Их можно устанавливать как на компьютер, так и на смартфон. Мобильная версия доступна постоянно.
• Все онлайн-сервисы – платные, однако их стоимость всё равно ниже, чем самый простой тариф у специализированных программ.

«ПланФакт»

Популярным онлайн-сервисом является «ПланФакт». Пользователи выбирают его за простоту интерфейса и понятный сервис. Приложением будет легко пользоваться тем, кто имеет минимальный опыт ведения учета в таблицах.

В «ПланФакте» можно составить базовые отчеты по финансам:

• о движении денежных средств. Благодаря этому отчету предприниматель видит остатки денег на счетах. Это позволяет предотвращать кассовые разрывы;
• о прибыли и убытках. По нему можно оценить общую эффективность деятельности предприятия. Отчет особенно важен предпринимателям, у которых получение платы за заказ и отгрузка товара происходят не одновременно. Тогда без отчета можно забыть о какой-либо предоплате или дебиторской задолженности;
• балансовый отчет. Он необходим для оценки пассивов и активов компании.

Сервис автоматически подгружает все банковские операции из большинства популярных банков. Если интегрировать «ПланФакт» в «1С» и CRM-систему, то можно загружать данные из сторонних программ. Кроме интеграций с дополнительными программами, сервис имеет такие возможности:

• Есть чат-бот в «Телеграмме». С его помощью можно выполнять операции и получать отчеты о текущих финансовых результатах в мессенджере. Здесь же можно фиксировать дебиторскую задолженность, например, указать клиента и отметить, оплатил ли он заказ.
• К каждой операции в сервисе можно прикрепить скан счета на оплату.

Благодаря такому функционалу сервис имеет несколько преимуществ по сравнению с аналогичным ПО. В нем удобно дробить операции и бюджеты по нескольким проектам сразу, например, если у клиента в одном чеке есть и товар, и услуга (доставка, сборка). В сервис встроен дашборд, на который выводятся понятные графики и ключевые показатели.

«Финансист»

Эта онлайн-программа для учета финансов представляет собой систему для финансового планирования, формирования отчетности и предоставления данных в виде понятных таблиц, графиков и диаграмм. Несмотря на то что сервис доступен только онлайн, по своему интерфейсу и функционалу он похож на полноценную программу для ведения управленческого учета.

«Финансист» можно интегрировать с уже имеющимися программами, например, с «1С» или с приложениями банков. В таком случае пользователь может формировать отчет FinReport. Он состоит из денежных показателей, которые подгружаются из интегрированных программ. Вот что содержит отчет:

• остатки по кошелькам. Если в компании есть несколько юридических лиц или кошельков, то данные в отчете можно отобразить отдельно по каждому;
• текущий кассовый разрыв и прогнозы по нему;
• данные по выручке за текущий и прошлый период;
• количество чеков и их средняя величина;
• прогнозы выручки за текущий период по данным нескольких прошлых периодов;
• размер дебиторской задолженности и сегментация по ее статусу – вынесение отдельной суммы всей просроченной дебиторки.

Кроме отчета FinReport, пользователь может сформировать в сервисе стандартные отчеты. Например, о движении денежных средств. Все операции можно разделить по видам деятельности и проектам. Особенность приложения «Финансист» заключается в том, что отчет можно кастомизировать, то есть добавить в него уникальные показатели, важные для бизнеса.

Второй отчет из сервиса – о прибыли и убытках. Чтобы сформировать его в бизнес-программе, необходимо выгрузить в сервис данные из бухгалтерских отчетов – автоматически или вручную. Тогда в отчете будут главные финансовые показатели: валовая прибыль, рентабельность, прибыль до уплаты налогов и процентов.

Однако у сервиса «Финансист» есть недостатки. В отличие от подобных полноформатных программ здесь нет бухгалтерского баланса. Для его составления придется устанавливать дополнительный софт.

Заключение

Благодаря современным технологиям вести управленческий и бухгалтерский учет стало намного проще. Однако часть компаний всё равно пользуется привычными таблицами или ведет бухучет «на коленке». Сейчас перспективы развития появятся у тех предприятий, которые смогут быстро выбрать и внедрить подходящее ПО для бухучета. Тогда собственники бизнеса будут объективно оценивать ситуацию на предприятии, смогут находить точки роста прибыли и повышать ее.