Правила презентации

Навыки грамотной презентации компании или ее продукта пригодятся как рядовому менеджеру по продажам, так и руководителю, в руках которого сосредоточено управление всем бизнесом. Это может быть просто шагом к заключению рядовой сделки или возможностью получить крупные инвестиции на долгие годы вперед. В любом случае на клиентов или партнеров необходимо произвести благоприятное впечатление. Чтобы это сделать, стоит ознакомиться с правилами презентации.

Что такое презентация, ее задачи

Презентация в широком смысле – это представление чего-либо в словесной и/или наглядной (то есть передаваемой посредством текста, видео, фотографий, картинок, слайдов с таблицами и инфографикой) форме для лучшего восприятия информации. Она может быть направлена на неопределенный круг людей, конкретную группу или человека.

Исходя из этого определения презентацией можно назвать как, например, рекламный ролик на местном телеканале со съемкой производственного процесса и интервью сотрудников организации, так и документ, описывающий конкурентные преимущества продукта, отправленный на email потенциального покупателя. Однако здесь мы будем рассматривать прежде всего формат, предназначенный для конференций или индивидуальных представлений отдельным клиентам или группе заинтересованных лиц. В большинстве случаев у зрителей/слушателей таких презентаций уже имеются базовые знания о компании или продукте, полученные в ходе самостоятельного ознакомления с ними по Интернету или предварительного общения с менеджером по продажам.

Целью проведения презентации является донесение полноценной информации о ее предмете в удобном и доступном виде. Это один из инструментов маркетинга, который имеет долгосрочный эффект. Грамотная презентация способна:

• продать товар или услугу (есть возможность подробно ознакомиться с продуктом, задать интересующие вопросы перед его покупкой);
• побудить к долгосрочному сотрудничеству, включающему различные элементы материального и нематериального характера (может получиться, что зрителю окажутся не очень интересны компания и ее продукты, но люди, их представляющие, произведут позитивное впечатление, что послужит толчком к поиску других вариантов взаимодействия);
• побудить к другим позитивным действиям (например, рассказать о компании коллегам и партнерам);
• обучить (например, потенциальных клиентов базовым навыкам пользования продукта – актуально в том числе для IT-технологий);
• осуществить продвижение и проинформировать (даже если не удалось добиться конкретных позитивных действий, скорее всего, аудитория «прогрелась» и теперь более лояльна к представляемым продукту или компании или, по крайней мере, ознакомилась с ними);
• убедить в преимуществах продукта или компании и заложить основу для покупки или другого позитивного действия в будущем.

Виды и основные принципы презентаций

Универсального набора правил презентации, которым можно было бы руководствоваться, не существует. Многое будет зависеть от специфики компании, ее стратегии, продуктов, а также от выбранного вида. На виды презентации делятся по различным критериям:

• по поставленным задачам (продающие, побуждающие к действию, обучающие, информирующие, убеждающие);
• по типу самого выступления (автоматическое изложение информации, монолог, интерактивное общение);
• по формату, «упаковке» демонстрируемого материала (слайды, видео, анимированные картинки, PDF-файлы, бумажные листы);
• по объекту (презентации каталога продуктов компании, инвестиционного проекта, франшизы, стартапа, результатов деятельности и т. д.);
• по субъекту – тому, кто проводит презентацию (учредитель, директор, менеджер по продажам, специально приглашенный ведущий, эксперт);
• по кругу лиц, на которых направлена презентация (презентации для акционеров, сотрудников самой компании, партнеров, потенциальных покупателей, посетителей мероприятия);
• по формату мероприятия (деловая встреча, конференция, выставка, форум, конкурс).

Однако вне зависимости от выбранного варианта презентация должна соответствовать базовым принципам:

• увлекательности: презентующему необходимо с самого начала завладеть вниманием зрителей и до конца постараться удержать его, по возможности усиливая;
• содержательности: материал должен быть насыщенным полезной и интересной информацией;
• сбалансированности: все элементы презентации нужно распределить так, чтобы они гармонировали друг с другом, при этом каждому должно быть уделено должное внимание;
• запоминаемости: презентация должна остаться в памяти у зрителей, и лучше надолго;

Часто добавляют принципы интерактивности и краткости. Тем и другим стоит руководствоваться аккуратно – есть опасность переусердствовать. У какой-то публики интерактив может вызвать дискомфорт, особенно если он не является обязательным для достижения цели презентации. А сокращая подаваемый материал, можно начать «резать по живому» и упустить суть.

Правила презентации по этапам

Рассмотрим правила в соответствии с принадлежностью их к тому или иному этапу подготовки презентации. Их можно разделить на:

1. правила при подготовке презентации;
2. правила работы с технической составляющей;
3. правила поведения на самой презентации.

Правила при подготовке презентации

Разберем рекомендации, которые пригодятся при подготовке всего, что не касается технической части презентации.

Изучите свою аудиторию

Стоит заранее знать, перед кем нужно будет выступать – кто ваши зрители. Идеальный вариант, когда аудитория состоит из уже знакомых людей, с которыми заранее налажен хороший контакт и о которых известно достаточно много. Если это не так, к идеалу стоит максимально приблизиться, проведя соответствующую работу. Даже если круг зрителей останется до самого начала презентации загадкой, можно хотя бы набросать предполагаемые варианты касательно их:

• пола;
• возраста;
• рода деятельности;
• увлечений и вообще сферы интересов;
• «боли» – их проблем и того, что волнует больше всего;
• отношения к теме презентации.

Если выступление будет перед представителями конкретной профессии или культурного слоя, неплохо изучить их сленг – с аудиторией нужно общаться на ее языке. Не пытайтесь блистать своими познаниями, чтобы не выглядеть самозванцем: достаточно того, что вы будете понимать специфику задаваемых вам вопросов и покажете, что ознакомлены с интересами зрителей хотя бы поверхностно. Это уже придаст вам веса в их глазах.

Было бы очень неплохо пообщаться со своими зрителями заранее в непринужденной обстановке или по телефону, узнать у них, чего они ждут от вашего выступления, какие цели преследуют, посещая мероприятие.

Ознакомьтесь с площадкой

Не пренебрегайте этим правилом. Специфика площадки и регламента мероприятия – это, конечно, детали. Но, если не знать их заранее, есть вероятность столкнуться с неожиданностями, которые могут полностью перевернуть заранее спланированную презентацию. Например, вдруг выяснится, что нужно выступать на сцене и на ходу отвечать на каверзные вопросы зрителей, а вы рассчитывали отсидеться за круглым столом и читать доклад, пользуясь заранее распечатанными заготовками. Так что узнайте:

• где будет проходить презентация;
• каково техническое оснащение места проведения и что в нем пригодится вам;
• наличие необходимой канцелярии, воды и прочих бытовых моментов;
• каков формат мероприятия;
• кто, помимо вас, будет выступать и на какие темы.

Тщательно изучите тему своего выступления

Казалось бы, это очевидный момент, но порой выступающие могут стать жертвами самонадеянности и самоуверенности. Например, такой «болезнью» страдают начинающие менеджеры по продажам, добившиеся первых успехов и возомнившие себя профессионалами высокого класса. Нужно быть готовым не только изложить заранее подготовленные тезисы, но и быть готовым к самым каверзным вопросам. Конечно, можно выкрутиться за счет харизмы и артистизма. Но, если зрители пришли за полезным материалом и не получили его, они всё равно будут разочарованы.

Зафиксируйте структуру и содержание

Запишите, хотя бы тезисно, материал, который собираетесь изложить на презентации. Продумайте логику выступления, избегайте скачков с одной темы на другую. Даже если у вас будет лишь пятиминутный спич, постарайтесь создать драматургию с завязкой, основным содержанием и кульминацией. Импровизационные моменты, если они предполагаются, тоже стоит зафиксировать.

Отметьте наиболее важные части

На презентации важно не утонуть в деталях и рассказать самую суть – именно она должна отложиться в головах зрителей. Отметьте элементы, на которых стоит сделать наибольший акцент, и набросайте логическую цепочку, которая поможет прийти к правильным выводам. Если боитесь что-то упустить, сделайте дополнительные материалы к презентации и предоставляйте их зрителям.

Добавьте интересные примеры

С помощью интересных (и, если это будет уместно для конкретной аудитории, забавных) примеров можно оживить даже самую скучную презентацию. Запишите их заранее. Подумайте, как их подать.

Делайте полноценные репетиции презентации

Репетиция поможет чувствовать себя значительно увереннее на мероприятии, позволит увидеть и вовремя исправить возникшие недочеты. Начните с простого чтения зафиксированных тезисов вслух. Может быть, какие-то отдельные фразы режут слух или вы увидели какую-то логическую несостыковку? Или речь слишком сухая, нет живых примеров? Рассмотрите будущее выступление с позиции критика. Даже если всё кажется идеальным, повторите процедуру чуть позже – возможно, вы на что-то не обратили внимание.

Пользуйтесь таймером. Старайтесь, чтобы время, отведенное на репетицию презентации, было приблизительно одинаковое. Это подготовит вас к ситуациям, когда организаторы будут просить уложиться в четкие рамки. Если же таковые уже обозначены, подстрахуйтесь и отведите себе на выступление хотя бы на несколько минут меньше.

Чтобы оценить, насколько удачно у вас получается презентация, делайте записи каждой репетиции с помощью диктофона. Еще лучше фиксировать всё на видеокамеру. Так вы, во-первых, полноценно сможете оценить себя со стороны, а во-вторых, это даст элемент небольшого стресса, что приблизит репетицию к реальным условиям презентации. Если у вас есть микрофон и аудиоаппаратура и выступление планируется с их использованием, задействуйте и это.

Прослушивая или просматривая записи, оцените:

• длину пауз (не слишком ли они длинные или короткие);
• наличие слов и звуков-паразитов (неопытному спикеру вряд ли удастся их полностью избежать, но провести небольшую предварительную чистку не помешает);
• скорость речи (не слишком ли она медленная или быстрая – первая может стать причиной скуки зрителей, вторая выдает волнение).

Тем, кто не занимается регулярным прослушиванием аудио своего голоса, он кажется порой раздражающим, противным. Всё дело в том, что сквозь кости черепа (то есть всегда, когда говорим) мы слышим себя с некоторыми искажениями и совсем не так, как на записи. Постарайтесь не обращать на это внимание. Привычка при регулярных тренировках выработается, а сейчас ваша задача состоит в другом.

Полезно репетировать и перед зеркалом. То, как вы держитесь перед публикой и как выглядите, часто не менее важно, чем содержание вашей речи. Представляйте, что общаетесь с хорошим приятелем: говорите естественно, умеренно жестикулируйте.

Наиболее полноценная репетиция – это настоящее выступление перед реальной аудиторией. Его можно провести вживую или в формате вебинара. Используйте возможность получить обратную связь, ответить на вопросы. Однако учтите, что аудитория перед вами будет все-таки несколько другая – не исключено, что более лояльная.

Правила работы с технической составляющей презентации

Для грамотной презентации не нужно иметь глубокие познания в технике. Однако и дилетантом оставаться нежелательно. Если зрители увидят, что вы не ладите с компьютером или сделали никудышный дизайн, это вызовет скепсис и по отношению ко всему вашему труду в целом.

Простые слайды и минимум слов

Помните: внимание зрителей нужно сосредотачивать на теме выступления и той цели, которую вы преследуете. Выполнение этой задачи не должно нарушать обилие и замысловатость элементов презентации. Не совершайте ошибки, присущие многим начинающим авторам: просто – не значит скучно.

То же касается слов и фраз, которые вы показываете зрителям. Чем их меньше, тем проще их читать. Не перегружайте заголовки (трех-четырех слов вполне достаточно), формулируйте мысли четко, лаконично и доходчиво.

Обращайте внимание на качество инфографики и фотографий

Элементы визуального оформления должны дополнять смысл сказанного и делать акценты на нужных тезисах. Когда фотографии размыты и элементы графики нечитаемы, вряд ли стоит надеяться на усвоение зрителями материала. Если вы не уверены в своих способностях в области построения диаграмм и подборе подходящих фотографий, обратитесь к соответствующим специалистам. Как вариант – к своим же коллегам или подчиненным, обладающим в этой сфере большей компетенцией. В Интернете также много готовых решений с приятной цветовой палитрой, грамотно подобранными шрифтами и различными композициями.

При добавлении какой-либо таблицы или графика убедитесь, что это необходимо. Часто проще и полезнее набросать список или найти яркую фотографию, чем заполнять всё ячейками, цифрами и линиями. Здесь тоже действует правило: меньше элементов – легче понять суть. Не утруждайте зрителей поиском сектора нужного цвета в таблице или определенной цифры на длинной шкале.

Не используйте на каждой презентации один и тот же шаблон. Некоторые умудряются делать это годами. Даже если новые зрители никогда не пересекаются с предыдущими, аудитория постоянно обновляется, что не даст возможности обвинить вас в самоповторе, меняются тренды. То, что выглядело свежо и актуально раньше, устаревает. Дизайн и технологии не стоят на месте – следите за новшествами и развивайтесь.

Пользуйтесь крупным шрифтом

Если у вас хорошее зрение и вы прекрасно видите мелкий шрифт на экране с заднего ряда конференц-зала, это не значит, что все присутствующие могут так же. Процент людей с неважным зрением достаточно велик. Почти каждый третий так или иначе испытывает с этим проблемы. Даже если шрифт, несмотря на маленький размер, читаем, зрителю может быть просто лень вглядываться. Для лучшего восприятия пишите черный текст на белом фоне.

Кроме того, шрифт должен быть однороден. Достаточно одного-двух вариантов для всей презентации. Не стоит комбинировать несколько шрифтов. Не нужно использовать вычурные стили с завитками и засечками – опять же, простота и легкость восприятия должны быть главными ориентирами.

Сделайте выравнивание

Элементы, расположенные на глаз, выглядят неряшливо. Выравнивайте иконки, списки, схемы. Следите, чтобы содержимое таблиц не выходило за пределы ячеек. Пользуйтесь специальными инструментами в рамках программного обеспечения, в котором работаете. В том же PowerPoint они есть.

Неаккуратности в презентации быть не должно. Даже если в повседневной жизни и работе вы позволяете себе легкую небрежность, при подготовке материалов не давайте слабину. Демонстрируемый материал должен быть безупречен. Он призван показывать вас, вашу компанию и предлагаемый продукт без лишнего пафоса и самолюбования, но с наилучшей стороны.

Соблюдайте правила языка

Следите за соблюдением правил орфографии, пунктуации и синтаксиса. Если не уверены, пользуйтесь специальными программами для проверки. Не ставьте в заголовках точки в конце предложения. Не частите с вопросительными и восклицательными знаками.

Меньше форматирования

Без особой на то необходимости не стоит использовать капслок или выделять отдельные слова и тезисы. Лишнее акцентирование на кажущихся важными фразах в пределах одного слайда рассредоточит внимание зрителей.

Пользуйтесь имеющимися техническими возможностями

Следите за выступлениями известных спикеров и презентациями, которые произвели хорошее впечатление на публику. Посмотрите: может быть, выступающий использовал какие-то ухищрения. Примите их во внимание. Так, многие спикеры при наличии двух мониторов (для себя и для аудитории) используют режим докладчика. В нем залу показывают «чистовые» слайды, выступающий же видит вариант со своими заметками. Это позволяет быстро сориентироваться, не пользуясь другими «шпаргалками».

Правила поведения на презентации

Если проведена полноценная домашняя работа и отработаны технические моменты презентации, остается последний шаг – собственно осуществить ее. Разберемся, как лучше себя вести непосредственно перед выступлением и во время него.

Заранее проверьте оборудование

Даже если вас заверили, что всё отлично работает, потрудитесь провести до начала презентации небольшой тест. Может быть, что-то в предоставленной технике для вас будет непривычно и потребуется немного времени, чтобы адаптироваться.

Успокойтесь и сосредоточьтесь

Непосредственно перед выступлением уделите время (хотя бы полминуты), чтобы подготовить себя психологически. Начните с глубокого вдоха, можете сделать небольшую дыхательную гимнастику (глубокие вдохи-выдохи). Если есть возможность, слегка разомните мышцы, чтобы в дальнейшем не чувствовать себя скованно. Чтобы настроиться на позитивную волну, послушайте любимую песню или посмотрите забавный видеоролик. Для формирования чувства спокойствия и уверенности уже при выходе на сцену представьте, что вы актер и делаете это уже в тысячный раз: вы привыкли к вниманию публики и не ощущаете никакого волнения. Это уловка для мозга, которая является хорошим противоядием от суеты и волнения.

Разомните речевой аппарат

Чтобы голос звучал глубоко и уверенно, стоит размять связки и речевой аппарат. Можно проговаривать скороговорки или даже что-то напевать. Пока никто не видит, состройте несколько забавных гримас – лицо не должно быть «каменным».

Найдите точки фокусировки взгляда

Во время презентации нужно избежать двух крайностей: нельзя смотреть постоянно в одну и ту же точку и нельзя бегать глазами. И то, и другое вызовет недоумение. Найдите в помещении три точки: слева, справа и в центре – все на уровне глаз. Взгляд нужно сосредоточить на них. Когда речь зайдет о важных моментах, задержите взор в центре.

Следите за скоростью речи

Презентация может начаться спокойно и уверенно, но постарайтесь быть начеку и сохранять самоконтроль на протяжении всего выступления. Многие забываются и по ходу действия начинают торопиться. Замедлите себя, вспомните о паузах.

Помните о главном

Даже если вы в своих заметках расставили все акценты и знаете, чего хотите добиться от публики, напоминайте себе об этом во время выступления. В пылу вдохновения легко потерять нить и начать импровизировать, уведя линию повествования далеко от главного вопроса. Если вы добиваетесь продажи, сосредоточьтесь на преимуществах продукта и работе с возражениями. Артистические натуры могут легко перетянуть внимание с подаваемого материала на собственную личность – следите, чтобы этого не происходило. Кроме того, придерживайтесь подготовленной четкой структуры и логики повествования.

Говорите выразительно

Следите, чтобы ваша речь не была монотонной. Для этого постоянно меняйте громкость и скорость выступления. Делайте паузы на тех моментах, когда зрителю нужно осмыслить сказанное. Варьируйте длину фраз. Всё должно быть в меру: не делайте слишком резкие изменения в громкости или скорости.

Работайте с аудиторией

За исключением редких случаев работа с аудиторией улучшает презентацию. Задавайте риторические вопросы зрителям, смотрите на них, добиваясь реакции. Можно устроить диалог, но не переусердствуйте: выступление не должно превратиться в беседу. Так что для этого стоит подготовить конкретное место в презентации.

Не лгите

Если желание добиться цели сильно, есть большой соблазн начать преувеличивать достижения компании или преимущества продукта. Какую-то информацию зрители могут проверить (иногда тут же с помощью Интернета), а откровенной фальсификации просто инстинктивно не поверят. Так что будьте честны – так доверия и уважения со стороны аудитории будет больше, что гораздо полезнее, нежели эффект от состоявшегося обмана.

Избегайте клише

Во время выступления не употребляйте расхожих фраз, таких как: «надежная компания», «первоклассная команда», «целеустремленные сотрудники», «уникальный продукт», «конкурентоспособное предложение». Выводы о предмете презентации зрители должны сделать сами. Ваша задача – убедить их с помощью фактов и грамотной их подачи.

Итак, правила презентации относятся не только непосредственно к выступлению, но и к подготовке к нему: теоретической, психологической, технической. Одни из самых важных рекомендаций касаются необходимости делать акценты на главном и ни в коем случае не перетягивать одеяло на себя. Обязательно нужно помнить о цели выступления. Даже если вы считаете себя отличным лектором и знатоком перечисленных правил, всегда есть возможность улучшить, развить тот или иной навык.