Правила адаптации персонала

Каждый работник, независимо от своего профессионализма и опыта, испытывает стресс на новом рабочем месте. Задача руководителя отдела продаж – как можно раньше заняться адаптацией новых кадров и настроить их на продуктивную работу, в соответствии с потребностями организации. Если этого не сделать, у менеджера вырабатываются неправильные привычки – избавиться от них сложно. 

Можно ли обойтись без адаптации

Адаптация так или иначе происходит у нового сотрудника в любом случае, занимается этим РОП или нет. Однако, если процесс проходит бесконтрольно, когда новичок остается наедине со своими вопросами и проблемами, в первую очередь адаптация сильно затягивается. Во-вторых, результат ее непредсказуем. Вероятно, менеджер будет делать работу неправильно либо малоэффективно. По статистике, не прошедшие адаптацию сотрудники прикладывают до 70 % усилий от реальной «мощности». 

Следующая причина не игнорировать важность правильной адаптации – множество преимуществ, которые дает процесс и сотруднику, и компании: 

• повышение эффективности работы сотрудника;
• уменьшение или полное устранение так называемой текучки;
• формирование положительных взаимоотношений в команде;
• предотвращение грубых ошибок, часто совершаемых новичками.

Для сотрудника прохождение адаптации несет следующие выгоды: налаживание отношений с начальством и коллегами, избавление от страха и стресса, быстрое получение новых навыков, опыта и знаний. Неуверенность в себе пропадает, что помогает менеджеру раскрыть потенциал. 

Ключевые этапы и части адаптации

Адаптацию нового сотрудника в отделе продаж можно представить как четыре последовательных этапа:

1. Оценка сотрудника. На первом этапе сложно говорить непосредственно об адаптации, так как сначала проводится подготовительная работа. РОП узнает у новичка, работал ли он ранее в подобных условиях, знаком ли с деятельностью компании и так далее. 
2. Общая ориентация. Знакомство нового работника с структурой компании, корпоративными ценностями, внутренними правилами и распорядком, а также с историей бренда и особенностями реализуемых товаров, услуг, знакомство нового сотрудника с командой. На все это отводится максимум одна неделя. 
3. Практическая часть. Здесь основной задачей РОПа становится постоянный контроль за работой нового менеджера. Если что-то непонятно, или он допускает ошибки, важно сразу же исправлять ситуацию, чтобы не закрепить привычки.
4. Функционирование. Заключительный этап адаптации сотрудника характеризуется планомерным решением различного рода социальных и производственных проблем. Важно не бросать менеджера наедине с проблемами, так как это помешает его переходу к нормальной работе в отделе.

Перейдем от теории к практике и рассмотрим конкретные инструменты адаптации сотрудников. 

Основные инструменты и методы

Компании, осознающие важность адаптации новых сотрудников, разрабатывают целые системы, основанные на формирование двух видов мотивации – материальной и нематериальной. С материальной мотивацией у многих РОПов проблем нет. Это твердый и мягкий оклад, бонусная система, заработные платы, соответствующие профессионализму и опыту сотрудника. Куда больше вопросов возникает к нематериальной мотивации, формирование которой связано с адаптацией. 

Независимо от специфики компании система адаптации должна иметь четкую, организованную и регламентированную структуру. Универсальный набор включает в себя следующие инструменты:

1. Welcome-тренинг. Презентация компании для новых сотрудников. Дает понять, где новые менеджеры будут работать, какие продукты каким клиентам продавать, и т. д.
2. Адаптационный лист. Также называется дневником нового сотрудника или планом стажировки. Включает в себя действия, которые нужно выполнить для адаптации человека.
3. Наставничество. К новому менеджеру приставляется более опытный коллега, который будет помогать ему с решением проблем, отвечать на вопросы касательно работы. 
4. Итоговая аттестация. По окончании адаптации необходимо провести новому менеджеру аттестацию, чтобы убедиться, насколько хорошо он усвоил полученные знания. 
5. Тимбилдинг. Такого рода мероприятия помогают сплотить коллектив, познакомить новых сотрудников с действующими, решить возможные конфликты, создать командный дух. 

Адаптация новичков будет проходить проще и быстрее, если в компании есть единое информационное поле для сотрудников. Каждый менеджер должен иметь доступ к информации о том, кто работает в отделе, находить их контакты, понимать, какова структура и текущие цели компании.

Что такое адаптационный лист

Адаптационный лист составляется руководителем отдела продаж и предоставляется новому сотруднику в первый день наряду с должностной инструкцией. Лист может составляться в печатном либо электронном формате. Куда важнее не форма, а содержание, которое должно включать: 

1. Задачи на испытательный срок. Это своеобразные цели, поставленные по методике SMART, которых новый сотрудник должен достигнуть за время испытательного срока. Задачи ставятся руководителем отдела. Важный критерий – измеримость, чтобы можно было отследить прогресс выполнения задач через определенный промежуток времени.
2. Адаптационные мероприятия. Список действий, которые должны подготовить нового сотрудника к работе в компании. К основным мероприятиям относится вводный инструктаж, welcome-тренинг, знакомство с коллегами и обучение в учебном центре. Для каждого мероприятия в листе прописывается дата и время проведения, ФИО, должность и телефон лица, ответственного за проведение, и, если нужно, указывается место сбора. 
3. Контрольные точки. Список действий, которые должны быть выполнены новым сотрудником, своеобразные обязательства перед компанией. Не стоит путать с перечнем задач на испытательный срок. К основным контрольным точкам относится оформление документов в кадровом отделе, беседа с руководителем, прохождение теста на знание продукта и другие подобные действия.

Вместе с адаптационным листом и должностной инструкцией новому сотруднику также следует выдать учебник по продукту и все информационные материалы, которые помогут ему ознакомиться с деятельностью бизнеса.

Как провести Welcome-тренинг

Особое значение в системе адаптации занимает Welcome-тренинг. Он представляет собой презентацию компании, своеобразный обряд посвящения для новых сотрудников. Структура: 

• миссия компании, ее цели, задача и корпоративная культура;
• история зарождения и дальнейшего развития организации;
• описание продукта компании, его преимуществ и особенностей;
• при необходимости – описание производства, логистики;
• лист с описанием проектов, в которых участвовала компания;
• описание передовых клиентов, партнеров и контрагентов;
• список корпоративных традиций, праздников и мероприятий.

Welcome-тренинг должен быть кратким с преобладанием визуальной информации – не менее 60 % картинок и не более 30 % текста, разбитого на логические блоки с маркированными списками. 

Как работает наставничество

Под наставничеством понимается практическое обучение нового сотрудника наставником – более опытным лицом, ответственным за интеграцию новичка в бизнес-процессы компании. Важность наставничества понимали еще на советских предприятиях, но сегодня этим занимаются не более 30т% российских компаний. Наставничество имеет ряд особенностей:

• наставник должен быть хорошо подготовлен к работе с новым сотрудником как с методической, так и с психологической точки зрения;
• наставников нужно дополнительно мотивировать – контроль новичков должен оплачиваться в рамках бонусной системы;
• новый сотрудник, прошедший обучение у наставника и полностью интегрированный в бизнес-процессы компании, позднее сам может стать наставником для новичков.

В интересах руководства заранее организовать систему набора и обучения будущих наставников для новых специалистов. 

Какие знания нужно дать новичку

Учебник по продукту – ключевой источник, из которого новый сотрудник может узнать всю необходимую для него информацию, в том числе: 

1. Целевую аудиторию. Новичок должен изначально понимать, кто является потребителями вашего продукта, в каких точках контакта их искать, как правильно нужно их квалифицировать и отделять незаинтересованных людей у самого входа в воронку продаж. 
2. Инструменты продаж. Своеобразный гайд по эффективным техникам и методам продаж поможет новому сотруднику подготовиться к продуктивной работе. Сюда же относятся сведения об основных возражениях именно ваших клиентов, их проработке. 
3. Сравнительный анализ продукта. Новый сотрудник должен хорошо понимать не только преимущества и особенности товара либо услуги отдельно, но и знать, чем он выгодно отличается от предложений конкурентов. В дальнейшем это сильно поможет в продажах.
4. Успешные кейсы и отзывы клиентов. Дайте новичку возможность прочитать примеры использования продукта (так называемые кейсы), почитать отзывы довольных и недовольных клиентов, ознакомиться с их достижениями, завязанными на продукте. 

Среди других важных источников информации для эффективной и быстрой адаптации – записи телефонных звонков опытных менеджеров, индивидуальный лист развития. Большую помощь окажет dashboard – доска с результатами работы всех сотрудников в отделе. Это не только источник информации о деятельности отдела продаж, но и мощный инструмент мотивации менеджеров. 

Проводите полномасштабную адаптацию не только для начинающих специалистов, но и для опытных сотрудников, которые в продажах не один год. Новый коллектив, новые задачи – все это создает дополнительный стресс, мешающий работать и сковывающий возможности профессионала. Придется потратить некоторое время, но в итоге вложения полностью окупятся.