Правила декомпозиции целей

Правильная постановка цели – еще не гарантия ее достижения. Чтобы добиться нужного результата, часто используют метод декомпозиции. Когда путь к цели разделен на несколько маленьких задач, работать значительно проще. Теряется эффект масштабности, который может деморализовывать. О принципах декомпозиции целей расскажет наша статья.

Понятие декомпозиции целей

Цель – результат, который вы хотите получить от своих действий. Это ориентир, позволяющий грамотно составить план. Если вы не понимаете, куда хотите прийти, развиваться будет непросто. Но грамотной формулировки цели недостаточно.

Декомпозиция – процесс разбиения чего-то большого на малые части. При целеполагании крупная задача делится на множество мелких. Это значительно упрощает ее выполнение. Каждое простое действие оценить гораздо легче. Декомпозиция является неотъемлемой частью нашего мышления. Приступая к делу, мы автоматически пытаемся выделить основные действия. Например, планируя отпуск, покупаем билет, бронируем отель, составляем культурную программу. Но особенно полезен метод, если использовать его сознательно.

В качестве примера можно привести возведение дома. Это крупная задача, справиться с которой непросто. Но, если ее разбить на несколько маленьких, становится легче. Подзадачи могут иметь следующий вид:

• заливка фундамента;
• возведение стен;
• проведение инженерных коммуникаций;
• монтаж кровли;
• установка дверей и окон.

Даже после такого анализа задача кажется более доступной. Можно примерно оценить, какие ресурсы нужны для выполнения каждого этапа. Но будет еще проще, если все эти подзадачи разделить на более мелкие.

Сфера использования

Разделение на цели на несколько частей пригодится в разных областях деятельности:

• разработка коммерческих продуктов;
• предпринимательская деятельность;
• управление персоналом;
• тайм-менеджмент;
• достижение целей в частной жизни.

Любые рабочие и личные задачи не будут решены, если они слишком крупные. В таком формате мозг их просто не воспринимает.

Умение декомпозировать цели будет особенно полезно менеджерам проектов. Это основной инструмент планирования. С его помощью можно грамотно оценить проект еще до начала выполнения работ. После декомпозиции будет проще понять, сколько времени займет задача. Реалистичная оценка позволит оценить и стоимость проекта. Руководителям методика поможет управлять людьми и настраивать бизнес-процессы.

Преимущества метода

Декомпозиция целей часто применяется в планировании. Расскажем о преимуществах метода более подробно.

Упрощение задачи. Декомпозиция позволяет превратить абстрактную цель в алгоритм из небольших шагов. Крупные задачи часто выглядят очень сложными. Это приводит к тому, что процесс затягивается. Небольшие шаги не кажутся непосильными. Например, человек может долго откладывать написание книги. Если разбить процесс на этапы, задача уже не кажется такой страшной. Можно писать по три страницы в день. Это кажется более реальным, и человек легко садится за работу.

Расстановка приоритетов. После декомпозиции проще оценить, какие задачи требуют решения в первую очередь, а какие можно пока отложить.

Возможность оценить достижимость цели. Абстрактное планирование не даст понять, можно ли достичь желаемого. Возможно, требуется коррекция цели. Например, вы хотите освоить новый графический редактор за неделю. Если проанализировать эту задачу, разбить ее на этапы, может оказаться, что времени понадобится значительно больше. Это справедливо и при развитии бизнеса. Увеличить прибыль компании на 30 % за два месяца может быть нереально. И грамотный анализ это вовремя покажет.

Появление плана. Между настоящим моментом и желаемым формируется связь. Цель уже не кажется недостижимой. Вы понимаете, как воплотите ее в жизнь. Без ясного представления, какие действия требуется выполнить, сложно достичь даже простых целей. При декомпозиции крупная задача не просто делится на отдельные шаги. Создается также и последовательность их выполнения.

Контроль прогресса. Имея перед глазами список шагов, проще оценить, сколько вы уже прошли, сколько задач еще осталось. План проще корректировать, если возникла такая необходимость.

Оценка ресурсов. При использовании декомпозиции проще понять, что необходимо для достижения поставленных целей. Можно увидеть, чего не хватает, составить смету, подобрать подходящих специалистов. В рамках одной большой цели определить количество необходимых ресурсов значительно сложнее.

Контроль времени. Можно установить дедлайн для каждой задачи. Так легче предположить, когда будет выполнен какой-то этап работы. Кроме того, менеджер сможет оценить и общее время, которое понадобится для реализации проекта в целом. Это упрощает взаимодействие с партнерами, заказчиками, клиентами.

Что можно декомпозировать

Практически любой процесс разбивается на шаги. Рассмотрим некоторые из них:

• цели. Методика поможет как крупной компании, так и отдельному человеку. Бизнес может распределить достижение одной цели по разным подразделениям. Например, если стоит задача занять определенную долю рынка, подключаются отделы маркетинга, продаж и производства;
• проекты. Их разделяют на задачи, связанные друг с другом. Большие проекты включают множество составляющих. Для выполнения задач задействуют исполнителей разного профиля;
• задачи. Например, создание сайта, разработка системы мотивации сотрудников и др. Делить на части можно не только крупные задачи, но и мелкие;
• процессы. Под этим понятием подразумевается последовательность действий для достижения определенного результата. Например, взаимодействие с клиентом можно разделить на этапы. Так менеджеру будет проще работать. Руководитель получает ориентир для оценки деятельности сотрудников. А новички смогут быстрее влиться в процесс.

Принципы декомпозиции целей

Рассмотрим основные моменты, которые существенны при декомпозиции целей.

Инструменты. Для детального анализа целей используется диаграмма, которая представлена на иллюстрации ниже. Часто ее называют «дерево целей».

Для создания такой диаграммы можно использовать любой графический редактор или бесплатный сервис draw.io. Выберите, куда вы хотите сохранить результат, или отметьте, что решите это позже. После этого откроется рабочее поле. Древовидные схемы могут создаваться и при помощи некоторых органайзеров. Можно также использовать различные сервисы для создания ментальных карт: Xmind, Mindmeister, SimpleMind, MindManager и др.

Алгоритм. Декомпозиция целей проходит следующие этапы:

1. Выбор цели. Она должна быть конкретной и достижимой. Например, увеличить выручку на 25 %. Сформулируйте цель без лишних абстракций. Хорошо, когда результат можно измерить.
2. Поиск шагов. Определите, какие промежуточные этапы нужно пройти. Запишите полученные результаты. Не всегда задачи следуют друг за другом последовательно. В некоторых случаях отдельные действия можно выполнять параллельно.
3. Поиск задач третьего порядка. Подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь каждого из промежуточных этапов. Например, при возведении фундамента нужно составить проект, выполнить разметку, земельные работы и др.
4. Завершение процедуры. Разбивайте задачи до тех пор, пока это необходимо. Степень детализации будет своя в каждом конкретном случае. Увлекаться не стоит, но конечные задачи должны быть понятны.
5. Отсеивание лишнего. Посмотрите, какие подзадачи являются лишними и не помогут в достижении цели. Их нужно убрать.

Такая работа позволит посмотреть на свой план под другим углом, увидеть в нём слабые места. Возможно, вы решите скорректировать цель. Полезно время от времени выполнять декомпозицию заново. Так вы можете учесть новый опыт и обстоятельства.

Более эффективно, когда схема составляется с участием всех членов команды. Это ускорит процесс и поможет взглянуть на стратегию с разных сторон. В ходе обсуждения можно использовать разные методы генерации идей. Например, мозговой штурм. На начальном этапе нужно принимать даже самые безумные идеи. Так людям будет проще раскрепоститься. Затем можно перейти к сортировке и выбрать лучшие решения.

Правила. Каких-то строгих норм разделения задач не существует. Вы просто разбиваете крупную цель на несколько маленьких. Но правила помогут сделать это более эффективно. Декомпозиция целей выполняется в соответствии со следующими принципами:

• подзадач, которые вы выделили, должно быть достаточно для решения задачи верхнего уровня. Представьте, что все эти этапы выполнены. Будет ли тогда решена задача? Если нет, определите, каких промежуточных этапов не хватает;
• конечные цели должны быть максимально упрощены. Важно, чтобы исполнители понимали, что от них требуется;
• старайтесь не разбивать задачу больше, чем на семь подзадач. Именно такое количество объектов человек может удерживать в памяти одновременно. Если промежуточных этапов слишком много, план становится громоздким, работа с ним усложняется. Труднее осуществлять контроль и управление. Когда подзадач объективно много, разделите их на группы по какому-нибудь параметру;
• каждая часть должна быть изолирована от других. Задачу нужно четко сформулировать. Хорошо, когда разные действия не пересекаются друг с другом;
• все подзадачи должны быть понятны и реализуемы. Если они слишком крупные, воспринимать их будет тяжело. Важно также уделить внимание формулировке. В противном случае есть риск, что задача будет выполнена некорректно;
• следите за логикой составленной диаграммы. Не должно быть такого, что разные члены команды выполняют одинаковую работу параллельно. Помимо этого, не должно быть элементов, которые противоречат друг другу;
• важно отсекать все подзадачи, которые не приводят к желаемому результату. Это позволит не делать лишнюю работу.

Приведем пример декомпозиции. Предположим, что компания планирует создание сайта. В этом случае темы первого уровня могут быть следующими:

• блог;
• каталог товаров;
• информация для покупателей.

Теперь можно каждый блок разделить на более мелкие темы. Например, информация для покупателей будет включать сведения о доставке, оплате, возврате товаров, описание компании и способов связи с менеджером. Каждая страница разбивается на элементы, которые в ней используются. Например, карточка товара включает фотографии, характеристики, описание и др.

Методы декомпозиции

Универсального способа декомпозиции целей не существует. Каждая цель требует своего подхода. Выделим самые распространенные из них. Эти методы можно использовать в чистом виде или комплексно.

Разбивка на этапы

Такой способ уместен, когда достижение цели связано с рядом последовательных шагов. К следующей задаче нельзя приступить, пока не будет выполнена предыдущая. Например, компания решила начать вести блог. Делается это для повышения узнаваемости бренда и привлечения новых клиентов. Промежуточные этапы в этом случае будут следующими:

1. Создание портрета целевой аудитории.
2. Выбор проблем, которые поможет решить блог, основных тематик.
3. Поиск способов выделиться среди конкурентов.
4. Выбор форматов.
5. Поиск сотрудников для создания и размещения контента и т. д.

Теперь каждый из этапов нужно разделить на свои подзадачи. Например, поиск сотрудников можно разделить на следующие этапы:

1. Выделение задач, которые необходимо закрыть.
2. Поиск специалистов среди действующих сотрудников и распределение работы между ними.
3. Наём недостающих специалистов.

При необходимости можно разбить и эти этапы. Работу продолжают до тех пор, пока не появятся задачи, которые легко вписать в повседневный план. Необходимые ресурсы включают в отдельный список. Так можно посчитать, сколько денег нужно выделить для реализации проекта.

Предлагаем несколько советов, которые помогут вам в применении этого подхода.

Не детализируйте промежуточные этапы слишком сильно. Лучше использовать метод набегающей волны. Иначе говоря, детализировать план по мере его выполнения. Решение отдельных подзадач может занимать много времени. В течение этого периода какие-то переменные изменятся. К тому же во время работы появится новая информация. Вы обратите внимание на те детали, которые незаметны сейчас. Открывшиеся моменты могут потребовать изменения подхода.

Выделите задачи, которые можно выполнить в любое время, то есть те, которые не зависят от последовательности шагов. Например, покупка нового оборудования и др. Когда наступит период вынужденного простоя, вы сможете использовать время более рационально.

Выделите те этапы, которые можно выполнять параллельно. Это поможет сэкономить время.

При определении дедлайнов не ставьте этапы впритык. Всегда сохраняется вероятность, что что-то может пойти не так. Даже если вы тщательно всё рассчитали, не стоит забывать о непредвиденных обстоятельствах. Решить такую проблему поможет небольшой запас времени. Если всё пойдет так, как вы планировали, к следующему этапу можно перейти немного раньше.

Использование измеримых показателей

Этот подход похож на предыдущий. Но каждый шаг связан не с решением задач, а с достижением определенных цифр. Причем работать можно не только на увеличение, но и на уменьшение показателей. Например, снизить отток клиентов.

Метод уместен, когда целью становится какой-то показатель, который можно измерить. Например, достижение определенного дохода, количества клиентов и др. Важно, чтобы вы могли влиять на количественные значения. В противном случае стабильно идти к цели будет тяжело. Результаты можно фиксировать в электронных таблицах или каким-то другим способом.

При использовании такого метода учтите следующие моменты:

• определите, в какой прогрессии будут изменяться ваши цифры: арифметической или геометрической. Например, при написании книги количество страниц преодолевается равномерно. А вот число подписчиков может расти в геометрической прогрессии. В соответствии с этим составляется и план;
• помните о существовании непредвиденных ситуаций. Можно составлять план-максимум и план-минимум.

Работа осуществляется по следующему алгоритму:

1. Определите, на каком уровне вы находитесь сейчас. Например, сколько у вас подписчиков на текущий момент.
2. Сформулируйте цель, которой собираетесь добиться.
3. Выделите действия, которые потребуется выполнить, чтобы прийти к цели.
4. Определите дедлайн для каждой задачи.

Создание дерева зависимостей

Далеко не все задачи можно разбить на последовательные шаги. Подзадачи могут быть и не связаны друг с другом. Тогда они выполняются параллельно. Такая ситуация может возникнуть при необходимости усовершенствовать продукт или решить другую подобную задачу.

Составить дерево зависимостей сложнее, чем разработать линейную зависимость. Можно упустить какие-то важные моменты. Поэтому визуальное представление цели имеет здесь особое значение. Пригодится и взгляд со стороны специалистов разного профиля.

Перейдем к примеру. Предположим, что нужно увеличить прибыль интернет-магазина. Для этого потребуется решить следующие задачи:

• увеличение количества посетителей сайта;
• повышение среднего чека;
• увеличение конверсии.

Каждую из задач делят на подзадачи. Далее можно сформировать список мер, которые помогут в улучшении показателей. В итоге должны получиться задачи, которые легко внести в ежедневник. Например, для увеличения среднего чека можно принимать следующие меры:

• разработка выгодных акций (вознаграждение за покупку, два по цене одного и др.);
• обучение продавцов методам продаж. Курсы можно организовать силами компании или пригласить сторонних специалистов;
• создание ярких презентаций. Они помогут представить товары в выгодном свете.

Могут быть использованы и какие-то другие меры. Всё это лишь гипотезы. Нет уверенности, что они окажут эффект. Но какие-то из принятых мер обязательно принесут результаты. Особенно полезно их комплексное применение.

При работе вы можете придерживаться следующих советов:

• проранжируйте цели по степени их предполагаемой важности. Некоторые из них более эффективны. Лучше начать именно с них;
• исследуйте гипотезы, прежде чем вкладывать в их реализацию свои ресурсы. Например, их можно проверить на небольшом количестве потенциальных клиентов. Тогда не придется жалеть о потраченном времени и деньгах.

Одношаговая декомпозиция

Предыдущие методы требуют тщательной проработки. Однако планы могут рухнуть под влиянием внешних факторов. Ведь ситуация зависит от множества переменных. К тому же далеко не всегда легко составить детальный алгоритм. А переделывать его каждый раз просто нецелесообразно. В условиях сильной неопределенности поможет одношаговая декомпозиция.

Алгоритм работает следующим образом:

• сформулировать цель;
• найти главную задачу;
• внести действие в ежедневник;
• выполнить действие;
• вернуться к первому пункту и сформулировать следующую задачу.

Эта простая техника будет работать даже в условиях нестабильности. Она поможет легко адаптироваться при получении новой информации. Даже если на пути появится препятствие, план можно быстро скорректировать. Каждый следующий шаг продумывается в соответствии с текущими обстоятельствами. В то время как в длинном плане некоторые пункты со временем могут потерять актуальность.

При использовании этого метода фиксируйте время, в течение которого будет выполняться задача. Одношаговая декомпозиция поможет избежать прокрастинации. Вы сразу начинаете действовать, а не тратите время на размышления.

Оценка результатов

При выполнении планов разного типа большое значение имеет оценка результатов. Она выполняется как на промежуточных этапах, так и в конце выполнения работы в целом. Контроль результатов позволяет:

• оценить эффективность работы;
• понять, насколько реализован план;
• оценить качество результата;
• понять, насколько вложенные ресурсы соответствуют полученной пользе;
• сравнить задачу с другими выполненными проектами;
• оценить вклад в работу каждого сотрудника.

В случае индивидуальной цели контроль результатов выполняется проще. Можно оценить начальную точку и то положение, в котором вы находитесь сейчас.

В бизнесе работают формулы. Их выбор зависит от поставленной задачи. Например, можно проверить, насколько увеличилась конверсия, если задача была связана именно с этим. Есть формула, позволяющая оценить коэффициент окупаемости инвестиций.

Определите заранее, как вы будете оценивать результаты. Перечислите инструменты, которые планируется использовать. Полезно фиксировать промежуточные результаты. Так вся картина будет перед глазами и проще оценить прогресс.

Частые вопросы

Рассмотрим несколько вопросов, которые чаще всего возникают при декомпозиции целей.

Можно ли обойтись без декомпозиции? Процедура не понадобится, если перед вами стоит простая задача. Кроме того, метод сложно применить в условиях недостатка информации. В этом случае целесообразно сформулировать первый шаг, а потом действовать по ситуации.

Что делать, когда план сорвался? Такое возможно из-за влияния непредвиденных обстоятельств или банальной прокрастинации. Но унывать в этом случае не стоит. Выполните процедуру заново с учетом текущих обстоятельств. К тому же повторная декомпозиция будет полезна в любом случае. Ведь так или иначе ситуация меняется постоянно. Не стоит зацикливаться на том, что было раньше.

Будет ли декомпозиция полезной для меня? Хотя метод очень эффективный, нельзя с уверенностью сказать, что он поможет абсолютно всем. В некоторых случаях декомпозиция только увеличивает прокрастинацию. Человек только что-то планирует, но не спешит выполнять задуманное. В такой ситуации проще начать работать и формировать план уже по ситуации.

Что делать, если я постоянно не укладываюсь в сроки? Это значит, что нужно проанализировать свой подход к планированию. Вы не учитываете свои реальные возможности или влияние внешних обстоятельств.

Как декомпозировать задачи, которые нельзя разделить на этапы? В этом случае вы можете разбить работу на временные отрезки. Например, вам нужно заполнить корпоративную базу данных. Можно разделить работу на интервалы по 40 минут. Выбирайте такие временные промежутки, которые вам комфортны. Кто-то любит короткие отрезки, другие за это время только настраиваются на работу.

Метод декомпозиции достаточно прост. Он применим к задачам разного характера и масштаба. Методику можно освоить с первой попытки. Начните с понятных целей. Затем можно переходить к более сложным задачам. Дерево целей помогает составить стратегию развития компании или повысить личную эффективность. Способ декомпозиции выбирается в зависимости от поставленной задачи и наличия доступа к информации.