Принципы тайм-менеджмента для руководителя

О ценности временного ресурса знает каждый управленец. «Время – деньги» – известная истина, всегда актуальная для большого бизнеса. Как извлечь максимальную пользу из 24 часов, выполнив все запланированные дела без ущерба для отдыха? Освойте принципы тайм-менеджмента для руководителя! Узнайте о тонкостях управления временем в этой статье!

Тайм-менеджмент – что это такое?

Тайм-менеджмент – это искусство управления временем. Современная дисциплина представляет собой совокупность инструментов и методов для оптимизации и эффективного планирования временного ресурса. Ключевое предназначение тайм-менеджмента – научение человека распоряжаться своим временем, быть хозяином жизни, достигать поставленных целей. Основателем дисциплины является американский бизнес-консультант Джеймс Т. Маккей. В 1959 г. он выпустил книгу The Management of Time, в которой он предложил целостную систему тайм-менеджмента. В основе классического искусства управления временем – взгляд о том, что работник может повышать свою продуктивность без контроля руководителя. В период 1960–1990 гг. эта дисциплина не учитывала важность человеческого фактора в виде лени, отсутствия настроения, прокрастинации. Методы менеджмента были ригидными. Управление человеком здесь рассматривалось как руководство предприятием.

Современный тайм-менеджмент рассматривает человека не как ячейку производственной системы, а как личность. Сегодня искусство управления временем учитывает потребности и желания субъекта. Это позволяет повышать его производительность и мотивацию к труду. Учитываются такие факторы, как быстрый темп жизни, меняющиеся условия, потребности личности, современные технологии. Современный тайм-менеджмент, начавший развитие с 1990 гг., получил большее распространение в сравнении с классической дисциплиной. Сегодня с учетом его методологии функционируют предприятия с мировым именем и развивающиеся компании. Существования без использования методов управления временным ресурсом не представляют топ-менеджеры, управленцы среднего и низшего звена, рядовые подчиненные.

Зачем руководителю тайм-менеджмент?

Не имея представления о практической пользе любой дисциплины, даже самому скрупулезному управленцу на захочется внедрять ее постулаты в свою жизнь. Тайм-менеджмент же обладает огромной ценностью! Он повышает личную продуктивность, обеспечивает процветание предприятия. Овладев искусством управления временем в совершенстве, управленец получит следующую пользу:

• управление своей жизнью. Плыть по течению недопустимо для руководителя, лидера! Тайм-менеджмент позволяет человеку почувствовать себя хозяином своей жизни. Освоив его инструменты, личность легко преодолевает внешние неблагоприятные обстоятельства;
• выработка самодисциплины. Для настоящего управленца не характерны импульсивные поступки, прокрастинация. Владея искусством управления временем, человек берет контроль над своими действиями, имеет высокую мотивацию к продуктивной профессиональной деятельности;
• максимальная личная продуктивность. С помощью тайм-менеджмента руководитель эффективно справляется с ворохом основных и второстепенных задач. Это происходит за счет планирования, отсутствия прокрастинации в течение рабочего дня. Исчезает необходимость посвящать рабочему процессу вечернее время суток. Оно высвобождается для хобби, семьи, отдыха, саморазвития;
• ощущение наличия времени. Руководитель регулярно сталкивается со страхом отсутствия временного ресурса для выполнения профессиональных обязанностей. Тайм-менеджмент избавляет от крадников времени, ненужных обязанностей. Дисциплина помогает осознать первостепенную важность ключевых задач. За счет грамотного планирования, делегирования второстепенных полномочий управленец посвятит больше времени разработке стратегии и миссии предприятия;
• помощь в достижении целей. Привыкли к тому, что планы и мечты не реализуются? С внедрением принципов тайм-менеджмента в жизнь управленец научится трансформировать абстрактные мечты в ясные цели и видеть путь для их достижения;
• максимальный результат при минимуме усилий. Наука управления временем предлагает высокоэффективные инструменты для повышения производительности труда, планирования рабочего процесса. При их внедрении руководитель будет более продуктивным при меньших затратах времени и энергии.

Структура тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – прикладная дисциплина. Она заимствует знания из философии, экономики, математики, социологии, психологии, кибернетики. Сегодня наука об управлении временем подразумевает не только грамотный распорядок дня, но и другие вопросы, повышающие личную эффективность. Они включены в структуру тайм-менеджмента:

• планирование обязанностей;
• планирование и учет времени;
• определение миссии, ценностей;
• организация рабочего процесса;
• повышение производительности труда;
• постановка и достижение целей;
• развитие самоконтроля;
• анализ проблем и поиск путей их решения;
• борьба с прокрастинацией, ленью;
• мотивация;
• расстановка приоритетов;
• делегирование полномочий.

Таким образом, тайм-менеджмент – это главный инструмент руководителя. В его структуру включены все процессы, необходимые для эффективного выполнения профессиональных обязанностей, руководства подчиненными, предприятием.

Наука об управлении временем представляет собой целостную систему. Она базируется на трех понятиях – принципы, приемы и техники, а также инструменты. Рассмотрим каждую группу понятий детальнее.

Принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – не точная наука! В ней отсутствуют аксиомы и жесткие правила. Распорядок дня и задачи каждого топ-менеджера различаются в зависимости от специфики производства. Нижеперечисленные принципы – фундамент дисциплины. Они легко внедряются в жизнь любого управленца.

Постановка целей

Действия топ-менеджера, не задумывающегося над желаемым конечным результатом, хаотичны, пусты и бесперспективны. Согласно тайм-менеджменту, постановка масштабных и краткосрочных целей – отправная точка успешной деятельности руководителя. Если вы внедряете науку управления временем в свою жизнь, обязательно ставьте цели на день, неделю, месяц, полгода, год и более долгосрочные. Если вы будете знать их, ваша профессиональная деятельность будет более упорядочена, продуктивна.

Планирование

Составление плана задач на отдельные периоды – ключевой инструмент в тайм-менеджменте. Его наличие позволяет действовать последовательно, не забывая о второстепенных задачах. Планируя свою деятельность, топ-менеджер контролирует свою жизнь. Такая работа демонстрирует ответственность управленца и его серьезный подход к делам. Прекрасно, если планирование из профессиональной деятельности распространяется и на личную жизнь. Управленца покинет иллюзия отсутствия времени. Его жизнь станет насыщеннее, отдых – качественнее.

Фиксация задач

Наличие ежедневника обязательно для управленца! Используйте его в печатном или электронном формате для фиксации текущих задач, неразрешенных вопросов. За счет такой детализации вы будете держать под контролем текущие процессы в компании. Это упростит контроль, не даст упустить важные моменты. Держать всё в голове и надеяться на отличную память бессмысленно. Какие-то задачи будут забываться. На регулярной основе такой подход спровоцирует халатное отношение работников к выполнению обязанностей.

Расстановка приоритетов

Планируя деятельность, обязательно выявляйте самые важные и срочные дела, выполняя их в первую очередь. Направляя на них свои внимание и энергию, управленец достигает намеченных целей за короткий срок.

Иерархия планов

В составлении краткосрочных и долгосрочных планов важна их последовательность. Идеально, если суточные, недельные задачи ведут к выполнению целей, поставленных на полгода и год. Таким образом, план на день или неделю представляет собой шаг к выполнению годовой задачи.

Декомпозиция

Одолевает страх перед выполнением масштабных задач? Разбивайте их на мелкие подзадачи, последовательно выполняя их отдельные этапы. Неизбежна скорая вовлеченность в процесс и удовлетворенность от результата выполненного крупного проекта!

Исключение хронофагов

Регулярная нехватка времени является иллюзией! Хронофаги – поглотители времени. Поддаваясь им, человек не замечает того, как утекают драгоценные минуты, часы. Известными хронофагами являются прокрастинация, бесполезные телефонные разговоры, изучение новостной ленты в социальных сетях, непродуктивная переписка в мессенджерах. Хронофагами могут быть и клиенты, которые не собираются у вас ничего покупать, но тратят ваше время и энергию на бесконечные уточняющие вопросы. Желая достичь максимальной личной продуктивности и карьерного успеха, не дайте хронофагам разрушить ваши планы.

Делегирование полномочий

Руководитель, самостоятельно выполняющий ключевые и второстепенные задачи, обречен на скорое профессиональное выгорание! Оцените степень важности ваших рутинных задач. С какими делами с легкостью справятся подчиненные без ущерба для их качества? При наличии таких в расписании немедленно делегируйте их своим заместителям и рядовым специалистам.

Нет многозадачности!

Заниматься несколькими делами одновременно – неблагодарное дело! Качество проделанной работы будет посредственным. Вовлеченности во время такой деятельности не будет, зато возрастет уровень стресса. Грамотно планируйте свое рабочее время. Для каждого его промежутка намечайте только одну задачу. Выполнение рутинных, второстепенных обязанностей поручите заместителям.

Не отвлекайтесь!

Бесконечные звонки, просьбы о личном приеме и другие внешние факторы отвлекают от решения важной задачи? При выполнении профессиональных обязанностей, требующих высокой вовлеченности, отгораживайтесь от внешнего мира. Отключайте звук на телефоне, давайте указание личному помощнику о невозможности приема подчиненных в этот период.

Повышайте продуктивность на максимум

Объективно оцените свой уровень нагрузки в течение дня. Соответствует ли он трудовому распорядку топ-менеджера? Слишком много времени посвящаете контролю и переписке с клиентами? Делегируйте такие задачи подчиненным, высвободив себя для продуктивной проектной работы, стратегического планирования. Прокрастинируете в свободные минуты? Это не продуктивно! Лучше посвятите их чтению, обучению, занятиям спортом, медитации, хобби. Такой отдых будет более полезен для интеллектуального психологического и физического состояния.

Учитывайте непредвиденные обстоятельства!

Увы, ежедневная деятельность руководителя непредсказуема! Составляя план на рабочий день, учитывайте, что в течение него обязательно появятся дела, которые потребуют вашего непосредственного вмешательства. Предусматривая это, оставляйте несколько часов свободными. Как вариант, планируйте на этот период выполнение тех дел, которые можно перенести на следующий день без ущерба для производственного процесса.

Регулярный анализ проделанной работы

Снисходительность в оценке личных профессиональных результатов недопустима для топ-менеджера! Это влечет его стагнацию, застой в развитии как эксперта. Критически оценивайте показатели своей деятельности. Действительно ли она выполняется без ошибок и с максимальной производительностью? Прекрасно, если управленец видит те процессы, которые требуют улучшений. Это – лучший ориентир для безупречных результатов работы.

Создание личной системы тайм-менеджмента

Универсальных решений не бывает! Строго придерживаться одной выбранной технике либо приему тайм-менеджмента не обязательно. Управленец может адаптировать любой из методов под себя, если это повысит личную продуктивность и комфорт. Действуйте без рамок, экспериментируйте с предложенными техниками.

Работа над саморазвитием

Классический тайм-менеджмент, в котором человек рассматривался только как винтик в производственной системе, не получил развития. Его современный вариант, в основе которого – личность с его интересами и стремлениями, используется по всему миру. Работая над личной эффективностью, не забывайте включать в план задачи для саморазвития, отдых, хобби и общение с близкими людьми!

Инструменты тайм-менеджмента

Упростят процесс управления временем специальные приспособления! С их помощью тайм-менеджмент станет более комфортным, ведь держать планы и задачи только в памяти – непродуктивно.

• бумажный ежедневник, планер. Фиксация важных задач на бумажном носителе – не блажь, а необходимость для управленца. Сегодня в продаже имеются варианты с различной разлиновкой страниц. Это позволяет легко подобрать наиболее подходящий продукт печати, отвечающий требованиям руководителя. Да, в отличие от электронных вариантов, они не интерактивны. Зато важные записи точно не исчезнут из-за нечаянного нажатия на Delete. Такой вариант подходит для управленцев, которые настороженно относятся к новшествам;
• электронные носители. В их числе – ежедневники, менеджеры задач, таск-менеджеры. Сегодня такие инструменты на пике популярности! Умные приложения, созданные с учетом рекомендаций тайм-менеджмента, самостоятельно распределяют задачи по приоритетам, целеполаганию. Они существенно упрощают процесс планирования, подходя любителям инновационных технологий;
• таймер. Устройством, которое ведет счет временным интервалам, сегодня оснащен каждый смартфон. Такой инструмент необходим для бюджетирования времени на отдельные задачи, распределения такого ресурса на работу и отдых;
• чек-листы. Контрольные листы с перечнем задач – удобный инструмент для самоконтроля профессиональной и личной продуктивности. Они упрощают и процесс контроля производительности подчиненных;
• канбан-доски. Инструментарий, на котором визуализированы текущие обязанности, ежедневные, годовые задачи. Они упрощают проектную работу. Для записей на таких досках используются маркеры либо стикеры. На них визуализируются все ключевые процессы на предприятии;
• ментальные карты. Инструмент для управления мыслями, задачами, производственными процессами. Они создаются на бумажных и электронных носителях. В центре ментальной карты – цель. Напротив нее стрелками указываются презентация идеи, детализация, методы достижения. В целом на ментальной карте фиксируется всё, что поможет достичь желаемого результата.

Приемы и техники тайм-менеджмента

Современный тайм-менеджмент подразумевает не только эффективное распределение времени для выполнения производственных обязанностей. Среди тысяч техник и приемов такой дисциплины найдутся инструменты для повышения личной продуктивности в различных сферах жизни. Ниже приведена информация о них.

Расписание

Наиболее простой способ планирования текущих дел. Расписание – список дел, напротив которых указываются временные отрезки для их выполнения. Таким образом удобно планировать рабочий день, неделю.

Список дел

Самая распространенная и простая техника в тайм-менеджменте. При ее использовании на бумажном либо электронном носителе фиксируются планируемые задачи. Они зачеркиваются по их выполнении. Несмотря на простоту, такая техника эффективна и в составлении планируемых задач на год и на более отдаленные временные промежутки.

SMART

Техника визуализации в тайм-менеджменте упрощает процесс постановки цели и конкретизирует задачи. Анализируя какую-либо задуманную идею с ее помощью, с высокой вероятностью вы сможете воплотить ее в реальность за короткий промежуток времени. Она подразумевает конкретизацию цели по следующим параметрам:

• Specific – конкретность. При формулировке цели указывается ее желаемый результат;
• Measurable – измеряемость. Показатели, по которым измеряется цель, – точная цифра желаемой прибыли, количество открытых филиалов, достигаемый план продаж;
• Attainable – достижимость. Имеющиеся ресурсы для достижения цели – персонал, финансы, силы, время;
• Relevant – актуальность. Ответ на вопрос, действительно ли достигаемая цель стоит затрачиваемых усилий;
• Time-bound – период времени. Желаемый срок достижения цели.

Pomodoro

Такая техника оптимальна для отвлекающихся и неусидчивых натур, которым трудно доводить дела до завершения. Для ее внедрения в жизнь потребуется только таймер. Она подразумевает выделение определенных временных отрезков для выполнения задач. После наступает отведенный срок для передышки. Например:

• актуализация задачи. Выделенное время для ее выполнения – 60 минут. Оно фиксируется на таймере. После сигнала наступает отдых;
• перерыв. Устанавливается таймер на десять минут.

Количество циклов – четыре. После этого устанавливается таймер на 30 минут, отведенные на продолжительный отдых.

Съешь лягушку!

Доказано, что прокрастинация актуализируется при необходимости выполнения сложных либо неприятных задач. Такая техника предлагает их выполнять в первую очередь и без отговорок! В тайм-менеджменте «лягушки» – это именно такие задачи. Составьте план на день, выделите наиболее неприятные и сложные дела и приступите к их выполнению. Уверяем, работа над другими задачами пройдет гораздо быстрее и эффективнее. Кроме того, останется свободное время для саморазвития, хобби либо разработки проекта, до которого у управленца раньше не доходили руки!

Матрица Эйзенхауэра

Популярный метод в тайм-менеджменте помогает вычленить ключевые и второстепенные задачи, урегулировать рабочую нагрузку. Внедряя его в свою рабочую деятельность, все дела группируются по следующим критериям:

1. Важные и срочные.
2. Важные и не срочные.
3. Не важные, но срочные.
4. Не важные и не срочные.

Очевидно, что в приоритете стоят задачи первой группы. Задачи второй и третьей групп также требуют внимания, при этом многие из них можно делегировать заместителям. Выполнением обязанностей четвертой группы целесообразно заняться при наличии свободного временного окна.

Метод слона

Техника повышения личной продуктивности, которая упрощает процесс выполнения очень сложных, неподъемных задач. При ее выполнении создается таблица с двумя столбиками со следующими названиям:

• «Слоны». Масштабные задачи, выполнение которых требует значительного временного и энергетического ресурса;
• «Бифштексы». Подзадачи, вытекающие из крупных дел.

Таким образом крупные цели разбиваются на мелкие шаги и выполняются ежедневно. Постепенно вовлекаясь в покорение «слона», решение сложной задачи уже не кажется таким сложным.

Каждая из предложенных техник тайм-менеджмента подходит не только управленцам высшего звена. При желании они помогут повысить личную продуктивность даже домохозяйкам и школьникам.

Ключевые ошибки в тайм-менеджменте

В погоне за максимальной личной продуктивностью с использованием тайм-менеджмента, его начинающие адепты часто совершают следующие ошибки:

• пренебрежение планированием. Самая главная ошибка в тайм-менеджменте – отказ от использования его ключевого инструмента. Даже составляя банальные список дел или расписание, управленец не упустит важных задач. Хаотичный распорядок дня недопустим для топ-менеджера;
• приоритизация срочных задач перед важными. Если тратить все силы на выполнение неотложных дел, у руководителя вряд ли останутся силы и энергия на проекты, стратегию. При наличии такой ошибки в личном тайм-менеджменте рекомендуется планировать задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра;
• отказ от делегирования от полномочий. Вами владеет сверхконтроль, поэтому вы не можете передать часть обязанностей подчиненным? Такой подход приведет к скорому профессиональному выгоранию. Откажитесь от части рутинной работы, освободив время для решения масштабных задач;
• стремление к совершенству. Качественное выполнение работы – залог профессионального успеха. Однако в стремлении достигнуть идеального результата в выполнении второстепенных дел, управленец лишь напрасно тратит драгоценный временной ресурс;
• неправильный расчет времени. Такая ошибка приведет к тому, что руководитель не будет успевать выполнять все намеченные задачи. Или в течение дня у него будут возникать большие свободные временные промежутки. Последние можно было бы использовать более продуктивно. Знакомая ситуация? Замеряйте в течение недели с помощью таймера сроки выполнения каждой отдельной задачи. Вскоре вы сможете составлять личное расписание с точностью до минут;
• отсутствие перерывов. В погоне за личной эффективностью решили отказаться от отдыха? Это приведет к избытку ошибок в работе, утомляемости, высокому уровню стресса. В течение рабочего дня обязателен один перерыв в 60 минут и несколько пятиминуток отдыха.

Вы – управленец, который задумался о повышении личной продуктивности? Внедрите вышеперечисленные принципы тайм-менеджмента для руководителя в вашу профессиональную жизнь. Это – залог личного успеха, процветания бизнеса!