Применение метода декомпозиции в сфере продаж

В менеджменте процесс декомпозиции называют «съедением слона по кусочку». Это означает, что сложную задачу можно разбить на части и тем самым упростить ее решение. Такой подход очень полезен в сфере продаж, поскольку помогает глубже понимать процессы и улучшать показатели работы. Он особенно эффективен при решении многоуровневых задач.

Что такое декомпозиция продаж

Впервые термин «декомпозиция» появился в математике и описывал процесс разложения системы на отдельные объекты и установления связей между ними. Конечной целью метода являлась перекомпоновка функции (основной задачи), что способствовало углублению понимания отношений между числами и в конечном итоге открытию важных закономерностей.

Метод оказался чрезвычайно эффективным и полезным и вскоре начал применяться в разных отраслях. Сегодня он используется и в бизнесе, особенно в сфере продаж.

Декомпозиция продаж – это разложение процесса на самостоятельные этапы с последующей детализацией каждого из них. Она облегчает понимание и управление сложными системами, поскольку позволяет обнаружить и исследовать основные факторы влияния. В конечном итоге помогает улучшать экономические показатели и совершенствовать бизнес-операции.

Общая теория декомпозиции

Декомпозиция разбивает процесс на уровни и устанавливает зависимости между ними. Верхнюю ступень иерархии занимает стратегическая цель, которой подчинены все остальные задачи. Затем идентифицируют ключевые этапы и процедуры, прохождение которых обеспечивает решение главной проблемы.

Как правило, выделяют от трех до шести уровней вложенности в зависимости от масштабов компании. Однако их количество строго не ограничено и выбирается в зависимости от ситуации.

Принципы декомпозиции в сфере продаж

При осуществлении декомпозиции следует придерживаться нескольких принципов, которые обеспечивают эффективность работы:

1. Задачи разбивают на логичные и легко идентифицируемые уровни.
2. Набор задач каждого уровня формируют по одному признаку.
3. Подзадачи ставят таким образом, чтобы они обеспечивали решение задач более высокого уровня, а в конечном итоге достижение стратегической цели.
4. Структуру корректируют по мере работы.

В процессе работы часто возникает ситуация, при которой на одном уровне присутствуют противоречивые задачи. Это свидетельствует о недостаточной проработке структуры и неминуемо приводит к проблемам. Поэтому недочеты следует устранить.

Основные компоненты декомпозиции

Разбиению подлежат не только процессы, но также функции и решения. Их разбивают на части, формируя иерархическую структуру работ, известную в среде специалистов как WBS. Она является основным компонентом, на который опирается последующая аналитика и решения.

Правильно организованная WBS помогает:

• отразить все этапы процесса (или объем проекта);
• выделить контрольные точки;
• сформировать единое понимание анализируемой системы, т. к. в разработке участвуют все члены команды и заказчик (или представитель заказчика);
• сфокусировать внимание команды на ожидаемых результатах;
• обосновать потребность в финансовых или человеческих ресурсах;
• снизить или устранить различные риски.

Важным компонентом является и результат, который представляет собой набор показателей и сведений, являющихся отправной точкой в принятии бизнес-решений. Он имеет визуальное представление и содержит несколько обязательных компонентов, включая:

• собственное уникальное имя;
• базовые бизнес-правила;
• установленные триггеры (события или личности);
• идентификаторы входа и выхода из этапа;
• описание актуальности процесса в рамках связанного отдела или компании.

Универсальный алгоритм декомпозиции

Неподготовленный или неопытный руководитель часто совершает ошибку: учитывает множество лишних компонентов. Это делает структуру громоздкой и неэффективной. Чтобы избежать этой проблемы, следует воспользоваться универсальным алгоритмом декомпозиции, который включает следующие этапы:

1. Постановку общей стратегической цели.
2. Разбиение задачи на несколько подзадач, каждая из которых выполняет свою функцию.
3. Выделение нескольких уровней задач и этапов (при необходимости).
4. Анализ и коррекцию структуры.

Если план разрабатывается с целью командной работы, то к участию привлекают всех заинтересованных менеджеров. Часто в группу анализа приглашают и заказчика (или его представителя). Каждый участник вправе задавать вопросы и высказывать предложения.

Методы декомпозиции

Специалисты выделяют несколько форм декомпозиции, каждая из которых соответствует определенным целям или условиям работы. К ним относятся:

1. Разделение на этапы. Это наиболее распространенный подход, который заключается в разбиении процесса на несколько последовательных этапов. Например, задача роста товарооборота на 30 % за квартал может быть решена в три стадии: каждый месяц нужно увеличивать показатель на 10 %.
2. Разложение на измеримые цели. Подход аналогичен разделению процесса на этапы, но в этом случае ставятся только измеримые задачи.
3. Разделение на зависимые задачи. Этот подход реализуется, когда нельзя достигнуть цели поэтапно. Некоторые задачи выполняются одновременно.
4. Одношаговая декомпозиция. Такой подход применяется, когда компания вынуждена работать в условиях неопределенности. Сначала формулируют стратегическую цель и выделяют приоритетное направление, только потом процесс разбивают на этапы. По завершении каждой стадии возвращаются в начало.

Специалисты рекомендуют использовать методы в совокупности, поскольку в отдельности они могут привести к дисбалансу и дестабилизации работы. Например, одношаговая декомпозиция не подвержена негативному влиянию случайностей, но не позволяет осуществить стратегическое планирование.

Преимущества метода

Методику декомпозиции используют компании разного масштаба: от небольших начинающих проектов до крупных международных корпораций. При правильном применении она предоставляет любому бизнесу несколько преимуществ, включая:

1. Конкретизацию плана. Разбив процесс на части, менеджеры начинают правильно ставить связанные с ними задачи и быстро выстраивать результативные решения. При этом каждого члена команды наделяют четко определенными обязанностями, выполнение которых обеспечивает успешное завершение этапов, нацеленных на увеличение объема продаж.
2. Более точную оценку стоимости и времени. Намного легче спрогнозировать расходы на решение конкретных небольших задач, чем сразу на реализацию большого проекта. При таком подходе учитывают специфику каждого этапа. Результаты расчетов экстраполируют на глобальный процесс, определяя примерные затраты на целый проект.
3. Повышение эффективности управления. При постановке задач перед подчиненными руководитель выбирает более реалистичные сроки их выполнения. Понимая каждый отдельный этап процесса продаж, он формирует четкие инструкции. Это помогает усовершенствовать систему контроля результатов, чтобы своевременно определять проблемы и риски и устранять их.
4. Повышение мотивации. Решая небольшие задачи поэтапно, менеджеры получают положительные результаты и быстрее прогрессируют. Это мотивирует и в итоге повышает личную и общую продуктивность сотрудников отдела продаж.

Проблемы применения метода

Хотя методика декомпозиции высокоэффективна при планировании продаж, ее применение сопряжено с определенными проблемами и рисками, включая:

1. Сложность обработки больших данных. Считается, что чем выше детализация задач, тем эффективнее процесс продаж. Но слишком высокая степень разложения сильно затрудняет обработку информации и приводит к неоправданно большому потреблению ресурсов. Чтобы предотвратить излишнюю детализацию, нужно непрерывно контролировать процесс декомпозиции. Остановиться следует, когда можно точно определить стоимость и время выполнения подзадач.
2. Снижение степени независимости менеджеров. Предоставление сотрудникам отдела определенной свободы в принятии решений способствует развитию чувства ответственности. Это мотивирует и помогает концентрироваться на задачах. Применение декомпозиции сопряжено с низкой степенью независимости, т. к. процесс нуждается в непрерывном контроле и оптимизации. Менеджеры вынуждены согласовывать идеи с руководителем и ожидать постановки новых задач. Частично компенсировать проблему позволяет грамотное руководство, обеспечивающее слаженность работы.
3. Сложность управления групповой динамикой. Чтобы успешно провести декомпозицию, требуется хорошо организованная команда профессионалов. Важно непрерывно обеспечивать осведомленность каждого сотрудника и не допускать простоя, что сложно осуществить в условиях многозадачности. Отсутствие информационной прозрачности и грамотного управление может свести к минимуму положительные эффекты декомпозиционного планирования. Поэтому руководителю необходимы сильные навыки фасилитации (недерективного управления командой).

Полезные советы

В зависимости от поставленной цели выбранные стратегии могут оказаться более или менее эффективными в процессе декомпозиции. Но есть общие правила, которые помогут успешно завершить работу.

Визуализация информации

Графическое представление индивидуальных и групповых рабочих процессов помогает сотрудникам лучше понимать систему, оставаться организованными и мотивированными. Используют такие визуальные элементы, как диаграммы и таблицы с функцией сортировки (по определенному порядку или этапам).

Формирование правильного отношения к работе

Поставленные задачи не следует рассматривать как строгие указания. Иерархическая структура работ (WBS) представляет подробную информацию, необходимую для достижения цели. Но это не план или расписание, а лишь визуальное представление проекта, которым стоит поделиться с заинтересованными сторонами.

Процесс декомпозиции продаж

Процесс декомпозиции включает несколько этапов, каждый из которых должен быть тщательно проработан и завершен. Сначала определяют стратегическую цель, только после этого выстраивают структуру и выявляют количественные показатели.

Определение цели

Прежде чем выполнить декомпозицию, определяют главную цель, которая помогает задать четкую направленность и мотивацию. Как правило, она выражается в улучшении количественных или качественных показателей в рамках процесса продаж.

При постановке цели рекомендуется использовать технику SMART, которая требует соблюдения пяти критериев:

1. Конкретности. Формулировка должна быть максимальной четкой и однозначной. Чтобы конкретизировать цель, необходимо понять, какую работу нужно провести и кто за это отвечает. Только в этом случае поставленные задачи осуществимы.
2. Измеримости. Количественная оценка помогает отследить прогресс и определить, когда пересечена финишная черта. Поэтому обязательно вводят контрольные показатели.
3. Достижимости. Руководители часто стремятся получить лучшие результаты и склонны ставить сложные задачи. Но выбирать следует реалистичную цель. Чтобы это сделать, нужно подумать, есть ли у команды необходимый объем ресурсов и мотивация.
4. Значимости. Правильно поставленная цель соответствует приоритетам компании и помогает решить наиболее актуальные задачи.
5. Ограничения временем. Чтобы прийти к успеху, важно обозначить период, за который следует завершить основные этапы работы.

Примером эффективной цели является увеличение количества сделок по итогам квартала при сохранении величины рекламного бюджета компании за предыдущий аналогичный период.

Построение дерева декомпозиции

Когда продажи компании увеличиваются или снижаются, нужно понять, какие ключевые показатели управляют этим процессом. Именно они являются стратегическими или тактическими рычагами, посредством которых менеджер способен повлиять на прибыль компании.

Чтобы решить поставленную задачу, определяют основную задачу и факторы влияния. Полученные данные представляют в виде строго иерархической структуры, называемой деревом декомпозиции.

Основой классической модели является объем продаж в стоимостном выражении, который зависит от количества сделок и среднего чека. Последний, в свою очередь, формируется на базе таких показателей, как размер корзины и средняя цена одного товара в ней.

Основные элементы иерархической структуры определяются в зависимости от ситуации. Однако в процессе ее построения менеджер следует общему принципу, который гласит, что каждая задача содержит обеспечивающие ее выполнение подзадачи. Дерево может содержать любое число уровней вложенности.

Определение ключевых факторов

Завершив построение структуры, приступают к формированию единой базы показателей с присвоением уровней зависимости. На ее основе обнаруживают ключевые факторы влияния и управляют ими.

Чтобы точно понять, что обеспечивает решение задач, нужно ответить на несколько вопросов:

• какие параметры влияют на объем продаж (рентабельность);
• на чём целесообразно сосредоточиться: увеличение числа заявок, конверсии и пр.;
• изменяются ли показатели (по сегментам) со временем;
• различаются ли показатели в зависимости от разных факторов: вида товара, геолокации и пр.;
• что влияет на рост и снижение клиентской активности.

В список можно вносить любые вопросы, которые кажутся важными и помогают определить основные факторы влияния на экономические показатели.

Какое программное обеспечение использовать

Традиционно метод декомпозиции реализуется с помощью программы MS Excel, основой которой являются электронные таблицы с исчерпывающим набором математических инструментов. В приложение можно занести большой объем информации и установить зависимости между ними, рассчитать любые показатели. Кроме того, есть функция визуализации посредством графиков.

Существует и специальное программное обеспечение для декомпозиции. Например, приложение Taskmenizer позволяет эффективно управлять задачами в рамках небольших проектов. Однако при разбиении и анализе процесса продаж это лишняя мера. В бесплатной версии MS Excel есть все инструменты, чтобы создать иерархическую структуру, рассчитать и перекомпоновать показатели.

Эффективная декомпозиция на практике

Чтобы понять, как работает методика декомпозиции, целесообразно рассмотреть ее применение в небольшой компании или проекте.

Подготовка исходных данных

Нередко в малом бизнесе продажи планируются и осуществляются с помощью систем контекстной рекламы, например «Яндекс Директ». В панели управления есть функции расчета и прогнозирования базовых показателей (количественных, стоимостных, конверсионных). Но, чтобы получить четкое представление об основных движущих силах (драйверах) продаж и управлять ими, нужно глубже исследовать структуру данных, т. е. разбить ее на мелкие составляющие.

Перед началом работы подготавливают:

• план оборота за последний квартал (с разбивкой по месяцам).
• статистику показателя среднего чека;
• статистику показателя конверсии (соотношения количества состоявшихся и потенциальных сделок).

Затем определяют, какой параметр взять за основу: желаемый оборот или имеющийся бюджет. Первый вариант более предпочтителен, т. к. не накладывает финансовых ограничений и позволяет быстро оптимизировать план продаж. Величину бюджета выбирают в качестве базового параметра, когда торговый отдел располагает малыми денежными ресурсами.

Декомпозиция от оборота

Последовательно описывают зависимость параметров, которые учитываются в процессе продаж. Основным структурным элементом назначают показатель товарооборота, исчисляемый путем умножения количества реальных сделок на средний чек. Продолжают строить иерархию, пока каждому параметру не будет присвоено собственное место. Результаты визуализируют в виде структурной схемы (дерева декомпозиции).

Параметры заносят в единую таблицу, указывая их величины. Сначала заполняют раздел «Вводные данные», который включает такие показатели:

• товарооборот (запланированный);
• средний чек;
• конверсию продаж (отношение числа потенциальных и реальных сделок);
• конверсию сайта (отношение числа кликов и заявок);
• среднюю стоимость клика.

Эти параметры легко найти в панели управления системы «Яндекс Директ». Если рекламная кампания запускается впервые, можно указать прогнозные значения.

Оформляют таблицу: сначала указывают исходные, затем расчетные величины. Обязательно вводят графы «Уровень влияния на каждый показатель» и «Рентабельность». Первый параметр позволяет установить зависимость и степень влияния разных факторов на показатели, второй – определить эффективность продаж.

Путем занесения исходных данных получают величины расчетных показателей. Например, чтобы обеспечить товарооборот на уровне 1 000 000,00 руб., необходимо сформировать бюджет в размере 238 666,67 руб., обработать 358 заявок и заключить 125 сделок.

Используя таблицу, руководители (или уполномоченные менеджеры) выявляют ключевые показатели и управляют ими. К примеру, улучшив скрипты и усовершенствовав правила продаж, можно усилить конверсионные показатели из заявок в реальные сделки.

Декомпозиция от рекламного бюджета

В условиях ограниченности финансовых ресурсов целесообразно проводить декомпозицию, отталкиваясь от объема бюджета. Этот показатель назначают основным, выстраивая новую структуру задач.

В таблицу заносят ключевые параметры. На первом этапе заполняют раздел «Вводные данные», обязательно указав размер бюджета. Кроме того, включают прочие нерасчетные показатели.

При занесении исходных величин получают полный расклад. Согласно таблице, при наличии рекламного бюджета в размере 50 000,00 руб. ожидается 75 заявок и 27 реальных сделок. Прогнозируемый товарооборот составит 216 000,00 руб. При этом рентабельность останется на высоком уровне.

И в этом случае декомпозиция позволяет улучшить показатели при сохранении исходной величины бюджета. Например, поработав над SEO-продвижением, можно увеличить конверсию сайта. Это приведет к повышению количества заявок и реальных сделок.

Уточнение прогнозов

Хотя управление параметрами позволяет улучшать ключевые показатели, эта возможность ограничена. На продажи влияет множество внутренних и внешних факторов, которые аналитики тоже учитывают. И чем масштабнее бизнес, тем тщательнее их исследуют.

Стандартная модель декомпозиции учитывает, что на продажи влияет четыре фактора:

• общая тенденция данных;
• общие экономические циклы;
• сезонность;
• нециклические (или случайные) явления.

Чтобы их выявить, потребуется изучить исторические данные. Прогноз осуществляется путем рассмотрения каждого из этих компонентов в отдельности и их последующего объединения в общую структуру.

Установив ключевые факторы и получив точные расчеты, руководитель может использовать информацию для улучшения показателей KPI и постановки эффективных задач сотрудникам смежных отделов.

Техника декомпозиции продаж очень проста, несмотря на кажущуюся сложность. Чтобы понять и грамотно применить ее принципы, рекомендуется начать с формирования структуры простых процессов и затем переходить к анализу более сложных. Первыми признаками эффективной реализации метода становятся повышение мотивации каждого участника команды и улучшение количественных показателей.